Cloud Educação

Saudações tecnológicas!

Prezados, me chamo Rodrigo Lima, Analista do NTE, sou formado em Gestão de Tecnologia da Informação e pós graduado em Projetos de computação em nuvem.

Estou fazendo este passo a passo para ajudá-los a adentrar as Nuvens!

Seguindo a tendência mundial, vamos iniciar o movimento de upload (Upload é subir pra internet, nesta vibe, download é baixar da internet, Up sobre, down desce 😄).

A SEMED já dispõe do nosso Google Workspace, onde tudo fica nos servidores da gigantesca Google.

Para podermos trabalhar nela vamos primeiro ver o que será necessário.

Vamos seguir um fluxograma para que as coisas não fiquem bagunçadas, então a ideia é que todos trabalhem de forma semelhante na nuvem.

1º Passo - E-mail

E-mail: Para acessar a nuvem, o servidor da SEMED precisa ter um @educacao, isso é um e-mail do nosso Workspace.

Obs.: @edu e @educacao são completamente diferentes, @edu é da Microsoft (o nosso Outlook) e @educacao, (@aluno e @prof. fazem parte do @educacao) é do Google. Portanto, confundir os dois é comum.

Para ter o seu e-mail institucional @educacao, @aluno, @prof é necessário abrir um chamado no suporte TI no link abaixo, especificar que ainda não tem seu e-mail e fazer a solicitação, com isso o chamado é autorizado pela Subsecretaria e depois chega ao NTE para confecção.

Se for administrativo da SEMED
TI - Solicitação de Acesso SEMED - Sub. Administrativa e Financeira

Se for educacional da SEMED
TI - Solicitação de Acesso SEMED - Sub. Pedagógica

Marque essas opções!

Obs1.: este tipo de chamado deve ser feito no usuário do gestor do seu setor (diretor se for uma unidade escolar);

Obs2.: tem que ser um chamado por pessoa, isso é importante para a privacidade, e proteção dos dados. Todos os chamados são importantes, é uma prova do que foi solicitado. É uma forma de cobrar posteriormente. Além de uma forma de ter um histórico do que foi feito. Para quem tem péssima memória como eu ajuda muito.

Depois preencha os dados solicitados pelo formulário.

Com isso um chamado será gerado, ai basta aguardar a conclusão do mesmo.

2º Passo - Acesso na rede ADM

Conseguimos junto a TI da SEMAD, a SEMTI, a liberação do Google Workspace para todos os servidores ativos, isso dentro da rede administrativa da PMVV, porém, pode ter ocorrido em que a SEMTI tenha esquecido de liberar alguém, para isso, favor testar nos links abaixo em um computador que esteja no domínio da rede administrativa, se o seu computador estar na rede da conectada ou na rede do laboratório não terá este problema.

GMail (Google Mail) | Google Drive

Caso Apareça uma tela diferente das imagens abaixo, sigam o passo 2.1

2.1 Acesso Bloqueado

Caso na tentativa falha de acessar o Google com a mensagem no computador igual a imagem abaixo.

Imagem cedida pela UMEI José Silvério Machado, muito obrigado pela participação.

Caso isso aconteça, lamento o infortúnio, vamos consertar!
Acesse o link para chamados que lidem com usuário de rede e e-mails do servidor

Se for administrativo da SEMED
TI - Solicitação de Acesso SEMED - Sub. Administrativa e Financeira

Se for educacional da SEMED
TI - Solicitação de Acesso SEMED - Sub. Pedagógica

Marque essas opções!

Obs1.: este tipo de chamado deve ser feito no usuário do gestor do seu setor (diretor se for uma unidade escolar);

No campo descrição, recomendo usar o texto abaixo:

“Prezados, como orientado pelo NTE, solicito autorização para o acesso às ferramentas do Google Workspace para o usuário ‘Fulano di Tall’ “

Depois preencha os dados solicitados pelo formulário.

Com isso um chamado será gerado, ai basta aguardar a conclusão do mesmo.

3º Passo - Primeiro acesso

Após acessar a primeira vez o seu Gmail, esta é a tela inicial:

Esta é a tela onde fica os seus e-mails do Google, vou mostrar algumas funções básicas e umas boas práticas para evitar futuros problemas.

Não apague os e-mails: Todo e-mail tem uma validade de certa forma, pode ser usado para justificar algo ou usado para comprovar algo, portanto evite apagar os mesmos;
Caixa de entrada: Caixa de entrada de e-mail é para o e-mail entrar na sua conta, não para ficar, deixar a caixa de e-mail limpa te ajuda a se organizar, o certo e politicamente correto é receber o e-mail na caixa de entrada, ler, e arrastar ele para pastas organizadoras, você pode fazer estas pastas como quiser para se organizar, entretanto, recomendo se organizar com pastas de “E-mails lidos”, “Resolvidos” ou “Arquivados”. Fica até mais fácil de encontrar estes e-mails depois quando precisar;
Cuidado com o “CC” (Com Cópia): Fique atento quando receber e-mails com várias pessoas em cópia (cc, com cópia), o maior problema é quando vão responder este tipo de e-mail, por exemplo: E-mails Com Cópia, servem para enviar o mesmo conteúdo de uma vez para várias pessoas, e é uma forma de comprovar por exemplo, que estão todos cientes, porém, ao responder este e-mail caso precise, observe que existe 2 tipos de resposta, Responder a todos, e responder (conforme imagem abaixo):
- - Responder, você responde o e-mail somente para a pessoa que enviou, por exemplo, se a Secretária enviar um e-mail para todos perguntando a sobremesa favorita, em Responder, você enviará o e-mail resposta somente para a Secretária, sem ninguém mais ver a resposta.
  - Já em Responder a todos, todas as pessoas que estiverem em Com Cópia receberão este e-mail de resposta, existem cenários em que é necessário responder para todos, mas há casos que não. Fiquem ligados!

3.1 - Barra Esquerda do Gmail

Á esquerda do Gmail temos umas opções interessantes:

E-mails: Onde ficam os e-mails. 😅

Chat: funciona como um WhatsApp, pode ser usado para trocar mensagens entre servidores que tenham e-mail @educacao e @prof, pode ser usado para trocar arquivos também.

Spaces: é como se fosse o grupo do WhatsApp, pode ser usado como quiser, mas eu particularmente achei a interface complicada demais.

Google Meet: Ainda temos como fazer Meet, porém com um número limitado de pessoas, e por um tempo limitado também.

Escrever: Abre a janela para elaborar e-mails.

Caixa de entrada: Onde chegam os e-mails novos, não onde tinham que ficar.

Com estrela: E-mails podem ser marcados com ⭐ , clicando na ⭐sem cor ao lado do título, estes e-mails podem ser encontrados facilmente nesta opção, poderes colocar ⭐ em e-mails que são importantes ou tarefas para serem feitas, pode se tirar a ⭐ de um e-mail depois clicando novamente na opção ⭐.

Adiados: Você pode programar um e-mail para ser enviado em uma data ou horário em específico, estes e-mails que estão esperando serem enviados, ficam nesta opção. Podem ser editados ou cancelados. Para isso, basta clicar na setinha da direita no botão de enviar e acessar a opção “Programar envio”.

Enviados: Ficam agrupados os e-mails que foram enviados.

Rascunhos: Caso comece a digitar o e-mail, e não o envie, eles ficam neste lugar. Podem ser continuados ou apagados.

3.1 - Marcadores

Este é o lugar onde podemos criar as pastas para armazenar os e-mails de forma organizada.

Organize como quiser, mas quanto mais simples mais fácil de manter fica.

Para jogar um e-mail para estas “pastas”, basta clicar e arrastar o e-mail até a parte desejada nas categorias das suas “subpastas”.

Pronto, o e-mail fica organizado, você vai achar algo fácil quando precisar, a depressão diminui, o estresse também.

4.0 - Google Drive

Prezados, chegamos aonde tem a parte mais importante até então, vamos aprender a trabalhar com os arquivos nas nuvens!

Para isso, vamos acessar o Google Drive e vou mostrar as opções que temos nesta janela.

Para acessar o Google drive, basta clicar nos locais indicados na imagem ao lado.

Vamos entender como funciona, esta parte é como uma pasta no computador, dentro dela podemos como criar pastas e arquivos. Estes arquivos são editados diretamente no navegador de internet (seja Google Chrome, Mozilla ou Edgle) sem a necessidade de fazer download e upload dos mesmos.

Quando estiver editando os arquivos, estes são salvos automaticamente a cada click ou tecla digitada, tudo em tempo real, com isso não existe o famigerado botão de “salvar” nos arquivos, somente este aviso de como as coisas estão indo:

Como estas pastas e arquivos estão nas nuvens, elas estão disponíveis em qualquer lugar do mundo, e não tem risco de perdê-los por problemas em um computador físico. O que torna o lugar bem seguro para ter os arquivos do setor salvo. Além da possibilidade de que várias pessoas possam trabalhar no mesmo arquivo ao mesmo tempo, editando em partes separadas ou juntos na mesma parte, em tempo real.

Contudo vou abordar o conceito de pasta de trabalho.

4.1 - Pasta de trabalho

A pasta de trabalho é o local correto para se trabalhar com os arquivos do setor, por exemplo, caso seja de uma escola, o ideal é que se trabalhe dentro da pasta de trabalho, pois os arquivos criados são da escola, e é bom costume que fique com a escola.

Este é um bom costume de como trabalhar nas nuvens, e deve ser respeitado.

Esta pasta de trabalho é um drive compartilhado (é uma forma mais avançada de compartilhamento de pastas, nos do NTE deixamos pronto para uso) que pertence ao e-mail @educacao da escola, você acessa a partir do seu e-mail esta pasta e nela que se trabalha com os arquivos, o espaço de armazenamento é consumido a partir do e-mail da escola também.

Vamos ver a interface do Drive para podermos ver como acessar a pasta de trabalho.

Novo: Nesta opção você pode criar novas pastas, arquivos, além de poder fazer upload de pastas e arquivos para dentro da nuvem, a partir do seu computador. Conforme imagem à direita

Meu Drive: Este se ferente ao seu drive, do seu e-mail, só você tem o acesso a estes arquivos (exceto quando compartilhados), não recomendo ficar criando arquivos aqui dentro do seu drive, só se for algo pessoal, mas não tem muito espaço pra isso também. Use a pasta de trabalho da escola.

Drives compartilhados: É nesta parte que aparece pra você a pasta de trabalho da escola. E de outros lugares também, caso tenha mais drives compartilhados com você, clicando nesta opção você expande as opções e consegue ver a pasta de trabalho.

Compartilhados Comigo: Um acesso rápido aos documentos que outras pessoas compartilharam com você.

Recentes: Mostra os últimos documentos que têm trabalho.

Com estrela: Funciona como qual o sistema de ⭐ do e-mail, pode marcar ⭐ em documentos para poder sinalizar e eles ficam listados na opção do menu mencionada.

Lixeira: Aqui fica listado os arquivos que foram apagados, seja pasta ou documento. Eles ficam aqui disponíveis para recuperação por 30 dias corridos.

4.2 - Pasta de trabalho

Eis a tela inicial da sua pasta de trabalho:

Aqui dentro vocês podem fazer a organização que bem entenderem, criar pastas dentro de pastas, criar arquivos de texto, planilhas e apresentações. Também podem editar direto do navegador documentos no formato word, excel e powerpoint.

4.3 - Upload

Sei que devem estar cheios de arquivos que ainda estão no computador para subir para nuvem, portanto tome cuidado. O processo de subir pastas e documentos é crucial que não possa ocorrer erro, portanto tem que ser feito com calma, e de preferência por uma pessoa só, ideal é fazer o upload de 1 em 1 pasta se não for muito grande, e tem que ficar de olho para ver se não houve qualquer erro durante este processo crucial.

Porém, este upload é feito uma vez, depois tudo é operado nas nuvens, sem a necessidade de ter arquivos no computador.

Só lembrando que o upload não tira o arquivo original do computador, ele é copiado para lá, o original permanece no computador.

Vamos para como fazer o upload de pastas e documentos.

Para fazer upload de uma pasta, você tem que estar na pasta aonde quer que ela fiquei, assim como na imagem:

Neste caso, a pasta “Raiz" é onde vai ficar o upload, porém se quiser levar o upload para uma pasta em específico, basta criar a pasta e depois abrir ela, o upload é feito na pasta que está aberta na tela do drive.

Por exemplo:

Para criar outra pasta dentro dessa, abrir esta pasta com clique duplo e repetir o processo.

Para voltar depois de uma pasta aberta basta clicar no local indicado na próxima imagem.

Nesta parte mostra o caminho das pastas em que está aberta, sendo o da esquerda a pasta anterior, basta ir clicando no título da esquerda até voltar a pasta raiz.

Na pasta desejada para fazer o upload, basta clicar em “+ Novo” e selecionar a opção Upload de pasta
Ao clicar nesta opção aparecerá a janela do Explorador de arquivos, procure a pasta desejada para upload;
Informação importante!: Se tiver muita coisa ou várias pastas dentro dessa pasta que será upada, é importante abrir elas 1 vez, pois o windows precisa carregar os arquivos dentro dela, se não o upload podem ser incompleto, basta abrir ela, os arquivos apareceram, e volta para a pasta mãe para fazer o upload.

Ao clicar em “fazer upload” da sua pasta selecionada, pode aparecer esta caixa de diálogo no navegador, pedindo permissão para prosseguir com a operação:

Basta clicar em enviar!

Ao clicar em enviar, irá aparecer no canto inferior direito a barra de progresso do upload. Importante ficar de olho para caso aconteça de ocorrer algum erro, e só inicie outro upload quando este em andamento terminar.

Sim demora, tome um café e estique as pernas!

Depois disso sua pastas já irá aparecer na tela dos arquivos, o processo para documentos é o mesmo, só muda a opção que você vai selecionar que é a Upload de arquivo.

Page updated

Report abuse