Lorsqu’un manager est parti en congé, sans avoir de suppléant, évidemment c’est à ce moment là que la commande d’achat urgente tombe dans son inbox, où qu’une commande client doit être validée … Bref mauvais moment pour l’équipe de support.

Pourtant il existe une solution, cette solution c’est la transaction d’administration des suppléants RMPS_SET_SUBSTITUTE.

Cette transaction permet de pouvoir ajouter une suppléance à un autre utilisateur.

Cette transaction, ne doit donc pas être mise entre toutes les mains, puisqu’elle permet d’autoriser quelqu’un à valider au nom de quelqu’un d’autre.

Si vous êtes dans un centre de support, cette transaction doit être utilisée si un processus a été pré-établie définissant : Qui peut être le donneur d’ordre et pour qui et savoir si un mail suffit ou un ticket ou le téléphone.

Le mieux est toujours que les utilisateurs inscrivent eux même leur suppléant.

Des mails de rappel avant les congés peuvent être utiles, insistez sur le fait que des substituts passifs doivent être systématiquement indiqués.

Ensuite, il faut aussi comprendre comment fonctionne les suppléances.

Le manager M, avant de partir en congés pour 3 semaines s’est assuré d’avoir un suppléant Monsieur Y.

Monsieur Y, part également en congés pour 3 semaines, à partir de la deuxième semaine de congé de Monsieur M.

Monsieur Y a nommé Madame Z comme suppléante pendant ses congés.

Quand un work item arrive dans l’inbox de Monsieur M, pendant sa deuxième semaines de congé, Monsieur Y est absent.

Le work item n’est pas envoyé à Madame Z, car elle n’est pas le substitut direct de Monsieur M.

Il n’y a donc pas de cascade, pas d’héritage. Il faut donc que Monsieur M nomme un substitut différent pour la période ou Monsieur Y est en congé.

Comme vous le voyez cela peut devenir compliqué pour les utilisateurs, d’où l’intérêt d’avoir un processus défini pour permettre au support ou à l’administrateur workflow d’agir avec la transaction d’administration.

Une fois que les profils de substitution ont été mis en place, cela permet de cibler les tâches pour lesquels un substitut est mis en place.

Mais si cette substitution ne contient pas de profil alors cela signifie que la substitution est pour tous les workflow.

De plus, les suppléants n’ont pas à faire partie des agents potentiels ce qui peut faire courir un risque à l’entreprise.

Alors comment s’assurer que les substituts font partie des personnes habilités ? Que les processus de responsabilité vont être respectés ?

SAP, pour cela met à notre disposition une BADI, WF_SUBSTITUTE, il faut donc implémenter l’interface IF_EX_WF_SUBSTITUTE.

Celle-ci a trois méthodes :

1. MAINTAIN_SUBSTITUTE

2. RESTRICT_PROFILES

3. DELETE_SUBSTITUTE

Vous pouvez ainsi contrôler, que les substituts ont bien un profil, qu’ils ont bien un certain rôle ou qu’ils occupe une position (manager) par rapport au substitué.