REGRAS GERAIS

PARA BUSCAR INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS, CLIQUE NA LUPA NO CANTO SUPERIOR DIREITO

ENTRADA DE PESSOAS

Com o intuito de melhorar ainda mais a segurança no Grand Hyatt Hotel, a equipe de segurança solicita uma lista de todos os fornecedores e colaboradores com nome e documento (RG ou CPF) que estarão presentes no dia da montagem. Esta lista é conferida diariamente na entrada do local com inspeção e deve ser enviada em até 15 dias antes do início da montagem.

É vedado o acesso de pessoas com sinais de estado etílico;
É exigido que o pessoal envolvido na montagem de LOUNGES/exposições, esteja permanentemente uniformizado e asseado;
Todos os fornecedores deverão estar identificados com uniforme;
A empresa contratada de Seguranças deve ser filiada à Polícia Federal;
Durante a montagem e desmontagem é obrigatório o uso de EPI’s (capacetes, botas de segurança, óculos e luvas);
Não será permitido que prestadores de serviço circulem pelas áreas comuns do espaço com roupas inadequadas como bermudas, camisetas regatas, minissaias ou chinelos.

Na falta de algum documento, não será permitida a entrada de fornecedores para montagem.

ENVIO DE MERCADORIAS

Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter, em sua embalagem, claramente identificados, o nome do evento, nome do expositor e a finalidade.
É de responsabilidade do Expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido;
Não é permitida a entrada de qualquer equipamento/produto sem nota fiscal.
Os expositores são totalmente responsáveis pela entrega e retirada de seus produtos, portanto recomendamos que o agendamento de entrega e retirada seja feita com a certeza de que um representante da empresa esteja no local do evento.
O evento não dispõe de equipamentos ou profissionais para transporte dos materiais dentro do centro de convenções.
A entrega deverá ser realizada pela portaria de serviços.

Regras para emissão de Nota Fiscal:

Para envio de materiais ou equipamentos, as Notas Fiscais deverão figurar o hotel ou o evento apenas como "local de entrega".
A emissão de nota fiscal para envio de produtos/mercadorias para exposição / brinde e afins deve:
Ser emitida em nome do expositor, com seu CNPJ e Inscrição Estadual;
No corpo da nota fiscal ou no campo "Informações Complementares" deverá constar também a seguinte observação "AS MERCADORIAS DESTINAM-SE A EXPOSIÇÃO..." (nome completo do evento, período...)
Nos espaços próprios, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores unitários e totais.

A ORGANIZADORA NÃO SE RESPONSABILIZA POR CONFERÊNCIA DE ITENS, QUANTIDADE E INTEGRIDADE DOS MATERIAIS ENVIADOS.

O EXPOSITOR DEVE TER NO LOCAL DO EVENTO UM RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO DO MATERIAL

MATERIAIS SEM IDENTIFICAÇÃO DE EXPOSITOR OU COM IDENTIFICAÇÃO DIVERGENTE NÃO SERÃO RECEBIDOS.

Enviar o material conforme informações abaixo:

Material para lounge

🗓️ Data: 19 de Março de 2026 - das 08:00h às 16:00h

Material para pasta (para patrocinadores com esta contrapartida em contrato)

🗓️ Data: 19 de Março de 2026 - das 08:00h às 12:00h

O material deverá ser identificado da seguinte forma:

LACOG 2026

NOME DO EXPOSITOR

MATERIAL PARA ....

🗺️ Grand Hyatt São Paulo
Av. Dr. Chucri Zaidan, 96

Vila Cordeiro, São Paulo - SP, 04583-110 0

⚠️Informações importantes: ⚠️

Identificar os materiais separadamente como:

MATERIAL PARA PASTA
MATERIAL PARA STAND - NÚMERO DO STAND

PROMOÇÕES

AÇÕES PROMOCIONAIS

Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu stand.
Os corredores são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos, ou quaisquer outros artigos de promoção, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pela Comissão Organizadora do evento.
Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes, fora dos domínios do estande.
Não será permitida a circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande.
Todo material exposto no evento deverá ser retirado pelo expositor impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do evento. O material promocional que não for retirado neste prazo será destruído.
A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou da própria área de exposição do evento. Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento será apreendido e devolvido somente após o término do evento.
Atividades científicas ou sociais realizadas pelos patrocinadores do evento, mesmo que fora das dependências do Centro de Convenções, deverão ser aprovadas previamente pela comissão do evento. Após a aprovação da comissão, estas atividades não poderão ser realizadas em horários que concorram com as atividades oficiais do evento.

DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

A comissão organizadora poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou stands, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar o evento, bem como, as operações dos stands ou do centro de convenções em geral. Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora, no interior do centro de convenções, ou utilizando o nome deste, somente será admitido mediante autorização prévia.

PANFLETAGEM

A distribuição de panfletos só será permitida dentro da área do próprio stand.

BRINDES

Recomendamos que brindes distribuídos aos congressistas se resumam a itens de papelaria.

Ex: canetas, lápis, blocos, agendas, canecas e squeezes etc.

Lembramos que cada empresa possui seu próprio código de conduta, em conformidade com as associações das quais fazem parte (Abimed, Interfarma, Sindusfarma e etc).

DISTRIBUIÇÃO

A distribuição de brindes deve-se limitar a área de stand ou horário de seu simpósio satélite. Não é permitida a distribuição nas áreas comuns do evento.

RESOLUÇÃO RDC No 96 DE 17/12/2008 E RESOLUÇÃO RDC No 23 DE 21/05/2009 – ANVISA

Destacamos os seguintes requisitos para amostras grátis:

Art. 33 - A distribuição de amostras grátis de medicamentos somente pode ser feita pelas empresas aos profissionais prescritores em ambulatórios, hospitais, consultórios médicos e odontológicos.

§ 1º É vedado distribuição de amostras grátis de vacinas.

§ 2º É vedada a distribuição de amostras grátis de preparações magistrais.

§ 3º É vedada a distribuição de amostras grátis de medicamentos isentos de prescrição.

Requisitos para a propaganda ou publicidade e eventos científicos:

Art. 40 - O material de propaganda ou publicidade de medicamentos deve ser distribuído aos participantes dos eventos que estiverem com a identificação de sua categoria profissional claramente visível nos crachás.

Art. 41 - A identificação dos espaços na área de exposição e no interior dos auditórios e similares pode apresentar o nome comercial do medicamento, quando for o caso, juntamente com a respectiva substância ativa e/ou o nome da empresa, podendo ser utilizada a marca figurativa ou mista do produto presente na embalagem aprovada pela Anvisa.

Parágrafo único - Fica proibido a utilização de designações, símbolos, figuras, imagens, desenhos, slogans e quaisquer argumentos de cunho publicitário em relação aos medicamentos.

CREDENCIAMENTO

O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento das informações no sistema online;
Serão concedidas 02 credenciais para lounges de 6m² e 03 credenciais para lounges de 9m².
O número de credenciais de prestadores de serviço (montagem, segurança, buffet e limpeza) será avaliado de acordo com a análise da organizadora da necessidade do expositor;
Lembramos a todos os expositores que os mesmos são responsáveis por todos seus fornecedores e equipe cadastrada junto ao evento. Possíveis danos, avarias ao complexo do evento ou, até mesmo, furtos e roubos, serão de incumbência do patrocinador responder conjuntamente pelos atos.

RETIRADA DE CREDENCIAIS

A retirada de credenciais de expositor se dará no dia 20/03/2026 na abertura do congresso;
Cada expositor será responsável por retirar a sua credencial, bem como as credenciais de sua equipe;
Poderão ser adquiridas credenciais extras* através do sistema do expositor.

INFRAÇÕES

Caso o Expositor não obedeça às regras previstas neste manual, ficará sujeito às seguintes medidas:

O Expositor será comunicado de forma escrita sobre a irregularidade constatada, para que suspenda imediatamente a ação.

No caso de reincidência ou continuidade da infração, ao expositor serão aplicadas as seguintes multas não-compensatórias, de acordo com a infração cometida:

Atraso na entrega do projeto (PRÉ-EVENTO): R$ 500,00 + R$ 100,00 por dia de atraso.
Atraso na montagem do Stand: R$ 5.000,00 / por hora de atraso + custos de extras das equipes de acompanhamento.
Atraso na desmontagem do Stand: R$ 5.000,00 / por hora de atraso + custos de extras das equipes de acompanhamento.

Os valores finais serão informados pela organização.

Page updated

Report abuse