従業員に向けて伝えること

工数入力を行う目的をしっかりと伝える

まず、会社全体として「なんのためにプロジェクト管理freeeを導入するのか」を従業員に理解してもらう必要があります。

• 現状の工数管理、プロジェクト管理にどのような課題があるのか

• 最終的にどのようなプロジェクト管理を目標としているのか

を伝え、その目標の実現に従業員が協力してもらえるように伝える必要があります。

一方、工数入力というのはユーザーにとっては面倒な作業であることは確かです。

• プロジェクトの遅延があった場合に、責任が個人にいかなくなる

• 誰にどのくらいの業務負荷があるのかが可視化され、働きやすくなる

など、従業員にとってもメリットがあるということをしっかり伝えましょう。

また、「なぜプロジェクト管理freeeを用いるのか」といった情報も、従業員が納得して工数管理を行う上で必要です。

この機会に、丁寧に社内に共有しておきましょう。

工数入力をする期間を明確に定義する

こちらはすでに、前項で決定しているとは思いますが、

• いつから始めるのか

• いつの工数を入れるのか

をしっかり決め、しっかりと従業員に伝えましょう。

参考までに、弊社が推奨する入力期間の決め方は以下のとおりです。

• 過去2ヶ月分を当月のうちに入れる

• 来月分から来月のはじめから入れていく

今が2020年の11月だとすると、「2020年10月、11月の工数を11月中に入力する」「11月1日以降はリアルタイムに入力していく」といった具合になります。※あくまで弊社が推奨する入力期間です。

工数入力状況チェックの取り決めを事前に共有しておく

皆様にも「人から何かを催促されると、急激にやる気が無くなる」という経験はないでしょうか？

せっかく従業員が工数入力の重要性を理解していても、催促され続ければ、徐々に嫌になってくるものです。

最初の段階で、

• 工数リマインドの頻度と流れ

• そのように行う理由

を明示しておきましょう。

催促する理由に納得ができていれば、催促されるのもそこまで辛くはありません。

例）工数入力の取り決めや入力依頼について

• 原則、毎週入力するものとする（金曜日に全体向けに工数入力のリマインドを行う）

• 2週間に一回、プロジェクトマネージャーに対して未入力者の一覧を送付する

• 月末に、個別に担当者より連絡する

このようにある程度従業員に対して、取り決めやルールを周知しておくことが大切になります。