G Suite: Untuk Menghemat Waktu Selagi Bisnis Anda Tetap Berjalan

Bagi Anda yang menjalankan bisnis sendiri, tentunya tahu pasti bahwa pekerjaan tidak berhenti begitu saja saat Anda meninggalkan kantor. Entah Anda menjual produk fesyen, kuliner, furniture, membuat aplikasi baru yang mendatangkan menguntungkan, ataupun meningkatkan kualitas layanan medis pasien Anda, tentunya Anda tidak ingin bisnis Anda jadi melambat saat Anda bertugas di lapangan.

Dengan G Suite Anda bisa menghemat waktu dan mengalihkan fokus ke tugas-tugas yang lebih penting, seperti mengejar deadline proyek atau menyenangkan pelanggan Anda. Gunakan 6 cara baru dari G Suite ini supaya tetap produktif kapan pun dan di mana pun.

1. Bekerja secara offline di Gmail, Google Docs, dan Drive.

Di zaman yang serba digital sekarang ini, kita tentu bergantung pada koneksi Wi-Fi 24/7, namun ada kalanya kenyataan di lapangan tidak selalu sesuai dengan yang diharapkan. Apabila Anda sedang tidak terkoneksi ke Wi-Fi, Anda pun masih bisa bekerja secara offline di Gmail, Docs, dan Drive saat Anda bekerja di Chrome browser. Email apapun, file apapun yang Anda update akan tersinkronisasi dengan Google begitu Anda kembali tersambung dengan Wi-Fi.

Berikut ini langkah-langkah untuk menyeting akses offline di Gmail. Mudah sekali.

  1. Pergi ke menu Settings di kanan atas Gmail Anda.
  2. Di bawah Offline tab di sebelah kanan, pilih kotak “Enable offline mail”. Anda pun bisa menentukan berapa banyak email yang ingin Anda simpan.
  3. Pastikan Anda meng-klik “Save changes” jika selesai.
  4. Sekarang, Anda bisa mengakses Gmail secara offline dengan mengunjungi laman mail.google.com seperti biasa. Hanya perlu diingat bahwa fitur offline Gmail hanya berfungsi di Chrome browser saja.

Untuk bekerja secara offline di Drive, Docs, Sheets, or Slides, Anda perlu memasang Google Docs Offilne extension untuk Chrome. Silakan ikuti petunjuk berikut ini.

2. Menulis email dalam waktu singkat.

Menulis email memang tidak membutuhkan waktu lama, tetapi coba Anda kalikan waktu untuk menulis satu email dengan jumlah email yang harus Anda kirim dalam satu hari, maka Anda akan menyadari bahwa mengirim email ternyata juga cukup menyita waktu. Gmail mempunyai fitur Smart Compose dan Smart Reply yang dikembangkan dengan Artificial Intelligence untuk membantu Anda melewati inbox dengan lebih cepat. Smart Compose bisa membantu Anda menulis email lebih cepat dengan menyarankan kalimat-kalimat umum untuk menjawab kemungkinan-kemungkinan pertanyaan, atau juga bisa untuk saran-saran jawaban yang Anda tentukan sendiri, selayaknya Anda sedang menulis email. Saat muncul di layar, Anda cukup menyetujui saran jawaban yang muncul dan mulai dengan mengklik tombol “Tab” di web (apabila di mobile phone cukup dengan menggesernya ke kanan). Di sisi lain, fitur Smart Reply bisa membantu Anda untuk menjawab email-email lebih cepat dengan saran jawaban yang ada di inbox Anda. Ini bisa benar-benar menghemat waktu Anda.

3. Mengatur dan menghadiri rapat dari mana saja. Tidak perlu kode PIN.

Jangan hanya terpaku di meja hanya karena Anda harus menghadiri conference call. Saat Anda menggunakan Google Calendar untuk menjadwalkan rapat di Hangouts Meet, tautan Hangout dan suatu nomor panggil akan otomatis ditambahkan menjadi undangan, jadi Anda bisa langsung hadir di rapat tersebut dari browser Anda dalam satu klik.

Ini berarti Anda tidak perlu mengirim kode PIN yang begitu rumit kepada semua peserta, kecuali jika mereka ingin join via telepon/handphone. Jika Anda meng-install aplikasi Meet di tablet atau smartphone, Anda bisa langsung bergabung ke dalam rapat perusahaan Anda dari mana saja.

Apabila perusahaan Anda terhitung besar dan mempunyai banyak karyawan, Calendar memiliki fitur booking ruangan otomatis yang mampu menemukan dan memberi saran ruangan mana yang ternyaman untuk Anda, juga termasuk informasi peralatan yang tersedia di dalam ruangan tersebut, seperti monitor atau perlengkapan A/V. Namun, untuk bisa menggunakan fitur ini, IT admin harus mendaftarkan detail ruangan meeting terlebih dahulu.

4. Tidak perlu mencatat, ambil foto saja.

Mencatat tidak perlu harus menulis ratusan kalimat, karena sekarang Anda hanya perlu satu klik untuk mengambil foto. Anda bisa menggunakan Keep untuk menambahkan foto Anda ke notes dan to-do list. Ini akan sangat menghemat waktu Anda.

5. Prioritaskan File Secara Otomatis

Memindah dokumen kertas menjadi dokumen online bisa mengurangi sampah kertas yang mungkin berserakan. Dalam Drive, ada opsi di bagian kiri navigasi yang disebut “Priority” yang menggunakan machine learning untuk memprediksi dan memunculkan dokumen-dokumen penting Anda secara cepat. Fitur ini juga menyarankan “workspaces”, yang mengelompokkan dokumen-dokumen yang relevan sehingga membantu Anda tetap fokus pada project yang lain, karena dokumen Anda yang paling penting akan muncul begitu Anda membuka Drive.

Adapun pilihan lain untuk menemukan dokumen secara cepat adalah dengan mengunduh Chrome extension “Quick Search for Google Drive”. Anda bisa menggunakan extension ini untuk menelusuri Drive dalam Chrome melalui kotak pencarian di browser Anda.

6. Membuat Dokumen Lebih Cepat

Apakah Anda masih repot untuk mengetik letterheads, headers, dan footers di dokumen Anda? Hemat waktu Anda dengan Docs templates atau menggunakan voice typing supaya mempercepat penggunaan fitur “pen to paper”. Pergi ke menu “Tools” dalam Google Doc Anda (jika Anda menggunakan Chrome browser), kemudian klik “Voice typing” untuk mulai berbicara dan melihat teks Anda di layar. Anda pun bisa menggunakan voice commands untuk mengganti font, menambahkan tabel, bahkan menyisipkan tautan.

Tidak ada salahnya menyisihkan waktu beberapa menit untuk mempelajari G Suite yang mampu menghemat waktu Anda lebih banyak di kantor. Andapun bisa lebih cepat beristirahat di akhir waktu produktif Anda.