En 2019, la Jefatura de Estudios del IES Extremadura de Mérida (Badajoz) pone en marcha un proyecto de digitalización de los trámites administrativos más comunes en el centro, tanto por parte del alumnado y las familias como por parte del personal docente y no docente. Ante la cantidad de documentación en formato físico que se genera en un centro educativo a lo largo de un curso escolar, desde la Jefatura de Estudios nos planteamos reducir ese consumo de papel, a la vez que incorporábamos técnicas y herramientas más innovadoras que agilizaran los procesos administrativos.

Entre los objetivos que perseguimos con este proyecto se incluyen los siguientes:

• Mejorar las comunicaciones entre los miembros de la Comunidad Educativa.

• Fomentar el uso de las TIC entre los miembros de la Comunidad Educativa, incluidas familias y alumnado.

• Estandarizar los documentos que crean los/as docentes del centro, especialmente los/as tutores/as.

• Proporcionar modelos de documentación a la Comunidad Educativa para facilitar tanto su comprensión como su creación.

Toda la gestión desde y para el centro educativo se realiza desde las cuentas con dominio @educarex.es, pertenecientes al entorno GSuite de Google for Education. Estas cuentas, proporcionadas por la Consejería de Educación de la Junta de Extremadura, nos permiten un amplio rango de posibilidades en lo referente a almacenamiento, comunicación y trabajo cooperativo.

Se crean cuentas genéricas para el Equipo Directivo y se anima a todos los miembros de la comunidad educativa (docentes y alumnado) a crear sus propias cuentas para facilitar el trabajo cooperativo en el centro. Es a través de la cuenta de Jefatura de Estudios que se organiza toda la documentación de funcionamiento del centro y se crean unidades compartidas en Google Drive con distintos miembros de la comunidad educativa (equipo directivo, departamento de orientación, jefes/as de departamento, tutores/as…).

Las TICs se integran en el proyecto de la Jefatura de Estudios digital en tres campos diferenciados:

1. Organización docente: utilizando un Google Site como centro neurálgico, toda la burocracia dirigida y/o administrada por el equipo docente se gestiona mediante formularios, hojas de cálculo y complementos que generan documentación de manera automática.

2. Matriculación online: para agilizar la matrícula del alumnado, se ofrece la posibilidad de realizar todo el proceso de manera online.

3. Difusión interactiva: uso de aplicaciones web de diseño y creación de contenidos para realizar infografías y presentaciones interactivas que sirvan para dar a conocer las actividades del centro.