Com o estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
manipular dados;
configurar listas;
usar de arquivos importados e exportados;
arquivar dados e fichas informativas.
PLANO DE ESTUDOS
A cada tópico desta unidade, você encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
O Excel é uma ótima ferramenta para elaborar e organizar planilhas de controle. É muito comum a criação de formulários, em que o usuário irá inserir os dados que irão compor a planilha. Porém, ao digitar, existe uma grande possibilidade de informar um valor diferente daquele que deveria ter sido digitado e comprometer a integridade das informações. Para prevenir essa situação, é necessário limitar ou restringir os valores que serão inseridos. Para isso, deve-se utilizar o recurso Validação de Dados do Excel.
Além disso, é possível importar e exportar dados para uma planilha em Excel.
Essa ferramenta é recomendada para fazer registros e análises de dados numéricos e estatísticos em diversas funções, pessoais ou organizacionais. O programa oferece recursos para realizar várias operações, como cálculos, tabelas dinâmicas, ferramentas gráficas, programação de macros, entre outros.
O Excel é compatível com vários sistemas operacionais e suas versões. A cada nova versão, atualizações e melhorias são realizadas para facilitar sua vida em questão de tempo e resolutividade de dados. Conforme vimos, colunas e linhas formam uma tabela e são indicadas por letras e números. O ponto em que uma coluna e uma linha se encontram é chamado de célula.
É possível dizer com toda a certeza que o Excel é a melhor ferramenta criada para se trabalhar com dados inseridos, controlar, afinar as informações e proteger, por isso, é uma ferramenta útil para qualquer profissional que lida diariamente com dados e informações importantes para o uso diário em processos informais.
A análise de dados é uma tarefa desafiadora, especialmente se você não desempenhar as habilidades de manipulação de dados. Neste tópico, discutiremos sobre as técnicas de manipulação de dados mais comuns que podem ser usadas no Excel para análise de dados.
O poder dessas técnicas será demonstrado com alguns exemplos da vida real. As nove técnicas comuns de manipulação de dados discutidas são:
1) filtragem de dados;
2) classificação de dados;
3) agrupamento de dados;
4) pivotante;
5) transposição de dados;
6) alteração dos tipos de dados;
7) adicionando colunas e linhas;
8) nomeando colunas ou linhas;
9) inserindo colunas ou linhas.
Uma lista é um conjunto de dados organizados de uma determinada maneira. Muitos dos recursos do programa — formulário de dados, tabelas dinâmicas, filtros e outros — não funcionarão corretamente se os dados não estiverem organizados como uma lista. Embora outros recursos, como gráficos, funcionem com dados que não estão no formato de lista, eles se tornam mais difíceis de usar se não forem organizados dessa forma.
Além disso, é comum que dados importados para o Excel de uma fonte de dados externa sejam inseridos na pasta de trabalho na forma de uma lista. Portanto, uma lista é um intervalo retangular de células em uma planilha, e se estruturam em uma ou mais colunas adjacentes e duas ou mais linhas. A lista geralmente é separada de outros dados na planilha por linhas e colunas em branco.
Importar dados geralmente fornece um atalho para adicionar ou editar informações em massa, a fim de criar, editar ou excluir informações ou arquivar fichas informativas inteiras usando a função Importar do Excel. Existem duas maneiras de importação de dados de um arquivo de texto:
a) abrir os dados no Excel;
b) importar os dados como um intervalo de dados externos.
Existem dois formatos de arquivo de texto comumente usados, são eles: arquivos de texto delimitados (.txt) ou valores separados por vírgulas (.csv).
Cada uma dessas técnicas fornecerá uma melhor compreensão de seus dados e de como eles funcionam — desde os diferentes tipos de visualização até a exploração de valores discrepantes. Esses truques simples não apenas irão melhorar sua eficiência, mas facilitarão o entendimento dos dados para as pessoas que não conhecem o Excel.
1 INTRODUÇÃO
O Microsoft Excel é um programa de planilha eletrônica recomendado para registros e análises de dados numéricos e estatísticos em diversas funções, pessoais ou organizacionais. O programa oferece recursos para realizar várias operações, como cálculos, tabelas dinâmicas, ferramentas gráficas, programação de macros, dentre outros.
Esse programa é compatível com vários sistemas operacionais e, a cada nova versão, atualizações e melhorias são realizadas para facilitar sua vida em questão de tempo e resolutividade de dados. Conforme vimos, colunas e linhas formam uma tabela e são indicadas por letras e números. O ponto no qual uma coluna e uma linha se encontram é chamado de célula.
Neste capítulo, você poderá compreender mais sobre o Excel e o que ele poderá oferecer em termos de agilidade.
2 MANIPULAÇÃO DE DADOS
Segundo Pacievitch (2016 apud ZORZO et al., 2018, p. 78) o Excel “é um software que mudou o uso das planilhas eletrônicas. O programa oferece muitos recursos e soluções e formas para criar e formatar as planilhas conforme a necessidade, sendo um dos pioneiros a fazer isto”, facilitando a organização dos dados.
Destaca-se a entrada de dados que podem ser, de acordo com Paula (2018, p. 7):
Textos: é interpretado como texto toda a informação que se inicia com uma letra ficando alinhados à esquerda. Utilizamos o texto em títulos e definições.
Números: é interpretado como número todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parênteses, / $ %. Utilizamos os números para cálculos. Os valores numéricos sempre são alinhados à direita e podem assumir vários formatos como: número fixo de casas decimais, percentual, dentre outros.
Fórmulas: são compostas por números, operadores matemáticos, referências de células etc.
Funções: são as fórmulas criadas pelo Excel. Existem funções estatísticas, matemáticas, financeiras etc.
De acordo com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos do Espírito Santo (2019), o grupo de ferramentas “Biblioteca de Funções”, localizado na guia “Fórmulas do Excel”, apresenta algumas categorias de funções como financeira, lógica, texto etc., contudo nem todas elas são exibidas no grupo de ferramentas mencionado, por isso é necessário explorá-las.
A análise de dados é uma tarefa desafiadora, especialmente se você não tiver as habilidades de manipulação de dados. Neste tópico, discutiremos algumas das técnicas de manipulação de dados mais comuns que podem ser usadas no Excel para análise de dados.
O poder dessas técnicas será demonstrado com alguns exemplos da vida real. As nove técnicas comuns de manipulação de dados discutidas são:
filtragem de dados;
classificação de dados;
agrupamento de dados;
pivotante;
transposição de dados;
alteração dos tipos de dados;
adicionando colunas e linhas;
nomeando colunas ou linhas;
inserindo colunas ou linhas.
Cada uma dessas técnicas fornecerá uma melhor compreensão de seus dados e de como eles funcionam – desde os diferentes tipos de visualização até a exploração de valores discrepantes. Esses truques simples não apenas irão melhorar sua eficiência, mas também tornarão mais fácil o entendimento dos dados para as pessoas que não conhecem o Excel.
Lesh, Post e Behr (1988, p. 93), em seus estudos afirmam que “o raciocínio proporcional envolve pensamento sobre relações de natureza holística entre duas expressões racionais, tais como, taxa, razão, quociente e fração, ou seja, trabalha-se com cálculos a partir de dados ordenados”.
Quando se trabalha com manipulação de dados, é necessária a aplicação computacional dos métodos manuais com o intuito de não só diminuir o tempo de resolução de problemas, mas também mostrar de maneira precisa os variados cenários que podemos obter (EDUCAÇÃO ON-LINE, 2021).
2.1 FILTRAGEM DE DADOS
A filtragem é um processo de classificação de dados por um determinado critério. É uma maneira eficaz de identificar subconjuntos de dados do conjunto de dados maior.
No exemplo a seguir, temos um conjunto de dados de vendas mensais de 2012 a 2015. A filtragem é útil se você deseja ver apenas o total de vendas do ano ou se deseja saber em quantos meses houve crescimento positivo.
Primeiro, identifique qual coluna contém os critérios de filtro que serão usados para filtrar seus dados. Nesse caso, crie uma nova coluna chamada "Crescimento de vendas", por exemplo. Em seguida, destaque a coluna "Crescimento de vendas" e selecione "Filtro" no menu Dados na barra de ferramentas. Essa ação abrirá uma caixa de diálogo para inserir seus critérios de filtragem. Nesse exemplo, podemos usar >0% como critério de filtro para calcular o total de vendas para anos com crescimento positivo de receita.
2.2 CLASSIFICAÇÃO DE DADOS
Reforçando de acordo com Paula (2018, p. 8) “cada célula possui um endereço único ou referência. Por exemplo, a referência da célula da coluna A com a linha 1 é A1”. A grande vantagem da planilha é a de que, se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas relacionadas serão automaticamente atualizadas. Por isso, a colocação dos dados é tão importante na planilha para que a classificação dos dados ocorra corretamente.
A classificação é outra técnica de análise de dados, usada para reorganizar a ordem de seus dados. É uma maneira fácil de explorar e entender seus dados.
Por exemplo, digamos que você tenha uma lista de cinco números diferentes: 1, 10, 2, 3, 4.
Se quisermos ordenar essa lista em ordem crescente (do menor para o maior), devemos clicar no título da coluna dessa lista e então selecionar Ordenar Crescente. Isso organizará a lista assim:
1, 2, 3, 4, 10
Ao classificar os números em ordem crescente, podemos ver que eles estão aumentando de tamanho. Se quisermos mudar a ordem de classificação para descendente (do maior para o menor), devemos clicar na Coluna A e selecionar Ordenar Descendente:
4, 3, 2, 10, 1
Novamente, classificando em ordem decrescente, do número mais alto para o número mais baixo, podemos ver que eles estão diminuindo de tamanho.
2.3 AGRUPAMENTO DE DADOS
O agrupamento é uma excelente maneira de analisar seus dados; serve para organizar dados em conjuntos menores. Você pode usar essa técnica para facilitar a análise das relações em seus dados, como quantificar médias, totais e porcentagens.
O agrupamento facilita a identificação de padrões em seus dados. Por exemplo, se você quiser saber quantas pessoas estão em cada faixa etária (20-25 anos, 26-30 anos etc.), você pode agrupar essas informações por faixa etária e contar o número de pessoas em cada uma.
A melhor vantagem sobre o agrupamento é que ele ajuda a identificar rapidamente os relacionamentos em seu conjunto de dados, pois mostra quais itens estão agrupados. Isso significa que, se houver uma tendência entre dois grupos de dados diferentes, o agrupamento poderá mostrar essa conexão.
2.4 PIVOTANTE
Girar dados envolve pegar uma tabela e virá-la de lado para mostrar uma perspectiva diferente.
Por exemplo, digamos que você tenha uma lista de faixas de renda mensal e queira ver a distribuição de renda mensal de cada faixa. Você pode fazer isso girando sua tabela de coluna para coluna.
Em nosso exemplo, começamos com uma coluna contendo todas as faixas de renda mensal. Na próxima coluna, adicionamos uma tabela dinâmica que contém as porcentagens para cada faixa de renda.
A dinâmica é muito útil para filtrar dados irrelevantes, para que você possa se concentrar nas informações importantes. Se você tiver um grande conjunto de dados, extrair informações relevantes pode ser demorado sem usar pivôs.
Se você está procurando uma maneira de simplificar a análise de dados no Excel, pivotar é uma ferramenta eficaz!
2.5 TRANSPOSIÇÃO DE DADOS
Os dados podem ser transpostos usando a função TRANSPOSE. É uma maneira muito eficiente de obter quaisquer dados, por exemplo:
5 10 15 20 25 30 35 40 45
Esses dados podem ser transpostos em:
1 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Isso é útil quando você deseja alternar linhas e colunas ou trocar colunas ou linhas entre si.
2.6 ALTERAÇÃO DOS TIPOS DE DADOS
Uma informação que pode ser útil se refere ao modo como a alteração dos tipos de dados pode afetar sua análise de dados.
Dois tipos diferentes de dados são texto e número. Dados de texto são qualquer tipo de informação que não seja numérica. Por exemplo, o nome de uma pessoa ou o título de um livro. Os dados numéricos sempre serão determinados numericamente e podem conter apenas números, como 3.1, 4.9 e assim por diante.
Se você quiser alterar o tipo de seus dados de um tipo para outro, você precisará usar a função Data, Tipo de Dados, Texto ou Número.
Depois de selecionar esse comando, a janela Selecionar Tipo de Dados será exibida. Existem três categorias gerais de dados: dados de texto somente; apenas dados numéricos; dados mistos (de texto e numérico).
Você pode refinar ainda mais sua seleção marcando uma ou mais opções de cada uma dessas categorias: texto; numérico; data e hora; lógico; vinculação e incorporação de objetos.
2.7 ADICIONANDO COLUNAS E LINHAS
Adicionar colunas ou linhas aos seus dados é uma ótima maneira de tornar seu trabalho mais eficiente. Uma das técnicas de manipulação de dados mais simples no Excel é inserir colunas ou linhas.
Por exemplo, se você estiver trabalhando com uma tabela de dados sobre diferentes assuntos e quiser ver as respostas deles em relação umas às outras, será mais conveniente para você (e para as pessoas com quem você está compartilhando os dados) ter ambas as respostas em uma coluna.
A inserção de linhas e colunas em tabelas faz com que você tenha uma dinâmica maior da informação em si da célula. Essa técnica permite que você analise seus dados com mais clareza e precisão. Isso pode ser usado para mostrar diferentes aspectos de seus dados, como diferentes anos, regiões, produtos etc.
Dois exemplos em que essa técnica pode ser usada são:
Você deseja comparar anos diferentes para uma região específica.
Você quer ver o desempenho de um produto em diferentes regiões.
2.8 NOMEANDO COLUNAS OU LINHAS
Para nomear colunas e linhas no Excel, primeiro selecione as células que precisam de nomeação. Em seguida, vá para Dados, Ferramentas de Dados, Colunas e Linhas. Digite o nome da primeira célula na primeira caixa de diálogo. Continue digitando ou clicando até que todas as suas células sejam nomeadas.
Cada coluna e linha em uma planilha tem um nome padrão, e renomear é útil quando você está resumindo dados e deseja aplicar o mesmo título de coluna ou linha de forma consistente.
Para renomear uma coluna, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula dessa coluna e selecione Nome da Coluna. Digite o novo nome e pressione Enter. Para renomear uma linha, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula dessa linha e selecione Row Labels. Digite o novo nome e pressione Enter.
3 PROTEÇÃO DE DADOS
O Excel tem ferramentas para bloquear elementos em planilhas. Assim, podemos evitar alterações acidentais ou não. Os bloqueios se dão por meio de senha; podemos dizer que é uma proteção de dados.
De acordo com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos do Espírito Santo (2019), no Microsoft Office, usam-se as senhas para ajudar a impedir que outras pessoas abram ou modifiquem os documentos, as pastas de trabalho e as apresentações, mas é relevante saber que, se o usuário não se lembrar da senha, a Microsoft não poderá recuperá-la.
Quando você protege os dados de uma alteração na planilha, o processo pode ser de duas etapas:
Bloqueio ou desbloqueio de células ou objetos como gráficos.
Aplicação de folha de proteção, na qual todos os elementos e dados são vulneráveis a alterações até que você proteja esses elementos.
A proteção de elementos de planilha não deve ser confundida com a segurança de senha no nível da pasta de trabalho, que impede os usuários de abrir um arquivo.
3.1 BLOQUEIO E DESBLOQUEIO DE CÉLULAS
As células em uma planilha podem ser bloqueadas, o que facilita a proteção de todos os dados.
Figura 1 – Proteção da planilha
Fonte: a autora
Na proteção dos dados em planilhas, devemos aplicar a opção Proteger Planilha individualmente. O desbloqueio de células específicas permite que sejam feitas alterações apenas nessas células depois de proteger a planilha desejada.
As células individuais podem ser bloqueadas ou desbloqueadas usando o botão Bloquear Célula. Ao escolher essa opção, seu funcionamento é como um interruptor, ou seja, bloqueando e desbloqueando uma célula conforme o botão é acionado. Se as células estão inicialmente bloqueadas na planilha, por exemplo, clique em Bloquear Célula para fazer o desbloqueio de todas as células selecionadas.
As células individuais em uma planilha podem ser mantidas desbloqueadas para que seja possível inserir novo conteúdo ou modificar dados. As células que contêm fórmulas ou outros dados vitais são mantidas bloqueadas para que, depois de proteger a planilha, ninguém possa alterar as células. Vejamos um exemplo:
em uma planilha, selecione as células de I6 a J10;
clique na guia Início;
clique em Formatar no grupo Células para abrir a lista suspensa;
clique em Bloquear Célula na parte inferior da lista;
as células destacadas I6 a J10 agora estão bloqueadas.
3.2 DESBLOQUEIO DE GRÁFICOS E CAIXAS DE TEXTO
Por padrão, todos os gráficos, caixas de texto e objetos gráficos, como imagens, clip-arts, formas e SmartArt, são bloqueados na planilha e, portanto, protegidos quando a opção de proteção de planilha é aplicada.
Para deixar esses objetos desbloqueados, a fim de que os usuários possam editá-los depois de proteger a planilha, devemos seguir as etapas:
Selecione o objeto que deseja desbloquear.
Clique na guia Formato.
Figura 2 – Desbloqueio de elementos gráficos
Fonte: a autora
No grupo Tamanho, no lado direito da faixa de opções, clique no botão inicializador da caixa de diálogo (pequena seta para baixo no canto inferior direito), ao lado da palavra Tamanho, para abrir o painel de tarefas de formatação (caixa de diálogo Formatar Imagem no Excel 2010 e 2007).
Figura 3 – Propriedades do painel de tarefas
Fonte: a autora
Na seção Propriedades do painel de tarefas, desmarque a caixa de seleção Bloqueado; se estiver ativa, desmarque a caixa de seleção Bloquear Texto.
3.3 CONFIGURAR SENHA PARA ABRIR ARQUIVO
Com o Protect Sheet, é possível proteger toda a planilha. Várias ações podem ser bloqueadas para usuários sem acesso, por exemplo:
adicionar uma senha para controlar quem pode desativar a proteção da planilha;
selecionar células bloqueadas e desbloqueadas;
editar, mover ou excluir dados;
adicionar ou excluir linhas e colunas;
ocultar ou exibir colunas e linhas;
alterar a formatação do número, como símbolos de moeda, sinais de porcentagem, número de casas decimais etc.;
alterar a formatação da célula, como alterar as cores da célula ou da fonte, alterar a quebra de texto, adicionar e remover bordas e outros.
Quando você configura uma senha para uma planilha do Excel, o arquivo ainda pode ser aberto, e os usuários podem visualizar o conteúdo.
Se as opções que permitem ao usuário destacar células bloqueadas e desbloqueadas estiverem desativadas, os usuários não poderão fazer alterações em uma planilha, mesmo que ela contenha células desbloqueadas.
As opções restantes, como formatação de células e classificação de dados, não funcionam da mesma forma. Por exemplo, se a opção Formatar Células estiver desmarcada ao proteger uma planilha, todas as células poderão ser formatadas.
A classificação, por outro lado, permite ordenar as células que foram desbloqueadas antes de proteger a planilha:
desbloqueie ou bloqueie as células desejadas na planilha;
clique na guia Início;
clique em Formatar na faixa de opções para abrir a lista suspensa;
clique em Proteger Planilha, na parte inferior da lista.
Figura 4 – Aplicando a proteção de planilhas
Fonte: a autora
marque ou desmarque as opções desejadas;
clique em OK para fechar a caixa de diálogo e proteger a planilha.
Da mesma forma, é fácil desproteger uma planilha para que você possa modificar todas as células:
clique na guia Início;
clique em Formatar na faixa de opções para abrir a lista suspensa.
Figura 5 – Desativando a proteção da planilha
Fonte: a autora
clique em Desproteger Planilha, na parte inferior da lista, para desproteger a planilha.
Desproteger uma planilha não altera o estado das células bloqueadas e desbloqueadas.
No Excel 2013 e em suas versões superiores, a implementação de uma senha impedirá os métodos tradicionais de desvio de segurança.
Digamos que você tenha vários usuários diferentes de uma pasta de trabalho e queira restringir os direitos de edição de cada pessoa a um intervalo específico. Você pode dar a eles suas próprias senhas, que desprotegem apenas a seção em que eles têm permissão para trabalhar. Ou, se você trabalha em uma unidade de rede, pode simplesmente conceder aos usuários permissão para um intervalo específico para que eles não precisem digitar a senha.
Existem dois tipos de proteção do Excel: definir uma senha para abrir uma pasta de trabalho do Excel ou definir uma senha para proteger uma planilha, intervalo, coluna, linha, células individuais contra correções.
3.3.1 Senhas diferentes na mesma planilha
A seguir, faremos uma demonstração usando quatro regiões, e cada região terá um usuário diferente para inserir os dados. Observe essas regiões na Figura 6:
Figura 6 – Senhas diferentes na mesma planilha
Fonte: a autora
vá para a guia Revisão no grupo Alterações;
clique no botão Permitir que os usuários editem intervalos;
clique em Novo para configurar seu primeiro intervalo para Norte, que são as células C3:C14 e digite sua senha.
Figura 7 – Editando intervalos
Fonte: a autora
repita essa operação para as regiões Sul, Leste e Oeste usando senhas diferentes para cada uma (assumindo que um usuário diferente entrará em cada região).
Para definir intervalos não contíguos, basta selecionar o primeiro intervalo, manter pressionada a tecla CTRL e selecionar o próximo intervalo e assim por diante. Isso irá inserir uma vírgula entre cada intervalo.
agora você deve ter todos os quatro intervalos listados na caixa de diálogo Permitir que os Usuários Editem Intervalos e você está pronto para proteger a planilha.
clique no botão "Protect Sheet" e digite uma senha exclusiva (esta é sua senha mestra, portanto, deve ser diferente das senhas dos usuários).
Figura 8 – Criando senha com o Protect Sheet
Fonte: a autora
agora, quando alguém tentar inserir dados nas células protegidas, será solicitada a senha.
3.3.2 Protegendo a pasta de trabalho
Há algumas informações importantes a respeito da proteção de uma pasta de trabalho. Acompanhe.
Após o usuário inserir a senha, o intervalo é desbloqueado; os outros intervalos permanecem bloqueados.
Se for realizado o desbloqueio de vários intervalos, isso não bloqueará nenhum intervalo desbloqueado anteriormente.
Depois que um intervalo for desbloqueado por um usuário, ele permanecerá desbloqueado até que a pasta de trabalho seja fechada.
Salvar uma pasta de trabalho não bloqueia nenhum intervalo.
Isto é importante: nenhuma proteção é realmente aplicada até que você proteja a pasta de trabalho com senha.
Criptografar o arquivo com uma senha
Você pode criptografar o arquivo com uma senha. Desse modo, sempre que alguém tentar abrir o documento, o Excel solicita primeiro uma senha.
Para configurar a senha, ao abrir a planilha no Excel, selecione o menu Arquivo. Você verá a categoria Informações. Clique no botão Proteger Pasta de Trabalho e escolha Criptografar com Senha no menu suspenso.
Figura 9 – Protegendo uma pasta de trabalho
Fonte: a autora
Na janela que se abre, Criptografar Documento, digite a senha e clique em OK.
Figura 10 – Criptografando um documento
Fonte: a autora
É preciso ter muita atenção nesse momento de configurar a senha, pois o Excel não oferece meios para recuperá-la caso você se esqueça.
Digite sua senha novamente para confirmar e clique em OK.
Figura 11 – Criando uma senha
Fonte: a autora
Você retornará à planilha. Na próxima vez em que você abrir o documento, o Excel solicitará a senha.
Figura 12 – Inserindo a senha configurada
Fonte: a autora
Para remover a proteção por senha de um arquivo, abra e siga as mesmas etapas usadas para atribuir a senha. Só que, para remover a senha, deixe o campo da senha em branco e clique em OK. Use a senha inserida na primeira vez para fazer essa operação.
Figura 13 – Removendo a proteção por senha
Fonte: a autora
Pode-se dizer que a proteção dos arquivos do Excel é uma ótima maneira de se precaver contra intrusos e suas próprias ações errôneas. Essa proteção tem como base um algoritmo de criptografia simples, e um usuário com o código VBA pode decifrá-lo.
Configurar uma pasta de trabalho como somente leitura
Abrir uma planilha como somente leitura é muito simples.
Para isso, abra o arquivo do Excel e vá para o menu Arquivo. Você verá a categoria Informações. Clique no botão Proteger Pasta de Trabalho e escolha Criptografar com senha no menu suspenso.
Figura 14 – Configurando uma pasta como somente de leitura
Fonte: a autora
Ao tentar abrir um arquivo configurado dessa forma, você receberá um aviso dizendo que o autor indicou a abertura como “somente leitura” e que, se precisar fazer alterações, deverá salvar o documento com outro nome.
Figura 15 – Notificação de arquivo somente leitura
Fonte: a autora
Para remover a configuração somente leitura, volte ao menu Arquivo, clique no botão Proteger Pasta de Trabalho e desative a configuração Sempre Abrir Somente Leitura.
Proteger a estrutura da pasta de trabalho
Esta é outra maneira de proteger a pasta de trabalho. Esse tipo de proteção impede que pessoas sem senha façam alterações no nível da pasta de trabalho, o que significa que não poderão adicionar, remover, renomear ou mover planilhas.
Figura 16 – Protegendo a estrutura da pasta de trabalho
Fonte: a autora
Depois, digite uma senha e clique em OK.
Figura 17 – Inserindo a senha
Fonte: a autora
Em seguida, o programa pedirá a confirmação da senha. Acompanhe.
Figura 18 – Confirmação da senha
Fonte: a autora
Nesse momento, qualquer pessoa ainda pode abrir o documento (supondo que você também não criptografou a pasta de trabalho com uma senha), mas ninguém terá acesso aos comandos estruturais.
Figura 19 – Comandos inativos para edição
Fonte: a autora
Evite passar a senha para pessoas que não devem ter acesso, pois assim poderão alternar para a guia Revisão e clicar no botão Proteger Pasta de Trabalho, o que pode impedir seu acesso posterior ao documento.
Figura 20 – Protegendo a pasta de trabalho
Fonte: a autora
Para os comandos estruturais ficarem disponíveis, digite a senha e clique em OK.
Figura 21 – Campos desbloqueados
Fonte: a autora
Essa ação remove a proteção da estrutura da pasta de trabalho do documento. Para restabelecê-lo, você deve voltar ao menu Arquivo e proteger a pasta de trabalho novamente.
Proteger planilhas individuais
Você também pode proteger planilhas individuais da edição. Quando você protege uma planilha, o Excel bloqueia a edição de todas as células. Proteger sua planilha significa que ninguém pode editar, formatar ou excluir o conteúdo.
Para isso, clique na guia Revisão na faixa principal do Excel.
Figura 22 – Protegendo uma planilha de edição
Fonte: a autora
Depois, clique em Proteger Planilha.
Figura 23 – Proteção da planilha com o Protect Sheet
Fonte: a autora
Digite a senha que você gostaria de usar para desbloquear a planilha quando necessário.
Figura 24 – Senha no Protect Sheet
Fonte: a autora
Selecione as permissões que você deseja que os usuários tenham para a planilha depois que ela for bloqueada. Por exemplo, você pode permitir que as pessoas formatem linhas e colunas, mas não que as excluam.
Figura 25 – Permissões no Protect Sheet
Fonte: a autora
Clique em OK quando terminar de selecionar as permissões. Em seguida, digite novamente a senha que você fez para confirmar que você se lembra dela e clique em OK.
Se você precisar remover essa proteção, vá para a guia Revisar e clique no botão Desproteger Planilha. Digite sua senha e clique em OK.
Figura 26 – Desprotegendo a planilha
Fonte: a autora
Sua planilha agora está desprotegida. A proteção é totalmente removida, e você precisará proteger a planilha novamente se desejar.
Às vezes, você pode querer apenas proteger células específicas da edição, como uma fórmula ou instruções importantes que deseja manter em segurança. Seja qual for o motivo, você pode bloquear facilmente apenas algumas células no Excel, como já vimos anteriormente.
Figura 27 – Protegendo células específicas
Fonte: a autora
Clique com o botão direito do mouse nas células selecionadas e escolha o comando Formatar Células.
Figura 28 – Opção formatar células
Fonte: a autora
Na janela Formatar Células, mude para a guia Proteção.
Figura 28 – Opção formatar células
Fonte: a autora
Após selecionar as células nas quais deseja permitir a edição, você pode bloquear o restante da planilha seguindo as instruções dadas anteriormente.
Observe que você pode bloquear uma planilha primeiro e depois selecionar as células que deseja desbloquear, mas o Excel pode ser um pouco esquisito quanto a isso. Esse método de selecionar as células que você deseja manter desbloqueadas e bloquear a planilha funciona melhor.
É possível perceber que o Microsoft Excel possui ferramentas necessárias para a realização dos cálculos algébricos, a implementação dos métodos e automatizar as ações utilizando o VBA, uma linguagem de programação utilizada no Excel (GOMES, 2019).
Além disso, após a proposta deste capítulo, pode-se perceber que o uso do computador e de softwares específicos, desde que adequadamente selecionados e utilizados, facilita a aprendizagem da Matemática, pois torna a dinâmica e a didática mais relevante para o estudante (MIQUELETTI; SILVA; ALMEIDA, 2023).
RESUMO DO TÓPICO 1
Neste tópico, você aprendeu:
Como proteger seu trabalho no Excel.
Como impedir que alguém abra uma pasta de trabalho sem uma senha.
Como conceder acesso no modo somente leitura a uma pasta de trabalho ou até mesmo proteger uma planilha para que você não exclua inadvertidamente nenhuma fórmula.
Como proteger e distribuir seus arquivos do Excel.
AUTOATIVIDADE
1. Com base em seus conhecimentos em proteção de dados no Excel, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) É possível criar uma senha para a proteção da pasta de trabalho ou ainda proteger partes específicas de uma ou várias planilhas.
b) ( ) É possível criar uma senha para a proteção da pasta de trabalho que pode proteger até uma das planilhas.
c) ( ) Apesar de as senhas protegerem contra certos tipos de edições, não oferecem proteção se o arquivo for compartilhado com algum usuário.
d) ( ) Para desproteger um arquivo, basta compartilhá-lo.
2. Acerca da proteção de pastas de trabalho no Excel, analise as sentenças a seguir:
I- Ao proteger uma pasta de trabalho, não é possível permitir a edição de trechos aos usuários.
II- Uma vez criada a senha para um arquivo, ela não poderá ser modificada ou removida mesmo pelo proprietário da planilha.
III- Na proteção de planilhas, é possível delimitar o que poderá ser editado ou ainda selecionado pelos usuários com acesso à pasta de trabalho.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças I e III estão corretas.
d) ( ) Somente a sentença III está correta.
3. No Excel, é possível customizar a proteção de uma pasta de trabalho. A esse respeito, analise as sentenças a seguir e classifique V para as verdadeiras e F para as falsas:
( ) Pode-se impedir que usuários adicionem ou excluam linhas e colunas.
( ) É possível que um usuário sem acesso à pasta de trabalho ou sem a senha consiga modificar o arquivo.
( ) Com a senha, é possível ativar ou desativar as proteções criadas pelo proprietário de um arquivo.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) V – F – F.
b) ( ) V – F – V.
c) ( ) F – V – F.
d) ( ) F – F – V.
4. Disserte sobre a proteção de arquivos e pastas de trabalhos no Excel e diferencie essas proteções com um exemplo claro.
5. Acerca da proteção de planilhas no Excel, exemplifique os tipos de liberações e os bloqueios possíveis nelas.
1 INTRODUÇÃO
Há tempos, a informática era uma realidade apresentada apenas para pessoas de posses, sendo considerada uma ferramenta muito sofisticada, entretanto, atualmente, ela faz parte da vida das pessoas não importando a classe social.
Hoje, a educação passa por um processo de arguição sobre sua funcionalidade em nossa sociedade informatizada. E, dentro desse contexto está presente a importância de os alunos internalizarem os conhecimentos construídos por essa sociedade ao longo dos séculos (CARVALHO; SOUZA, 2009, p. 359).
Conforme Paula (2018, p. 3) “a informática vem abrangendo espaços e facilitando a vida das pessoas e das organizações, oferecendo oportunidades construtivas nas empresas, aplicando metodologias para obtenção de uma rápida funcionalidade e praticidade, sendo a cada dia uma ótima ferramenta de apoio”, fornecendo a possibilidade de evolução do negócio.
Neste Tópico 2, abordaremos as listas no Excel. Vamos para esta jornada?
2 LISTAS
No Excel, uma lista é um conjunto de dados organizados de uma determinada maneira. Muitos dos recursos do programa – formulário de dados, tabelas dinâmicas, filtros e outros – não funcionarão corretamente se os dados não estiverem organizados como uma lista. Embora outros recursos, como gráficos, funcionem com dados que não estão no formato de lista, eles se tornam mais difíceis de usar se não forem organizados dessa forma.
Além disso, é comum que dados importados para o Excel de uma fonte de dados externa sejam inseridos na pasta de trabalho na forma de uma lista.
De acordo com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos do Espírito Santo (2019, p. 11), "quando o filtro não atender a sua necessidade, como, por exemplo, havendo duas ou mais condições em um campo, é possível aplicar o filtro avançado localizado na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, opção Avançado”, portanto uma lista é um intervalo retangular de células em uma planilha. Tem uma ou mais colunas adjacentes e duas ou mais linhas. A lista geralmente é separada de outros dados na planilha por linhas e colunas em branco.
2.1 LISTAS SUSPENSAS SIMPLES
Uma lista suspensa faz com que o usuário selecione texto ou valores de uma lista de opções em vez de digitá-los manualmente em uma célula. Isso permite controlar todas as entradas de dados para células importantes.
A lista suspensa é uma ferramenta de validação de dados e uma das funções mais importantes no Excel.
Na Figura 30, temos uma lista suspensa simples em uma planilha do Excel. Para usar a lista suspensa, clique na célula de entrada de dados (D2 neste caso) e, em seguida, na seta suspensa para exibir a lista de valores em B3:B6. Se um usuário tentar inserir algo que não seja um item dessa lista de valores, o Excel rejeitará a entrada, protegendo a validade de seus dados.
Figura 30 – Lista suspensa simples
Fonte: a autora
2.1.1 Criar uma lista suspensa
Para criar uma lista suspensa de validação, precisamos de uma lista de valores e uma célula em branco para usar como célula de entrada de dados. No exemplo da Figura 30, a lista está em B3:B6, e a célula de entrada de dados é D2.
Vamos para outro exemplo:
Primeiro, acrescente a lista curta (Figura 30) ao intervalo B3:B6 e formate-a como um objeto tabela do Excel. Basta clicar em qualquer célula da lista e pressionar CTRL + T. Na caixa de diálogo resultante, certifique-se de que esteja marcada a opção Minha Tabela Tem Cabeçalhos e clique em OK. Os itens da lista não precisam ser formatados como uma tabela, mas uma tabela torna a lista suspensa dinâmica.
Para adicionar a lista suspensa a uma célula do Excel, faça o seguinte:
selecione D2 para seguir o exemplo, mas você pode colocar a lista suspensa em qualquer lugar;
clique na guia Dados e, em seguida, em Validação de Dados no grupo Ferramentas de Dados. Clique na guia Configurações se necessário;
na caixa de diálogo Validação de Dados Resultante, clique em Listar na lista suspensa Opções de permissão;
clique no controle Origem e realce B3:B6 (itens da lista). Clique em OK.
Figura 31 – Exemplo de lista suspensa
Fonte: a autora
Vamos para outro exemplo, clique no menu suspenso para ver a lista mostrada na figura anterior:
para adicionar uma lista suspensa a várias células, selecione o intervalo de células de entrada de dados em vez de uma única célula;
preencha várias listas suspensas com os mesmos itens de lista. Mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica nas células apropriadas. O usuário não se beneficiará dessa funcionalidade adicional, mas é bom saber que isso é possível;
anteriormente, a formatação foi dos itens da lista como um objeto na planilha, agora iremos inserir novo item de lista: selecione B6 e pressione Tab para adicionar uma nova célula à tabela;
digite "goat" (cabra) e pressione Enter.
O Excel adicionou “goat” à lista suspensa. Você não precisava fazer nada além de inserir o novo item da lista. Esse é o poder do objeto tabela do Excel. Eu recomendo que você os use sempre que possível. Para remover um item da lista suspensa, remova-o da tabela.
Figura 32 – Selecionando itens na lista
Fonte: a autora
2.1.2 Editar uma lista suspensa
Se você adicionar uma lista suspensa de validação de dados à primeira célula, o software estenderá a lista suspensa para cada novo registro:
crie uma tabela rápida selecionando F2:G4. Em seguida, pressione Ctrl + T, clique na opção Minha Tabela Tem Cabeçalhos e depois em OK;
selecione D4, a célula com a lista suspensa que criamos anteriormente, e pressione Ctrl + C;
selecione G3, a primeira célula dessa coluna, e pressione Ctrl + V para copiar o menu suspenso para essa célula;
a lista suspensa está disponível na primeira célula da coluna G. Observe a Figura 33:
Figura 33 – Editando uma lista suspensa
Fonte: a autora
Selecione um item no menu suspenso e pressione Tab para inserir um novo registro na tabela. Por exemplo, ao pressionar Tab em G4, você verá que a tabela copia a lista suspensa automaticamente, conforme mostra a Figura 33. Se estiver usando o Excel para a Web, clique com o botão direito do mouse na tabela, escolha Inserir no submenu resultante e selecione linhas da tabela. A versão da web copiará o menu suspenso como a versão para desktop.
2.2 LISTAS SUSPENSAS DEPENDENTES
É possível preencher uma lista suspensa fazendo referência a itens de lista em outra planilha ou pasta de trabalho.
As pastas de trabalho devem estar abertas. Os valores da Pasta de Trabalho 1 dependem dos valores na Pasta de Trabalho 2, os links para a Pasta de Trabalho 3 e assim por diante. Ou seja, para acesso às pastas, é necessário ter os links. Nessas situações, é comum os usuários esquecerem de fechar os arquivos e, às vezes, até movem arquivos.
Mais uma vez, pode-se perceber a importância do Excel, conforme Cymrot (2006) em seu artigo intitulado “A utilização do programa Excel no aprendizado de técnicas estatísticas utilizadas na metodologia seis sigma”, explica que a ferramenta é uma forma de controlar os dados para reforçar a segurança das tomadas de decisão, por isso é importante entender como trabalhar com os dados na ferramenta e entender a sua aplicabilidade.
RESUMO DO TÓPICO 2
Neste tópico, você aprendeu:
O conceito de listas suspensas.
A criação e exclusão de listas suspensas.
Os exemplos de listas suspensas.
O que são listas suspensas dependentes.
O que pode ser feito com essa ferramenta.
AUTOATIVIDADE
Acerca das lista suspensa no Excel, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As listas suspensas podem ter sua fonte de dados descrita no campo Fonte de Dados ou em uma matriz externa, até mesmo em outra planilha.
b) ( ) As listas suspensas só podem ter sua fonte de dados descrita no campo Fonte de Dados.
c) ( ) As listas suspensas só podem ter sua fonte de dados do campo Fonte de Dados de uma matriz externa, na mesma planilha em que foram criadas.
d) ( ) As listas suspensas podem ter sua fonte de dados descrita no campo Fonte de Dados ou em uma matriz externa, desde que sejam da mesma planilha em que foram criadas.
2. As listas suspensas são uma saída muito eficiente para criar padrões de preenchimento em planilhas de uso coletivo, por isso são muito aplicadas em diversos modelos. Analise as sentenças a seguir, sobre a aplicação e a criação de uma lista:
I- As listas suspensas são consideradas um tipo de validação de dados.
II- A maior limitação das listas suspensas é a fonte de dados só poder ser descrita no campo Fonte de Dados, impossibilitando o uso de matrizes ou tabelas de fontes externas.
III- É possível ignorar valores em branco, criar menus suspensos e ainda utilizar fórmulas no campo de fonte de dados.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças I e III estão corretas.
d) ( ) Somente a sentença III está correta.
3. Acerca das listas suspensas dependentes, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Uma lista suspensa dependente é uma lista que varia suas opções com base em um parâmetro. O mecanismo mais utilizado é aquele que tem o auxílio da função INDIRETO, para analisar um determinado valor e aplicar nomes a intervalos de dados.
( ) Listas indiretas são aquelas que permitem a seleção de mais de um valor.
( ) Para nomear um intervalo, basta selecioná-lo e modificar o nome da caixa de nomes, não podendo criar um nome já utilizado. Esse conhecimento é importante para a criação de listas indiretas.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) V – F – F.
b) ( ) V – F – V.
c) ( ) F – V – F.
d) ( ) F – F – V.
4. Listas suspensas são muito úteis na adoção de padrões de nomenclaturas e formatos em uma pasta de trabalho compartilhada, sua criação é simples e é possível utilizar dois tipos de fontes de dados basicamente. Descreva como é o processo para a criação de uma lista suspensa e quais são as duas formas de obtenção de fonte de dados.
5. As listas suspensas são muito úteis para definir padrões de nomenclaturas e formatos em uma pasta de trabalho compartilhada. Sua criação é simples e é possível utilizar dois tipos de fontes de dados basicamente. No Excel e em trabalhos específicos, essa função é muito importante.
Descreva de forma simples e com suas palavras como é o processo de criação de uma lista suspensa.
1 INTRODUÇÃO
Importar dados geralmente fornece um atalho para adicionar ou editar informações em massa, a fim de criar, editar ou excluir informações ou arquivar fichas informativas inteiras usando a função Importar do Excel.
De acordo com o Microsoft Suporte (2023), existem duas formas de importação de dados de um arquivo de texto com o Excel:
abrir os dados no Excel;
importar os dados como um intervalo de dados externos.
Existem dois formatos de arquivo de texto comumente usados, são eles: arquivos de texto delimitados (.txt) ou valores separados por vírgulas (.csv).
Ao preparar um arquivo para importação, verifique os caracteres proibidos e o que pode e não pode ser importado via Excel, para cada um dos tipos de ficha técnica. Para tanto, acesse a guia Leia-me do Excel.
Quando seu arquivo estiver pronto, vá para Inventário e escolha Importar no canto superior direito. Um diálogo será aberto para solicitar as seguintes ações:
atualização: se o ID de uma ficha informativa for fornecido, todas as alterações no arquivo Excel serão tratadas como atualizações;
arquivo: caso uma ação de coluna seja fornecida com uma string "arquivar";
se houver um único erro nos dados importados, nenhum dado será gravado, mesmo as linhas em que não haja erro. Os nomes das fichas informativas diferenciam maiúsculas de minúsculas. Certifique-se de corrigir todos os erros para executar uma importação com êxito.
Nem todos os aspectos de um arquivo de importação são verificados ao usar a execução de teste. As colunas de assinatura não são totalmente verificadas, o que pode resultar em uma execução de teste clara, mas em uma falha na execução real. Se isso ocorrer, consulte o respectivo documento de resultados para obter informações mais detalhadas e fazer os ajustes necessários.
Agora, vejamos, nas Figuras 34 e 35, alguns exemplos de importação de dados.
Figura 34 – Criando uma ficha técnica
Fonte: a autora
Figura 35 – Arquivando uma ficha técnica
Fonte: a autora
Apenas a primeira Fact Sheet será arquivada; todas as outras serão atualizadas (se houver alguma alteração).
2.2.1 Advertências comuns
Apenas uma função existente pode ser importada. Se uma função não existir antes, você receberá o erro:
CREATE Not found: a função de assinatura XXX não pôde ser encontrada.
A hierarquia não pode ser importada. É importante verificar se o nível de hierarquias está definido adequadamente. Para isso, vá em Administração, depois em Configuração e edite as Configurações da Folha de Informações para sua Folha de Informações.
Desse modo, ao criar hierarquias, use etapas de upload separadas por nível de hierarquia, por exemplo, um XLS para o Nível 1, um XLS para o Nível 2 e assim por diante. Você pode usar o modo de teste para verificar a exatidão antes de importar os dados:
caso você se sinta confiante, classifique as linhas por nível de hierarquia no mesmo XLS;
a relação não pode ser importada;
verifique se você usa o nome de exibição correto da ficha técnica referenciada;
no caso de relações 1:n ou n:m, verifique se os nomes de exibição estão separados por ponto e vírgula;
as tags não são importadas.
Para inserir grupos de tags, existem colunas separadas, e uma coluna "Outras Tags" para as restantes. Certifique-se de que todas as colunas do grupo de tags estejam contidas na importação, caso contrário os resultados não serão consistentes.
Se as tags de um determinado grupo não forem importadas, verifique se o grupo de tags já existe (Administration – Tagging).
Por fim, os ciclos de vida não são importados. Nesse caso, também existem colunas separadas. Certifique-se de que todas as colunas do ciclo de vida estejam contidas na importação.
2.2.2 Arquivamento em massa de dados/arquivamento de fichas informativas
A importação também pode ser usada para arquivar fichas técnicas. Para isso, crie um XLS de importação e adicione uma coluna “Ação” à direita, ao lado dos outros dados do arquivo de importação. Em seguida, coloque um “arquivo” em cada linha para as fichas técnicas que devem ser arquivadas.
Figura 36 – Arquivando fichas técnicas
Fonte: a autora
Recomenda-se certificar-se de que as fichas informativas tenham um ID existente e execute a importação em um modo de teste primeiro. Isso lhe dará uma indicação do número de fichas técnicas que serão arquivadas.
2.2 IMPORTAR ARQUIVO DE TEXTO
O Excel oferece um assistente de importação de texto para importar dados de diferentes formatos de arquivo de texto:
arquivos separados por vírgula (.csv) ou arquivos separados por tabulação (.txt);
arquivos com colunas de largura fixa sem delimitadores entre colunas de dados nos quais os dados começam em posições fixas da linha.
Figura 37 – Importação de arquivos txt
Fonte: a autora
Para importar dados de um arquivo de texto, faça o seguinte:
na guia Arquivo, clique em Abrir (ou clique em Ctrl+O);
no painel Abrir, clique no botão Procurar;
na caixa de diálogo Abrir, selecione o caminho para o arquivo de texto que deseja importar. Na lista suspensa Tipo de Arquivo, selecione Todos os arquivos ou Arquivos de texto. Clique em Abrir.
Figura 38 – Abrindo arquivo txt
Fonte: a autora
na caixa de diálogo Assistente de Importação de Texto, no grupo Tipo de Dados Original, escolha a opção Largura Fixa.
Figura 39 – Largura fixa
Fonte: a autora
Caso veja delimitadores, deixe a opção Delimitado selecionada e siga os passos de importação de um arquivo de texto estruturado.
2.2.1 Alterando a origem do arquivo txt
Você pode alterar a origem do arquivo para usar outra codificação para exibir os dados (você precisa conhecer a codificação de caracteres para os dados ou tentar outras codificações até ver os dados corretos na seção de visualização).
Figura 40 – Configurando importação de arquivo txt
Fonte: a autora
Para isso, clique no botão Avançar. Na caixa de diálogo Assistente de Importação de texto, crie, mova e exclua linhas de quebra.
Figura 41 – Linhas de quebra
Fonte: a autora
Na mesma caixa de diálogo, você pode selecionar a coluna e o formato de dados apropriados, no grupo Formato de Dados da Coluna.
Figura 42 – Formatando dados da coluna
Fonte: a autora
Você pode pular esta etapa e formatar as colunas após a importação. Para selecionar o separador decimal e de milhar corretos, clique no botão Avançado.
Figura 43 – Modo avançado de formatação
Fonte: a autora
Você pode ignorar algumas colunas para importação selecionando a coluna Não Importar (Pular) no grupo Formato de Dados da Coluna. Repita a etapa anterior para todas as colunas que deseja importar e clique em Concluir. O Excel vai importar todos os dados que você selecionou.
Figura 44 – Exemplo de importação
Fonte: a autora
2.2.2 Abrir um arquivo de texto
Ao trabalhar em vários projetos no Excel, você pode precisar abrir um arquivo de texto por vários motivos. Arquivos de texto podem ser criados em uma variedade de aplicativos, mas alguns devem ser abertos no Excel devido aos dados que contêm. Um projeto lento será o resultado se você não souber como abrir um arquivo de texto no Excel.
Este tópico explica como abrir arquivo de texto no Excel usando três abordagens distintas, para que você possa continuar seu trabalho: incorporar, importar e converter arquivos de texto no Excel. Acompanhe.
Incorporar arquivo de texto ao Excel
clique dentro da célula da planilha WPS à qual deseja incorporar o arquivo;
agora vá até Insert e clique no objeto do lado direito da planilha WPS.
Figura 45 – Abrindo um txt no Excel
Fonte: a autora
depois de clicar no objeto, você verá a janela Inserir Objeto. Selecione a opção Criar do Arquivo e, em seguida, procure o arquivo que deseja incorporar à planilha WPS;
depois de navegar no arquivo que deseja incorporar, clique na opção Exibir como Ícone e clique em OK. Seu arquivo será incorporado à planilha WPS.
Figura 46 – Incorporando um txt a uma planilha
Fonte: a autora
Importar arquivo de texto para o Excel
Abra a planilha do Excel na qual deseja salvar os dados e clique na guia Dados. Vá para a opção de Importação de Dados, circulada na Figura 47.
Figura 47 – Inserindo objeto
Fonte: a autora
Figura 48 – Segundo método para abrir um txt
Fonte: a autora
Depois de abrir a opção de importação de dados, você encontrará a opção Importar Dados Novamente.
Figura 49 – Função importar dados novamente
Fonte: a autora
Clique em OK na janela pop-up.
Agora, selecione a fonte de dados, ou seja, de qual arquivo de texto você quer obter os dados que deseja converter para o Excel (Número 1 na Figura 50). Depois, clique na próxima opção e escolha o arquivo que você deseja converter.
Figura 50 – Selecionando a fonte de dados
Fonte: a autora
Depois de clicar em Próximo, a janela de conversão de arquivos será aberta. Marque Outras Codificações e clique em Próximo.
Agora, você tem o assistente de importação de texto; mantenha a opção Delimitado e clique em Próximo. Fique na guia e clique em Avançar.
Marque a opção Geral e clique em Finalizar. Seus dados serão importados para o Excel.
Figura 51 – Resultado da importação
Fonte: a autora
Converter arquivo de texto em Excel
Copie o texto que deseja converter.
Cole o texto em sua planilha e selecione as células que deseja converter.
Figura 52 – Convertendo arquivo txt em Excel
Fonte: a autora
Depois de selecionar a célula que deseja converter, clique na guia Dados e escolha Texto para Colunas. Aparecerá uma caixa de diálogo do assistente de conversão de texto em colunas.
Escolha o tipo de arquivo que melhor descreve seus dados e clique em Avançar. A opção Delimitado significa que os caracteres em seu texto, como vírgulas ou tabulações, dividem cada campo. A opção Largura Fixa alinha campos em colunas com espaço entre cada campo.
Figura 53 – Delimitando a importação do arquivo txt
Fonte: a autora
Defina os delimitadores de dados, como tabulação, ponto e vírgula, vírgula, espaço e outros.
Selecione o formato de data, em Formato de Dados de Coluna.
Figura 54 – Formatação da coluna
Fonte: a autora
Seu material aparecerá em várias colunas. Os botões Tab e Espaço são usados como delimitadores neste exemplo, mas outros delimitadores são possíveis. Ao marcar várias caixas de seleção, você pode ver como seus dados serão divididos.
Figura 55 – Finalizando o processo de formatação da importação
Fonte: a autora
2.3 IMPORTAR DADOS DO ACCESS
O Access é a principal ferramenta para quem deseja criar e gerenciar um banco de dados e, sem dúvida, não há melhor, porém pode chegar um momento em que uma pessoa precisa exportar suas informações do Access para o Excel. Então isso é possível?
Figura 56 – Importando dados do Access
Fonte: a autora
A resposta simples para isso é um retumbante sim e, felizmente para você, vamos discutir como fazer o trabalho da melhor e mais fácil maneira. Lembre-se de que estamos usando o Access e o Excel do Microsoft Office 365, portanto, se você tiver uma versão mais antiga, as coisas podem não funcionar da mesma forma.
Para fazer a importação de dados do Access para o Excel, proceda da seguinte forma:
no Excel, vá ao menu Dados e clique em Obter Dados. A primeira coisa que você vai querer fazer aqui é certificar-se de que seu arquivo do Microsoft Access está salvo no disco rígido do seu computador. A partir daí, inicie o Microsoft Excel e clique na seção da faixa de opções chamada Dados;
selecione o banco de dados desejado do Access. Clique em “Do Banco de Dados do Microsoft Access". Depois, selecione de onde deseja coletar seus dados;
adicione as informações de acesso ao Excel;
depois de fazer essa seleção, vá em frente e clique em From Database, então From Microsoft Access Database, localizado no menu suspenso;
adicione suas informações de acesso ao Excel;
depois de fazer o que descrevemos, você verá uma pequena janela no Excel. Nela, selecione o arquivo do Access. Certifique-se de clicar em uma das tabelas no lado esquerdo da janela e, em seguida, pressione o botão Carregar;
quando isso for feito, as informações devem aparecer automaticamente em seu documento do Excel. A partir daí, vá em frente e salve-o para futuras referências.
2.4 IMPORTAR DADOS DA WEB
Se você precisa obter informações de um site de terceiros, a importação de dados da Web é uma ótima maneira de fazer isso. Talvez você precise extrair dados oficiais de sites como Wikipedia ou queira exibir os preços atuais das ações; o Excel tem uma maneira conveniente de realizar tais tarefas.
Neste tópico, a título de exemplo, buscaremos alguns dados oficiais da página da Wikipedia sobre as Copas do Mundo da Fifa. Vejamos:
abra a planilha do Excel na qual você precisa importar dados da Web;
clique na guia Dados na faixa de opções e depois em Da Web;
por fim, cole o link para o site na caixa URL e clique em OK.
Figura 57 – Importando dados da web
Fonte: a autora
um painel Navigator irá aparecer na sua tela. Você tem que selecionar uma tabela que você precisa importar, no nosso caso, devemos selecionar a tabela Resultados no painel Navegador (Navigator). Se você deseja selecionar várias opções, marque a caixa de seleção Selecionar Vários Itens.
Figura 58 – Painel navigator
Fonte: a autora
por fim, clique no botão Carregar.
Agora, caso você esteja vendo estatísticas ou resultados antigos, basta clicar no botão Atualizar. A vantagem é que você evita copiar e colar dados manualmente no Microsoft Excel. Além disso, você pode vincular o Excel à fonte de dados por meio de uma conexão de dados.
Outra vantagem é que, quando os dados do site oficial forem alterados, sua planilha refletirá automaticamente as alterações.
2.5 IMPORTAR DADOS DO SQL SERVER
Uma maneira de copiar dados da tabela do SQL Server para um arquivo do Excel é usar a caixa de diálogo Data Connection Wizard do Excel.
Para isso, abra um arquivo Excel (por exemplo, SQL Data.xlsx) no qual deseja importar os dados. Na guia Dados, no submenu From Other Source, escolha o comando From SQL Server;
Figura 59 – Importando dados do SQL Server
Fonte: a autora
Isso abrirá a caixa de diálogo Assistente de Conexão de Dados. No nome do servidor, insira um nome da instância do SQL Server da qual os dados precisam ser copiados;
Na seção Credenciais de Logon, escolha o modo de autenticação para a conexão da fonte de dados e clique no botão Avançar.
Figura 60 – Janela de conexão de dados
Fonte: a autora
Na caixa suspensa, selecione o banco de dados que contém os dados desejados.
Na grade, todas as tabelas e visualizações disponíveis serão listadas. Escolha a tabela/visualização desejada (por exemplo, DimScenario) e clique no botão Avançar para prosseguir.
Figura 61 – Selecionando dados
Fonte: a autora
Nessa janela, deixe tudo como está e clique em Concluir.
Figura 62 – Criando uma conexão
Fonte: a autora
Na caixa de diálogo Importar Dados, marque a Tabela. Na seção Onde Você Deseja Colocar os Dados?, escolha Planilha Existente e pressione o botão OK.
Figura 63 – Propriedades da importação de dados
Fonte: a autora
Após pressionar o botão OK, os dados da tabela DimScenario serão copiados para o arquivo SQL Data.xslx.
2.6 IMPORTAR DADOS XML
XML significa “eXtensible Markup Language” e é um formato comum de armazenamento e transmissão de dados. É amplamente utilizado na Web e em muitos aplicativos e softwares.
É uma ótima estrutura de dados para os computadores lerem, mas é um pouco menos acessível para um humano ler.
É realmente muito fácil importar arquivos XML e convertê-los em tabelas usando Power Query.
2.6.1 Exemplo de arquivos XML
Um exemplo comum pode ser encontrado em toda a Web. A maioria dos sites tem um arquivo sitemap.xml, que é um arquivo XML da estrutura de links do site. É literalmente um mapa do site para bots, como o Google, rastrearem e indexarem.
2.6.2 Como criar uma consulta XML
Neste caso, usaremos um arquivo XML simples que contém informações de contato simuladas com nomes, e-mails, cidades e países.
Figura 64 – Informações de um arquivo xml
Fonte: a autora
Podemos criar rapidamente uma nova consulta que importa o arquivo XML para o Excel:
vá para a guia Dados na faixa de opções;
selecione Obter Dados, na seção Obter e Transformar Dados;
escolha Do Arquivo e depois De XML.
Figura 65 – Criando uma consulta xml
Fonte: a autora
Figura 66 – Gravando os dados
Fonte: a autora
A janela do navegador agora será aberta e podemos ver uma prévia dos dados do arquivo XML. Observe que está em um formato de tabela legal. Isso é feito automaticamente pela consulta de energia.
Como os campos Nome e E-mail nos dados XML contêm subcampos, podemos ver o item Tabela listado abaixo dos títulos das colunas na visualização. Por exemplo, o campo Nome contém um campo Nome e Sobrenome para o nome e sobrenome da pessoa. Se nossos dados tivessem uma estrutura simples sem subcampos, poderíamos pular o editor de consulta e pressionar o botão Carregar para carregar os dados diretamente na pasta de trabalho.
3 EXPORTAÇÃO DE DADOS
É possível selecionar as colunas que você deseja exportar. Em Inventário, use o botão no canto superior direito para alternar para a visualização de tabela. O seletor de colunas no lado direito permite que você escolha exatamente quais colunas exibir. É possível exportar uma tabela, consulta, formulário ou relatório. Também é possível exportar registros selecionados em uma exibição de vários registros, como uma folha de dados.
Quando estiver com as colunas selecionadas, clique em Exportar para iniciar o processo.
Clique em Exportar para exportar a visualização da tabela para arquivo Excel.
Assim que a exportação terminar, você pode clicar em Download para obter o arquivo exportado em seu computador.
Clique no arquivo baixado e você verá a tabela no Excel.
O histórico anterior de exportações de todos os usuários está disponível para administradores na seção Exportação da área de Administração.
RESUMO DO TÓPICO 3
Neste tópico, você aprendeu:
A definição e os tipos de dados.
O que são gráficos.
Os operadores e agrupamentos no Excel.
AUTOATIVIDADE
1 Com base em seus conhecimentos em importação de dados no Excel, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Existem dois formatos de arquivo de texto comumente usados, são eles: arquivos de texto delimitados (.txt) ou valores separados por vírgulas (.csv).
b) ( ) É possível haver erros nos dados importados e, mesmo assim, os dados são gravados para ajustes futuros.
c) ( ) Todos os aspectos de um arquivo de importação são verificados ao usar a execução de teste.
d) ( ) Na importação, existem muitas funções que podem ser importadas.
2 Acerca da importação de dados no Excel, analise as sentenças a seguir:
I- Ao preparar um arquivo para importação, verifique os caracteres proibidos e o que pode e não pode ser importado.
II- Se o ID de uma ficha informativa for fornecido, todas as alterações no arquivo Excel serão tratadas como atualizações.
III- Uma ação de coluna pode ser fornecida com uma string "arquivar".
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças I, II e III estão corretas.
d) ( ) Somente a sentença III está correta.
3 No Excel, é possível importar dados para uma melhor autonomia na edição. A esse respeito, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Os dados podem ser importados na extensão .xls.
( ) Os dados podem ser importados na extensão .csv.
( ) Os dados podem ser importados na extensão .doc.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) V – F – F.
b) ( ) V – F – V.
c) ( ) F – V – F.
d) ( ) F – F – V.
4. Disserte sobre a importação de arquivos do Excel.
5. Disserte sobre a exportação de dados no Excel.
CONSTRUÇÃO E VALIDAÇÃO DO TQWL-42: UM INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO
Bruno Pedroso
Luiz A. Pilatti
Gustavo L. Gutierrez
Claudia T. Picinin
A preocupação com a Qualidade de Vida (QV) tem se tornado crescente nas últimas décadas. A visão holística do homem como um ser biopsicossocial passa a ganhar espaço, inclusive no ambiente empresarial. Essa reflexão se fortalece a partir da percepção de que o desempenho dos trabalhadores está fortemente relacionado com a sua QV.
A partir da década de 1970, surgiram diversos instrumentos de avaliação da QV, todavia tais instrumentos não avaliam a QV propriamente dita, mas sim, a Qualidade de Vida Relacionada à Saúde (QVRS). Frente a esse cenário, a Organização Mundial da Saúde (OMS) empenhou-se na criação de um instrumento global de avaliação da QV, em que a totalidade dos aspectos relacionados à QV sejam elencados, transcendendo a QVRS. Surge, portanto, o Grupo WHOQOL, em 1993.
As sucessivas manifestações trabalhistas ocorridas no decorrer do Século XX instigaram estudiosos das mais variadas áreas a investigar o fenômeno da QV no ambiente laboral, que posteriormente desmembra-se da sua variável progenitora, dando origem a um novo indicador: a Qualidade de Vida no Trabalho (QVT).
Com o advento da revolução industrial, o trabalho passou a ser humanizado. As condições subumanas com as quais o labor era conduzido na época perfizeram com que os trabalhadores clamassem por melhores salários, jornadas de trabalho menores e melhores condições de trabalho. A preocupação com a saúde e bem-estar do trabalhador, desde então, tem se intensificado, contudo, mesmo que o ambiente produtivo tenha sofrido uma revolução, a melhoria da QVT tem sido restrita. Na tentativa de mensurar essa variável surgiram distintos modelos de avaliação da QVT.
Não obstante a existência de instrumentos de avaliação da QVT estruturados a partir de modelos teóricos de avaliação da QVT, é pertinente ressaltar que a maior parte desses instrumentos se alicerça em modelos clássicos de QVT (2,3,4,5,6). Ainda que amplamente utilizados e referenciados na literatura brasileira, tais modelos foram criados há mais de duas décadas, além de terem sido desenvolvidos e validados a partir da cultura trabalhista norte-americana, portanto fica evidenciada a falta de instrumentos que avaliem a QVT como um todo, ou seja, de forma global, tal qual ocorre com a avaliação da QV por meio dos instrumentos WHOQOL-100 e WHOQOL-bref.
Nessa perspectiva, o objetivo do presente trabalho é construir um instrumento que avalie a QVT de forma global – sem priorizar um aspecto específico, como é comum na maioria dos instrumentos de avaliação da QVT–, seguindo os moldes dos instrumentos WHOQOL – cujas propriedades psicométricas são mundialmente aceitas– e alicerçado nos modelos teóricos clássicos de QVT, com direcionamento para a sociedade contemporânea brasileira. [...]
Fonte: PEDROSO, B. et al. Construção e validação do TQWL-42: um instrumento de avaliação da qualidade de vida no trabalho. Rev. Salud Pública, Bogotá, v. 16, n. 6, p. 885-896, 2014. Disponível em: http://www.scielo.org.co/pdf/rsap/v16n6/v16n6a07.pdf. Acesso em: 2 jan. 2023.