電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、一般社団法人石川県公共嘱託登記司法書士協会（以下、「この法人」という。）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）

第２条　この規程は、この法人の全ての役員及び事務局職員（嘱託職員、契約職員、パートタイマー及び派遣職員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

第２章　組織体制等

（管理責任者）

第３条　当会は、この規程に定める電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等の事務処理に関する管理責任者を置く。

　２　管理責任者は、理事長が指定した役員とする。

　３　管理責任者は、次の各号に掲げる業務を所管する。

　　　一　処理責任者からの報告徴収及び助言・指導

　　　二　第６条第１項に規定する取引関係情報を取り扱う保管媒体の設置場所の指定及び変更 

（処理責任者）

第４条　当会は、第６条第１項に規定する取引関係情報の事務処理に関する責任者として、処理責任者を置く。

　２　処理責任者は、管理責任者が選任する。

第３章　電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）

第５条　この法人における電子取引の範囲は、電子データを用いて行う各種の取引に係るものとし、具体的には理事長が指定する。

（取引データの保存）

第６条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、保存の対象となる取引関係情報（以下、「保存取引データ」という。）は、次のとおりとする。

一　見積書その他これに類する情報

二　契約書その他これに類する情報

三　注文書その他これに類する情報

四　納品書その他これに類する情報

五　請求書その他これに類する情報

六　領収書その他これに類する情報

七　上記に掲げるものの他、電子データにより行われる各種の取引に係る請求書等の授受

　２　保存取引データは、保存サーバ内で７年間保存する。

（訂正削除の原則禁止）

第７条　保存取引データの内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）

第８条　業務処理上やむを得ない理由によって保存取引データを訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出する。

一　申請日

二　取引伝票番号

三　取引件名

四　取引先名

五　訂正・削除日付

六　訂正・削除内容

七　訂正・削除理由

八　処理担当者名

２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して保存取引データの訂正及び削除を指示する。

４　処理責任者は、保存取引データの訂正及び削除を行った場合は、当該保存取引データに訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。

５　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった保存取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

（施行）

１　この規程は、令和６年２月２２日から施行する。