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A quoi cela sert-il ?
A quoi cela sert-il ?
Un workflow est fait pour que le travail se passe rapidement sans heurt, selon les processus de l’entreprise.
Mais quand un agent est absent, que se passe-t-il ?
L’entreprise ne peut pas se permettre d’attendre qu’il revienne, elle ne peut pas dévier de son processus alors que faire ?
Une solution : la Substitution.
A quoi ne sert-elle pas ?
A quoi ne sert-elle pas ?
La substitution ne doit pas servir à passer son travail à un autre, sinon il faut changer la règle de détermination de l’agent responsable, la substitution c’est autoriser une autre personne à agir en son nom. Ce n’est pas sa responsabilité qui est engagée mais la vôtre.
C’est dans le standard un choix individuel.
Dans le standard, c’est aussi une exception du workflow, puisqu’il permet à un utilisateur d’agir sur une tâche de dialogue sans être un agent potentiel.
Comment nommer un substitut ?
Comment nommer un substitut ?
A partir de vôtre inbox SAP, ici je vais prendre l’exemple le plus classique la transaction SBWP à laquelle vous pouvez accéder également par cette icône .
Puis par le menu, accéder à la gestion de la suppléance
Une fenêtre s’affichera et permettra d’ajouter le suppléant.
Dans le bas de cette fenêtre vous trouverez l’icône qui permet de rechercher un utilisateur. Après l’avoir sélectionner vous aurez une nouvelle fenêtre.
Notez :
Le champ Profil (ici vide) je l’expliquerais dans un prochain article.
le flag Remplacement actif
le flag Remplacement individuel
Une substitution est définie dans le temps, pour les substitutions actives ceci est encore plus nécessaire.
Remplacement actif
Remplacement actif
Quand le champ « Remplacement actif » est flaggé, il s’agit d’un remplacement actif.
Lorsque le remplacement est actif, le work item (la tâche du workflow) va dans l’inbox de l’agent déterminé et dans celle du suppléant.
Les cas où un agent à besoin d’un suppléant actif sont quand celui-ci a prévu une absence.
Remplacement passif
Remplacement passif
Quand le le champ « Remplacement actif » n’est pas flaggé, il s’agit d’un remplacement passif.
En cas de remplacement passif, le work item ne vient pas directement dans l’inbox du suppléant, il faut qu’il demande à y accéder.
Dans l’inbox une proposition sera alors faite pour accéder aux work items de l’agent pour lequel vous êtes suppléant.
Terminer cette substitution
Terminer cette substitution
Tous les agents d’un workflow devrait avoir un remplaçant passif, afin d’effectuer le travail quand il y a une absence non-prévue.
Remplacement par Poste
Remplacement par Poste
Un remplacement individuel, permet de remplacer un utilisateur par un autre.
Une autre option, est le remplacement par poste, qui permet de remplacer pour une fonction par quelqu’un d’autre.
Pour cela après avoir cliquer sur Gérer Suppléant
Cliquez sur le bouton
L’écran suivant propose ensuite tous les postes dans lesquels votre utilisateur est présent.
Admettons que la structure organisationnelle est la suivante. Si votre utilisateur est SBL
La proposition est donc uniquement pour le poste de Directeur Financier.
Tout comme pour le remplacement individuel il vous faut alors cliquer sur l’icône d'insertion pour créer la suppléance.
Tout comme pour le remplacement individuel il vous faut alors cliquer sur l’icône pour créer la suppléance.
Une personne ce qui correspond à un matricule de salarié
Un poste ce qui correspond à une fonction
Un utilisateur (un autre utilisateur)
Généralement pour une suppléance pour poste nous le suppléant est bien souvent un autre poste et cela donne ensuite pour un remplacement passif
Le directeur financier a donc comme substitut le directeur général.
Il s’agit bien d’un remplacement fonction pour fonction, si le directeur général change la fonction de délégué entre les deux fonctions existerait toujours.
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