Work with Report Control
使用報表控件

Report Control allows you to control how to present the content of the report. 

In the Report Control, you can define the filter conditions, which columns to display on the report, what is the sorting order, where is the report output and define some reporting options.

報表控制允許您自訂報表顯示、匯出及列印選項，包括欄位排序、分組、篩選及 Excel 格式調整。此功能適用於 HRPro 系統中的多數報表畫面，幫助產生更精確的資料輸出。

Condition Filters 條件篩選器

Click Add a new condition to add a new condition. 

From the Field column, select the column that you wish to filter. Nearly all the columns in the Report are available to select. 

From the Operator Column, select the Operator for comparison. 

Operators: 

• Equal - Show the data that is exactly equal to the given value. 

• Not Equal - Show the data that is not equal to the given value. 

• Contains - Show the data that is contained in the given value. 

• Not Contains - Show the data that does not contain the given value. 

• Begin with - Show the data that the string begins with the given value. (e.g. Employee Name begins with Chan). 

• End with - Show the data that the string ends with the given value. (e.g. Employee No. end with -02). 

• Between - Show the data that is between 2 given values (use .. to separate the values).

點選「新增條件」以新增篩選條件。

從「欄位」欄位選擇您要篩選的欄位，報表中幾乎所有欄位皆可選取。

從「運算子」欄位選擇比較運算子。

運算子說明：

• 等於 (Equal) -  顯示完全等於指定值的資料。

• 不等於 (Not Equal) -  顯示不等於指定值的資料。

• 包含 (Contains) -  顯示包含指定值的資料。

• 不包含 (Not Contains) - 顯示不包含指定值的資料。

• 以...開頭 (Begin with) -  顯示字串以指定值開頭的資料（例如：員工姓名以「陳」開頭）。

• 以...結尾 (End with) - 顯示字串以指定值結尾的資料（例如：員工編號以「-02」結尾）。

• 介於之間 (Between) -  顯示位於兩個指定值之間的資料（使用「..」分隔兩個值）。

• In  - Show the data that is in one of the given lists of values (use, to separate the values), e.g.

• 在清單內 (In) - 顯示屬於指定值清單中的資料（使用「,」分隔多個值）。

• Not In - Show the data that is not in one of the given lists of values. 

• > or =  - Show the data that is greater than or equal to the given value. 

• < or =  - Show the data that is less than or equal to the given value.

• > - Show the data that is greater than the given value.

• < - Show the data that is less than the given value.

• 不在清單內 (Not In) - 顯示不屬於指定值清單中的資料。

• 大於等於 (> or =) - 顯示大於或等於指定值的資料。

• 小於等於 (< or =) - 顯示小於或等於指定值的資料。

• 大於 (>) - 顯示大於指定值的資料。

• 小於 (<) - 顯示小於指定值的資料。

Select  “And/or” when multiple conditions are given. 

Notes

• Report Control can only filter rows. i.e. whether to print 1000 rows or 10 rows on the report (filer by the given Conditions)

• If each row is a specific employee, Report Control can filter employees, e.g. Employee Name begin with Chan

• If each row is a specific Leave Date,  Report Control can filter dates e.g. Leave Date >= 2014/01/01 and Leave Date <= 2014/06/30

• The AND/OR column that can be suppressed by unchecking the  Disable "OR" in Report Control in System Manager Setup.

• When the AND/OR column is available, and if more than one logical operator is used in a statement, AND is evaluated first, and then OR.

當有多個條件時，選擇「And/Or」邏輯運算子。

注意事項

• 報表控制僅能篩選列（即決定報表印出 1000 列或 10 列，依指定條件過濾）。

• 若每列代表特定員工，報表控制可篩選員工，例如：員工姓名以「陳」開頭。

• 若每列代表特定請假日期，報表控制可篩選日期，例如：請假日期 >= 2014/01/01 且 請假日期 <= 2014/06/30。

• 「AND/OR」欄位可透過 [系統管理設定] 中的「停用報表控制中的 OR」選項來隱藏。

• 當「AND/OR」欄位可用，且陳述式中使用多個邏輯運算子時，先計算 AND，再計算 OR。

Order By 按    

• Select the 1st Order by drop-down to select the column you want to sort by. 

• Select the 2nd Order by drop-down to select the second column you want to sort by. 

• Ascending means smallest to largest, 0 to 9, and/or A to Z, and 

• Descending means largest to smallest, 9 to 0, and/or Z to A. 

(available only for Excel Reporting)

• 從第一個「排序依據」下拉選單選擇您要排序的主要欄位。

• 從第二個「排序依據」下拉選單選擇次要排序欄位。

• 升序 (Ascending) 表示由小到大、0 到 9、A 到 Z。

• 降序 (Descending) 表示由大到小、9 到 0、Z 到 A。

（僅適用於 Excel 報表）

Output To Excel 在 Excel 輸出

If available, when creating an Excel File of the Report.

若可用，於建立報表的 Excel 檔案時使用。

Output To Grid 輸出至網格    

If available, will create the output and display the result inside a grid.

若可用，會產生輸出並在網格中顯示結果。

Output To PDF 輸出至PDF      

If available, will create a PDF file of the report.

若可用，會產生報表的 PDF 檔案。

Output To Email 輸出至電郵        

If available, will display the Output to Email preview screen and, optionally, send the email to employees.

若可用，會顯示「輸出至電郵」預覽畫面，並可選擇寄送電郵給員工。

Hamburger Button 漢堡按鈕

Inside the hamburger button, there is a sub-menu for various options and settings of this report.

漢堡按鈕內含此報表的各項選項與設定的子選單。

Columns Selection 欄位選擇    

By default, no columns are selected. If no columns are chosen, HRPro will print all columns. To select specific columns to print, check the desired columns. 

Click the Save button to apply the changes.

預設情況下，無任何欄位被選取。若未選擇欄位，HRPro 會印出所有欄位。要選擇特定欄位列印，請勾選所需欄位。

點選「儲存」按鈕套用變更。

Report Options 報表選項

• Excel Autofilter - When checked, this adds Excel's AutoFilter dropdown arrows to each column header in the exported Excel file, enabling quick filtering by values, text, or numbers (toggle via Ctrl+Shift+L in Excel).

• Print with Gridlines - This option prints visible grid lines on the report when outputting to a printer, improving readability similar to Excel's default grid view.

• Disable Grouping and Subtotals - Enabling this prevents the report from applying Excel's grouping (collapsible row/column outlines) and subtotal calculations, producing a flat data list without intermediate sums.

• Disable Grand Total - When enabled, the report omits the overall grand total row or column at the end, useful for cleaner outputs without summary aggregates.

• Retain columns with zero totals - This likely keeps columns in the report even if their totals sum to zero, avoiding suppression of empty or zero-value columns.  Works best with "Columns Selection".

• Excel 自動篩選 - 勾選此項會在匯出的 Excel 檔案每個欄位標題加入自動篩選下拉箭頭，讓使用者快速依值、文字或數字過濾資料（在 Excel 中可按 Ctrl+Shift+L 切換）。 

• 打印網格線 - 啟用此選項可在列印報表時顯示明顯的格線，提升可讀性，類似 Excel 的預設格線檢視。

• 停用分組和小計 - 啟用後，報表不會套用 Excel 的分組（可摺疊的行列大綱）及小計計算，產生純平坦資料清單，無中間合計。

• 停用總計 - 啟用此項會省略報表結尾的整體總計列或欄，適合需要更簡潔輸出的情況，無摘要彙總。 

• 保留總計為零的列 - 此選項會保留總計為零的欄位在報表中，避免隱藏空值或零值的欄位。

Save as User Query 另存為用戶查詢      

Save the selected columns and conditions to create a new User Query

將選取的欄位與條件儲存，建立新的用戶查詢。

Save Report Selections 儲存報表選擇  

Preserve the selected conditions and column selections for future use. You can manage and delete saved report selections through Personal Options.

儲存選取的條件與欄位選擇，以供日後使用。您可透過個人選項管理與刪除已儲存的報表選擇。

Load Report Selections 載入報表選擇    

Load the saved selected conditions and column selections.

載入已儲存的條件與欄位選擇。