03 Identifikimi i proceseve

Hyrje

Faza e identifikimit te proceseve i referohet aktiviteteve qe kane si qellim qe ne menyre sistematike te percaktojne bashkesine e proceseve te biznesit te nje organizate dhe te percaktoje kritere te qarta per perzgjedhjen e proceseve per tu permiresuar.

Rezultati i kesaj faze eshte arkitektura e proceseve qe paraqet proceset dhe lidhjet midis tyre.

Per kete qellim eshte e nevojshme te kemi ne konsiderate strategjine e organizates, ne zbatim te se ciles percaktohen edhe qellimet e organizates, ku do te bazohemi per perzgjedhjen e proceses qe kane nevoje per me shume fokus.

Nje menyre e rekomanduar per dokumentimin e qellimeve te organizates eshe duke perdorur "balanced scorecards".

Modeli me poshte eshte propozuar nga Kaplan & Norton dhe eshte nje nga me te perdorurit.

Arkitektura e proceseve

Per ndertimin e arkitektures se proceseve:

1. Evidentojme kategorite e proceseve.

2. Pershkruajme lidhjet qe kane proceset kryesore midis tyre

3. Perdorim nje menyre per paraqitjen e panorames se proceseve si nje paraqitje nga lart poshte.

Kategorite e proceseve

Ka shume kendveshtrime per menyren e kategorizimit te proceseve. Nje nga skemat me te pranuara eshte skema e propozuar si modeli i zinxhirit te vlerave te Porter, ( Porter's Value Chain Model).

Ky model i kategorizon proceset sipas disa kategorive kryesore:

Procese Baze (Core Processes)

Keto procese perfshijne aktivitetet qe gjenerojne produktin e organizates ( produktet ose sherbimet per klientet/qytetaret).

Keto procese kane te bejne me prodhimin e produkteve ,levrimi i sherbimeve, shitja, etj

Proceset Mbeshtetese ( Support Processes)

Procese qe perfshijne aktivitetet mbeshtetese per realizimin e funksionit kryesore te organizates.

Zakonisht ne keto procese perfshihen:

• prokurimi,

• blerja,

• manaxhimi i burimeve njerezore,

• IT,

• finance, dhe

• sherbime ligjore.

Proceset e manaxhimit ( Management Processes)

Perfshijne aktivitetet per pergatitjen e udhezimeve, rregullave, dhe praktikave qe duhen ndjekur per proceset baze dhe proceset mbeshtetese.

Ne kete kategori perfshihen zakonisht proceset qe kane te bejne me:

• planifikimin strategjik,

• buxhetimin,

• administrimin e rrezikut,

• marrdheniet me investitoret,

• furnitoret,

• partneret,

• publikun.

Dallimi i proceseve sipas ketyre kategorive baze eshte me rendesi per planifikimin strategjik dhe performancen e organizates.

Figura me poshte ilustron kategorite e proceseve ne nje kompani prodhimi:

KY model i vizualizimit perdoret zakonisht per te paraqitur ne menyre kompakte dhe te lexueshme proceset kryesore.

Elementi vizual quhet shirit (chevron) dhe modelimi ne kete menyre i proceseve, si nje sekuence nen-procesesh te vizualizuar si shirita quhet modelimi i zinxhirit te vleres ( Value Chain Modeling).

Ushtrim (2.3)

Cilet jane proceset baze ,mbeshtetese dhe te manaxhimit ne nje universitet?

Proceset e menaxhimit te nje universiteti kane te bejne me vizionin dhe strategjine.

Proceset baze zakonisht kane te bejne me mesimdhenien dhe kerkimin.

Mesimdhenia:

Ka procese per administrmin e programeve te studimit, per planifikimin e kurseve, regjistrimin e studenteve ne kurse, mesimdhenien, laboratoret, projektet e kursit, dhe shume procese te tjera qe mbulojne ciklin e jetes se studentit.

Kerkimi

Ne lidhje me kerkimin ka procese per te prodhuar rezultate kerkimore dhe mundesisht per ti materializuar ato ne produke e zgjidhje inovative.

Proceset mbeshtetese

Perfshijne manaxhimin e burimeve njerezore, administrimin financiar, administrimin e infrastrutkures, administrimin IT, etj

Marredheniet midis proceseve

Eshte e rendesishme te percaktojme gjithashtu marrdheniet qe kane proceset m njeri-tjetrin.

Ka tre lloj marredheniesh midis proceseve:

1. Sekuence

2. Dekompozim

3. Specializim

Identifikimi i proceseve fundore

Per Idenfikimin e proceseve, nisim nga ato qe quhen procese te plota ( end-to-end processes), procese qe realizojne te gjithe ciklin e punes per nje problem biznesi te caktuar, procese qe kufizohen nga aktivitete qe kane te bejne me aktoret e jashtem te organizates si klientet (ose qytetaret ne rastin e insitucioneve publike) dhe furnitoret.

Per identifikimin e proceseve fundore (end-to-end processes) eshte nje praktike e mire nese nisemi nga produktet ose sherbimet e ofruara nga organizatat per klientet ose per publikun. Per shembull ne rastin e nje organizate qeveritare do te niseshim duke marre listen e sherbimeve qe ajo ofron, ku cdo njeri prej tyre mund te jete nje proces fundor (end-to-end), si per shembull pajisja me nje leje/certifikate/autorizim. SIgurisht qe ky proces i plote mund te ndahet ne disa procese aplikimi->trajtimi/miratimi/pergatitja-> dorezimi.

Ka disa tipare qe na ndihmojne te identifikojme proceset fundore (end-to-end):

• Kategorite e produkteve, per shembull nje kompani prodhimi makinash do te ndante automjetet nga kamionet

• Kategorite e sherbimeve, per shembull nje kompani software do te dallonte software e licenzuar apo softuare si sherbim

• Kanalin e shperndarjes, qe percakton kanalin e shperndarjes se produktit/sherbimit tek klientet. Per shembull nje kompani sigurimesh mund te dalloje shitjet e policave nepermjet internetit dhe nepermjet bankave ndermjetese kur klientet aplikojne per kredi te ndryshme

• Kategorine e klienteve, per shembull nje banke mund te dallonte klientet individe dhe korporate.

Identifikimi i proceseve fundore, paraqet:

• kendveshtrimin e jashtem te klienteve mbi ate c ka ofron organizata

• kendeveshtrimin e brendshem per menyren se si organizata i realizon keto procese

Kategorizimi sipas tipareve me lart i produkteve dhe sherbimeve te organizates, sherben per te ndare proceset kur rrjedha e punes ne to eshte thelbesisht e ndryshme. Listimi i ketyre proceseve fundore paraqet zhnxhirin e vlerave qe prodhon organizata (value chain).

Identifikimi i proceseve sekuenciale

Cdonjeri nga proceset fundore, do te ndahet ne disa procese qe te ekzekutuar se bashku ne sekuence njeri pas tjetrit bejne te mundur realizimin e procesit fundor.

Ka disa kendveshtrime qe ndihmojne ne vendosjen kufijve ne proceset sekuenciale brenda procesve fundore:

• Cikli i jetes se produktit/sherbimit (product lifecycle).
  Per shembull nje mobileri, se pari pergatit nje projekt, pergatit nje oferte, nese oferta miratohet, prodhon mobiljet e porositura, i dorezon ato te klienti, merr pagesen.

• Marredheniet me klientin (Customer Relationships)
  Pergjithesisht ka disa faza te krijimit te marredhenies me klientin, se pari gjenerohet nje lead, lead konvertohet, ne oportunitet, me pas mund te lidhet nje kontrate

• Fazat e shitjes (Transaction stages)
  Zakonisht transaksioni i shitjes kalon ne disa faza, inicimi, negocimi, ekzekutimi dhe pranimi.

Nese ne identifikimin e proceseve fundore ndikonte me shume kendveshtrimi nga jashte i vlerave qe prodhon organizata, ne ndarjen e tyre ne procese biznesi sekuenciale ndihmone kendveshtrimi i brendshem per menyren e realizimit te ketyre proceseve fundore. Tiparet me lart ndihmojne ne arsyetimin per ndarjen e proceseve fundore ne procese biznesi sekuenciale.

Gjithashtu per kete ndarje mund te sherbeje edhe struktura organizative e organizates. Duhet te kemi ne konsiderate qe zakonisht organizatat jane te strukturuara ne njesi qe kryejne detyra funksionale te percaktuara qe mund te perkojne me proceset sekuenciale qe bejne pjese ne proceset fundore. Per kete arsye njohja dhe pasja ne dispozicion te struktures organizative te organizates e ndihmon analistin ne identifikimin e proceseve sekuenciale te biznesit, brenda nje procesi fundor dhe percaktimin e kufijve midis tyre.