Thông cáo báo chí cần thể hiện thông điệp thân thiện, hợp tác (ảnh minh họa)

1. Ý nghĩa của việc phát hành thông cáo báo chí

Ý nghĩa của việc phát hành thông cáo báo chí là:

- Chính thức đưa ra quan điểm/ý kiến/kết luận của doanh nghiệp (phát hành thông cáo báo chí) về một sự kiện, vấn đề cụ thể nào đó, cúng các thông tin liên quan.

- Chứng minh doanh nghiệp không vô cảm, không bị "câm", bị "điếc", không né tránh trách nhiệm.

- Bác bỏ một vấn đề/thông tin sai lệch, gây hiểu nhầm, ác cảm đối với doanh nghiệp (nếu có).

- Góp phần định hướng và giúp dư luận/khách hàng có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn về sự kiện.

- Cũng chính là cơ hội xây dựng hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp - nếu làm tốt/giải quyết tốt.

Quang cảnh một cuộc họp báo (ảnh minh họa)

2. Tổ chức họp báo, gặp mặt báo chí

Họp báo được xem là một quyền của tổ chức, cá nhân - được quy định tại Luật báo chí năm 2016.

Họp báo, nói một cách đơn giản, là việc một tổ chức, hay doanh nghiệp, cá nhân tổ chức một cuộc họp công khai, với sự tham gia (mời) của các cơ quan báo chí, các nhà báo - về một sự kiện, sự việc nào đó.

Mục đích tổ chức họp báo là nhằm: cung cấp thông tin, giải thích, gửi thông điệp, trả lời các nội dung có liên quan tới nhiệm vụ, quyền hạn hoặc lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đối với một vụ việc cụ thể nào đó.

Tại Việt Nam, họp báo là một thủ tục hành chính, tổ chức/cá nhân họp báo phải thông báo/xin phép trước và về nguyên tắc được sự chấp thuận của Cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương (Sở Thông tin và Truyền thông, "cho phép" hoặc "không cho phép" - bằng văn bản).

Theo quy định tại Luật báo chí năm 2016 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2017), cá nhân cũng được phép tổ chức họp báo.

Mặc dù thủ tục họp báo theo Luật báo chí là khá đơn giản, người tổ chức hop báo chỉ cần gửi văn bản Thông báo trước 24h đến cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên trên thực tế không ít trường hợp cơ quan quản lý nhà nước không cho phép tổ chức họp báo. Nhất là nội dung họp báo liên quan đến những vấn đề "nhạy cảm" như chính trị, quyền con người, hay có thể là đụng chạm đến những tiêu cực của chính quyền địa phương ...vv.

Theo chúng tôi, trừ những sự kiện lớn, có tính chất khuyếch trương, giới thiệu sản phẩm, chương trình ... thì thực ra cũng không nhất thiết phải tổ chức họp báo đúng "chuẩn", mà có thể chọn hình thức đơn giản hơn. Chẳng hạn là một cuộc "gặp gỡ phóng viên, báo chí". Khi đó không cần làm thủ tục thông báo họp báo.

Thủ tục tổ chức Họp báo

Khi muốn tố chức họp báo, tổ chức (hoặc cá nhân) chỉ cần gửi văn bản "Thông báo họp báo" đến Sở Thông tin và Truyền thông nơi dự kiến tổ chức họp báo (xem mẫu Thông báo họp báo bên dưới). Bộ phận tiếp nhận sẽ cấp Biên nhận tiếp nhận hồ sơ, trong biên nhận ghi rõ thời gian giải quyết là 24h.

Theo quy định, Sở TT&TT có trách nhiệm trả lời cơ quan, tổ chức, công dân về việc họp báo trong thời gian 24h. Trường hợp không có văn bản trả lời, tổ chức, công dân được tiến hành họp báo.

Lưu ý: nội dung họp báo phải đúng với nội dung đã được cơ quan quản lý nhà nước về báo chí trả lời chấp thuận, trường hợp không có văn bản trả lời thì phải đúng với nội dung đã thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về báo chí.

Sau đây là quy định về họp báo tại Điều 41 Luật báo chí 2016 (có hiệu lực từ 1-1-2017)

1. Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam có quyền tổ chức họp báo để công bố, tuyên bố, giải thích, trả lời các nội dung có liên quan tới nhiệm vụ, quyền hạn hoặc lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó.

Việc họp báo của cơ quan đại diện nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo quy định tại Khoản 10 Điều 56 của Luật này.

2. Người phát ngôn hoặc người chịu trách nhiệm cung cấp thông tin của tổ chức chính trị, Quốc hội, Chính phủ, Chủ tịch nước; các cơ quan của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và cấp tỉnh; các bộ, cơ quan ngang bộ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm họp báo định kỳ và đột xuất để cung cấp thông tin cho cơ quan báo chí.

3. Cơ quan, tổ chức không thuộc quy định tại Khoản 2 Điều này và công dân có quyền tổ chức họp báo để cung cấp thông tin cho báo chí. Cơ quan, tổ chức, công dân tổ chức họp báo phải thông báo bằng văn bản trước 24 giờ tính đến thời Điểm dự định họp báo cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức trực thuộc trung ương thông báo cho Bộ Thông tin và Truyền thông;

b) Cơ quan, tổ chức không thuộc Điểm a Khoản này và công dân thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức họp báo.

4. Nội dung thông báo gồm những thông tin sau đây:

a) Địa Điểm họp báo;

b) Thời gian họp báo;

c) Nội dung họp báo;

d) Người chủ trì họp báo.

5. Cơ quan quản lý nhà nước về báo chí có trách nhiệm trả lời cơ quan, tổ chức, công dân về việc họp báo trong thời gian quy định tại Khoản 3 Điều này; trường hợp không có văn bản trả lời, tổ chức, công dân được tiến hành họp báo.

Nội dung họp báo phải đúng với nội dung đã được cơ quan quản lý nhà nước về báo chí trả lời chấp thuận, trường hợp không có văn bản trả lời thì phải đúng với nội dung đã thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về báo chí.

6. Cơ quan quản lý nhà nước về báo chí có quyền đình chỉ cuộc họp báo nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc nội dung họp báo có thông tin quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 và 9 Điều 9 của Luật này.

Một số lưu ý khi tổ chức họp báo/gặp gỡ phóng viên:

- Gửi Thư mời cho phóng viên. Ghi rõ nội dung buổi gặp mặt, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia.

- Nên chọn nơi tổ chức tại những địa điểm thuận tiện đi lại, khu vực trung tâm hành chính.

- Phòng riêng, trang trọng, kín đáo và đầy đủ ánh sáng.

- Âm thanh tốt, có micro cho phóng viên hỏi/phỏng vấn.

- Chỗ ngồi của chủ tọa, ban tổ chức, khách mời ... - phải đủ ánh sáng, trang trí đẹp, có phông giới thiệu, logo ... - để phóng viên chụp ảnh (đăng báo).

- Chỗ ngồi của phóng viên nên xếp đối diện hoặc phải nhìn thấy với Ban tổ chức, bề ngang rộng và có bàn để phóng viên thuận tiện thao tác, chụp ảnh, phỏng vấn ...

- Chuẩn bị sẵn Thông cáo báo chí, tài liệu ... để phát cho phóng viên trước khi họp báo.

- Nên khai mạc đúng giờ quy định. Nếu là buổi chiều thì nên kết thúc sớm (trước 16h), để phóng viên kịp viết bài, đăng bài vào ngày hôm sau.

- Thời gian gặp gở nên ngắn gọn (khoảng 1h đồng hồ), đi thẳng vào vấn đề.

- Dành một khoảng thời gian khoảng 15 phút ở phần sau cuộc họp, để phóng viên đặt câu hỏi và trả lời.

......

* Tham khảo: Mẫu thông báo họp báo

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---------oOo-------

TP. HCM, ngày xx tháng 03 năm 2019

THÔNG BÁO HỌP BÁO

Kính gửi: - Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh

- Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Hồ Chí Minh

1. Người thông báo họp báo:

Công ty TNHH XXX

Địa chỉ liên lạc: xxx, quận Tân Bình, TP. HCM.

2. Nội dung họp báo:

- Thông tin về việc sản phẩm bánh hộp hiệu XXX do Công ty XXX nhập khẩu bị Cục Quản lý thị trường tạm cấm lưu thông ra thị trường.

4. Thời gian, địa điểm họp báo:

Thời gian: 14h ngày xx tháng 03 năm 2019.

Phòng họp số 1 - Công ty TNHH XXX.

Địa chỉ: xxx, quận Tân Bình, TP. HCM

5. Tên, chức danh người chủ trì họp báo:

Ông YYY - Giám đốc Công ty TNHH XXX.

Chúng tôi cam kết nội dung thông báo trên và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam.

Người thông báo

TM. CÔNG TY TNHH XXX

Gửi Thông cáo báo chí qua email là một giải pháp hay và sẽ hiệu quả hơn nếu có sự quen biết với nhà báo trước đó (ảnh minh họa)

3. Gửi Thông cáo báo chí qua email

Thông thường, thì Thông cáo báo chí sẽ được doanh nghiệp gửi cho các nhà báo tại buổi họp báo.

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp không có điều kiện, hay không muốn tổ chức họp báo, gặp mặt nhà báo để trao đổi thông tin và phát hành Thông cáo báo chí, thì việc gửi Thông cáo báo chí cho các phóng viên, cơ quan báo chí qua internet (qua email) chắc chắn là một lựa chọn hợp lý, hiệu quả và cũng đã rất phổ biến.

Việc gửi qua email còn có ưu điểm là rất nhanh, kín đáo, đến đúng người muốn gửi, ...vv. Và đặc biệt là không tốn kém gì cả!

Một số điểm cần lưu ý khi gửi qua email:

- Bản Thông cáo báo chỉ phải được tạo thành file riêng, đính kèm email. Không nên dán bản Thông cáo báo chí vào khung nội dung email. Nên đặt tên file theo kiểu trực tiếp, để người nhận nhìn là thấy và hiểu ngay. Ví dụ: ThongcaobaochiX12.02.2017.doc. Tức là: Thông cáo báo chí của công ty X, phát hành ngày 12/02/2017.

- Chủ đề email cần ghi rõ "Thông cáo báo chí công ty X - ngày X tháng X năm X).

- Nên gọi điện, thông báo cho nhà báo trước khi gửi.

- Nhớ kèm các file tài liệu, hình ảnh liên quan (nếu có).

Đăng Thông cáo báo chí lên website doanh nghiệp là một hình thức loan tin hiệu quả (ảnh minh họa)

4. Đăng Thông cáo báo chí trên website của doanh nghiệp

Ngày nay, việc mỗi doanh nghiệp lập một website để giới thiệu và quảng bá sản phẩm, giao lưu, tương tác với khách hàng ... là điều quá đỗi bình thường, tất yếu. Việc này cũng hoàn toàn nằm trong khả năng, dù là doanh nghiệp nhỏ nhất.

Trang web của doanh nghiệp có ý nghĩa và vai trò như một tờ báo của doanh nghiệp. Thật vậy.

Thế nên, trong những trường hợp cần thiết, muốn công khai hay trao đổi một vấn đề nào đó, thì wesite chính là một kênh hữu hiệu và quan trọng bậc nhất. Trong đó, có tình huống đăng/phát hành bản Thông cáo báo chí của mình.

Thông cáo báo chí đăng trên website có điểm thuận lợi. Ai cũng có thể đọc, dù là ở đâu, lúc nào, đối tượng nào.

Một số lưu ý khi đăng Thông cáo báo chí lên website doanh nghiệp:

- Nên đặt bản Thông cáo báo chí ở trang chủ, vị trí nổi bật - ít nhất trong vòng 1 tuần kể từ ngày phát hành (đăng).

- Theo dõi trả lời, phản hồi những câu hỏi, thắc mắc do người đọc gửi tới. Có thể đăng thông tin phản hồi bên dưới Thông cáo báo chí hay bài liên quan.

- Hình thức đẹp, trang trọng, ấn tượng. Có thể chụp ảnh bản Thông cáo báo chí gốc và đăng.

Chỉ nên chọn những tờ báo lớn nhất, nhiều người biết nhất để đăng Thông cáo báo chí (ảnh minh họa)

5. Thuê một trang quảng cáo

Những nội dung trong Thông cáo báo chí của quý vị nếu được báo chí đưa tin, đăng bài trên báo dĩ nhiên là lý tưởng nhất. Hiệu quả nhất, có tác dụng lan tỏa, tầm ảnh hưởng tốt nhất.

Tuy nhiên, không phải là không xảy ra trường hợp báo chí không đăng, hoặc đăng những không đúng theo mong muốn của doanh nghiệp. Chẳng hạn bài viết quá ngắn, sơ sài. Hay tệ hơn, có hàm ý "xấu", chê bai doanh nghiệp...

Do vậy, chủ động hơn, nếu doanh nghiệp có khả năng về tài chính, và muốn "chắc ăn" hơn, thì việc thuê nguyên 1 hay 1/2 trang báo để đăng toàn văn bản Thông cáo báo chí là một lựa chọn tốt. Rất rất nhiều doanh nghiệp đã làm như vậy.

Dĩ nhiên doanh nghiệp chỉ có thể thuê trang quảng cáo trên báo, chứ không thể là trang nội dung.

Một số lưu ý khi thuê trang quảng cáo để "phát hành" Thông cáo báo chí:

- Nhất thiết phải chọn những tờ báo lớn nhất, có số phát hành nhiều nhất. Diện tích thuê có thể nhỏ (1/2 trang), nhưng phải là báo lớn thì mới có nhiều người đọc, sức lan tỏa rộng. Đăng Thôngcáo báo chí trên một tờ báo "không ai biết" thì khác nào "ném tiền qua cửa sổ".

- Thông cáo báo chí cần được đăng toàn văn, thể hiện có con dấu, chữ ký của giám đốc. In màu, thiết kế và trình bày chuyên nghiệp, đẹp, ấn tượng.

- Có thể đăng nhiều lần (nhiều kỳ), đăng cùng lúc trên nhiều tớ báo khác nhau.

- Thông thường, doanh nghiệp sẽ chuyển file cho cơ quan báo chí khi ký hợp đồng quảng cáo. Do vậy phải bảo đảm một số yếu tố về kỹ thuật để thuận tiện trong việc dàn trang, in ấn.

Luôn có nhiều con đường, cách thức để đến một mục tiêu (ảnh minh họa)

6. Tổng hợp nhiều hình thức để đạt hiệu quả

Tổng hợp nhiều hình thức để đạt hiệu quả, nói một cách đơn giản, là việc doanh nghiệp dùng cùng lúc nhiều hình thức để gửi bản Thông cáo báo chí đến tay nhà báo. Việc này không có gì là khó hiểu và có thể thực hiện cùng lúc.

Chẳng hạn doanh nghiệp A có trụ sở tại tỉnh Tiền Giang, tổ chức họp báo tại TP. Mỹ Tho.

Tại nơi tổ chức họp báo, doanh nghiệp cung cấp ngay Thông cáo báo chí cho các nhà báo tham dự buổi họp báo.

Tuy nhiên, các nhà báo ở xa, như TP.HCM hay Hà Nội hầu như khó có thể tham dự buổi họp báo (trừ khi là họ có Văn phòng đại diện tại địa phương, hoặc phải nhờ qua nhà báo khác).

Trong trường hợp như vậy, rõ ràng doanh nghiệp có thể và nên gửi Thông cáo báo chí qua emai cho những nhà báo/tòa báo ở xa. Lưu ý là không nên gửi trước khi tổ chức họp báo.

Đồng thời, doanh nghiệp vẫn có thể đăng thông cáo báo chí lên website của mình, hoặc đăng trên trang quảng cáo của các báo.

Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với báo chí là điều nên làm, không có gì xấu hay trái pháp luật (ảnh minh họa)

1. Doanh nghiệp quan hệ với báo chí, tại sao không?

Nói chung bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên quan hệ tốt với giới báo chí, truyền thông. Điều đó trước hết là vì lợi ích của chính doanh nghiệp. Vì báo chí là kênh thông tin, bán thông tin – cho nên nếu báo chí đưa thông tin tốt thì có lợi, mà nếu khi gặp chuyện xấu báo chí hạn chế, không đưa hay đưa khách quan cũng rất có lợi.

Quan hệ tốt với báo chí được hiểu là có sự quen biết, hoặc chí ít là hiểu biết, có được những thông tin cần thiết và cần biết về hoạt động báo chí, nhà báo …vv.

Quan hệ tốt với báo chí không có nghĩa là chỉ nhờ báo đăng bài tốt cho mình. Mà đôi khi là báo sẽ cẩn trọng hơn, không đăng những tin, bài bất lợi cho doanh nghiệp.

Ví dụ: doanh nghiệp bạn bị một khách hàng khiếu nại về một sản phẩm thực phẩm bị lỗi (tạo nấm mốc bên trong hộp đựng). Vụ việc thực ra nhỏ và nguyên nhân do lỗi của khách hàng đã không bảo quản đúng cách, làm thủng vỏ hộp. Tuy nhiên khách hàng do quen biết đã nhờ cậy một phóng viên, sau đó người này viết bài đăng trên báo. Nội dung bài viết kết luận rằng sản phẩm của công ty bạn sản xuất chất lượng kém. Việc này rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến uy tín, đến doanh số bán hàng... Trong khi đó, doanh nghiệp khác cũng với sự việc tương tự, nhưng do có quan hệ tốt với báo chí, nên không "bị" đăng bài. Hoặc đăng nhưng nội dung khách quan, đầy đủ từ cả hai phía.

Trên thực tế, những công ty lớn, đặc biệt là công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thường chủ động thiết lập và tạo dựng mối quan hệ thân thiện với báo chí. Các doanh nghiệp này thường có một bộ phận PR hoặc cử nhân sự phụ trách riêng mảng quan hệ báo chí, quan hệ cộng đồng, truyền thông.

Tuy vậy, các doanh nghiệp nhỏ, thậm chí rất nhỏ, vẫn cũng hoàn toàn có thể chủ động và làm tốt vấn đề này.

Hoạt động của doanh nghiệp chính là một nguồn của thông tin trên mặt báo (ảnh minh họa)

2. Nguyên tắc trong quan hệ với báo chí

- Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và báo chí là mối quan hệ giữa tổ chức – tổ chức, hoàn toàn bình đẳng, hỗ trợ cùng có lợi.

- Công việc của báo chí là phản ánh thông tin, công ty có quyền từ chối và có quyền cung cấp thông tin cho báo chí. Báo chí hoàn toàn không phải là cơ quan «cấp trên» của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp có thể và nên cởi mở, không e ngại hay né tránh báo chí trong mọi tình huống. Tất nhiên là những vấn đề tế nhị, bảo mật thì không nên "xì" ra.

- Cần xem việc tiếp xúc hay “đụng chạm” với nhà báo, cơ quan báo chí là chuyện tất yếu trong hoạt động bình thường của mỗi doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp chính là một "nguồn tin" của nhà báo, của cơ quan báo chí.

Hình thức hoạt động của báo chí ngày càng đa dạng và hiện đại hơn (báo giấy, báo hình, đa phương tiện ...) (ảnh minh họa)

3. Mô hình tổ chức và hoạt động của một tờ báo

* Mô hình tổ chức:

Trong một tờ báo, người đứng đầu, quan trọng nhất và có thể xem như là "ông chúa" của tờ báo chính là Tổng biên tập.

Tổng biên tập là người có quyền quyết định về tin, bài đăng trên báo và chịu trách nhiệm về nội dung bài báo trước pháp luật. Tổng biên tập cũng là người đứng đầu về quản lý hành chính trong cơ quan báo chí.

* Hoạt động của cơ quan báo chí:

- Tại Việt Nam, cơ quan báo chí được gọi là "cơ quan ngôn luận" - của một tồ chức, đoàn thể chính trị nào đó. Báo chí là cơ quan của Nhà nước và chịu sự lãnh đạo của cơ quan quản lý nhà nước về báo chí. (Sở Thông tin và Truyền thông, Bộ Thông tin và Truyền thông).

Ví dụ: báo Tuổi Trẻ là cơ quan ngôn luận của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh - TP. Hồ Chí Minh. Báo Người lao động là cơ quan ngôn luận của Liên đoàn lao động TP. Hồ Chí Minh.

- Vai trò, hoạt động chính của cơ quan báo chí là hoạt động về xuất bản báo chí, truyền thông. Tuyên truyền chính sách của đảng, nhà nước, phản ánh đời sống xã hội ...vv.

- Báo chí hoạt động theo quy định tại Luật báo chí.

Nếu bạn làm công việc về truyền thông, PR ..., thì tất yếu là phải có một danh sách nhà báo (ảnh minh họa)

4. Lập một bản Danh sách phóng viên

Muốn thiết lập và xây dựng quan hệ với báo chí, phải thông qua phóng viên, con người. Nếu bạn đang có quan hệ thân thiết với một nhà báo thì đó là điều đáng giá. Đặc biệt khi công việc của bạn liên quan, cần đến sự hỗ trợ hay hợp tác với báo chí.

Rõ ràng, nếu bạn là người phụ trách về truyền thông, hay PR của một Tập đoàn kinh tế hay doanh nghiệp lớn, thì không thể không có mối quan hệ, quen biết với giới nhà báo, với các cơ quan truyền thông báo chí.

Cụ thể bạn hãy chủ động lập một Danh sách phóng viên như sau:

Số TT Tên nhà báo/bút danh Thông tin liên hệ Cơ quan báo chí Mảng phụ trách

1 Nguyễn Văn A ĐT: XXX, Email: XXX Tuổi Trẻ Kinh tế

2 Lê Thị B ĐT: YYY, Email: YYY Pháp luật TP.HCM Doanh nghiệp

vv...

Song nếu bạn chưa có mối quan hệ ấy và nay muốn kết bạn với một nhà báo, thì vẫn luôn còn cơ hội và cũng không phải là chuyện khó.

Hãy chủ động thiết lập và duy trì mối quan hệ với một vài nhà báo, một vài tờ báo cụ thể, theo trình tự như sau:

1. Thường xuyên theo dõi tin tức trên báo chí hàng ngày. Hãy quan tâm chú ý những thông tin, bài viết liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, của bạn. Từ đó, lập một danh sách những tờ báo lớn, có uy tín. (Ghi chú: Tại các công ty lớn, luôn có nhân sự làm việc này. Đối với công ty nhỏ thì có thể là chính giám đốc hay bộ phận hành chính thực hiện).

2. Từ các tờ báo nằm trong Danh sách, hãy chú ý kỹ hơn, đọc nhiều hơn và CHÚ Ý TÊN TÁC GIẢ của bản tin hay bài viết. Từ đó lập một Danh sách các tác giả/nhà báo thường viết trong từng lĩnh vực thuộc sự quan tâm của doanh nghiệp, của bạn. Thông thường thì các doanh nghiệp hay quan tâm đến trang/chuyên mục kinh tế, tài chính, thời sự chính trị xã hội.

Thông thường, một phóng viên (nhà báo) chỉ viết một mảng nội dung (chẳng hạn là kinh tế) và có thể có ký tên với nhiều bút danh khác nhau (thường khoảng 2, hoặc 3 bút danh). Do vậy, chỉ cần theo dõi một tờ báo trong khoảng 2 tháng, là bạn hoàn toàn có thể biết chính xác về tên phóng viên mà mình quan tâm và muốn làm quen. Hãy chọn những nhà báo có tên tuổi, viết bài hay, nhiều bài đăng trên báo.

3. Tìm cách liên lạc, liên hệ làm quen. Nếu không thì sẵn sàng khi cần thiết với phóng viên khi cần thiết hoặc chủ động cả khi không cần thiết phải quen biết cụ thể một phóng viên vào lúc này.

Làm quen với phóng viên có thể gửi thư qua đường bưu điện? Không sao cả. Hãy đặt ra một vấn đề gì đó, chẳng hạn là hỏi và phóng viên trả lời. Sau đó duy trì, gặp, nhờ giới thiệu. Cũng có thể quen với nhà báo qua giới thiệu của một bên thứ ba.

Ngày nay, với sự phát triển của các mạng xã hội như facebook, thì việc tìm và kết bạn với một nhà báo hay trang fanpage của một tờ báo là khá dễ dàng. Hãy kết bạn, thường xuyên comment, like những bài viết của nhà báo trên trang cá nhân của họ, mang tính xây dựng, thân thiện. Chắc chắn ai cũng thích và có thiện chí với người thân thiệt với mình đúng không nào?

4. Trong những trường hợp cần thiết (giải quyết sự kiện/sự cố, tổ chức sự kiện, cần báo chí hỗ trợ thông tin,…) doanh nghiệp cần chủ động gửi thư mời tới báo, trang mục, nhà báo …vv.

5. Hãy xem và tự đặt mình (doanh nghiệp, cá nhân) vào vị trí là một “nguồn tin” của báo chí. Cung cấp thông tin, tài liệu cho phóng viên khi cảm thấy cần hay được yêu cầu. Tất nhiên là chỉ nên cung cấp những thông tin "có lợi" cho bạn, cho doanh nghiệp của bạn.