従業員説明会で気をつけること

業務の合間を縫って参加される方が多いため、複数回開催し、必ず全員が聞いている状態にしましょう。

昨今はリモートワークが定着しつつあるので、ZoomやGoogle Meetsなどで開催し、録画を繰り返し上映したり、録画をいつでも見られるようにしたりするのも一つの解決策だと思います。

ここでも従業員からの質問は、運用フローの改善に役立つ貴重な声なので、広く質問は受け付けるようにしましょう。

「見ておいてね」と言っただけで全員が見ることは、残念ながらありません。丁寧にフォローしましょう。

参加したかどうか、理解できたかどうか、質問の収集などを行う上で、Googleフォームを使った簡単なテストを行うのも効果的です。

定着までの心がけ

定着までには時間がかかります。

少なくとも3ヶ月ぐらいは、管理者からの直接の働きかけが必要となるでしょう。

• 月の半ばぐらいに、プロジェクトマネージャーに対して従業員ごとの入力状況を伝え、工数入力の徹底をアナウンス

• 月末近くなったら、入力率が低い人に対して個別にアナウンス

など、単に全従業員向けに「工数入力をしましょう」とアナウンスするだけでなく、個別に声掛けをしていくことが重要です。

また、声掛けをする際は、単に「入力してないので対応してください」だけではなく「わからないところは無いか？」「どこが入力のネックになっているのか？」をヒアリングし、運用フローの改善に役立てていきましょう。

プロジェクトマネージャ・管理者へ向けて伝えること

「工数を従業員に入力させ、それを集計する」だけでなく「プロジェクトマネージャーが予算を入力し、従業員ごとの将来的な稼働予定を可視化する」ことも、プロジェクト管理freeeの主な機能です。

プロジェクトマネージャーには、「プロジェクトメンバーに工数を入力してもらうこと」「プロジェクトマネージャー自身が、自分のプロジェクトについて、稼働予定を入力すること」の2点を徹底してもらいましょう。

また、プロジェクトマネージャ以外にも、人事・労務担当者や計数管理の担当者などが、従業員に対して工数入力のリマインドを行う場合もあるかもしれません。

その場合は、その担当者に対しても、マニュアルの作成および説明会を実施する必要があります。

もちろん、どちらの場合であっても、従業員と同様に「なんのために工数管理・アサイン管理を行うのか」「なぜプロジェクト管理freeeで行うのか」といった、目的と理由を共有することを忘れてはいけません。