Oppvekstsystemer

nye Asker

Vigilo og GSuite

Hva gjøres hvor?

Spørsmål og svar - Workplace

Informasjon om Vigilo

Dette blir et spennende år, der oppvekstsektoren tyvstarter med nye systemer før kommunesammenslåingen er et faktum. Vigilo og G-Suite vil fra august 2019 erstatte Oppad, WIS, Fronter og itslearning. Hovedgrunnen til at vi starter opp med nye systemer før 1.1.2020, er at det for skole er mer naturlig å følge skoleåret enn kalenderåret.

Pilotering

Flere barnehager og skoler i alle tre kommunene vil pilotere Vigilos løsninger i januar og februar. Det vil gi oss nødvendige erfaringer, og mulighet til å gjøre tilpasninger før systemet settes i full drift.

Opplæring

I løpet av våren vil ressurspersoner fra hver enkelt enhet bli kurset i systemet, og videre ha ansvar for tilstrekkelig kursing på sin skole eller barnehage. Det vil bli sendt ut oversikt over kurs i uke 4 til virksomhetslederne, som velger ut hvem som skal delta på kursene fra sin enhet.

Funksjoner i Vigilo

Vigilo blir langt mer helhetlig sammenlignet med Oppad/WIS. Systemet vil blant annet ivareta:

  • basis/grunnlagsdata (navn, adresse, telefonnr, foresatte, fødselsnummer, o.l.)
  • oversikter over viktige helseutfordringer som enhetene bør vite om (f.eks. epilepsi, diabetes mm)
  • søknadsprosesser for barnehage og SFO
  • automatiske prosesser for fakturering for barnehage og SFO
  • samtykker (om f.eks. transport, fotografering og publisering av bilder mm)
  • rapporteringer
  • timeplanlegging (her har vi planlagt for at denne skal kunne brukes våren 2019, til planlegging av skoleåret 2019/2020)
  • vikarhåndtering
  • booking av rom og andre ressurser
  • fravær og anmerkninger (og vi har bedt om muligheten for å skrive positive anmerkninger)
  • formelle vurderinger
  • notater/tilbakemeldinger knyttet til utviklingssamtaler
  • kommunikasjon med hjemmet, deriblant:
    • mulighet for å booke tid til utviklingssamtale
    • legge ut ukeplaner/bilder o.l.
    • sende meldinger på app, sms, e-post
    • fraværsmeldinger fra hjemmet
  • IOP (skal etter planen være klar til skolestart 2019/2020)

Innspill

Et bredt sammensatt evalueringsteam har enstemmig vurdert Vigilo som det klart beste systemet basert på de behovene vi har beskrevet i konkurransen. Det betyr ikke at alt er perfekt, det å implementere nye systemer er krevende, spesielt i oppstartsfasen, og vil kreve innsats fra alle. Vi håper og tror at systemet vil bidra til en mer oversiktlig arbeidshverdag, forenkle enkelte prosesser, og oppleves som en god løsning for nye Asker.

Vennlig hilsen

Vidar André Solheim

Prosjektleder for implementering