Expense Module Setup, User-Defined Fields tab
費用模組設定，用戶自定欄位

User-Defined Fields (UDFs) in the Expense Module Setup allow you to extend the standard expense claim form with additional fields tailored to your organization’s requirements. This enables you to capture structured, business-specific data for better tracking, validation, and reporting.

在「費用模組設定」中，用戶自定欄位（User-Defined Fields, UDF）可讓您擴展標準的費用申請表單，加入符合公司業務需要的自訂欄位，從而收集更具結構性及針對性的資料，以提升追蹤、驗證及報表分析能力。

What are UDFs?

UDFs are configurable fields that can be added to the expense claim form to collect information beyond the system’s default fields. They help align the system with internal processes and reporting needs.

Common Use Cases

You can define UDFs to capture data such as:

• Project Codes: Track expenses against specific projects or jobs.

• Cost Centres: Allocate expenses to departments or business units.

• Internal Remarks: Record additional notes or comments for internal reference.

Benefits

Using UDFs provides:

• Structured data capture across all expense claims.

• Improved accuracy and consistency in reporting.

• Easier filtering, analysis, and audit of expense data.

• Flexibility to adapt to changing business requirements without system customization.

Linking UDFs to Expense Types

During Expense Type setup, you can control which UDFs are applicable to each Expense Type.

• Select relevant UDFs for each Expense Type.

• Only the selected UDFs will appear when users submit claims for that Expense Type.

Example:

• Project Code may be required for Travelling Expenses but not for Meal Claims.

This selective assignment ensures users only see relevant fields, simplifying data entry while maintaining data integrity.

什麼是用戶自定欄位（UDF）？

UDF 是可自行設定的欄位，用於在費用申請表中收集系統預設欄位以外的資料，讓系統更貼合企業內部流程及報表需求。

常見應用情境

您可以透過 UDF 收集以下資料：

• 專案編號（Project Codes）：用於追蹤費用所屬的專案或項目。

• 成本中心（Cost Centres）：將費用歸類至不同部門或業務單位。

• 內部備註（Internal Remarks）：記錄額外說明或內部備註。

使用效益

• 使用 UDF 可帶來以下好處：

• 以結構化方式收集費用申請資料。

• 提升報表數據的準確性及一致性。

• 更容易進行篩選、分析及審核。

• 無需系統客製化即可靈活應對業務需求變化。

與費用類別的關聯設定

在設定「費用類別（Expense Type）」時，您可以指定每個費用類別適用的 UDF。

• 為每個費用類別選擇相關的 UDF。

• 使用者在提交該費用類別申請時，只會看到已指定的 UDF。

範例：

• 「專案編號」可適用於「差旅費用」，但不適用於「餐飲費用」。

此設定可確保使用者只需填寫相關欄位，簡化輸入流程，同時維持資料的完整性與準確性。

You can configure up to 25 User-Defined Fields (UDFs) for the Expense Claims Application, including 10 text fields, 5 numeric fields, 5 date fields, and 5 checkbox fields. These fields allow you to capture additional information that is not available in the standard application form.

For text-type UDFs, you may optionally define a lookup table by using the Lookup function. When a lookup table is assigned to a text field, users will be restricted to selecting values from the predefined list when submitting the Expense Claims Application, ensuring data consistency and standardization.

您可於「費用申請」中最多設定 25 個用戶自定欄位（User-Defined Fields, UDF），包括 10 個文字欄位、5 個數值欄位、5 個日期欄位及 5 個核取方塊欄位。這些欄位可讓您收集標準申請表中未涵蓋的額外資料。

對於文字類型的 UDF，您可透過「Lookup」功能選擇性地設定對應的查詢表（Lookup Table）。當某個文字欄位已設定查詢表後，使用者在填寫「費用申請」時，只能從預先定義的清單中選擇數值，從而確保資料的一致性及標準化。