Pokud máte na starost přímou správu kalendáře dalších lidí, tato příručka pro Kalendář Google je určena právě vám. Dozvíte se v ní například, jak delegovat přístup ke kalendářům Google nebo jak na nejběžnější úkony. Také v ní najdete nejrůznější rady a tipy, aby vám šla práce od ruky, a několik doporučených experimentálních funkcí pro Kalendář Google, které můžou administrativním asistentům přijít vhod.

1. Do pole Osoba zadejte svou primární e-mailovou adresu.
2. V rozbalovací nabídce zvolte patřičné oprávnění a klikněte na tlačítko Uložit.
• Nastavení Provádět změny událostí vám umožňuje upravovat kalendář vašeho nadřízeného
• Nastavení Provádět změny a spravovat sdílení vám navíc umožňuje upravovat nastavení sdílení (například můžete jinému správci udělit přístup ke kalendáři nadřízeného, zatímco jste na dovolené)

Nyní máte přístup ke kalendáři vašeho nadřízeného a můžete zobrazit a upravovat všechny schůze v kalendáři včetně soukromých a tajných událostí. (Na tento fakt je možná vhodné vašeho nadřízeného upozornit.)

Pokud můžete v kalendáři svého nadřízeného Provádět změny a spravovat sdílení, jeho kalendář nyní uvidíte ve svém účtu na levé straně v seznamu Moje kalendáře.

Pokud můžete v kalendáři svého nadřízeného Provádět změny událostí, jeho kalendář nyní uvidíte ve svém účtu v části Jiné kalendáře

Tip: Svůj kalendář a kalendář svého nadřízeného označte barvami, které se od sebe jasně liší, například červenou a modrou – snadno je pak od sebe odlišíte. Barvu kalendáře změníte tak, že přejdete do části Moje kalendáře, umístíte kurzor nad určitý kalendář, klikněte na šipku dolů, která se zobrazí, a v nabídce zvolíte barvu.

Jak se události zobrazují hostům

Pokud jménem vašeho nadřízeného vytvoříte událost a rozešlete hostům e-maily s pozvánkami, budete uvedeni jako odesílatel e-mailu (1). V horním poli Kdo v samotném e-mailu uvidí hosté vašeho nadřízeného (2). Ve spodním poli Kdo bude váš nadřízený uveden jako organizátor (3) a vy budete uvedeni jako autor (4).

Například:

Pokud hosté na událost kliknou ve svém kalendáři, vy se zobrazíte jako autor a jako kalendář se zobrazí kalendář vašeho nadřízeného. Vaše jméno však nebude uvedeno v seznamu hostů.

Například:

Příjem oznámení z kalendáře vašeho nadřízeného

Oznámení z kalendáře vašeho nadřízeného jsou ve výchozím nastavení vypnutá. Pokud chcete dostávat oznámení o událostech v kalendáři vašeho nadřízeného, musíte je ručně zapnout.

Poznámka: Pokud u kalendáře, který s vámi někdo sdílí, zapnete oznámení, pro vlastníka kalendáře je nezapnete. (Pokud tedy u kalendáře, ke kterému vám byl udělen přístup, zapnete oznámení, budete je dostávat pouze vy, nikoli váš nadřízený – pokud si je on sám nezapne.)

Chcete-li z kalendáře vašeho nadřízeného dostávat oznámení e-mailová a vyskakovací oznámení, postupujte takto:

1. Přihlaste se do svého Kalendáře Google.
2. Kalendář vašeho nadřízeného se zobrazí v seznamu Moje kalendáře a jeho schůze ve vašem kalendáři.

Poznámka: Pokud události nadřízeného ve svém kalendáři nevidíte, můžete jeho kalendář zvýraznit tak, že na něj v seznamu kliknete.

1. Umístěte kurzor nad kalendář vašeho nadřízeného, klikněte na šipku dolů, která se zobrazí,
2. a vyberte Připomenutí a oznámení.

1. V části Připomenutí události klikněte na možnost Přidat připomenutí.
2. V rozbalovací nabídce vyberte buď E-mail, nebo Vyskakovací okno. (Pokud chcete použít obě možnosti, znovu klikněte na Přidat připomenutí.)

6. Poté, co nastavíte připomenutí události, zvolte pozvánky, u kterých chcete dostávat oznámení. Nejprve můžete zvolit všechna oznámení a časem odebírat ta, která nepotřebujete.

Poznámka: Pokud zvolíte možnost Denní agenda, jakékoli změny událostí provedené po 5:00 vašeho časového pásma se v e-mailech s agendou neprojeví.

Tipy pro používání oznámení

Pokud máte vy i váš nadřízený zapnutá e-mailová oznámení na nové pozvánky, nadřízenému budou do jeho doručené pošty chodit e-maily s předmětem „Pozvánka“ a vám do vaší doručené pošty e-maily s předmětem „Nová událost“. Například:

Doručená pošta vašeho nadřízeného

Vaše doručená pošta

Pomocí takto odlišených předmětů e-mailů snadno rozlišíte pozvánky pro vás a pro nadřízeného.

Jak pracovat s kalendářem vašeho nadřízeného

Přijetí nebo odmítnutí pozvánky na událost jménem vašeho nadřízeného

Tuto akci můžete provést třemi způsoby:

• Přijetí nebo odmítnutí v zobrazení delegovaného kalendáře
• Na pozvání můžete odpovědět přímo v pozvánce, která se zobrazuje v delegovaném kalendáři vašeho nadřízeného. Jednoduše klikněte kdekoli na událost a poté klikněte na Ano, Možná, Ne nebo Odebrat

• Přijetí nebo odmítnutí v delegovaném Gmailu
• Pokud vám nadřízený udělil přístup ke svému účtu Gmail, můžete na pozvání odpovědět také v e-mailu s předmětem „Pozvánka“ (v delegovaném zobrazení doručené pošty). Jednoduše vedle textu Zúčastníte se? klikněte na Ano, Možná nebo Ne.

Poznámka: Aby váš nadřízený tento e-mail obdržel, musí mít ve svém kalendáři zapnutá oznámení.

• Přijetí nebo odmítnutí v e-mailových oznámeních
• Pokud jste v kalendáři vašeho nadřízeného zapnuli oznámení, můžete na pozvání odpovídat přímo v e-mailech s předmětem „Nová událost“, který obdržíte ve své doručené poště. V části Zúčastníte se? klikněte na Ano, Možná nebo Ne.

Přidání poznámky k pozvánce

Chcete-li ke své odpovědi na pozvání přidat poznámku, přejděte na stránku s podrobnostmi události. Můžete to udělat několika způsoby:

● Kliknutím na název dané události (například Schůze týmu)

● Dvojitým kliknutím kdekoli na událost

● Kliknutím kdekoli na událost a poté kliknutím na možnost Další informace ve vyskakovacím okně

Poznámku můžete přidat v horní části stránky s podrobnostmi události v části Zúčastníte se?. Jakmile ji přidáte, klikněte na tlačítko Uložit. Vzhledem k tomu, že někteří lidé nemají zapnutá oznámení o odpovědích na události, měli byste vlastníkovi události raději zaslat důležité informace e-mailem.

Rychlé zobrazení informací o události (pozvánka, přijetí, odmítnutí)

Informace o události si můžete rychle prohlédnout, aniž byste museli přecházet na stránku s podrobnostmi o události.

Pozvánky na události

U pozvánek na události, na které jste ještě neodpověděli, se vedle času konání zobrazuje šipka pro odpověď.

Události, na které jste odpověděli „Možná“

U pozvánek na události, na které jste odpověděli „Možná“, se vedle času konání zobrazuje otazník.

.

Přijaté události

U přijatých událostí se otazník nezobrazuje.

Odmítnuté události

Odmítnuté události mají šedou barvu a jejich název je přeškrtnutý.

Vysvětlivky k ostatním ikonám v Kalendáři

Když nad určitou událost Kalendáře umístíte kurzor, mohou se v její horní části zobrazit i další ikony. Níže naleznete jejich seznam a popis toho, co znamenají.

U události je nastaveno jedno nebo více připomenutí

Na událost je pozván alespoň jeden člověk

Soukromá událost

Opakující se událost

Událost, která byla změněna z opakující se na jednorázovou

Vytváření událostí jménem vašeho nadřízeného

Vytvoření události jménem vašeho nadřízeného je stejně jednoduché jako vytvoření události ve vašem vlastním kalendáři. Pár věcí byste si však měli mít na paměti.

Události vytvářejte v kalendáři vašeho nadřízeného

Pokud máte najednou otevřený svůj kalendář i kalendář vašeho nadřízeného, výchozí kalendář pro vytváření nových událostí je ten váš. Pokud spěcháte, může se vám snadno stát, že ve vyskakovacím okně pro vytváření události zapomenete v rozbalovací nabídce Kalendář vybrat kalendář vašeho nadřízeného.

Pokaždé, když vytváříte událost jménem svého nadřízeného, zkontrolujte, jestli ji vytváříte v jeho kalendáři a nikoli ve svém.

Tip: Pokud vás mate, když si prohlížíte svůj kalendář a kalendář nadřízeného najednou, zkuste v prohlížeči používat dvě různé karty (nebo okna, pokud váš prohlížeč karty nepodporuje). Jednu kartu (nebo okno) používejte pro svůj vlastní kalendář a druhou kartu pro kalendář nadřízeného.

Zvolte nastavení přístupnosti

Nadřízení se často účastní tajných schůzí, na kterých se projednávají citlivé informace. Nechcete-li tedy detaily události zveřejňovat, zvolte v části Přístupnost na stránce s podrobnostmi události přepínač Soukromá. Pokud u události zvolíte nastavení Soukromá, podrobnosti uvidí pouze její účastníci a lidé s oprávněním „Provádět změny událostí“.

Poznámka: Pokud je většina schůzí vašeho nadřízeného tajná, můžete u jeho kalendáře změnit výchozí nastavení sdílení. Ostatním lidem ve vaší organizaci se tak bude zobrazovat pouze informace o tom, jestli je váš nadřízený k dispozici, nebo nemá čas, a jeho kalendář se jim nebude zobrazovat vůbec. Abyste mohli tuto změnu provést, musíte mít oprávnění Provádět změny a spravovat sdílení.

.

Zde je postup:

1. Ve svém Kalendáři Google klikněte na šipku rozbalovací nabídky vedle kalendáře vašeho nadřízeného a zvolte možnost Sdílet tento kalendář.
2. Pokud chcete, aby se ostatním lidem ve vaší organizaci zobrazovaly pouze informace o tom, jestli je váš nadřízený k dispozici, nebo nemá čas, nejprve zaškrtněte políčko Sdílet tento kalendář s ostatními. V rozbalovací nabídce poté zvolte Sdílet pouze informace o mé dostupnosti (skrýt detaily).

1. Pokud chcete, aby si kalendář vašeho nadřízeného nemohl prohlížet nikdo ve vaší organizaci, zrušte zaškrtnutí u políčka Sdílet tento kalendář s ostatními.
2. Klikněte na tlačítko Uložit.

Nastavte časové pásmo události

Pokud je váš nadřízený často na cestách, plánování událostí pro různá časová pásma může být docela problematické. V Kalendáři Google můžete časové pásmo události snadno nastavit.

Ve vašem kalendáři se budou události zobrazovat podle vašeho aktuálního časové pásma, a pokud jej změníte na jiné, události budou přesně tam, kde mají být.

1. Na stránce s podrobnostmi o události klikněte na odkaz Časové pásmo vpravo vedle polí s časem a datem události.

.

1. Ve vyskakovacím okně, které se objeví, nastavte časové pásmo události. V případě potřeby můžete bez problému vytvářet události, které začínají v určitém časovém pásmu
2. a končí v jiném – ideální řešení pro nadřízené, kteří často létají.

1. Klikněte na tlačítko Hotovo.

Pozvánky a události

Zvaní hostů na události

Chcete-li k události přidat jednoho nebo více hostů, postupujte takto:

1. Přejděte na stránku s podrobnostmi události.
2. Vpravo na stránce v části Přidat hosty zadejte e-mailovou adresu prvního hosta.

1. Postupně přidávejte e-mailové adresy ostatních hostů.
2. Klik V případě potřeby na stránce vyplňte i ostatní pole.
3. klepněte na tlačítko Přidat.

Zkontrolujte dostupnost hostů

Pokud chcete na událost pozvat hosty, můžete jejich dostupnost ověřit dvěma způsoby:

1. možnost: Zkontrolujte dostupnost na stránce události

Na stránce s podrobnostmi události klikněte na kartu Vyhledat čas.

Přidejte hosty, jejichž dostupnost chcete zkontrolovat.

.

2. možnost: Zkontrolujte dostupnost pomocí kalendářů

Ve svém kalendáři si také můžete zobrazit další kalendáře. Každý z nich se zobrazí v jiné barvě, takže snadno zjistíte, kdo kdy nemá čas. Kalendáře přes sebe překryjete takto:

V seznamu Jiné kalendáře vlevo od vašeho kalendáře zadejte jméno nebo e-mailovou adresu kolegy, jehož kalendář chcete přidat. Poté, co kalendář přidáte, můžete kliknutím zapnout nebo vypnout jeho zobrazování.

Poznámka: Pokud je váš seznam Jiné kalendáře dlouhý, může se nahrávat pomalu. (Viz část Optimalizace doby načítání Kalendáře níže.)

Pozvěte na událost Skupiny Google

Pokud jste vy nebo administrátor služby Google Apps ve vaší organizaci vytvořili skupiny (tj. seznamy příjemců) ve službě Skupiny Google, můžete na schůzi pozvat určitou skupinu. Namísto vyplňování e-mailových adres všech členů skupiny stačí jako hosta zadat pouze adresu samotné skupiny.

Poté, co adresu skupiny zadáte, se v poli Hosté objeví její jednotliví členové (viz níže). Pokud chcete ze seznamu některého člena skupiny odstranit, klikněte na křížek vpravo vedle jeho jména

Poznámka: Na pozvánce se neprojeví změny ve skupině (např. noví nebo odebraní členové.), které nastanou až poté, co pozvánku v Kalendáři Google vytvoříte.

V části „Hosté mohou“ určete nastavení pro vaše hosty

Políčka pozvat ostatní a zobrazit seznam hostů jsou ve výchozím nastavení událostí zaškrtnuta.

Chcete-li, aby vaši hosté mohli upravovat podrobnosti události (např. přidávat místnosti, upravovat čas konání nebo přidávat přílohy), zaškrtněte také políčko upravit událost.

Plánování místností a dalších zdrojů

Pokud administrátor služby Google Apps ve vaší doméně vytvořil zdroje Kalendáře (např. místnosti, projektory a další sdílené zdroje), můžete je ke svým událostem přidávat stejně, jako byste zvali hosty.

1. Přejděte na stránku s podrobnostmi schůze.
2. V části Přidat: klikněte na Místnosti atd.
3. Proveďte některou z následujících možností:

.

● Do pole „Filtrovat místnost“ začněte psát libovolnou část názvu místnosti nebo zdroje. Zobrazí se seznam odpovídajících zdrojů.

Na následujícím snímku obrazovky například vidíte, že se po zadání textu ca objevily dvě místnosti: Acadia a Bryce Canyon.

● Zdroj nebo místnost, kterou chcete zarezervovat, vyhledejte v seznamu zdrojů. Například:

1. Zkontrolujte, jestli je zdroj v době konání vaší schůze k dispozici:

– Není k dispozici

1. Zdroj, který je k dispozici, zarezervujete tak, že vlevo vedle jeho názvu kliknete na tlačítko Přidat. Pokud žádné zdroje nejsou k dispozici, zkuste změnit čas nebo den konání vaší události. Chcete-li zjistit, který čas vyhovuje všem hostům a kdy jsou k dispozici všechny zdroje, stačí kliknout na kartu Vyhledat čas.
2. Po zadání všech podrobností události klikněte na tlačítko Uložit.

Plánování opakujících se událostí

S Kalendářem Google je plánování opakujících se událostí velmi jednoduché. Zde je postup:

1. Přejděte na stránku s podrobnostmi události.
2. Zaškrtněte políčko Opakovat.

1. Ve vyskakovacím okně Opakovat vyberte některou z možností v rozbalovací nabídce Opakuje se.

1. V závislosti na tom, co jste vybrali v rozbalovacím seznamu Opakuje se, nyní upřesněte podrobnosti opakování události (pokud je to možné, uveďte i datum zahájení a ukončení).
2. Vytváření schůze dokončete jako obvykle.

Upozornění hostů na události

Nejspíše už jste zjistili, že se po uložení nově vytvořené události automaticky objeví vyskakovací okno s dotazem, jestli chcete hostům odeslat pozvánky. V některých případech ale můžete chtít kontaktovat pouze část hostů nebo je kontaktovat všechny, aniž byste museli měnit detaily události. V této části se dozvíte, jak odeslat e-mail pouze těm hostům, kterým chcete, a pouze, když chcete.

Jak hostům odeslat e-mail s informacemi o události

V určitých případech můžete chtít některým nebo všem hostům odeslat e-mail až poté, co jste událost vytvořili a uložili. Můžete například rozeslat připomínku lidem, kteří ještě neodpověděli na pozvání k události. Nebo můžete chtít odeslat pokyny všem hostům, kteří odpověděli Ano.

1. Přejděte na stránku s podrobnostmi události.
2. V části Hosté klikněte na Poslat hostům e-mail.
3. Ve vyskakovacím okně můžete určit, jestli se má e-mail odeslat všem hostům, nebo jen některým (například těm, kteří odpověděli Ano).

Poznámka: Políčka Ano a Ne můžete zaškrtnout obě a e-maily můžete do pole pro adresy zadat také ručně.

1. Poté, co vyberete, kterým hostům zaslat e-mail, vyplňte pole Zpráva.
2. Klikněte na Odeslat.

.

Odeslání pozvánky na událost pouze určitým hostům

Pokud hostům nechcete zahltit jejich e-mailové schránky pozvánkami na události, o kterých už ví, můžete pozvánky poslat pouze hostům, kteří je ještě nedostali. Zde je postup:

1. Začněte vytvářet událost.
2. Přidejte lidi, kterým nechcete odeslat oznámení.
3. Klikněte na Uložit a ve vyskakovacím okně Poslat pozvánky? zvolte možnost Neodesílat.
4. Událost znovu otevřete a přidejte lidi, kterým chcete odeslat oznámení.
5. Událost nijak neupravujte a uložte ji. Pokud byste změnili čas konání, místnost, popis atp., Kalendář Google by aktualizované oznámení odeslal všem hostům v seznamu. Kalendář Google odešle aktualizaci pouze novým hostům jedině v případě, že k události přidáte nové hosty a nic jiného nezměníte.
6. Pozvánky novým hostům odešlete tak, že kliknete na Uložit a ve vyskakovacím okně Poslat pozvánky? zvolíte Odeslat.
7. Oznámení e-mailem obdrží pouze nově přidaní hosté.

Poznámka: Jednotliví uživatelé si mohou příjem oznámení vypnout.

Jak vytvořit připomenutí události, které uvidí pouze váš nadřízený

V předchozích aplikacích kalendáře jste možná byli zvyklí přidávat k událostem poznámky, které si mohl zobrazit pouze váš nadřízený. Kalendář Google ale funguje jinak – pokud schůzi organizujete, všechny poznámky, které u události zadáte do pole Popis, se objeví v kalendářích všech hostů.

Chcete-li vytvořit připomenutí události, které se bude zobrazovat pouze v kalendáři vašeho nadřízeného, máte na výběr z několika různých možností:

• Pokud schůzi organizuje někdo jiný, můžete poznámku přidat do pole Popis u události v kalendáři vašeho nadřízeného. Tato poznámka se objeví pouze v kalendáři nadřízeného. V závislosti na jeho nastavení přístupnosti je ale možné, že ji uvidí lidé, kteří si budou prohlížet jeho kalendář. (Pokud chcete, aby byla poznámka soukromá, zvolte v části Přístupnost na stránce s podrobnostmi o události přepínač Soukromá.)

Důležité: Pokud organizátor schůze aktualizuje pole Popis, do kterého jste předtím přidali poznámku, vaše poznámka se přepíše.

• V kalendáři vašeho nadřízeného můžete vytvořit samostatnou událost, která se bude konat ve stejnou dobu jako ta původní. Do pole Popis u nové události můžete zadat důležité informace, které by váš nadřízený měl vědět. Také můžete připojit přílohy. (Pokud jsou některé z těchto informací citlivé, nezapomeňte v části Přístupnost zvolit přepínač Soukromá.)

Připomenutí události samozřejmě můžete svému nadřízenému kdykoli zaslat pomocí e-mailu nebo chatu v rámci Gmailu.

Úprava podrobností události po jejím vytvoření

Často se vám může stát, že potřebujete změnit podrobnosti události až poté, co jste ji vytvořili. Můžete například chtít změnit její datum nebo čas konání, vytvořit kopii události nebo přenést vlastnictví události na někoho jiného.

Odeslání aktualizace hostům po úpravě podrobností události

Pokud se vaší události účastní hosté a na stránce s podrobnostmi události provedete nějaké změny, po kliknutí na tlačítko Uložit se zobrazí vyskakovací okno Odeslat aktualizaci? Kliknutím na Odeslat nebo Neodesílat zašlete stávajícím hostům aktualizaci.

Změna času nebo data konání události pomocí přetažení myší

Pokud potřebujete upravit pouze čas nebo datum (a ostatní podrobnosti události nechat beze změny), stačí na událost kliknout a přetáhnout ji do nového času konání. Pokud se vaší události účastní hosté, podle pokynů jim zašlete informace o změnách.

Duplicitní události

Pokud chcete vytvořit událost s podobnými parametry, jako má určitá stávající událost, stačí jednoduše vytvořit kopii stávající události a změnit pouze to, co potřebujete.

Kopii události vytvoříte tak, že přejdete na stránku s podrobnostmi události, kterou chcete zkopírovat, a poté v rozbalovacím seznamu Další akce vyberete Duplicitní událost. Zobrazí se stránka s podrobnostmi nové události.

Převod vlastnictví události

Pokud někdo převezme zodpovědnost za vámi vytvořenou událost (například opakující se schůzi), můžete na daného člověka převést její vlastnictví. Bude tak událost „vlastnit“ a bude ji moci upravovat.

Vlastnictví převedete takto:

1. V kalendáři původního vlastníka otevřete událost, jejíž vlastnictví chcete převést.
2. V rozbalovací nabídce Další akce zvolte možnost Změnit vlastníka (vedle tlačítka Smazat).
3. Do pole Nový vlastník zadejte e-mailovou adresu nového vlastníka.
4. V případě potřeby upravte e-mailovou zprávu.
5. Klikněte na Změnit vlastníka.

Nový vlastník obdrží e-mail s oznámením. Pro přijetí vlastnictví události je nutné, aby klikl na uvedený odkaz.

Poznámka: Událost sice nyní ovládá její nový vlastník, ale v poli Vytvořil(a) se bude stále zobrazovat ten původní.

Když hosté upravují podrobnosti události ve svých kalendářích

Pokud jste hostům neumožnili upravovat události (viz V části „Hosté mohou“ určete nastavení pro vaše hosty výše), pouze autor události může provádět změny, které se v kalendáři zobrazí všem hostům. Pokud hosté upraví podrobnosti události, dané změny se objeví pouze v jejich kalendářích.

Pokud autor svou událost upraví, přepíše tím veškeré změny, které hosté provedli ve svých kalendářích.

Pokud například vytvoříte událost, pozvete na ni Jiřího a on k ní přidá novou místnost, tato změna se bude zobrazovat pouze v jeho kalendáři. Pokud ale později změníte čas události, událost se v Jiřího kalendáři přesune na jiný čas a změna místnosti, kterou Jiří provedl, se v jeho kalendáři přestane zobrazovat.

Správa kalendářů

Tisk kalendářů

1. Zkontrolujte, jestli jsou ve vašem seznamu Moje kalendáře zvýrazněny pouze kalendáře, které chcete vytisknout. Pokud ne, kliknutím na patřičné kalendáře je vyberte nebo jejich výběr zrušte.
2. V horní části zobrazení kalendáře zvolte časový rámec, který chcete vytisknout (např. Den nebo Týden).

1. Klikněte na ikonu Tisk. V okně Náhled tisku kalendáře můžete změnit velikost písma, orientaci stránky a další možnosti.
2. Vyberte požadované možnosti a klikněte na Tisk.

Úprava zobrazení Kalendáře

Rychlé zobrazení jediného kalendáře

Pokud máte otevřených více kalendářů a chcete si rychle zobrazit pouze jeden, klikněte na šipku dolů vedle kalendáře, který chcete vidět, a zvolte Zobrazit pouze tento kalendář.

Pokud budete chtít zobrazit i další kalendáře, kliknutím na jejich jména je zvýrazníte.

Zobrazení dalšího časového pásma

Pokud komunikujete se spolupracovníky nebo klienty z různých časových pásem, plánování schůzí může být občas problematické. Práci si tedy můžete usnadnit tak, že si ve svém kalendáři zobrazíte spolu se svým aktuálním časovým pásmem i některá další.

Provedete to takto:

1. V rozbalovací nabídce Nastavení v horním pravém rohu obrazovky vyberte možnostNastavení.
2. Na kartě Obecné klikněte na Zobrazit další časové pásmo.
3. V rozbalovací nabídce Další časové pásmo vyberte časové pásmo. (Pokud chcete, aby se vám zobrazovala i časová pásma cizích zemí, zaškrtněte políčko Zobrazit všechna časová pásma.)

1. Do pole Štítek zadejte název.
2. Klikněte na tlačítko Uložit. Ve vašem kalendáři se nyní budou zobrazovat obě časová pásma (viz obrázek níže).

Poznámka: V části Nastavte časové pásmo události výše najdete informace o tom, jak snadno plánovat události v jiném časovém pásmu.

Skrytí odmítnutých schůzí

Pokud je váš kalendář přeplněný schůzemi, u kterých jste odmítli účast, změnou nastavení je můžete všechny skrýt. Není možné skrýt pouze jednotlivé schůze, u kterých jste odmítli účast.

1. V rozbalovací nabídce ozubeného kola Nastavení v horním pravém rohu obrazovky vyberte možnost Nastavení.
2. Na kartě Obecné v části Zobrazit události, které jste odmítli, vyberte Ne.
3. Klikněte na tlačítko Uložit.

Vypnutí automatického přidávání pozvánek do vašeho kalendáře

1. V rozbalovací nabídce ozubeného kola Nastavení v horním pravém rohu obrazovky vyberte možnost Nastavení.
2. Na kartě Obecné v části Automaticky přidat pozvánky do mého kalendáře zvolte Ne, zobrazit pouze pozvánky, u nichž jsou mé odpovědi.

Poznámka: Pokud si váš nadřízený nastavil svůj kalendář tak, aby se v něm zobrazovaly pouze pozvánky, na které odpověděl, může se stát, že nějakou událost propásne. Pokud nadřízenému například naplánujete schůzi, ale nepošlete mu e-mailem pozvánku, o dané schůzi se nedozví, pokud mu o ní přímo neřeknete.

Optimalizace doby načítání Kalendáře

Pokud vašemu účtu Kalendáře často trvá, než se načte, zkontrolujte, kolik máte kalendářů v seznamu Jiné kalendáře. Máte-li v seznamu Jiné kalendáře více kalendářů, můžete si tak velmi usnadnit jejich překrývání v zobrazení kalendáře. Pokud jich však v tomto seznamu máte příliš mnoho, může to prodlužovat dobu načítání vašeho kalendáře.

Chcete-li určitý kalendář v seznamu Jiné kalendáře skrýt, klikněte na šipku dolů vpravo vedle jména vlastníka kalendáře a vyberte možnost Skrýt tento kalendář v seznamu.

Vytváření nových kalendářů

Existuje mnoho důvodů, proč byste mohli chtít vytvořit a sdílet kalendáře. Například můžete

chtít vytvořit:

• kalendář pro pracovní tým, díky kterému budete mít přehled o schůzích, školeních, narozeninách, dovolených atd.,
• kalendář pro soukromé záležitosti vašeho nadřízeného (např. platnost sezónních lístků nebo tréninky ve fitness centru), který si můžete překrýt s jeho pracovním kalendářem a usnadnit si tak plánování brzkých či pozdních schůzí nebo služebních cest,
• kalendáře pro místnosti nebo zdroje, které máte na starost.

Vytvoření nového kalendáře

1. Klikněte na malou šipku dolů vedle nápisu Moje kalendáře a zvolte možnost Vytvořit nový kalendář.
2. Do pole Název kalendáře zadejte název svého kalendáře.
3. V případě potřeby zadejte do patřičných polí také popis, umístění a časové pásmo.
4. Pokud chcete svůj nový kalendář veřejně sdílet nebo jej sdílet se všemi v rámci vaší organizace, klikněte na políčko Sdílet tento kalendář s ostatními a poté klikněte na políčko veřejné nebo organizace.
5. Chcete-li kalendář sdílet s určitým člověkem, zadejte jeho e-mail do pole Osoba
6. a v rozbalovací nabídce Nastavení oprávnění vyberte patřičné oprávnění. Opakujte u každého člověka, kterého chcete přidat.
7. Klikněte na tlačítko Vytvořit kalendář.

Vytvoření kalendáře pro místnost nebo zdroj, který máte na starost

Pokud máte na starost rozvrh soukromé místnosti nebo zdroje, který není ve vašem Kalendáři Google dostupný v části Kde, můžete vytvořit kalendář zdroje.

Kalendář zdroje vytvoříte podle pokynů pro vytvoření nového kalendáře výše. Jakmile jej vytvoříte, budete muset upravit jeho nastavení. Provedete to takto:

1. Klikněte na malou šipku dolů vedle nově vytvořeného kalendáře a vyberte Nastavení kalendáře.
2. V části Automaticky přijímat pozvánky vyberte pomocí přepínače možnost, která vám vyhovuje.

Zde je popis dvou vhodných možností:

• Automaticky přijmout nekonfliktní pozvánky: Nové události budou odmítnuty, pokud je pro tentýž čas již nějaká událost naplánována.
• Automaticky do tohoto kalendáře přidat všechny pozvánky: Zobrazí
• se všechny události bez ohledu na konflikty.
1. Klikněte na tlačítko Uložit.

Ostatní lidé mohou v kalendáři zdroje, který máte na starost vy, plánovat události dvěma způsoby:

1. možnost: Umožněte ostatním lidem upravovat všechny události

Pokud chcete, aby mohli ostatní lidé provádět přímé změny v kalendáři zdroje, můžete jej s nimi sdílet stejným způsobem, jako s vámi svůj kalendář sdílel váš nadřízený.

Poznámka: V rozbalovací nabídce Nastavení oprávnění v tom případě zvolte možnost Provádět změny událostí nebo Provádět změny a spravovat sdílení.

2. možnost: Umožněte ostatním lidem upravovat pouze jejich vlastní události

Pokud však chcete, aby ostatní lidé mohli upravovat pouze své vlastní události a ne ty vytvořené někým jiným, mohou své události plánovat odlišným způsobem.

1. Aby bylo tuto metodu možné používat, musíte na kartě Sdílet tento kalendář
2. u svého kalendáře zdroje zvolit políčko Sdílet tento kalendář s ostatními.
3. Lidem, kteří v kalendáři zdroje mohou provádět změny, zašlete jeho e-mailovou adresu. Najdete ji na stránce Nastavení kalendáře > Podrobnosti kalendáře v části Adresa kalendáře.

1. Pokud chtějí ostatní lidé plánovat události se zdroji, které spravujete, mohou e-mailovou adresu kalendáře zadat do pole Přidat hosty u svých událostí.

Tipy a triky pro Kalendář

Jak pomocí klávesových zkratek Kalendáře ušetřit čas

Pokud chcete při správě kalendáře vašeho nadřízeného (nebo svého vlastního) ušetřit čas, začněte používat klávesové zkratky.

Zapnete je tak, že v rozbalovací nabídce ozubeného kola Nastavení v pravém horním rohu obrazovky zvolíte možnost Nastavení.

Se zapnutými klávesovými zkratkami zvládnete spoustu běžných úkolů přímo z klávesnice. Využít můžete například tyto klávesové zkratky: „c“ – vytvoření události, „e“ – zobrazení podrobností události, „t“ – přechod na dnešní datum, „p“ – přechod na předchozí období, „n“ – přechod na následující období, „s“ – přechod do nastavení vašeho účtu Kalendáře atd.

Pokud chcete zobrazit úplný seznam klávesových zkratek, stiskněte v Kalendáři Google „Shift+?“ (klávesové zkratky musí být zapnuté).

Práce s úkoly v Kalendáři

Pomocí úkolů v Kalendáři můžete vytvářet seznamy úkolů a mít tak pořádek ve svých plánech. Začněte kliknutím na kalendář Úkoly v části Moje kalendáře.

Vpravo vedle vašeho kalendáře se zobrazí seznam úkolů.

Seznam úkolů zavřete tak, že v části Moje kalendáře opět kliknete na kalendář Úkoly.

Seznam úkolů můžete také minimalizovat – stačí kliknout na malou šipku mezi svislým posuvníkem Kalendáře a seznamem úkolů. (Kliknete-li na šipku znovu, seznam úkolů se rozbalí.)

Nový úkol v Kalendáři vytvoříte podobně jako v Gmailu tak, že dole v části Úkoly kliknete na znaménko +. Nový úkol se však v kalendáři Úkoly nebude zobrazovat, dokud jej neupravíte

a nestanovíte jeho datum.

Chcete-li přidat úkol přímo do seznamu úkolů a kalendáře Úkoly, postupujte takto:

1. Stanovte den, kdy má úkol začít, a klikněte na oblast přímo pod daným datem.
2. Ve vyskakovacím okně klikněte na Úkol.

1. Úkol pojmenujte a doplňte u něj případné poznámky.
2. Klikněte na Vytvořit událost. Úkol se nyní objeví v kalendáři Úkoly a zároveň v seznamu úkolů.

Další informace o gadgetu Úkoly najdete v centru nápovědy Kalendáře Google: http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=146986

Přidejte si do Kalendáře Google zajímavé kalendáře

Google nabízí několik užitečných a zajímavých kalendářů, jako například mezinárodní svátky nebo čísla týdnů, které si můžete přidat do části Jiné kalendáře pro snadné prohlížení.

Tyto (a další) kalendáře ke svému kalendáři přidáte takto:

1. Klikněte na malou šipku dolů vpravo vedle nápisu Jiné kalendáře a v rozbalovací nabídce vyberte Procházet zajímavé kalendáře.
2. Vyberte, jaký druh kalendáře si chcete přidat, a klikněte na odpovídající kartu: Prázdniny, Sport nebo Další*.
3. Kliknutím na Přihlásit se k odběru daný kalendář přidáte na svůj seznam Jiné kalendáře.

*Poznámka: Na kartě Další najdete spoustu kalendářů, které přijdou vhod administrátorům:

● Zdroje pro doménu [vaše doména]

● Čísla týdnů

● Narozeniny a události kontaktů

Přidejte si kalendáře oblíbených zdrojů (např. konferenčních místnosti)

Pokud často používáte určité konferenční místnosti, můžete si jejich kalendáře přidat do svého seznamu Jiné kalendáře a usnadnit si tak jejich prohlížení.

Tyto (a další) kalendáře ke svému kalendáři přidáte takto:

1. Klikněte na malou šipku dolů vpravo vedle nápisu Jiné kalendáře, a v rozbalovací nabídce vyberte Procházet zajímavé kalendáře.
2. Klikněte na kartu Další a poté na Zdroje pro doménu [vaše doména].
3. Vpravo vedle názvu zdroje klikněte na šipku (>).

Kliknutím na Přihlásit se k odběru vybrané kalendáře přidáte na svůj seznam Jiné kalendáře.