Panel Web Administrador

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1. Configuración de la Cuenta 

1.1 Creación y Configuración de su Compañía

El equipo de Doctomatic le dará el acceso a la cuenta de su centro en Doctomatic y creará la cuenta del Administrador Maestro. Este usuario podrá personalizar el centro, configurar los tipos de seguimiento, crear el resto de usuarios.

Para configurar la cuenta del Administrador Maestro necesitamos la siguiente información: nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono de la persona que asumirá este rol. Nuestro equipo enviará al Administrador Maestro un enlace personalizado por correo electrónico o SMS para completar su registro y establecer una contraseña segura.

El equipo de Doctomatic le acompañará en la configuración de su centro, también cómo Administrador Maestro Doctomatic, para facilitarle los primeros pasos en la herramienta.

1.2 Personalización de su Experiencia

Le ofrecemos la opción de personalizar su cuenta con el logotipo y los colores de su marca. Para ello solicite asistencia al equipo de Doctomatic de referencia.

1.3 Integración: Compatibilidad con Sistemas de Gestión

Si su centro ya utiliza un sistema de gestión para la gestión de pacientes o residentes, no se preocupe; nuestra plataforma es totalmente compatible y puede integrarse fácilmente. Tenga en cuenta que la integración puede afectar la forma en que se muestran ciertas funciones, adaptándose a las especificaciones de su sistema.

2. Configuración de la herramienta

2.1 Acceso a la plataforma web

Para acceder a la plataforma web de gestión de Doctomatic como Administrador Maestro y configurar su centro, siga estos pasos:

• Abra un navegador web y diríjase a https://app.doctomatic.com

• Inicie sesión con el correo electrónico y contraseña de su cuenta como Administrador Maestro.

2.2 Creación de usuarios administradores

Una vez que el administrador maestro tenga acceso al panel de control, usted podrá crear otros usuarios, como otros administradores que ayuden a gestionar el día a día , doctores o pacientes.

Para crear un nuevo administrador:

• Acceda a la sección "Administradores" y haga clic en el botón "+".

• Complete el formulario con los datos necesarios del nuevo administrador (nombre, correo electrónico y teléfono) y haga clic en "Guardar".

• Ahora es necesario asignar permisos a este administrador. Para ello, haga clic en la línea correspondiente al Grupo de permisos del usuario.

2.3 Grupos de permisos

Los permisos se dividen en 5 grandes grupos:

• Administrador Maestro

• Administrador

• Doctor

• Enfermero

• Paciente

Para visualizar los permisos asignados a cada perfil, haga clic en el icono de ojo.

Seleccione el permiso asignado al perfil "Administrador". Este permiso otorgará acceso para desempeñar las funciones administrativas.

En caso de querer personalizar los permisos para un usuario específico, contáctenos y le ayudaremos en la personalización.

2.4 Envío de SMS y correo electrónico (Novedad Doctomatic)

Doctomatic ahora ofrece dos opciones para el registro de usuarios: SMS y correo electrónico.

Para que un usuario creado pueda finalizar su cuenta y establecer una contraseña en Doctomatic:

• En la línea correspondiente al usuario, haga clic en los tres puntos verticales (⋮).

• En el menú desplegable, seleccione la opción "Enviar SMS de registro" o "Enviar correo electrónico de registro".

El usuario recibirá un link a través del canal elegido con instrucciones e información necesaria para completar el proceso de registro en la plataforma Doctomatic y crear su contraseña.

2.4.1 ¿Qué debe hacer el usuario para completar el proceso de registro?

• Acceder al enlace recibido en el SMS o correo electrónico.

• Completar el formulario con sus datos.

• Crear una contraseña segura que cumpla con los requisitos de la plataforma.

• Leer y aceptar la política de privacidad.

Una vez completada la información y creada la contraseña, el usuario podrá acceder a la plataforma Doctomatic.

2.5 ¿Cómo visualizar Administradores eliminados?

En la página de administradores, puede acceder a la sección "Administradores eliminados" haciendo clic en "Mostrar borrados" en la esquina inferior derecha de la pantalla en la sección "Administradores". Esta sección le permite ver una lista de administradores que han sido eliminados de la plataforma.

Restauración de un administrador eliminado:

Si necesita restaurar un administrador que ha sido eliminado, puede hacerlo haciendo clic en los tres puntos verticales junto al nombre del administrador en la sección "Administradores eliminados". Seleccione la opción "Restaurar administrador" para volver a activar la cuenta del administrador.

3. Panel de control del administrador

Después de iniciar sesión en la plataforma web, usted como administrador tendrá acceso al panel de control que le permite gestionar la información de su empresa, así como crear otros usuarios, localizaciones y tipos de seguimiento.



Nota: El administrador maestro tiene acceso a las secciones como el administrador titulado por él.

4. Primera columna: Compañía

En el menú "Compañia", encontrará información detallada sobre su centro en Doctomatic. Aquí, podrá editar la información básica y personalizar detalles de la plataforma para que se adapten a la identidad visual de su centro, como cambiar el nombre o los colores.


Observación:

Es importante tener en cuenta que estos cambios son específicos para la plataforma web y no incluyen el logotipo. Para incluir el logotipo y ajustar los colores en la aplicación también, es necesario enviar los datos a nuestro equipo técnico.

5. Segunda columna: Equipo

En el menú "Equipo", podrá realizar diversas acciones relacionadas con la gestión de usuarios en Doctomatic:

• Crear nuevos usuarios para doctores, enfermeros, pacientes y otros administradores.

• Editar la información de usuarios existentes.

• Eliminar usuarios ya registrados.

Consejo: ¡Deje la creación de pacientes para los doctores!

Recomendamos que los pacientes sean creados por los doctores, dado que estos profesionales en su panel de control tienen un perfil más completo del paciente.

Por otro lado, los doctores y enfermeros son creados por el administrador. Esto garantiza que solo profesionales cualificados tengan acceso a la plataforma con los privilegios correspondientes.

5.1 Para crear un doctor:

• Haga clic en el botón "Doctores" y luego en "+".

• Complete el formulario con la información solicitada del doctor, como nombre, teléfono y correo electrónico y número de colegiado.

• Haga clic en "Guardar".

• Después de guardar, haga clic en los tres puntos verticales y envíe el SMS o correo electrónico de registro como en el caso de los administradores.

5.2 Diferencia entre perfiles de doctores y enfermeros:

La diferencia entre los perfiles de doctor y enfermero en Doctomatic es mínima. Mayormente, la gestión de pacientes es realizada por enfermeros, quienes informan a los doctores sobre cualquier cambio o alteración significativa.

El perfil de enfermero es más operativo. Ellos, al igual que los doctores, pueden crear pacientes, visualizar alertas, gestionar comentarios y, a través de la aplicación, realizar mediciones para sus pacientes. Sin embargo, al crear un paciente, es necesario que sea un doctor quien lo asocie y dé su consentimiento.

Otra diferencia es que al crear un doctor se solicita el número de colegiado para identificar al doctor, pero su ingreso es opcional.

Al crear un doctor o enfermero, verá un campo llamado "localización". ¿Qué significa esto?

6. Tercera Columna: Otros

6.1. Línea 1: Localizaciones

En Doctomatic, tanto pacientes como profesionales se organizan en "Localizaciones". Este término se refiere a las áreas o secciones dentro de su centro médico que permiten una mejor organización y gestión. Básicamente, los doctores y enfermeros pueden acceder y gestionar los pacientes que estén asignados a su misma localización. 

6.1.1 Creación de Localizaciones:

Usted puede definir las "Localizaciones" de acuerdo con la estructura de su centro médico. Por ejemplo, puede crear una localización para el hospital y, dentro de ella, subdivisiones específicas como Cardiología o Neurología, con sub localizaciones adicionales para diferentes plantas o áreas.


Ejemplo:

• Hospital ABC:

  • Localización: Cardiología

    • Sublocalización Ala A: UTI Cardíaca

    • Sublocalización Ala B: Consultorios de Cardiología

6.1.2 Vinculación de Doctores:

Cuando se crean doctores, automáticamente se vinculan a sus respectivas localizaciones. Por ejemplo:



Al crear el Doctor 3, se creará automáticamente una localización para el Doctor 3.


Sin embargo, no es obligatorio utilizar estas asignaciones predeterminadas. Puede vincular doctores a tantas localizaciones como sea necesario, según la estructura y las necesidades de su centro médico.


Los enfermeros y los pacientes no están automáticamente vinculados a una localización, por lo que es necesario que, después de su creación, sean vinculados a una localización.


6.2. Línea 2: Tipos de Seguimiento

Un tipo de seguimiento en Doctomatic es una combinación de dispositivos médicos y otros elementos, como formularios, que se asignan a los pacientes. Estos tipos de seguimiento definen qué dispositivos médicos pueden realizar los pacientes para registrar sus mediciones desde la aplicación móvil de Doctomatic. El doctor es responsable de asignar los tipos de seguimiento adecuados a cada paciente.


• Asigne un nombre descriptivo al tipo de seguimiento.

• Seleccione la cantidad de dispositivos y otros elementos que desea incluir.

6.2.2. Frecuencias asociadas:

Además, los tipos de seguimiento pueden tener frecuencias asociadas, que son recordatorios enviados a la aplicación móvil de los pacientes para recordarles cuándo deben registrar las mediciones.

6.2.2.1 Configuración de la frecuencia:

• En la página de "Tipos de seguimiento", ubique el tipo que desea modificar y haga clic en el ícono de edición (lápiz) en el campo "Plantillas de Frecuencia".

• Para cada dispositivo o actividad, defina la frecuencia con la que los pacientes deben realizar el seguimiento.

Ejemplo 1 de Tipo de Seguimiento:

• Hipertensión Arterial

  • Dispositivo: Tensiómetro

  • Frecuencia: Lunes, Miércoles y Viernes a las 8:00 a.m.

Ejemplo 2 de Tipo de Seguimiento:

• Insuficiencia Cardíaca

  • Dispositivos: Tensiómetro, Báscula

  • Frecuencia: Todos los días a las 9:00 a.m.

6.2.3 Opciones de seguimiento:

Además de los dispositivos médicos, Doctomatic ofrece otras opciones para tipos de seguimiento, como:

• Formularios

• Cuestionarios de dolor

• Toma de medicamentos

• Encuestas de satisfacción

• Entre otros

Al crear un nuevo tipo de seguimiento, puede seleccionar las opciones que desee utilizar dentro de cada grupo.

6.3. Línea 4: Plantillas Alertas

Doctomatic facilita la gestión de las mediciones de los pacientes mediante un sistema de alertas configurables que notifican a los profesionales de la salud sobre resultados que requieren revisión.

6.3.1 Tipos de alertas

• Alertas por valor: Notifican sobre valores fuera de los parámetros predefinidos por el doctor, asegurando la detección inmediata de situaciones críticas.

• Alertas por falta de medición: Alertan cuando el paciente no registra una medición dentro del tiempo prescrito, ayudando a identificar fallos en el seguimiento.

• Alertas de frecuencia: Informan sobre la frecuencia con la que un paciente registra sus mediciones, proporcionando información sobre la adherencia al tratamiento.

6.3.2 Configuración de alertas:

Dos tipos de alertas pueden ser personalizadas para atender las necesidades específicas de cada paciente y condición:

• Alertas por valor: Configure los parámetros que activarán la notificación, como valores máximos o mínimos para la presión arterial, la glucemia, entre otros.

• Alertas por falta de medición: Defina el tiempo máximo que el paciente puede tardar en registrar una medición sin generar una alerta.

La pantalla "Plantillas de alertas" permite crear configuraciones predefinidas para grupos de alertas, optimizando el tiempo en la gestión de alertas.

Secciones de la pestaña Plantillas de alertas:

• Plantillas de alertas por valor: Permite crear alertas basadas en valores específicos.

• Plantillas de alertas por falta de medición: Permite crear alertas basadas en la falta de mediciones en un período determinado.

6.3.3. Configuración de alertas por valor:

• Haga clic en "+".

En la página, puede editar, activar o desactivar la alerta.


6.3.4. Configuración de alertas por falta de medidas

• Haga clic en "Plantilla de alertas por falta de medidas".

En la página, puede editar, activar o desactivar la alerta.

6.4. Línea 3: Grupos de alertas

Doctomatic te permite organizar grupos de alertas para facilitar su gestión y asignación.

Una vez creadas las plantillas de alertas por valor y por falta de medición, puedes agruparlas para facilitar su asignación a pacientes y profesionales de la salud.

6.4.1. Creación de grupos de alertas:

• Acceda a la sección "Grupos de Alertas" en la página principal de administración.

• Haga clic en el botón "+" para agregar un nuevo grupo.

  • Asigne un nombre descriptivo al grupo para identificarlo fácilmente.

  • Seleccione las plantillas de alertas por valor y por falta de medida que desee incluir.

• Elija los pacientes que serán vinculados al grupo. 

Se recomienda que esta información sea editada por el doctor responsable de cada paciente, ya que ellos tienen el conocimiento médico necesario para determinar qué pacientes se beneficiarán de cada grupo de alertas.

Sin embargo, el administrador del sistema puede dejar este campo en blanco. Esto permite que el doctor responsable complete la información posteriormente, según su criterio profesional.

• Seleccione el método de notificación preferido para cada profesional de la salud (SMS, correo electrónico, notificaciones en la aplicación (“push”) o en el panel web de Doctomatic). El botón "Suscribirse" necesita estar activo para que la alerta llegue a la herramienta.

Al hacer clic en el icono del lápiz en la pantalla del grupo de alertas, puede editar la información y añadir nuevas alertas (siempre que hayan sido creadas en la página de plantillas de alertas), cambiar las existentes, así como incluir o retirar pacientes.


6.4.2. Ejemplos de uso de grupos de alertas:

• Monitoreo de pacientes con diabetes: Crear un grupo para pacientes con diabetes que incluya alertas por valores fuera de rango para glucosa en sangre y por falta de registro de mediciones.

• Seguimiento de pacientes con hipertensión: Crear un grupo para pacientes con hipertensión que incluya alertas por valores fuera de rango para presión arterial y por falta de registro de mediciones.

Ejemplo:

• Puedes crear un grupo de alertas para pacientes con diabetes tipo 1 que incluya:

• Plantilla de alerta por valor: Nivel de glucosa en sangre superior a 180 mg/dL.

• Plantilla de alerta por falta de medición: No registrar la medición de glucosa en sangre después de 8 horas.

• Pacientes: Todos los pacientes con diabetes tipo 1.

• Métodos de notificación: SMS para el doctor, notificación en la aplicación para el enfermero.

6.5. Línea 6: Formularios (Novedad Doctomatic)

En el campo "Formularios" de Doctomatic, encontrará una poderosa herramienta para crear formularios personalizados que se adapten a sus necesidades. Puedes crear formularios para:

• Registro de síntomas: Monitoree la evolución de sus pacientes a través del tiempo.

• Seguimiento de tratamientos: Evalúe la eficacia del tratamiento y realice ajustes según sea necesario.

• Cumplimiento de la medicación: Registre la toma de medicamentos y reciba alertas en caso de incumplimiento.

• Encuestas de satisfacción: Obtenga información valiosa sobre la experiencia de sus pacientes.

6.5.1. Creación de formularios

• Haga clic en el botón "+".

Complete la información básica:

• • Nombre del formulario: Cómo aparecerá el formulario para usted.

  • Descripción: Una breve descripción para recordar el propósito del formulario.

Personalice la experiencia del paciente:

• • Nombre del formulario para el paciente: Cómo aparecerá el formulario para el paciente.

  • Nombre del botón: El texto que aparecerá en el botón para que el paciente responda el formulario.

  • Descripción del formulario para el paciente: Una breve descripción para que el paciente comprenda el objetivo del formulario.

Diseñe las preguntas:

• • Tipos de preguntas:

    • Texto: Para respuestas abiertas.

• • • Número: Para respuestas numéricas.

• • • Opciones: Para preguntas con respuestas predefinidas (sí/no, por ejemplo).

• • • Imagen: Para que el paciente envíe una foto.

6.5.2. Registro de medicación simplificado:

Doctomatic le permite crear formularios simples para el registro de medicación.

• Cree un nuevo formulario.

• • Agregue una pregunta:

  • Tipo de pregunta: Opciones.

  • Texto de la pregunta: "¿Tomó [Nombre del medicamento]?"

Opciones de respuesta:

• • Sí

  • No

• Guarde el formulario.

6.5.3. Cómo Incluir un Formulario para un Paciente en Doctomatic.

Para incluir un formulario para un paciente en Doctomatic, siga estos pasos:


• Vaya a la sección "Tipos de Seguimiento".

•  Seleccione el tipo de seguimiento al que desee agregar el formulario. O cree un nuevo seguimiento con el formulario. 

• Haga clic en el nombre de los dispositivos en la línea de seguimiento que desee o en + para crear uno nuevo. 

• En la lista de dispositivos, seleccione el Nombre del Formulario. Por ejemplo: Aparecerá con el nombre que usted le haya dado al formulario. Ejemplo: Manual de Instrucciones

• Haga clic en "Guardar".

El formulario ahora aparecerá en la lista de dispositivos para el tipo de seguimiento seleccionado. Esto significa que el paciente podrá acceder al formulario y completarlo desde su dispositivo móvil o desde la aplicación web de Doctomatic.

Los datos que el paciente ingrese en el formulario se almacenarán en el sistema Doctomatic. El doctor podrá acceder a estos datos desde la sección "Seguimientos" del paciente.

También puede configurar alertas para que le notifique cuando un paciente no haya completado un formulario. Esto le permite estar al tanto de la evolución del paciente y tomar medidas oportunas si es necesario.

6.5.4 Vincular alertas a un formulario:
Vaya a la sección "Plantillas Alertas".

• Haga clic en el botón "+”

• Seleccione el tipo de alerta que desee crear.

• En la sección "Dispositivo", seleccione el Nombre del Formulario que eligió anteriormente. 

• Configure las condiciones de la alerta.

• Haga clic en "Guardar".

Ahora, cuando un paciente complete el formulario, se activará la alerta si se cumplen las condiciones que usted ha configurado.

Ejemplo:

Puede crear una alerta que le notifique si un paciente no ha completado el formulario de registro de medicamentos dentro de las 24 horas posteriores a la hora programada para la toma del medicamento.

6.3.5. Alertas para Medicamentos y Formularios

Doctomatic te ofrece la posibilidad de crear alertas para medicamentos y formularios, además de dispositivos médicos. Esto significa que puedes configurar alertas para:

• Medicamentos: Recibe notificaciones cuando un paciente no registra la toma de un medicamento en el plazo determinado.

• Formularios: Reciba una alerta cuando un formulario no sea respondido dentro del tiempo establecido o en formularios específicos según la respuesta dada en el formulario.

6.3.6. Creación de Alertas para Medicamentos y Formularios:

Al crear un nuevo tipo de alerta, los medicamentos y formularios (si están configurados) estarán disponibles en la lista de dispositivos.

Para medicamentos:

• Alerta por falta de medición: Configura el tiempo máximo que el paciente puede tardar en registrar la toma del medicamento sin generar una alerta.

Para formularios:

• Alerta por falta de medición: Sé alertado cuando el formulario no sea respondido dentro del tiempo definido.