Vì sao nhà quản trị cần BI

Post date: Feb 21, 2011 1:24:4 AM

Ông Peter Drucker, một giáo sư danh tiếng tại nhiều trường đại học ở Mỹ và cũng là một chuyên gia về quản trị kinh doanh hàng đầu thế giới, trong bài viết "Những thông tin mà nhà quản lý thật sự cần", trên tạp chí Harvard Business Review tháng 1/1995 có nêu ra rằng: Các doanh nghiệp (DN) vào thị trường sau có nhiều lợi thế rất lớn về tiết kiệm chi phí (thông thường là 30%) do các DN này tận dụng được các phương pháp, công nghệ và chiến lược mới, hiệu quả hơn trong việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng chứ không chỉ đơn thuần quản lý chi phí như các DN đi trước.

Xu hướng ứng dụng BI

Từ những năm 90, mô hình kinh doanh của các DN trên thế giới đã nhanh chóng chuyển sự tập trung vào sản phẩm và doanh số sang mô hình lấy khách hàng và lợi nhuận làm trung tâm. Đây là hướng phát triển hiệu quả nhằm cắt giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận cho DN. Để thực hiện được điều này, các DN và nhà quản lý cần có một công nghệ hỗ trợ họ trong việc đưa ra phân tích thông tin quản trị DN, nắm bắt thông tin trong và ngoài DN một cách nhanh chóng nhằm ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Đây cũng là thời điểm cho một xu thế ứng dụng phần mềm quản trị mới – Business Intelligence (BI) được phát triển từ ứng dụng thế hệ trước được gọi là "Hỗ trợ quyết định" (Decision Support). Theo như dự đoán từ năm 1994 của ông Howard Dresner, một nhà phân tích CNTT danh tiếng của tập đoàn Gartner, thì "sẽ có dịch chuyển lớn việc ứng dụng giải pháp BI từ các chuyên gia phân tích thông tin sang các nhà quản lý và chuyên viên kinh doanh. Các nhà quản trị sẽ dành khoảng 10% quĩ thời gian làm việc của họ vào việc sử dụng ứng dụng BI".

Vì sao nhà quản trị cần BI?

Ngày nay, các nhà quản trị DN không chỉ đơn thuần quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh qua các chỉ tiêu tài chính, kinh doanh, sản xuất, hệ thống phân phối... mà còn quản lý thông qua một ma trận các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Index - KPI) của tập hợp nhiều bộ phận với nhau trong toàn bộ chuỗi cung ứng và hoạt động của DN, chẳng hạn như ma trận đơn giản trong bảng bên trên.

Vấn đề quan trọng trong qui trình kinh doanh bán hàng là khả năng nắm bắt thông tin về ai đã bán cái gì cho ai và khi nào. Với bảng ma trận đơn giản nêu trên, việc thiết lập các báo cáo bán hàng về số thực bán, dự báo và kế hoạch bán hàng sẽ có thể mất vài giờ, thậm chí vài ngày nếu thực hiện thủ công trên excel hoặc tổng hợp trên văn bản giấy do mất nhiều thời gian thiết lập báo cáo, kiểm tra, so sánh đối chiếu các số liệu. Đây là điều thường xảy ra ở rất nhiều DN không có hệ thống quản lý hiệu quả. Và quan trọng hơn là các số liệu báo cáo luôn có độ sai lệch lớn giữa các bộ phận, các nhân viên bán hàng và nhà quản lý sẽ không biết số liệu nào là đáng tin cậy.

Với ứng dụng công cụ BI tích hợp trên một hệ thống quản trị DN ERP, các nhà quản lý có thể nhanh chóng tạo ngay các báo cáo quản trị tại mọi thời điểm và ở các cấp độ quản lý khác nhau một cách nhất quán. Lúc đó, các nhà quản lý không cần phải mất nhiều thời gian tìm gặp các giám đốc phòng ban hoặc giám đốc kinh doanh để thu thập các báo cáo và tình hình kinh doanh vì đã có sẵn trên hệ thống với nhiều góc nhìn và phân tích khác nhau. Chỉ với vài cái nhấp chuột, nhà quản lý các cấp có thể có được ngay các báo cáo phân tích và quản trị cần thiết (xem bảng).

Công cụ BI của Exact Software (Exact Business Analytics - EBA) phân tích đơn hàng bán đã được xuất hóa đơn theo sản phẩm

Điều này giúp DN tiết kiệm được chi phí rất lớn trong điều hành sản xuất kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho toàn DN ở mọi góc độ quản lý.

Bằng việc ứng dụng công cụ BI, công ty dược phẩm lớn Glaxo Wellcome (Mỹ) đã cắt giảm thời gian chuẩn bị báo cáo kế hoạch bán hàng của đội ngũ bán hàng gồm 200 người từ 6 ngày xuống còn vài giờ, tương đương tiết kiệm 1.000 ngày bán hàng mỗi quí.

Việc quản lý ngày càng phức tạp theo thời gian do sự gia tăng nhanh chóng khối lượng giao dịch hàng ngày, số lượng hàng hóa, nhân viên, dữ liệu thông tin... như trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối hàng tiêu dùng. Việc gia tăng dung lượng thông tin đến chóng mặt của các DN từ megabytes lên đến gigabytes hoặc tetrabytes hay quadrillion bytes (sẽ là điều không tránh khỏi đối với những DN như Wal-mart, Tesco... ). Đây là những vấn đề lớn mà rất nhiều DN không chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới đang phải tốn rất nhiều chi phí và thời gian để có được thông tin quản trị quyết định cần thiết.

Việc ứng dụng công cụ BI sẽ giúp nhà quản lý ra quyết định tốt hơn và nhanh chóng dựa trên thông tin phân tích kết hợp với đồ họa, các bảng biểu và tổng hợp đa chiều xuyên suốt trong toàn hệ thống. Ví dụ, trong hoạt động kinh doanh, BI có thể giúp nhà quản lý xác định rất nhanh nhóm khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất cho DN, sản phẩm nào có tỉ suất lợi nhuận cao nhất. Từ đó sẽ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả hơn thông qua các chỉ số chính KPI.

Đặc biệt, công cụ BI được sử dụng để truy xuất, phân tích, tổng hợp và xử lý tức thì trên hệ thống kho dữ liệu (data warehouse) của DN như dữ liệu của bộ phận tài chính kế toán, sản xuất, kinh doanh bán hàng, kế hoạch, hoặc marketing... theo thời gian thực. Hãng hàng không Continental Airlines (Mỹ) đã tích hợp 10 TB (terabytes) dữ liệu từ 25 hệ điều hành và kho dữ liệu cùng với công cụ BI cho phép nhà quản lý và phân tích marketing có thể sử dụng các dữ liệu thu thập được và phân tích từ khách hàng để xác định xu hướng giá hoặc nhu cầu đi máy bay của khách hàng... Việc ứng dụng công cụ BI giúp cho hãng tiết kiệm được hơn 250 triệu USD trong 5 năm đầu tiên.

Có thể nói, việc ứng dụng công cụ BI sẽ là một bước phát triển tiếp theo của DN sau khi đã ứng dụng hiệu quả hệ thống quản trị DN ERP. Ở Việt Nam chỉ một số DN đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực hàng tiêu dùng đã và đang sử dụng công cụ BI được tích hợp với các hệ thống ERP và quản trị DN khác. Trong khi nhu cầu ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển ở các DN trong và ngoài nước, dự báo sẽ có thêm nhiều DN quan tâm đến mở rộng ứng dụng BI cho lãnh đạo DN, nhằm nâng cao hơn nữa năng lực cạnh tranh của DN trên thị trường trong và ngoài nước.

Nguyễn Chí Đức Lobby VN

Nguồn tham khảo:*Conneylly, R., McNeill, R., Mosimann, R."The Multidimensional Manager – 24 ways to impact your bottom line in 90 days", Cognos Corporation, Canada;* Davenport, T. and Harris J., 2007. "The Architecture of Business Intelligence", Accenture, Mar 2007;