Ideally, the astronomy collaboration presenting the results will have a full-time communications specialist, or Public Information Officer (PIO)

......同樣重要的是要確定由媒體傳播專家來負責整個媒體活動，因為他們是傳播方面的專家。且確保每個參與者都清楚了解，科學訊息的內容部分並不歸屬於傳播專家這一方的責任，傳播專業的團隊只負責管理溝通風格、會場場地、硬體設備、資訊分發、時程安排控管等。

（以2019年EHT全球記者會的架構為例，新聞稿的科學內容由科學團隊主導起草，傳播團隊只在例會中以輔助角度就傳播者角度提供建議）

不准談：PIOs應該確保所有的科學團隊都瞭解時程方面的管制，同時也知道他們不能提前通過FB、Twitter、Line、電話或其他方式與記者或外界談論新聞。

媒體預告必須要發，但不應詳細說明新聞，只能對該新聞事件蜻蜓點水一下，但無可避免地，這種作法本身就會引起轟動，有時還會引發猜測，這可能是難免的副作用

釣魚電話：過去經驗顯示，記者會給毫無防備的科學家打突襲電話，熟練的記者會很聰明地丟出半真半假的謠言，這麼做的目的是讓科學家憑直覺地解釋正確版本的故事，把真正的新聞釣出來。

預防記者偷跑，搶獨家：這種做法需要有很明確嚴謹的規則。

一來須嚴防新聞提前曝光，二則必須避免幫特定媒體偷開方便門。發稿單位對所有媒體都必須一視同仁。若不小心演變成獨惠特定媒體，後果有可能相當嚴重。

目前最佳建議作法是 "all or nothing"，要發就全部都發或者，通通都不發。對於被洩漏機率很高的新聞，LIGO及EHT特別容易碰到的，建議採通通不發策略。

記者會內容

• 記者會最重要的是敘事條理清晰，研究結果解釋清楚。時程超過35分鐘以後，聽眾注意力迅速下降。

• PIO 應為記者會準備一些信息要點，大致整體內容是：由新聞起首，再倒回頭講故事

• 以簡單為宜。就算是有科學背景的記者也會感謝你不要說得那麼難

• 開場致詞盡量簡短，一開始就切入新聞主題，記者們會比較開心

• 歡迎詞講幾句就好，省略也無所謂

• 統計顯示當致詞的部分超過5分鐘，線上觀眾就開始下線了

"上台小組"應由哪些人組成？

• 最多不要超過5個人，最好是3或4個，加上一位主持人，比較理想。人太多的問題是：彼此訊息容易混淆、重複。

• 萬一資深團隊成員不能出席在現場，PIO可以做的事情是充分運用網路媒介，譬如安排專訪影片、撰寫Q&A、背景介紹等可供下載的資料，連續幾週的FB po 文介紹一些小咖科學家的故事；向媒體宣傳對於推動科學進步有具體貢獻的特定成果。

場地

• 主要會議廳：給主要的需要受訪的團隊成員及記者，VIP政府官員可能有必要給他們特級位子，但要看情況，記者會上最主要的還是記者。

• 空間要夠大，大到當記者會直播已經結束後，記者還有空間可以一一訪問團隊裡沒有上台的那些次要成員，捕捉一些有趣的話題故事，通常這個場合裡的記者人數會比可受訪的成員人數還多。

• 準備個「外廳」（看視訊直播的副廳）也是個不錯的辦法，供團隊成員和家人來參與這個重要時刻。

• 在大學或合作夥伴的所在地舉辦"衛星級活動"，也能創造更多討論話題，建立更多更強的與新聞事件相關的人士、地點的關連

• 在記者會後再辦慶功宴，有擴大話題故事的效果

其他重要提醒：

• 每位講者最多講7分鐘，如果5人上台則一人只能用5分鐘，記者們期待30分鐘內能進入提問時間

  • 由該團隊以外的外部專家總結發表內容不失為好辦法，發表內容將顯得更宏觀、客觀。如受限於現場空間、席次，這樣的外部專家可以安排在貴賓席，準備回答記者提問

  • 由專人來協助科學團隊準備清楚易懂的簡報，注意重點是：避免專門術語的使用，讓新聞更生動活潑，演練對媒體提問的回答，如何把問題導回事先已備妥的核心訊息

  • 上台小組也需要事先練習好面對攝影機或錄音機時的幾句生動的回答，有助於新聞露出

  • 記者會最好是讓觀眾有互動參與感，一些小道具能協助他們更進入狀況，促進理解

  • 準備一兩個能說明工作有多麼艱難巨大的有趣小故事

  • 熟能生巧，彩排對上台的科學團隊會很有幫助

  • 有能製作科學示意圖的專業人士相當必要，影像多媒體對新聞故事有很大的加分作用

  • 投影片不要做成條列式的那種，應該以圖像為主，看著圖就說的故事，對電視台或直播媒體而言這樣的畫面也會比條列數行文字的那種投影片理想

  • 上台的科學家不應該花時間感謝太多人，記者會的對象是媒體記者及大眾，真正的英雄是科學和計畫取得的成果，不是團隊成員。個人方面的花絮故事可以放在隨記者會發布的其他影音內容中。

• 事實上一般大眾對同步觀賞或收聽重要科學成果發布興趣高昂。臉書或YouTube直播目前也都已經成為一般研究機構能操作的同步媒體發表工具。觀賞人數很多時，應注意伺服器掛掉的問題。

• 預先分配可能接受媒體訪問的分工名單。科學團隊受訪後也應即時通知傳播組，以利後續追蹤跟進

• 媒體不論大小都應盡量滿足其採訪需要，不應予以差別待遇

• 影音多媒體內容比文字更容易解釋科學概念，宜多加利用

• 此外，由科學團隊成員分頭回答的條列式Q&A，背景介紹資料，預錄的受訪影片，部落格po文，都可備用。

• 這些內容的版權應盡可能以最開放授權使用的方式對公眾釋出，以利擴大傳播。

• 先確認要用的社群媒體平台有幾個？誰負責做什麼事，協調好；什麼時間po哪個東西，請團隊成員嚴守社群媒介上保密的規定

• 科學成果發表活動最主要靠的是一份有吸引力，有故事性的新聞稿，當然，影音媒體製作、臉書造勢，國際大咖夥伴的聯合發表等，也能加分。

• 值得注意的是，一則重要的科學發現未必完全對等於新聞價值，取決於記者怎麼看，記者的需求必須被滿足，而非發表方或公部門出資方的需求，什麼樣的新聞有價值呢？請參考：如何評估一則天文新聞的新聞性

• 新聞發布的首要原則仍舊是敘事條理清晰，把研究結果解釋清楚，讓記者拿到能撰寫新聞稿的充分事實及資訊。既沒必要解釋所有來龍去脈，也不該讓團隊成員把發新聞當成晉身網紅的機會

• 引言的原則是簡短（即短句），有吸引力的重點，貼近日常生活，引言的用詞以生動活潑，能抒發感情為宜（例如：興奮、驕傲、感動、懷念等）

• 新聞稿本身長度不要超過１千字。且新聞稿文體與雜誌稿不同，用固定公式去套就好。

• 一份新聞稿不宜出現５個以上引言，當團隊成員眾多，如何取捨可能頗為棘手......

• 以EHT的全球發表為例，AAS一共分享了20個機構所發的新聞稿，而據記者對AAS表示，他們只看前3個，之後的就不看了。建議公稿的撰寫設計應該已要發表的科學訊息露出為主，其餘讓各國各地區的機構更容易將local人事物納入各自新聞稿中以便能吸引在地媒體記者的興趣。

• 新聞稿的起草既要兼顧廣納各方意見又要避免多頭馬車，需要一些果斷力。

• 最後，新聞稿到底是否易懂易讀，怎樣修改符合記者和大眾胃口，應由新聞責任編輯決定。