Setelah menemu bual petugas PPAS Gombak, pengurusan PPAS telah menggunakan sistem VTLS bagi melancarkan pengurusan peminjaman, pemulangan buku serta perolehan bahan.
Sistem VTLS
"Virginia Tech Library Systems", sistem peredaran dan pengkatalogan automatik,
VTLS adalah salah satu daripada beberapa ISO 9001: 2008 syarikat yang diperakui kualiti dalam industri perpustakaan selama bertahun-tahun.
Perpustakaan di peringkat sekolah pula sering menggunakan Sistem PS-Sentral dalam pengurusan pusat sumber mereka.
Sistem Tarantula PS- Sentral
Sepertimana yang kita ketahui http://btp.tarantula.my/ adalah url atau capaian bagi IQPSS dan I-NILAM, namun terdapat satu lagi sistem yang disediakan oleh tarantula ini ialah PS-SENTRAL di mana ia menyediakan satu pengkalan sistem automasi yang berpusat secara online. Ianya lebih murah dan lebih mudah digunakan oleh GPM untuk melancarkan pengurusan bahan dan lain-lain bagi PSS anda.
Kemudahan dalam penggunaan sistem pengautomasian pusat sumber
Pengurusan keahlian,
tempoh dan bilangan pinjaman
Maklumat ahli yang terkini dan lengkap akan dimasukkan ke dalam pangkalan data. Selain daripada maklumat asas ahli seperti nama, alamat dan kelas, gambar ahli juga boleh dimasukkan ke dalam sistem di mana nombor ahli akan dijana secara automatik. Gambar ahli tersebut akan digunakan oleh modul percetakan kad ahli. Selain itu, apabila pelajarpelajar tersebut meningkat tahun persekolahannya, jumlah pinjamannya boleh dinaikkan tahap secara serentak dengan hanya menggunakan aplikasi yang ringkas dan mudah.
Kad keahlian
Apabila semua maklumat tentang biodata, termasuk gambar ahli dimasukkan ke dalam pangkalan data, kad ahli akan terus boleh dipaparkan dengan menekan butang menu ahli dan memasukkan nombor ahli. Kad keahlian boleh dijana dalam dua bentuk sama ada melintang atau menegak mengikut kesesuaian sebelum ianya dicetak. Kad keahlian juga boleh dicetak di kedua-dua belah muka.
Pengurusan Bahan
Data semua bahan sumber akan disimpan di dalam pangkalan data. Data tersebut adalah tajuk perkara, pengarang, judul, penerbit dan maklumat asas tentang bahan / buku tersebut. Maklumat tambahan iaitu kata kunci, abstrak isi kandungan, saiz, bilangan muka surat dan gambar buku/ bahan juga boleh dikepilkan untuk kemudahan pengguna.
Sistem Kod Bar
Sistem kod bar yang digunakan akan melancarkan petugas pusat sumber bagi melakukan transaksi peminjaman dan pemulangan buku / bahan. Setiap pelajar juga akan dilengkapi dengan kad pelajar atau kad perpustakaan bagi tujuan peminjaman dan pemulangan buku di perpustakaan. Dengan menggunakan sistem kod bar ini petugas pusat sumber tidak perlu menaip atau mencatat butiran peminjaman atau pemulangan kerana maklumat yang lengkap akan disimpan oleh sistem dengan hanya mengimbas kod bar pada buku/ bahan serta kad keahlian pengguna.
Keselamatan
Kemudahan ini akan mengawal akses pegguna terhadap maklumat yang terdapat di dalam pangkalan data automasi. Sebagai contoh, jika pelajar mengakses sebagai murid tingkatan tiga, maka dia hanya boleh melakukan aktiviti yang melibatkan bahan dalam koleksi tingkatan satu hingga tiga sahaja. Dalam kes ini, hanya pentadbir sistem sahaja yang boleh mengubah tahap capaian kesemua aktiviti yang terdapat di dalam perisian automasi ini.
Laporan percarian buku
Laporan ini akan dapat dijana secara automatik dengan pengguna hanya perlu memilih kriteria atau bentuk laporan yang dikehendaki.
Proses Sirkulasi
Sirkulasi terbahagi kepada dua iaitu peminjaman dan pemulangan. Proses peminjaman boleh dilaksanakan dengan pantas. Ahli hanya perlu memberikan kad keahlian dan bahan yang akan dipinjam kepada pustakawan untuk proses mengimbas masukkan butirbutir bahan / buku dan data ahli ke dalam pangkalan data. Proses pemulangan bahan / buku adalah lebih mudah dan pantas lagi iaitu ahli hanya perlu membawa bahan / buku yang dipinjam sahaja tanpa perlu membawa kad ahli. Ini adalah kerana semua maklumat tentang proses peminjaman ahli tersebut sebelum itu telahpun direkodkan di dalam pangkalan data termasuk juga maklumat tentang tarikh terakhir bahan / buku yang dipinjam oleh ahli tersebut. Jika peminjam terlewat caj denda juga boleh dijadikan oleh sistem baedasarkan kriteria koleksi bahan yang dipinjam tersebut.
Akses Berbilang Terminal
Akses berbilang terminal membolehkan ramai pengguna membuat carian bahan dalam satu masa secara serentak. Bagi kebanyakan sistem automasi, carian dilakukan secara intranet di dalam PSS. Oleh itu, pihak sekolah atau institusi boleh meletakkan terminal carian di mana-mana tempat yang dirasakan sesuai sama ada di bilik guru, kantin, bilik darjah dan sebagainya.
Statistik penggunaan
Sistem automasi ini membolehkan pustakawan menjana laporan menggunakan graf Bar 2D atau 3D atau Carta Pai berkenaan peminjaman, kesediaan koleksi, kehilangan dan jumlah denda.
Paparan bantuan pengguna
Paparan bantuan pengguna ini adalah satu bentuk tutorial atau panduan untuk rujukan pustakawan dan pengguna tentang penggunaan perisian automasi. Pustakawan atau pengguna mempunyai pilihan sama ada untuk membaca kesemua topik yang terdapat di dalam menu bantuan ataupun dengan memilih topik-topik tertentu melalui aplikasi carian berdasarkan kata kunci. Menu ini juga amat berguna untuk rujukan pengguna baru.
LIBRARY SJKC AYTOMASI (2).mp4