Post date: Feb 21, 2011 1:28:22 AM
Business Intelligence (BI) không chỉ là một hệ thống hỗ trợ thông minh, giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp (DN) đạt tới mục đích cao nhất của kinh doanh là tối ưu hóa lợi nhuận.
Các nhà quản trị (NQT) trong một tổ chức, mỗi ngày có thể đưa ra hàng trăm quyết định khác nhau. Để đưa ra quyết định vừa hợp lý, vừa kịp thời NQT không những phải nắm vững tình hình nội bộ DN mà còn phải nắm được tình hình khách hàng, đối thủ cạnh tranh ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy vậy, do thông tin thường nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau nên việc tập hợp luôn là thách thức đối với NQT. Có khá nhiều giải pháp quản trị như ERP (Hệ thống họach định nguồn lực DN), CRM (Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng) đã chạm đến các nhu cầu bức thiết này, tuy nhiên, ở góc độ khai thác của nhà quản trị, chúng vẫn chưa đủ thỏa mãn yêu cầu phân tích thông tin và hỗ trợ ra quyết định. Chính vì thế, BI thực sự là giải pháp tối ưu tiếp theo giúp DN đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận bởi những giá
trị sau:
Tiết kiệm chi phí
Thông thường để biết được lí do vì sao kết quả kinh doanh tháng này giảm so với tháng trước, NQT thường phải tìm hiểu qua nhiều kênh thông tin khác nhau từ phòng kế toán tới phòng kinh doanh.., nhiều khi tiêu tốn khá nhiều thời gian, nguồn lực. Còn với giải pháp BI, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều, NQT có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào mà không cần nhờ đến bất cứ ai. Trong bối cảnh hiện nay, việc giúp DN truy xuất nhanh gọn thông tin được coi như một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Loại bỏ hàng kém hiệu quả
Bằng cách đo lường các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPI - Key Performance Indicator) về số lần bảo hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được từ những mặt hàng đó, BI còn giúp NQT biết được những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ đó ra quyết định loại bỏ hay cải tiến thành một sản phẩm mới.
Phân tích hiệu quả chương trình khuyến mãi, quảng cáo
Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí,số khách hàng mới, số sản phẩm bán được... của các chương trình khuyến mãi, quảng cáo hệ thống BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình, từ đó NQT sẽ biết được chương trình dạng nào mang lại hiệu quả cao nhất để áp dụng lại cho những lần sau.
Ngòai ra, dựa trên những bảng khảo sát, dữ liệu về bán hàng, BI có thể cho biết tác động của những hoạt động đó như thế nào sau mỗi kỳ quảng cáo, tung ra sản phẩm/dịch vụ mới.
Nâng cao năng lực của nhân viên kinh doanh
Trong DN có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác thường khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để đánh giá đúng phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Với sự hỗ trợ của BI, NQT có thể đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác.
Cũng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng
Nắm bắt thông tin khách hàng ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp DN phục vụ khách hàng tốt hơn. Hệ thống BI cung cấp cho DN cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu... để DN có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.
Đánh giá đối thủ cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị phần
Đối với thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, NQT không những phải nắm rõ tình hình của công ty mình mà cần phải đánh giá được tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong ngành, nắm được danh sách những khách hàng tiềm năng để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngoài DN, BI có thể đưa ra báo cáo so sánh (benchmark) phần trăm doanh thu, số khách hàng... của DN so với các đối thủ khác trong ngành. Hoặc khi đối thủ tung ra một chương trình khuyến mãi nào đó, DN sử dụng BI để đo lường doanh thu và số khách hàng của mình, từ đó đối chiếu với mức độ lôi cuốn của chương trình, nếu số khách hàng giảm đáng kể nhưng doanh thu vẫn không giảm nhiều chứng tỏ chương trình của đối thủ chỉ thu hút những khách hàng có giá trị thấp, và ngược lại là chương trình thành công. Từ đó DN có thể học được ở đối thủ và có những hành động để kéo những khách hàng có giá trị cao về phía mình.
Tóm lại, giải pháp BI hiện nay đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho DN nhờ khả năng phân tích các chỉ số một cách thông minh và nhanh nhất. Trong thời gian tới, cùng với sự sôi động của các gói giải pháp ERP, CRM, BI sẽ là lựa chọn tiếp theo của nhiều DN Việt Nam trên bước đường cạnh tranh với các DN nước ngoài về mặt quản lý.
Nguyễn Hiếu Trực - PCworld Việt Nam
Tham khảo
• The Business value of Business Intelligence (Tài liệu của Business Object 2007)
• The Business value of Business Intelligence – Steve William and Nancy Williams
(Business Intelligence Journal 2003)
• Business intelligence tools are key to building profits – Dan Pratte
(TechRepublic.com 30/7/2001)
• Use business intelligence to boost sales and profitability – Dan Pratte
(TechRepublic.com 30/7/2001)