Stopstrategie & Beslisboom

Stoppen. Het is makkelijker gezegd dan gedaan. Denk bijvoorbeeld aan mensen die proberen te stoppen met roken. Dit lukt velen niet (in een keer). Maar ook de overheid lukt het niet altijd om (op tijd) te stoppen. Zo kampte een computersysteem van de Belastingdienst jarenlang met grote problemen, maar was er in die periode geen sprake van stoppen. Toen uiteindelijk toch werd besloten te stoppen, had de belastingdienst al 203 miljoen euro aan het computersysteem uitgegeven. Dit is een goed voorbeeld van een ICT-project binnen een overheidsorganisatie waarbij te laat is gestopt, terwijl er al signalen waren waaruit opgemaakt kon worden dat werd gevochten tegen de bierkaai. Signalen die erop wijzen dat mogelijk ergens mee gestopt moet worden, worden door Marije van den Berg ‘stopsignalen’ genoemd. Maar hoe herken je deze?

Stopsignalen zijn onder te verdelen in verschillende categorieën. Pol van Tuijl, van adviesbureau Hiemstra & de Vries, besprak in zijn presentatie over de stopstrategie drie categorieën: ‘rommel’, ‘stilte’ en ‘speldenprikken’ (Van den Berg, 2020 pp. 21-34). Stopsignalen die horen bij rommel herken je bijvoorbeeld aan systemen die traag werken, verspreid eigenaarschap van datasets of dat iedereen eigen Excel sheets bijhoudt. Bij de stopsignalen uit de categorie stilte kun je denken aan mails waarop niet wordt gereageerd, applicaties waar geen gebruik van wordt gemaakt of websites die niet worden bezocht. Het stopsignaal stilte is daarmee contrair aan rommel. De categorie speldenprikken bevat stopsignalen die getypeerd kunnen worden als ludieke acties. Bijvoorbeeld dat medewerkers eigen laptops aanschaffen voor extra experimenteerruimte. Een ander illustrerend voorbeeld van een stopsignaal dat valt onder de categorie ‘ludieke actie’ wordt in het volgende citaat belicht; “Ik liep stage bij een organisatie die bewust te weinig werkplekken beschikbaar maakte, met het idee om thuiswerken aan te moedigen. Het tekort aan werkplekken resulteerde in irritatie bij de medewerkers. Eén van de medewerkers nam uit protest een uitklapbaar bureau mee naar kantoor, die hij vervolgens op een willekeurige plek neerzette om aan te werken.” De ludieke actie, in dit voorbeeld het meenemen van het uitklapbare bureau, is een duidelijk stopsignaal waaruit opgemaakt kon worden dat de huidige strategie om thuiswerken te stimuleren mogelijk niet werkte.

Door je bewust te zijn van het bestaan van deze stopsignalen en deze ook serieus te nemen kun je mogelijk bereiken dat de organisatie op tijd stopt. Het herkennen van stopsignalen is een eerste stap, de volgende stap is om daadwerkelijk te stoppen. Hoe start je met stoppen? Hiervoor hebben wij een beslisboom ontwikkeld.

De beslisboom helpt je bij het maken van keuzes vanaf het moment dat je een stopsignaal signaleert. Om je verder op gang te helpen, geven we nog een aantal praktische tips die corresponderen met de uitkomsten in de beslisboom.

Individueel stoppen:

Deze uitkomst wil zeggen dat je als individu ergens mee zou kunnen stoppen. Hier horen de volgende tips bij:

• Tip 1. 'Starten met stoppen' is onze slogan en is bij deze uitkomst zeer toepasbaar. Probeer eens te stoppen en kijk hoe het bevalt. Stel, je ondervindt dat een overleg weinig waarde toevoegt voor de organisatie waar je werkt. Start dan met stoppen door bij die vergadering niet meer aanwezig te zijn. Krijg je (onderbouwde) negatieve reacties van collega's of merk je dat je je werk minder goed kunt doen? Dan is stoppen misschien nog niet aan de orde. Als op zulke vragen het antwoord juist 'nee' is, dan kan je definitief afscheid nemen.

• Tip 2. Wil je liever niet alleen stoppen? Bespreek het dan met één of meerdere directe collega's van je. De kans is groot dat er hetzelfde over wordt gedacht of dat men overtuigd kan worden van jouw standpunt. Je hebt nu een medestander gevonden en kan samen stoppen (met bijvoorbeeld het bijwonen van eerder genoemde vergadering). Het praten over stopsignalen en het overwegen van het beëindigen van patronen en regelmatigheden, wordt sowieso aangeraden. Onder collectief stoppen lees je meer over hoe je dat gesprek aan kan gaan.
  

Collectief stoppen:

Deze uitkomst betekent dat je niet als individu kan stoppen, maar juist samen met collega's, als team, kan bepalen dat ergens mee gestopt moet worden. De volgende tips zijn van toepassing op deze uitkomst:

• Tip 3. Bij deze uitkomst is het belangrijk om erachter te komen hoe collega's aankijken tegen de potentiële stop-situatie. Om te peilen hoe collega's over het onderwerp denken kan je gebruik maken van dilemma's van de TrashTuesdays (zie tab bovenaan de website). Nadenken over de dilemma's prikkelt hen ook om überhaupt over 'stoppen' na te denken. Een andere manier om collega's te prikkelen is door de infosheet, te vinden in de gelijknamige tab bovenaan de website, te delen met hen. Je kan natuurlijk ook voor een directere aanpak gaan. Vervolgens kan je jouw situatie voorleggen, waarbij je uitleg geeft over het gesignaleerde stopsignaal en je overweging om ergens afscheid van te nemen. Als meerdere collega's het met je eens zijn, kunnen jullie in gezamenlijkheid besluiten ergens mee te stoppen. Een aansluitende tip is om het te bespreken met je leidinggevende. Is deze het met je eens, dan sta je al een stuk sterker.
  

Wanneer bestuurders gaan over stoppen:

• Tip 4. Wanneer niet individueel en ook niet als team gestopt kan worden is het belangrijk om aan bestuurders en / of leidinggevenden kenbaar te maken dat er binnen de organisatie collega's zijn die denken dat het verstandig is om met bepaalde zaken te stoppen. Wederom is het verstandig om de mening van collega's te peilen (zie tip 3). Dat je niet alleen individueel of met jouw team kan bepalen dat er gestopt moet worden, betekent waarschijnlijk dat het om een groter, organisatiebreed onderwerp gaat. Het volstaat dus niet om alleen de mening van directe collega's te inventariseren. In deze situatie kan je een brainstorm (laten) faciliteren waaraan collega's van verschillende afdelingen en met verschillende expertises deelnemen. In de brainstorm kan je jouw perspectief delen, is er ook de mogelijkheid voor collega's om ook het stoppen met andere zaken voor te leggen én om vanuit verschillende invalshoeken naar de casussen te kijken. Mocht de uitkomst van de brainstorm zijn dat er een organisatiebreed gedeelde behoefte is om ergens mee te stoppen, dan kan dit gedeeld worden met de bestuurder(s). Als meerdere mensen van verschillende disciplines er hetzelfde over denken, is de kans groter dat jouw voorstel om te stoppen wordt gedeeld door bestuurders. Voor het faciliteren van een dergelijke brainstorm kan je bovenaan de website klikken op de tab 'digitaal brainstormen'. Deze tip heeft ook betrekking op 'collectief stoppen'.
  

Algemene tips:

Tip 5. Wil je meer te weten komen over stopkunde, stopsignalen of andere thema-gerelateerde kennis opdoen, dan raden we je aan om de tabs van de website extra zorgvuldig door te nemen.

• Wil je meer kennis opdoen over stopkunde, dan kan je terecht bij de tab 'Stopkunde theorie'.

• Juist meer behoefte om te weten hoe ervaringsdeskundigen denken over wat digitale transformatie in de weg staat? Dan vind je luister- en leesvoer onder de tab 'In gesprek met....'

• Ook de eerder genoemde infosheet (gelijknamige tab bovenaan de website) verwijst naar interessante bronnen die je kennisniveau op dit onderwerp omhoog kunnen krikken. Ook leuk om te delen met collega's.

• Ben je nog niet voorzien, bekijk dan de tab 'lees- en kijktips'. Hier staan o.a. een aantal interessante artikelen.

Bronnen:

Berg, M. van den (2020). STOP: stopstrategie voor organisaties. Thema, uitgeverij van Schouten & Nelissen, Zaltbommel.