Nội dung thông cáo báo chí là công khai, chính thức, báo chí có thể đăng tải (ảnh minh họa)

1. Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là thuật ngữ (trong lĩnh vực truyền thông, báo chí) dùng để chỉ một văn bản có tính chất hành chính - pháp lý, do một doanh nghiệp, hay cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp/phát hành cho cơ quan báo chí và giới truyền thông, nhằm công khai và chuyển tải thông điệp, quan điểm, ý kiến, hướng giải quyết của mình về một sự kiện hay sự cố cụ thể nào đó, xảy ra tại doanh nghiệp, hoặc có liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi của mình.

Trên đây là khái niệm do tôi (luật sư Trần Hồng Phong) đưa ra, dựa trên thực tiễn và hiểu biết, quan điểm của mình.

Nói chung cũng không cần thiết phải quan trọng hóa chuyện lý thuyết, lý luận. Tuy nhiên cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

- Thông cáo báo chí là một văn bản hành chính chính thức, do doanh nghiệp ban hành.

- Thông cáo báo chí được gửi đến giới báo chí, truyền thông nhằm mục đích đăng báo, công khai.

- Thông cáo báo chí thể hiện quan điểm, ý kiến, hướng giải quyết của doanh nghiệp về một sự việc cụ thể.

Hoạt động của doanh nghiệp thể hiện trong Thông cáo báo chí là "nguồn tin" quan trọng của các bài viết trên báo (ảnh minh họa)

2. Mối liên hệ giữa Thông cáo BC & Bản tin trên báo

Thực ra vấn đề này chúng tôi đã đề cập một cách gián tiếp trong phần "Biến" một sự kiện doanh nghiệp thành bản tin báo chí.

Chúng ta biết rằng:

- Thông cáo báo chí là thông tin do doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan báo chí. Nội dung đề cập đến sự kiện, sự cố của doanh nghiệp, liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi của doanh nghiệp.

- Bản tin báo chí (đặc biệt trong các chuyên mục Kinh tế, Doanh nghiệp ... ) thường xuyên phản ánh, đăng tải những thông tin đáng chú ý (hấp dẫn, đặc biệt, nhiều người quan tâm) về doanh nghiệp. Trong đó, có các sự kiện/sự cố doanh nghiệp.

Như vậy, rất rõ ràng, là có mối liên hệ, liên quan chặt chẽ giữa Thông cáo báo chí và một bản tin báo chí. Hay nói cụ thể hơn, thông tin trong Thông cáo báo chí chính là "nguồn" của bản tin báo chí.

Xác định chủ đề của Thông cáo báo chí cũng giống như xác định mục tiêu. Nếu xác định mục tiêu không đúng có thể dẫn đến giải quyết sai, gây hại cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Xác định chủ đề của Thông cáo báo chí

Mỗi bài viết nói chung phải có một chủ đề nhất định. Tức là nói về vấn đề gì? việc gì? hay ai? cái gì? ...vv (chính là 5W + H). Chứ không thể viết mênh mông tràn giang đại hải. Mà cuối cùng đọc xong chẳng hiểu là tác giả muốn nói cái gì?

Nếu là một phóng viên, mà viết một bài báo không rõ chủ đề, thì có thể bị Biên tập viên gọi đến, trả lại bài viết và nói "anh hãy vứt dùm tôi tờ giấy này vào ... sọt rác"!

Thế nên, mặc dù chúng ta biết rằng Thông cáo báo chí là viết về sự kiện/sự cố của doanh nghiệp, nhưng phải cụ thể là cái gì? Và chỉ một cái mà thôi.

Ví dụ: Công ty A chuyên về sản xuất mì ăn liền vừa bị một khách hàng khiếu nại (đã đưa lên báo) về việc con họ ăn xong bỗng lăn ra chết (giả sử thôi nhé). Sau khi báo đăng, dư luận rất bức xúc và quan tâm về thái độ ứng xử của công ty A, và nghi ngờ về chất lượng sản phẩm mì gói do công ty A sản xuất. Trước tình trạng đó, Ban lãnh đạo công ty A quyết định phát hành một bản Thông cáo báo chí.

Trong trường hợp này, chúng ta thấy có khá nhiều khía cạnh, vấn đề mà công ty A phải giải quyết, chẳng hạn như:

1. Nêu quan điểm về hướng giải quyết liên quan đến khiếu nại của khách hàng.

2. Nêu quan điểm bảo vệ, khẳng định sản phầm mì ăn liền của công ty là tốt, không thể gây chết người.

3. Muốn chuyển hồ sơ vụ việc qua cơ quan chức năng để xác định nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm của các bên.

4. Nêu quan điểm cho rằng đây là một vụ khách hàng muốn "tống tiền", vì không có cơ sở nói rằng cháu bé chết do ăn mì gói.

- vv.

Nói chung, tất cả những vấn đề trên công ty đều phải tuần tự giải quyết. Tạm gọi là các "chủ đề".

Tuy nhiên, trong một văn bản ngắn gọn như Thông cáo báo chí, thì không thể nói cùng lúc có thể giải quyết hay nói quá nhiều về những điều mà thậm chí chưa chắc công ty đã biết đúng sai thế nào, sự thật ra sao?

Trong bối cảnh như vậy, trong bản Thông cáo báo chí của mình, công ty cần phải xác định rõ chủ đề nào là cần thiết và quan trọng nhất, có tác dụng "hạ nhiệt" và trấn an dư luận hiệu quả nhất? Nên nói điều gì là tốt nhất?

Sau khi đã xác định xong chủ đề, tức là đã xác định được hướng đi, công ty mới xác định là với chủ đề đó, thì sẽ nói gì? gửi thông điệp gì?

Theo chúng tôi, trong trường hợp trên, công ty có thể chọn chủ đề số 3, tức là nêu quan điểm sẵn sàng nhận trách nhiệm, nhưng trước mắt cần chuyển vụ việc qua cơ quan chức năng để làm rõ nguyên nhân, sự thật.

Tất nhiên, nếu công ty có cơ sở để cho rằng đây là một vụ tống tiền của khách hàng, thì cũng có thể nêu quan điểm về vấn đề này. Nhưng cùng đó phải chứng minh được gói mì mà cháu bé ăn là hoàn toàn tốt, an toàn.

Bất luận thế nào, thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm thông qua bản Thông cáo báo chí phải luôn hướng tới sự tích cực, tốt đẹp (ảnh minh họa)

2. Xác định thông điệp của doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được chủ đề của Thông cáo báo chí, bây giờ là lúc chúng ta cần xác định doanh nghiệp sẽ gửi gắm thông điệp, quan điểm như thế nào đến mọi người - qua báo chí, để làm SÁNG TỎ chủ đề.

Nội hàm của từ "thông điệp" mà tôi muốn nói ở đây cần hiểu theo nghĩa rộng.

- Có thể là quan điểm, ý kiến của doanh nghiệp về vụ việc/sự cố.

- Có thể là giải pháp, hoặc lời cam kết của doanh nghiệp.

- Có thể là ý kiến đánh giá, hay kết luận.

- vv.

Thông điệp có thể và nên được nói một cách thẳng thắn, rõ ràng.

Nhưng cũng có thể là những thông điệp "ngầm", là "hàm ý" ... - tuy không nêu trực tiếp, nhưng người đọc sẽ tự nhận biết ra, hay cảm nhận được, sau khi đọc bản Thông cáo báo chí. Để đạt đến trình độ này dĩ nhiên là khó hơn, tinh tế hơn trong cách diễn đạt, biểu thị.

Tôi muốn nói thêm rằng, thông điệp là điều mà doanh nghiệp muốn công khai cho mọi người được biết. Trong khi đó chủ đề là phần "ngầm" của bản Thông cáo báo chí. Người đọc phải suy nghĩ và có thể nhận ra hoặc không nhận ra.

Dù là tình huống nào cũng có sẵn hướng giải quyết (ảnh minh họa)

3. Dự đoán các tình huống & hướng xử lý

Một bản Thông cáo báo chí luôn hướng tới mục tiêu càng nhiều người đọc càng tốt. Điều này cũng đồng nghĩa với việc sẽ có nhiều ý kiến, đánh giá khác nhau đối với những nội dung, vấn đề chứa đựng trong bản Thông cáo báo chí.

Cũng có thể là sự hài lòng, thỏa mãn hoặc chấp nhận được.

Nhưng cũng rất có thể là sự chưa thỏa mãn, thậm chí bức xúc, tức giận.

Và tệ hơn, là sự phản ứng, chê bai, hỏi vặn lại. Hoặc đưa lên mạng xã hội ... chửi!

Thế nên, doanh nghiệp, và người viết Thông cáo báo chí, cần luôn sẵn sàng cho mọi tình huống, mọi khả năng có thể xảy ra. Từ đó có cách ứng phó, giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất (cho doanh nghiệp).

Mà điều đầu tiên, là phải bảo đảm chứng minh và giải thích rõ ràng, mọi thông tin nêu trong Thông cáo báo chí là có thật và chính xác. Tức là chúng ta phải chuẩn bị sẵn chứng cứ, tài liệu có liên quan.

Ví dụ: Công ty A nêu trong bản Thông cáo báo chí là sản phẩm của mình (một loại thực phẩm chẳng hạn) có chất lượng tốt, có đăng ký tiêu chuẩn kỹ thuật và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép, thì phải có những tài liệu, giấy phép của Bộ Y tế để chứng minh điều đó.

Hoặc nếu doanh nghiệp nêu quan điểm về một vấn đề nào đó, cho rằng đây không phải là trách nhiệm của mình, thì phải chuẩn bị sẵn văn bản pháp luật hay các tài liệu khác, chứng minh điều đó.

Việc dự đoán các tình huống và hướng giải quyết cũng góp phần bảo đảm cho doanh nghiệp cẩn trọng hơn trong việc trình bày nội dung bản Thông cáo báo chí, đồng thời có "cơ hội", có thể xem như vậy, rà soát, kiểm tra, kiểm chứng lại tất cả các thông tin, vấn đề có liên quan.

Sẽ thật tệ hại nếu như doanh nghiệp không bảo vệ được những điều mà mình đã trình bày trong bản Thông cáo báo chí. Vì bản Thông cáo báo chí là do anh chủ động đưa ra, không ai bắt ép anh cả. Vậy mà anh vẫn nói ẩu, nói xạo. Rõ ràng việc này ảnh hưởng xấu đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp.

Trong việc dự đoán tình huống và hướng giải quyết, tôi muốn lưu ý đến vấn đề trả lời phỏng vấn báo chí. Mời các bạn tìm hiểu về vấn đề này ở phần sau.

Những tài liệu liên quan đến Thông cáo báo chí nên được lập thành Hồ sơ vụ việc, để thuận tiện trong việc tra cứu, cung cấp (ảnh minh họa)

4. Lập Hồ sơ vụ việc

Bản Thông cáo báo chí tuy ngắn, thậm chí rất ngắn, nhưng lại chứa đựng nhiều thông tin, liên quan đến nhiều vấn đề, trong đó có trách nhiệm và quyền lợi của doanh nghiệp.

Rõ ràng để soạn một Thông cáo báo chí, người viết phải có một cơ sở dữ liệu (tài liệu, chứng cứ, thông tin liên quan) liên quan. Đây là nguồn "nguyên vật liệu" của một Thông cáo báo chí nói riêng, của một bản tin hay bài viết nói chung. Trong chuyên môn gọi là "chứng cứ", dùng để chứng minh.

Mặt khác, về nguyên tắc, doanh nghiệp có trách nhiệm trả lời, phản hồi, làm rõ tất cả những vấn đề, nội dung đề cập trong Thông cáo báo chí, khi được báo chí yêu cầu, phỏng vấn.

Chính vì vậy, để bảo đảm tính khoa học, chặt chẽ và thuận tiện trong tra cứu, quản lý, tốt nhất nên lập thành một bộ Hồ sơ về vụ việc.

Thực ra cũng đơn giản thôi. Hãy sắp xếp tất cả những tài liệu liên quan (có thể bao gồm hình ảnh, đoạn video, vật chứng ...vv) theo từng nhóm nội dung. Chẳng hạn nhóm tài liệu về thủ tục hành chính (Giấy CNĐKDN, giấy phép sản xuất sản phẩm ...vv), nhóm tài liệu trực tiếp liên quan đến sự việc/sự cố (hình ảnh, tang vật, kết quả giám định ....vv) ...

Sau đó, lập một bản "Danh mục tài liệu vụ việc" - liệt kê những tài liệu có trong hồ sơ và bỏ vào một bìa sơ mi. Khi cần, có thể dễ dàng tìm và cung cấp cho các bên có liên quan.

Nội dung Thông cáo được soạn từ nguyên tài liệu, thông tin có thật, chứ không phải do người viết tự ý "sáng tác" ra (ảnh minh họa)

5. Thực hiện soạn Thông cáo báo chí

Sau khi đã có chủ đề, xác định thông điệp và có đủ tư liệu/tài liệu - tôi đã trình bày ở phần trên, đã đến lúc chúng ta soạn bản Thông cáo báo chí.

Các bước soạn một Thông cáo báo chí thường như sau:

1. Tóm tắt nội dung vụ việc (trong khoảng 400 từ):

Trước hết và quan trọng nhất, hãy TÓM TẮT NỘI DUNG VỤ VIỆC - theo cách thức giống như viết một bản tin báo chí mà tôi đã trình bày ở phần trên.

Hãy làm rõ các thông tin 5W + H.

Sau đó, kiểm tra lại các tài liệu liên quan, để bảo đảm rằng những nội dung trong đoạn tóm tắt, dù là chi tiết nhỏ nhất, phải có thật (đã được kiểm chứng) và chính xác. Nếu có gì đó chưa rõ ràng, thì phải tìm hiểu, xác minh, yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp (nếu có).

2. Bổ sung những thông tin liên quan, lời giải thích:

Sau khi đã hoàn tất nội dung, để dễ hiểu và rõ ràng hơn, bạn có thể bổ sung những thông tin có liên quan đến vụ việc, hoặc giải thích thêm. Chẳng hạn:

- Cho biết sản phẩm được sản xuất theo Giấy phép số XXX.

- Giải thích về hệ thống dây chuyền sản xuất của công ty: do nước nào sản xuất, công suất ...

- Giải thích về thẩm quyền và trách nhiệm của một người nào đó - quy định tại đâu?

- Giải thích nguyên nhân vì sao có hiện tượng đó.

- vv

3. Nêu thông điệp, quan điểm đánh giá, hướng giải quyết của doanh nghiệp:

Về nguyên tắc, thông điệp hay quan điểm đánh giá, hướng giải quyết của doanh nghiệp liên quan đến sự việc/sự cố thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của giám đốc công ty (người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp), chứ không phải là của người viết Thông cáo báo chí. Thông thường điều này đã được xác định trước khi viết Thông cáo báo chí. Do vậy, người viết chỉ có trách nhiệm diễn đạt vào mà thôi.

Lưu ý: Thông điệp, quan điểm, hướng giải quyết ... - phải diễn đạt thật ngắn gọn, rõ ràng. Sao cho ai đọc cũng hiểu.

4. Bổ sung phần thủ tục (tiêu đề, số hiệu, ngày phát hành, thông tin liên hệ ...):

Sau khi đã hoàn thành 3 bước nói trên (được xem là phần KHUNG của một bản Thông cáo báo chí), chúng ta "ráp" phần thủ tục vào. (Xem mục "Bố cục của một Thông cáo báo chí")

Cụ thể là:

- Hoàn chỉnh phần Thủ tục mở đầu (Tên công ty, số hiệu, địa danh, ngày tháng năm, trích yếu).

- Hoàn chỉnh phần Thủ tục kết thúc (Phần tên giám đốc, thông tin liên hệ, nơi nhận, tài liệu đính kèm (nếu có)).

Lưu ý thêm:

- Thực ra trong quá trình soạn thảo một bản Thông cáo báo chí cũng không nhất thiết phải thực hiện đúng theo từng bước như trên. Mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan. Quá trình viết cũng có thể kéo dài trong một vài ngày.

- Không nên quá máy móc, cứng nhắc.

Huấn luyện viên Hữu Thắng (đội tuyển bóng đá Việt Nam) đang trả lời phỏng vấn tại một buổi họp báo (ảnh minh họa)

6. Chuẩn bị & sẵn sàng trả lời phỏng vấn báo chí

Thông cáo báo chí về nguyên tắc được phát hành tại buổi họp báo, với sự tham dự của các phóng viên.

Tại buổi họp báo, sau khi phía doanh nghiệp trình bày về sự việc, quan điểm (thường cũng chính là nội dung nêu trong bản Thông cáo báo chí), sẽ bắt buộc dành một khoảng thời gian (tối đa khoảng 15 phút) để các nhà báo phỏng vấn và trả lời phỏng vấn.

Thông thường việc hỏi và trả lời sẽ diễn ra rất nhanh. Vì các phóng viên là những người săn và viết tin chuyên nghiệp và không có nhiều thời gian, nên họ sẽ thường hỏi thẳng, xoáy vào những vấn đề hay thông tin mà họ cho rằng chưa rõ, trong bản Thông cáo báo chí không nêu, hoặc các vấn đề, thông tin khác có liên quan đến vụ việc, sự cố.

Về phía doanh nghiệp, phải chuẩn bị sẵn 1 hoặc 2 người, có thể là giám đốc hay lãnh đạo công ty, hay luật sư của công ty - lắng nghe và trả lời NGAY LẬP TỨC các câu hỏi do phóng viên đặt ra tại buổi họp báo.

Trường hợp không tổ chức họp báo/gặp mặt nhà báo, mà gửi qua email chẳng hạn, thì vẫn có khả năng rất cao là nhà báo sẽ gửi lại câu hỏi và đề nghị doanh nghiệp trả lời/phản hồi.

Thế nên, chắc chắn là doanh nghiệp phải dự liệu sẵn về khả năng các câu hỏi nào sẽ được đặt ra và nội dung trả lời sẽ ra sao. Thậm chí cần soạn sẵn câu hỏi và học thuộc nội dung trả lời từ trước, kể cả những câu hỏi khó nhất, bất ngờ nhất. Để không bị lúng túng, vấp váp hay ... không thể trả lời!

Tôi nói "học thuộc" ở đây không có nghĩa là học thuộc lòng, mà hàm ý nói rằng người có trách nhiệm trả lời phỏng vấn nhất thiết phải nắm RÕ, phải HIỂU về nội dung sự việc (bao gồm các tài liệu có trong Hồ sơ vụ việc), nắm rõ quan điểm, định hướng giải quyết và thông điệp mà doanh nghiệp muốn công khai. Có nắm rõ và hiểu thì mới có thể trả lời được. Chứ nếu biết về nội dung, nhưng lại không hiểu về mặt chuyên môn, thì rõ ràng không thể nào trả lời được khi nhà báo đặt câu hỏi về chuyên môn.

Để minh họa, dưới đây là một tình huống có thật, xảy ra tại một doanh nghiệp sản xuất nước uống đóng chai mà tôi là luật sư tại đó.

Tình huống như sau:

Một người mua nhầm một chai nước khoáng giả trên thị trường (công ty đã xác minh, và thấy tem giả, nắp giả). Khi sử dụng người này thấy bên trong chai nước có hiện tượng đóng cặn bẩn. Người khách hàng này do có quen biết với một nhà báo, nên nhà báo đã đăng một bài lên báo. Nội dung bài báo chê bai nước do công ty sản xuất là kém chất lượng. Sau đó sự việc này được "lan truyền" qua nhiều báo khác. Trước tình huống như vậy, sau khi đã xác minh làm rõ chai nước khách hàng mua là giả, công ty quyết định tổ chức một cuộc gặp mặt các nhà báo để giải thích và cung cấp thông tin liên quan (kèm đó là một bản Thông cáo báo chí).

Để chuẩn bị cho buổi họp báo, sẵn sàng trả lời các câu hỏi của nhà báo, tôi đã hỗ trợ công ty giả định một số câu hỏi và phương án trả lời. Dưới đây là vài câu hỏi (và nội dung trả lời) trích ra từ Hồ sơ vụ việc. (Ghi chú: vì lý do bảo mật, chúng tôi mã hóa thông tin về tên doanh nghiệp)

Câu hỏi & Trả lời

Hỏi: Nước uống đóng chai XXX lâu nay được người tiêu dùng biết đến là một thương hiệu uy tín, vậy tại sao lại có chuyện có nhiều cặn bẩn trong chai nước?

Trả lời: Tất cả các sản phẩm do XXX sản xuất và đưa ra thị trường đều được bảo đảm về chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm, với dây chuyền công nghệ hiện đại theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhất. Do vậy, việc (nếu có) có người phản ánh trong chai nước khoáng hiệu XXX có dấu hiệu bất thường như đóng cặn … - đều là chỉ dấu cho thấy có thể đây là hàng giả hoặc có quá trình bảo quản, lưu giữ và nguồn gốc bất thường. Trong trường hợp khách hàng A, sau khi nhận được chai nước phản ánh, chúng tôi đã xác minh và có đủ cơ sở khẳng định khách hàng đã mua nhầm hàng giả. Tem và nắp chai nước không phải là của công ty XXX.

Chúng tôi chia sẻ sự phiền toái của khách hàng, và sẽ có biện pháp ngăn chặn hàng giả hữu hiệu hơn trong thời gian tới.

Hỏi: Sản phẩm của công ty đang được ưa chuộng, tiêu thụ nhiều, trong khi nguồn khai thác có hạn, có khi nào công ty đóng nước giếng khoan vào để đáp ứng đủ cho nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng hay không?

Trả lời: Công ty XXX hiện có 3 Nhà máy (nguồn nước) tại tình X, tỉnh Y và tỉnh Z, khai thác theo đúng qui chuẩn và quy định của pháp luật Việt Nam. Những thông tin về sản phẩm, bao gồm nguồn nước, đều được thể hiện rõ trên nhãn hàng hóa. Chúng tôi khẳng định chắc chắn không thể và không bao giờ có chuyện nước uống XXX là nước “giếng khoan”.

Hỏi: Quy trình để 1 chai nước uống của công ty XXX từ khi khai thác, xử lý đến đóng chai được xử lý và kiểm tra, kiểm soát như thế nào?

Trả lời: Đây là một dây chuyền hiện đại, tự động và được nhập khẩu từ Đức, với những tiêu chuẩn và quy trình hết sức nghiêm ngặt, qua nhiều khâu, luôn bảo đảm cho ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Bao gồm cả việc kiểm tra bằng cảm quan trước khi đóng gói. Chúng tôi không thể mô tả chi tiết đầy đủ về dây chuyền sản xuất ngay tại đây, nhưng sẵn sàng hợp tác cung cấp thông tin về điều này nếu nhà báo có yêu cầu.

Cẩn thận và tự tin trước khi chính thức phát hành Thông cáo báo chí (ảnh minh họa)

7. Kiểm tra lần cuối, sẵn sàng phát hành

Một bản Thông cáo báo chí đã hoàn tất và sẵn sàng tung ra cho các cơ quan truyền thông, hàng triệu người có thể sẽ biết tới những điều mà bản thông cáo báo chí chứa đựng. Một mũi tên đã giương cung, sẵn sàng bắn đi.

Trong giây phút trước khi "bóp cò", bạn (và doanh nghiệp) cần nhớ rằng:

- Mũi tên đã bắn đi sẽ không bao giờ thu lại được nữa. Lời nói tựa mũi tên.

- Đừng để phải hối tiếc hay ân hận về việc đã công khai thông tin trong Thông cáo báo chí. Cần nhớ là có nhiều doanh nghiệp cảm thấy hối tiếc và cho biết lẽ ra họ đã viết khác đi nếu đánh giá một cách bình tĩnh và toàn diện hơn.

- Việc phải đính chính, cải chính thông tin trong Thông cáo báo chí, nếu có, là rất đáng tiếc. Chắc chắn sẽ ảnh hưởng, thậm chí ở mức độ nghiêm trọng, đến uy tín, thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp. Đến cả doanh số bán hàng.

- Hãy bảo đảm những số liệu, ngày giờ, thông tin nêu trong Thông cáo báo chí là chính xác, không sai dù một dấu phảy. Hãy bảo đảm không có một lỗi chính tả nào. Hãy kiểm tra một lần nữa, thật cẩn thận và nhờ một người khác đọc lại.

- Hãy bảo đảm bản Thông cáo báo chí đã được in đẹp, trang trọng và lịch sự, đúng cách.

- Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận, người đọc (chứ không phải là người viết). Và tự trả lời sau khi đọc: mình có hiểu Thông cáo báo chí nói gì không?

- Cuối cùng HÃY TỰ TIN. Cần biết rằng việc phát hành Thông cáo báo chí cũng chính là một cơ hội tuyệt vời để gửi tới cộng đồng thông điệp mà doanh nghiệp muốn nói. Là cơ hội để xây dựng thương hiệu, tạo uy tín, hình ảnh của chính mình.

Phần đầu một Thông cáo báo chí của Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Việt Nam (ảnh minh họa)

1. Tuân thủ kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

Về mặt kỹ thuật viết, Thông cáo báo chí có nội dung và kết cấu tương đối giống một bản tin báo chí. Đồng thời bao gồm thông điệp, quan điểm của doanh nghiệp. Vấn đề này tôi đã trình bày ở phần trên và cũng là nội dung bao trùm của chuyên đề này.

Tuy nhiên, vì Thông cáo báo chí cũng là một văn bản hành chính của doanh nghiệp, do giám đốc ký, đóng dấu và nhân danh doanh nghiệp, nên cũng cần phải tôn trọng và tuân thủ một số vấn đề mang tính nguyên tắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính. Như vậy sẽ toàn diện và chuẩn hơn.

Cụ thể nên lưu ý và thực hiện một số điểm sau đây (theo thứ tự từ trên xuống):

1. Ở đầu trang, nên có 2 dòng Quốc hiệu: "CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập - Tự do - Hạnh phúc".

2. Phía góc trên bên trái là 2 dòng: tên công ty và số hiệu của bản Thông cáo báo chí. Ghi chú: Nếu doanh nghiệp có sẵn giấy tiêu đề thì có thể sử dụng, rất nên.

3. Tiếp đó là thông tin về nơi phát hành, ngày phát hành Thông cáo báo chí. (địa danh, ngày tháng năm)

4. Tiêu đề "Thông cáo báo chí", ngay bên dưới là phần trích yếu nội dung của Thông cáo báo chí.

5. Phần NỘI DUNG của Thông cáo báo chí.

6. Thông tin liên hệ, liên lạc của doanh nghiệp. Như: số điện thoại, email ... (Cũng có thể đặt phần này ở vị trí trên đầu trang hay cuối trang).

7. Họ tên và chữ ký của người đại diện doanh nghiệp, đóng dấu doanh nghiệp, tổ chức.

8. Nơi nhận (là những nơi mà doanh nghiệp sẽ gửi Thông cáo báo chí đến).

Ghi chú: Tham khảo thêm trong mục Một số Thông cáo báo chí (mẫu).

Thông cáo báo chí chỉ nên ngắn gọn 1 hoặc 2 trang (ảnh minh họa)

2. Cách trình bày một Thông cáo báo chí

Việc in ấn và hình thức trình bày của một bản Thông cáo báo chí luôn là quan trọng. Cần thể hiện tính chuyên nghiệp, gây ấn tượng và hiệu quả.

Dưới đây là một số nguyên tắc cần lưu ý và áp dụng:

- Khổ giấy A4, in một mặt.

- Canh lề thật rộng, lệch bên phải (chừa lề trái rộng khoảng 3,5cm, lề phải 2cm).

- Giấy trắng, loại tốt, dày.

- In màu càng tốt.

- Hành văn ngắn gọn, giàu thông tin, đi thẳng vào vấn đề. Tiêu đề Thông cáo báo chí phóng thật lớn.

- Về nội dung, cố gắng gọn gàng trong 1 trang giấy là đẹp nhất. Khoảng 400 chữ.

- Cùng với bản Thông cáo báo chí, có thể đính kèm hình ảnh, tài liệu liên quan (ít thôi). Cũng có thể kèm thêm danh thiếp, tờ rơi ...

- Không nên gấp và bỏ bản Thông cáo báo chí vào bì thư. Hãy để nguyên trang, trong một bìa nhựa trong, kèm với tài liệu.

- Đưa trực tiếp cho người nhận (nhà báo).

Mỗi phần trong Thông cáo báo chí có vai trò và ý nghĩa khác nhau. Tất cả hợp thành một bản Thông cáo báo chí hoàn thiện (ảnh minh họa)

3. Bố cục của một Thông cáo báo chí

Chúng ta biết rằng không nhất thiết và cũng không thể nào mọi bản Thông cáo báo chí đều trình bày hay có bố cụ giống nhau. Vì mỗi sự kiện/sự cố là hoàn toàn khác nhau: hoàn cảnh khác nhau, phát hành ở những giai đoạn khác nhau, đánh giá và cách giải thích, hướng xử lý cũng khác nhau.

Tuy nhiên, bất luận thế nào, cũng cần lưu ý là một bản Thông cáo báo chí, về nguyên tắc bao gồm 3 phần, mà chúng tôi tạm đặt tên là: phần thủ tục mở đầu; nội dung Thông cáo và phần thủ tục kết thúc.

Phần nội dung Thông cáo chính là phần chúng tôi hướng dẫn bạn thực hiện trong chuyên đề này. Riêng phần thủ tục 1 và 3 tuy không thực sự quan trọng, nhưng lại cần thiết và cũng không thể thiếu. Để bảo đảm tính hành pháp lý, tính hiệu lực của một văn bản hành chính do doanh nghiệp ban hành.

Cụ thể như sau:

Phần 1: Thủ tục mở đầu

- Tên công ty, số hiệu.

- Địa danh, ngày tháng năm.

- Tiêu đề "Thông cáo báo chí", trích yếu.

Phần 2: Nội dung của Thông cáo báo chí

- Tóm tẳt sự kiện (tối đa 400 chữ). Đưa những thông tin liên quan đã được xác minh, có kết quả xử lý (nếu có)

- Nêu những vấn đề còn tồn đọng, đang chờ xác minh, giải quyết (nếu có).

- Nêu quan điểm đánh giá, hướng xử lý, ý kiến và đề nghị (nếu có) của doanh nghiệp.

Phần 3: Thủ tục kết thúc

- Họ tên, chữ ký của giám đốc công ty. Đóng dấu công ty.

- Thông tin liên hệ, liên lạc.

- Nơi nhận.

- Tài liệu đính kèm (nếu có):

4. Một số vấn đề cần lưu ý

- Thông tin trong Thông cáo báo chí nhất thiết phải chính xác, có thật (đã được kiểm chứng). Vì nếu thông tin sai hay giả mà bị phát hiện thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã tự mình "bôi tro trát trấu" vào mặt mình. Làm mất niềm tin của người tiêu dùng, bạn đọc, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

- Không quá dài (quá 2 trang) và nhiều chủ đề, nhiều thông điệp. Mỗi câu tốt nhất không dài quá 25 từ.

- Không nhất thiết phải đưa ra kết luận, hay giải pháp cụ thể. Doanh nghiệp có thể chỉ cần nêu quan điểm, thông điệp của mình. Tuy nhiên cũng không nên nói kiểu "nước đôi", lấp lửng, không rõ ràng.

- Hãy để bản Thông cáo báo chí toát ra thông điệp là "chúng tôi không né tránh, sẵn sàng giải quyết và chịu trách nhiệm".

- Không dùng nhiều tính từ, nhất là những từ về cảm xúc. Chẳng hạn như "rất đẹp", "tuyệt vời" ... Hãy thể hiện bằng số liệu.

- Phải có phần thông tin liên hệ, phản hồi.

- Phần trích yếu nên chứa đựng thông tin cụ thể, quan trọng nhất.

- Không nên dùng những thuật ngữ mang tính chuyên ngành, chuyên môn khó hiểu, những biệt ngữ mà chỉ người trong ngành, trong cuộc mới biết. Hoặc nếu dùng, thì phải giải thích để có thể hiểu.

Hãy bảo đảm nội dung sự việc mà bạn tóm tắt là chính xác (ảnh minh họa)

5. Thực hành: viết một Thông cáo báo chí

Chúng ta đã nắm khá kỹ tất cả mọi vấn đề liên quan đến kỹ năng viết một bản Thông cáo báo chí. Phần này chúng ta cùng thực hành. Trước khi thực hành, để dễ dàng nắm bắt và hiệu quả hơn, bạn nên:

- Tham khảo qua vài bản Thông cáo báo chí trong phần Tài liệu, Tham khảo bên dưới.

- Ôn lại công thức 5W + H.

...

Đề bài và tình huống:

Lúc 12h30 phút ngày 4-4-2016, tại phân xưởng sản xuất công ty A (chuyên sản xuất tấm lợp công nghiệp) bất ngờ xảy ra một vụ cháy, nổ.

Khi vụ cháy xảy ra, không khí trong công ty náo loạn, công nhân bỏ chạy. Công ty đã gọi công an phòng cháy chữa cháy xuống cứu trợ và dập tắt vụ hỏa hoạn. Đến lúc 15h cơ bản dập tắt hoàn toàn đám cháy. Hiện chưa rõ mức độ thiệt hại, nhưng khả năng là lên tới nhiều tỷ đồng.

Cho đến lúc này (sau 1 ngày) 1 công nhân đã tử vong, 3 người khác đang bị bỏng rất nặng. Ban lãnh đạo đã tạm ứng 50 triệu đồng để thanh toán khám chữa bệnh.

Người nhà công nhân tử vong đang đòi công ty bồi thường nhân mạng và cho biết sẽ kiện ra tòa án.

Nguyên nhân cháy vẫn chưa xác định được. Cơ quan công an đang điều tra. Ban lãnh đạo đã được chính quyền địa phương mời lên làm việc. Nhiều phóng viên liên hệ tìm hiểu. Công ty đang rất rối.

Ban giám đốc Công ty dự kiến trong ngày mai sẽ tổ chức một buổi gặp mặt báo chí để trao đổi thông tin và nêu hướng giải quyết của công ty, trấn an tâm lý xấu trong công nhân và dư luận.

Ban giám đốc giao cho bạn chuẩn bị (viết) một bản Thông cáo báo chí để phát hành trong buổi họp báo ngày mai.

....

Phần thực hành:

1. Đầu tiên, bạn cần nắm rõ và chính xác thông tin về vụ hỏa hoạn. Tên tuổi, quê quán và hoàn cảnh gia đình của các nạn nhân.

2. Cập nhật những diễn biến mới nhất tính đến thời điểm này.

3. Kiểm tra và sắp xếp các tài liệu liên quan.

4. Tóm tắt nội dung sự việc một cách chi tiết, đầy đủ (sau này sẽ cắt gọn lại).

5. Hỏi ý kiến Ban giám đốc về hướng giải quyết, quan điểm và thông điệp của công ty.

6. Hỏi rõ nội dung và chủ đề họp báo ngày mai là gì? về vụ cháy, hay về việc bồi thường nạn nhân? hay ...vv

7. Các vấn đề khác - mà bạn thấy cần.

.............

• Dưới đây là dự thảo bản Thông cáo báo chí (có thể) của bạn:

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

(V/v: Vụ cháy xưởng sản xuất & việc bồi thường, hỗ trợ công nhân)

Lúc 12h30 phút ngày 4-4-2016, tại phân xưởng sản xuất công ty A đã xảy ra một vụ cháy. Ngay sau khi vụ cháy xảy ra, công ty đã gọi công an phòng cháy chữa cháy Quận XXX, đề nghị hỗ trợ chữa cháy. Đến 15h đã dập tắt ngọn lửa.

Liên quan đến vụ cháy, một công nhân là anh Nguyễn Văn A (sinh 1990, quê Bến Tre) đã tử vong. Ba người khác (anh Trần Văn B, chị Lê Thị C và chị Nguyễn Thị K) bị bỏng nặng, hiện đang điều trị tại Bệnh viện YYY.

Ban lãnh đạo đã ứng 50 triệu đồng thanh toán toàn bộ chi phí khám chữa bệnh. Riêng trường hợp anh Nguyễn Văn A, trước mắt công ty đã hỗ trợ cho gia đình 50 triệu đồng. Công ty cam kết sẽ bảo đảm và giải quyết quyền lợi cho anh A theo quy định của pháp luật.

Về thiệt hại do vụ cháy gây ra, ước tính ban đầu là khoảng 2 tỷ đồng (bao gồm máy móc thiết bị, nhà xưởng và một số vật tư).

Về nguyên nhân cháy: Hiện cơ quan công an đang xác minh. Phía công ty tích cực hợp tác, cung cấp thông tin.

Liên quan đến việc gia đình anh Nguyễn Văn A đòi công ty bồi thường, công ty xác định đây là quyền của gia đình. Tuy nhiên công ty mong muốn hai bên tìm được tiếng nói chung và sẽ giải quyết trên tinh thần thỏa thuận, phù hợp với quy định của pháp luật. Vì đây là một vụ cháy hoàn toàn bất ngờ, công ty không hề mong muốn và thiệt hại cũng rất nhiều.

Do nhà xưởng đã bị hủy hoại trong vụ cháy, nên khoảng 100 công nhân làm việc tại đây sẽ bị ảnh hưởng đến công việc. Trước mắt công ty cho phép người lao động được nghỉ 7 ngày (vẫn được hưởng lương) để công ty khắc phục hậu quả.

Các vấn đề khác hiện nay công ty chưa có quyết định cuối cùng và đang trong quá trình xem xét, đánh giá.

TM. CÔNG TY A

GIÁM ĐỐC

Thông tin liên hệ:

• Công ty TNHH A

• Địa chỉ:

• Điện thoại: XXX

• Email: XXX

6. Tăng tính hiệu quả để báo chí quan tâm

Phát hành đúng thời điểm và nhanh là yếu tố tạo nên sự thành công của một Thông cáo báo chí (ảnh minh họa)

Ban đầu, tôi định đặt tiêu đề của mục này là "Tăng tính HẤP DẪN để báo chí quan tâm". Nhưng cuối cùng tôi quyết định sửa lại là tính HIỆU QUẢ, vì chỉ "hấp dẫn" thôi là hoàn toàn chưa đủ, chưa hiệu quả.

Chúng ta đã biết rằng bản Thông cáo báo chí của doanh nghiệp hôm nay chính là «nguồn tin», có thể chuyển hóa thành một bản tin/bài viết trên báo vào ngày mai. Do vậy, nội dung Thông cáo báo chí phải làm sao mang đậm tính chất của tin báo chí, chứa đựng yếu tố hấp dẫn, đầy đủ 5W + H. Hãy xem lại mục "Tin báo chí là gì?"

Để tăng tính hiểu quả, cần lưu ý:

- Không quên đính kèm tài liệu liên quan (hình ảnh, tài liệu, thông tin nhân vật, địa chỉ ...) và sẵn sàng đáp ứng khi có yêu cầu từ cơ quan báo chí, phóng viên.

- Phát hành nhanh, kịp thời và đúng địa chỉ: Báo nào? tên người nhận/phóng viên? thuộc trang mục nào của báo? Cần nhớ: càng cụ thể, chi tiết càng tốt và bảo đảm chắc chắn tới tay người nhận.

- Xác định yếu tố độc quyền: chỉ cung cấp cho một báo, một phóng viên? Nên chọn những báo lớn, có uy tín. Chọn mặt gửi vàng. Đây là trường hợp đặc biệt.

- Trong nhiều trường hợp có thể gửi Thông cáo báo chí tới nhiều báo, nhiều phóng viên.

- Thể hiện sự sẵn sàng hợp tác, cung cấp thông tin bổ sung (nếu có yêu cầu).

7. Một Thông cáo báo chí do Ecolaw thực hiện

Thông tin trên mạng xã hội trong không ít trường hợp là bịa đặt, có mục đích xấu (ảnh minh họa)

Để minh họa cho phần hướng dẫn soạn một bản Thông cáo báo chí, chúng tôi đăng dưới đây là một bản Thông cáo báo chí do tôi (luật sư Trần Hồng Phong) dự thảo cho khách hàng của mình là diễn đàn Webtretho.com, thời điểm cách nay nhiều năm.

Đây là một sự việc có thật, tuy nhiên vì lý do bảo mật thông tin và quyền lợi khách hàng, nên chúng tôi xin được mã hóa tên tuổi và thời gian. Bản thông cáo báo chí dưới đây hoàn toàn vì mục đích tham khảo.

.........

TP.HCM ngày 16 tháng 10 năm 20XX

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

(V/v: Những bình luận xung quanh cuộc thi Hoa hậu Quí bà trên Diễn đàn webtretho)

Liên quan đến những bài viết xung quanh cuộc thi "Hoa hậu Quí bà" của các thành viên trên diễn đàn webtretho.com/forum thời gian vừa qua, Ban lãnh đạo và quản trị Webtretho khẳng định Chủ đề “Hoa hậu nái sề” không phải là chủ đề do quản trị diễn đàn đưa ra, mà do một thành viên tự post lên.

Vì Webtretho.com/forum là diễn đàn mở, nên các thành viên có thể tự do đưa ra chủ đề và phát biểu ý kiến chủ quan của mình. Theo quy định về việc đăng ký thành viên diễn đàn, các thành viên phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi phát ngôn, bài viết của mình trên diễn đàn. Ban quản trị sẽ kiểm tra, kiểm soát thông tin, và áo dụng những biện pháp xử lý cần thiết, nếu xác định thông tin là không đúng đắn, sai sự thật. Ngoài ra, tại Nội quy của diễn đàn webtretho cũng đã nêu rõ “Nội dung và hình ảnh trong bài viết của các thành viên mang tính cá nhân, nên webtretho hoàn toàn không chịu trách nhiệm về nội dung và hình ảnh này”.

Về việc thí sinh Hoàng T. – người đoạt giải “Quí bà có thể hình đẹp nhất” đưa đơn khiếu kiện lên các cơ quan chức năng vì cho rằng mình bị một thành viên diễn đàn – nickname XXX xúc phạm trên webtretho.com - quan điểm của webtretho là hoàn toàn không đồng tình với những lời bình phẩm thiếu tôn trọng người khác như vậy.

Webtretho cho rằng việc phát biểu ý kiến tuy là quyền tự do ngôn luận của cá nhân, nhưng phải bảo đảm không ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người khác. Cụ thể là không xâm phạm đời tư, đặt điều, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của người khác. Những lời bình phẩm của thành viên XXX và những người khác, là những nội dung có dấu hiệu dèm pha, bịa đặt hoặc chủ quan, ác ý, vi phạm quy định Nội quy diễn đàn và Bộ luật Dân sự.

Với quan điểm như vậy, ngay sau khi nhận được phản ánh, tiếp cận những bài viết trên, Ban quản trị diễn đàn đã xử lý gỡ bỏ bài viết, hạn chế sự lan truyền rộng hơn trong cư dân mạng. Thông qua buổi họp báo hôm nay, Webtretho cũng kêu gọi những trang web khác, đã dẫn lại bài viết từ Webtretho liên quan đến vụ việc này, cần nhanh chóng tháo gỡ.

Đây là một sự cố đáng tiếc và hoàn toàn ngoài ý muốn của Webtretho. Webtretho khẳng định lại một lần nữa, quan điểm của chúng tôi là hoàn toàn không đồng ý với những lời lẽ chỉ trích, xúc phạm cá nhân của thành viên XXX. Chúng tôi cũng quyết định xóa vĩnh viễn tên thành viên này khỏi danh sách thành viên của Diễn đàn.

Webtretho ủng hộ việc cô Hoàng T. thực hiện các biện pháp nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Webtretho cam kết sẵn sàng hợp tác, cung cấp thông tin liên quan nếu vụ việc phải đi đến kiện tụng và cơ quan chức năng có yêu cầu.

Trân trọng.