社内の問い合わせについて整理する

従業員にはシステムの全体像が見えていないので、当然ながらわからないことが多いものです。

一度説明して終わり、ではなく

• 後から読み返せるマニュアルを整備すること

• それでもわからない場合に質問できる窓口

の2つのフォイローアップがなければ、すぐに工数入力は陳腐化した業務となってしまうでしょう。

マニュアルについては、従業員がいつでもアクセスできる場所に掲示しておくことが必要です。例えば、Googleスライドなどを用いてマニュアルを作成し、工数入力画面にリンクを貼るなどしておくと便利です。 Googleスライドをお使いでない場合でも、何らかのグループウェアやコミュニケーションツールを利用していれば、そちらにマニュアルを作成するのが良いでしょう。

問い合わせ窓口についてですが、大事なことは

• 質問者が質問しやすいこと

• どのような質問が来たか、後から振り返られること

の2つです。どちらを重視するか？ですが、これは会社ごとに事情が異なるかと思います。

プロジェクト管理freeeは、導入するだけでなく、従業員全員が主体的に活用してはじめて、最大の効果を発揮するサービスです。そういう意味では従業員の疑問を速やかに解消できることが、活用の近道だと言えるでしょう。

しかしリソースには限りがありますので、管理者が多忙を極めるほどなのであれば、管理者のリソースに応じて手段を検討することになります。

問い合わせ対応の方法例）

• 口頭

• 電話

• メール

• Slackなどのチャットツール

• JIRAなどのチケット管理ツール

問い合わせ対応の方法は、上記に上げたパターンが考えられるかと思います。質問のしやすさと手間のかかる度合いは、反比例するものです。口頭や電話が質問者からすれば楽ですが、その分回答する人にとっては負担が大きくなってしまいます。一方、チケット管理ツールなどは回答者は集計などは楽ですが、質問者には慣れないツールの利用を強いる可能性があります。

個人的にはSlackに専用のチャンネルを作り、工数入力対象者全員を招待するのが、「一番管理の手間がかからず、記録が残る」良い形かなと思います。システム管理者に取って一番良い方法を探してみてください。