1. Stabiliți o agendă clară și structurată

Este recomandat să partajezi agenda ședinței cu cel puțin 24 ore înainte de ședința planificată. Acest lucru ar permite participanților să-și organizeze activitățile în așa mod, încât să fie prezenți și productivi în cadrul ședinței stabilite. 

Google Calendar se descurcă destul de bine cu această misiune, poți seta o invitație în Google Calendar care ar conține link-ul și agenda ședinței. Totodată, ai putea da delega sarcini membrilor echipei care sunt responsabili de pregătirea anumitor materiale / informații. 

2. Alegeți instrumente potrivite

Folosiți unui laptop este de dorit în defavoarea telefonului din motive ce țin de calitatea imaginii.  Pe lângă clasicele caști sau microfon, acum putem opta pentru o mulțime de alte lucruri: un reflector care sa confere o lumina mai buna (va arata mai profesionist), un fundal pe care sa-l setați în instrumentele de online calling, pentru a nu avea mereu fundalul din locul în care participați, sau microfoane performante, prin care să vă auzi impecabil. 

De asemenea și aplicațiile pe care le folosiți pentru ședințe online sunt esențiale pentru eficiența activităților planificate. Unele aplicații permit ca doar o parte dintre participanți să se alăture și nu permit partajarea ecranului, în timp ce altele fac posibilă conectarea a sute de persoane la aceeași conferință și vizualizarea desktopului tău. 

Google Meet ar fi o aplicație optimă pentru majoritatea activităților online.

3. Implicați participanții în activitate

Una dintre cele mai mari provocări ale întâlnirilor virtuale este de dificultatea de a păstra toți participanții implicați și interesați. În calitate de facilitator al ședințelor trebuie să vă asigurați că fiecare participant are posibilitatea de a-și expune părerea. Un fenomen răspândit în cadrul ședințelor online este monopolizarea discuției – situația în care în mare parte discută doar câțiva participanți. Un trick eficient în acest sens este utilizarea tehnicii Round Robin. Această tehnică presupune că fiecare participant va oferi propriile comentarii pentru fiecare subiect abordat. Astfel veți reuși să păstrezi membrii echipei implicați în dezbaterea subiectului, reducând, totodată, riscul că aceștia se vor plictisi pe parcursul ședinței. 

4. Partajați rezumatele sau înregistrările ședințelor

Este important ca membrii echipei să rețină momentele cheie discutate la ședințe pentru a le implementa în modul corespunzător. Drept alternativă notițelor tradiționale poate veni o abordare mai specială. Înregistrați în format video ședințele online pentru a le folosi pe intern sub forma unui rezumat al ședințelor sau a lecțiilor. Astfel, colegii sau elevii  vor accesa înregistrarea de fiecare dată când vor avea nevoie să analizeze sau să recapituleze anumite secvențe. Înregistrarea instruirilor ajuta să asigurați partajarea ședinței cu colegii sau elevii ce nu avut posibilitatea să participe.

5. Pregătiți o scurtă prezentare

O scurtă prezentare la subiectul discuției din ședința online nu ar trebui să fie foarte diferită de o prezentare față în față împreună cu toți cei din sală. Începeți cu un cuvânt de bun-venit, poate o glumă pentru a destinde atmosfera și apoi continuați cu prezentarea. 

Este esențial să știți structura pe care vrei să conduceți întâlnirea online, astfel încât mențineți totul organizat și să mergeți în direcția bună cu discuțiile. Toate acestea se pregătesc din timp 

6. Păstrați eticheta activităților online

• Oferă șansa fiecărui participant să vorbească

• Testează toata tehnologia de care ai nevoie înainte de ședință

• Nu lucra la alte sarcini de lucru in timpul ședinței

• Asigură-te că ai telefonul setat pe modul silențios