Analize Sistemesh - 00- Hyrje "Manaxhimi i Proceseve te Biznesit"

Hyrje

"Business Process Management", shqip "Manaxhimi i Proceseve te Biznesit" eshte arti dhe shkenca e vrojtimit se si kryhen punet ne nje organizate per te garantuar rezultate te qendrueshme dhe te shfrytezohen mundesite per permiresim. { Reference: Fundamentals of Business Process Management, Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo Reiser}

Ne kete kontekst termi "permiresim" mund te kete kuptime te ndryshme ne varesi te objektivave te organizates.

Disa shembuj te "permiresimit" do te ishin:

- - ulja e kostove te prodhimit apo shperndarjes,
- - ulja e kohes se prodhimit
- - ulja e koeficienttit te gabimeve
- Rritja e perparesive konkuruese nepermjet inovacionit
- etj

Nderhyrjet per permiresimin mund te jene momentale ose te vazhdueshme , mund te jene graduale ose rrenjesore. BPM nuk ka te beje me permiresimin e menyres se si kryhen veprimet individuale ( te specializuara sipas fushes) por ne permiresimin e zinxhirit te ngjarjeve, aktiviteteve dhe vendimmarrjeve ne funksion te mberritjes se objektivave te organizates. Keto zinxhire te ngjarjeve, aktiviteteve dhe vendimmarrjeve quhen procese.

Procese tip

Cdo organizate, qofte ajo qenveritare, OJF apo biznesi duhet te manaxhoje proceset e punes. Disa shembuj tipik procesesh neper organizata jane:

- Porosi-Pagese (Order-to-Cash)
- Ky proces ndodh tek shitesi,dhe fillon kur nje klient ben nje porosi per te blere nje produkt ose sherbim dhe perfundon kur produkti ose sherbimi este levruar tek klienti dhe ky i fundit ka bere pagesen. Ky process permbledh aktivitetet qe kane te bejne me verifikimin e porosise, transportin, faturimin, pagesem dhe vleresimin
- Quote-to-Order ( Oferte-Porosi)
- Ky proces zakonisht paraprin procesin "Porosi-Pagese". Ai nis nga momenti kur nje shites merr nje "Ftese per Oferte", "Request for Quote- RFQ", nga nje klient dhe perfundon kur klienti ben nje porosi. Ne kete pike nis procesi "Porosi-Pagese".
- Prokurim-Pagese (Procure-to-Pay)
- Ky proces nis kur dikush brenda organizates percakton nje nje produkt ose sherbim duhet blere. Procesi perfundon kur produkti ose sherbimi eshte marre dhe eshte paguar. Ky proces perfshin aktivitete si marrja e ofertave, aprovimi i blerjes, pergjedhja e furnitorit, leshimi i nje porosi blerjeje (PO) , marrja e produktit ose sherbimit dhe pagesa e fatures.
- Problem-Zgjidhje (Issue-to-Resolution)
- Ky lloj procesi nis kur nje klient njofton per nje defekt ose nje problem gjate marrjes se sherbimit. Procesi vazhdon deri sa klienti, ofruesi i sherbimit ose me mire te dy bien dakord qe problemi eshte zgjidhur. Shembull procesesh te tille do te ishin praktikat e demeve ne shoqerite e sigurimit, zgjidhja e problemeve teknike me sherbimin e internetit, zgjidhja e defekteve teknike te perdoruesve te sistemit kompjuterit etj
- Aplikim-Miratim ( Application-to-Approval)
- Ky proces nis kur dikush aplikon per nje te mire , dhe perfundon kur aplikimi eshte miratuar ose refuzuar. Ky lloj procesi eshte tipik ne organizata qeveritare kur qytateret aplikojne per te mira te ndryshme si splikim per leje apo licenca te ndryshme, ne OJF ne rastin e aplikimeve per grante ose per anetaresim ne komunitete te ndryshme, ne organizata biznesi si psh ne banka kur nje klient aplikon per nje kredi etj

Menyra se si dizenjohen dhe ekzekutohen proceset ndikon si ne cilesine e sherbimit qe perceptojne klientet ashtu edhe ne eficencen me te cilen ofrohen sherbimet.

Per ilustrim do te marrim si shembull nje proces te tipit "Procure-to-Pay".

BuildIT eshte nje shoqeri ndertimi e specialiar ne realizimin e puneve publik si rruge, ura, tunele, hekurudha etj. Ne kompani ndidh shpesh qe inxhinieret e zbatimit kane nevoje per makineri te ndryshme si eskavator, kamion, buldozwer,pompa uji etj.

BuildIT ka pak makineri dhe i merr me qera ato sa here ka nevoje per punime te vecanta. Me poshte pershkruhet procesi per marrjen me qera te makinerive.

Kur do te marre me qera nje makineri:

Inxhinieri zbatues

ploteson nje formular te quajtur "Formular per marrjen me qera te makinerive"dhe

e dergon kete kerkese nepermjet postes elektronike tek punonjesit e blerjeve.

Punonjesi i blerjeve

merr kerkesen per marrjen me qera te makinerise dhe

konsulton katalogun e ofruesve te ketyre makinerive dhe

perzgjedh makinerine me kosto me te ulet (cost-effective) qe ploteson kerkesen e inxhinierit.

Punonjesi verifikon disponibilitein e makinerise me furnitorin nepermjet telefonit ose email.

Nese makineria e perzgjedhur nuk eshte disponibel atehere punonjesi perserit kerkimin per nje makineri tjeter.

Nese makineria e perzgjedhur eshte disponibel , punonjesi vendos detajet e makinerise se perzgjedhur tek "Formulari i kerkeses per marrje makinerie me qera"

Cdo kerkese marrje me qera duhet te miratohet nga nje inxhinier i punimeve (works enginner) qe gjithashtu eshte i atashuar prane blerjeve

Ka raste kur inxhineri i punimeve e refuzon kerkesen. Ne disa nga keto raste kerksa anullohet, dhe nuk merret makineri me qera. Ndersa ne disa raste zevendesohet makineria e kerkuar me nje tjeter (per shembull me nje makineri qe kryen te njejtin funksion por me kosto me te ulet ose me nje makineri me e pershtatshme per te kryer procesin e punes per te cilin eshte kerkuar makineria). Ne rast ndryshimi te makinerise , punonjesi i blerjeveben nje kerkese te re.

Kur inxhinieri i punimeve e miraton kerkesen per marrje me qera te makinerise, punonjesi i blerejeve i dergon konfirmimin ofruesit te makinerise( furnitorit). Konfirmimi behet nepermjet nje Flete Porosije ("Purchase Order - PO) per marrjen me qera te makinerise. Flete Porosia prodhohet nga sistemi i administrimit financiar te kompanise sipas informacioneve qe hedh punonjesi i blerjeve. PUnonjesi gjitahstu e regjistron porosine ne nje flete Excel (Excel Sheet) qe perdoret per te monitoruar te gjithe kerkesat per marrje me qera te makinerive.

Nderkohe inxhinieri zbatues ( Site engineer ) mund te gjykoje qe makineria nuk eshte me e nevojshme, nenje rast te tille ai i kerkon punonjesit te blerjeve qe te anulloje marrjen me qera.

Sipas porosise furnitori dergon makinerine e kerkuar ne kantierin e ndertimit. Inxhinieri i zbatimit ( Site Engineer ) e inspekton ate dhe nese cdo gje eshte ne rregull ,e pranon makinerine dhe e nis ta perdore ate. Ne disa raste makineria kthehet mbrapsht pasi nuk ploteson kerkesat teknike. Ne nje rast te tille inxhinieri i zbatimit ( Site Engineer ) dueht te beje nje kerkese te re per marrjen me qera te nje makinerie tjeter te pershtatshme per kryerjen e punimeve, duke nisur nga e para nje proces per marrjen me qera te nje makinerie tjeter.

Kur perfundon periudha e qeramarrjes furnitori vjen te terheqe makinerine. Ne disa raste inxhinieri i zbatimit kerkon zgjatjen e periudhes se qeramarrjes duke e kontaktuar funritori 1-2 dite me pare nepermjet email ose telefonit. Furnitori mund ta pranoje ose refuzoje kerkesen per zgjatjen e periudhes se qeramrrjes.

Pasi ka terhequr makinerine furnitori i dergon faturen punonjesit te blerjeve nepermjet postes elektronike. Punonjesi i blerjeve kerkon inxhinierit te zbatimit te konfirmoje qe makineria eshte marre ne dispozicion per periudhen sipas fatures dhe verifikon qe cmimet ne fature jane sipas Flete Porosise te derguar furnitorit. Pas ketij verifikimi punonjesi i blerjeve ia percjell faturen departamentit te finances dhe derpartamnti i finances kryen pagesen.

Ingredientet e nje procesi

Nga sa pershkruam me lart mund ta definojme nje proces si:

"Nje bashkesi te nderlidhur ngjarjesh, aktivitetesh dhe vendimmarrjesh, qe perfshijne nje numer aktoresh dhe objektesh , te cilat se bashku prodhojne nje rezultat qe ka vlere per te pakten njerin nga aktoret e procesit , qe kondsiderohet si klienti i procesit"

Ndersa

"BPM eshte bashkesia e metodave, teknikave dhe mjeteve per te identifikuar, analizuar, ridizenjuar, ekzekutuar dhe monitoruar proceset e biznesit me synim rritjen e performances se tyre."

Nga shembulli me lart veme re se nje proces biznesi perbehet nga ngjarje(events) dhe aktiviteteve(Actions).

Ngjarjet (Eventet) ndodhin ne menyre atomike (te pandashme),q e do te thote qe nuk kane kohezgjatje, per shembull mberritje e makinerise se kerkuar ne kantier eshte nje ngjarje.

Eventet mund te shkaktojne kryerjen e disa aktiviteve. Per shembull kur sillet ne kantier makineria ajo duhet inspektuar nga inxhinieri i zbatimit. Inspektimi eshte nje aktivitet, dhe ka kohezgjatje ne kohe. Kur aktivitetet jane te thjeshta dhe mund te shikohen si nje njesi pune i quajme ato veprime ( Tasks), ndersa kur ato jane komplekse duhen aktivitete ( Activities).

Task - zakonisht referohet nje njesi pune qe realizohet nga nje pjesemarres ne proces.

Activity - zakonisht referohen disa task qe realizohet nga me shume se nje pjesemarres ne proces.

Aktoret - Perfshin njerezit, organizatat ose programet software.

Objekte Fizike: pajisje, materiale, produkte, shkresa, dokumente.

Objekte elektronike: si dokumenta elektronike, rekorder elektronike, mesazhe elektronike, etj

Ne shembullin e sjelle per ilustrim :

ka 3(tre) aktore njerezore:
1. punonjesi i blerjeve,
2. inxhinieri i zbatimit dhe
3. inxhinieri i punimeve

2(dy) aktore institucionale:

1. Shoqeria BuildIT
2. Furnitori

gjithashtu procesi perfshin nje objekt fizik:

makineria e marre me qera

dokumenta elektronike:

Kerkese per marrje makinerie me qera
Flete Porosi (Purchase order)
Rekorde elektronike ( Fleta excel ku ruhen te dhenat per makinerite e marra me qera)

Aktoret e procesit mund te jene te brendshem ose te jashtem. Aktoret e brendshem jana ata qe operojne brenda organizates ku ekzekutohet procesi. Keta aktore quhen "Pjesemarres ne Process" ("Process Participants").

Ne shembullin tone punonjesi i blerjeve inxhinieri i punimeve de inxhinieri i zbatimit jane "Process Participants".

Aktoret e jashtem operojne jashte organizates ku ekzekutohet procesi. Ne shembullin tone furnitori eshte nje aktor i jashtem.

Se fundmi, procesi prodhon nje ose disa rezultate.

Per shembull procesi yne rezulton ne:

disponimin e nje makineri per tu perdorur ne nje nga kantieret e BuildIT, dhe
kryerjen e nje pagese per furnitorin

Synimi eshte qe procesi duhet te prodhoje vlere per aktoret e procesit qe ne shembullin tone jane BuildIT dhe furnitori, megjithate ka raste kur procesi nuk prodhon vleren e duhur. Per shembull nese makineria kthehet mbrapst atehere nuk prodhohet vlere per asnje nga aktoret e procesit. Ne kete rast procesi prodhon nje rezultat negativ qe eshte e kunderta me rastin e pare kur themi qe procesi prodhon rezultat pozitiv.

Klienti (klientet) e procesit quhen aktoret e procesit te cilet konsumojne rezultatin e procesit. Ne shembullin tone klienti eshte inxhinieri i zbatimit, pasi makineria perdoret nga ai. Nese makineria levrohet ne kohe dhe nuk kthehet nga ai atehere procesi ka prodhuar nje rezultat pozitiv per te, ndersa nese makineria vonohet ose kthehet procesi prodhon nje rezultat negativ per te. Ne shembullin tone klienti i procesit eshte nje punonjes i organizates ku ndodh procesi. Ne raste te tjera klienti mund te jete gjithashtu nje aktor i jashtem, si per shembull nje klient i kompanise ne rastin enje procesi Porosi-Pagese (order-to-cash)

Ushtrim

Bazuar ne procesine pershkruar me poshte, pergjigjuni pyetjeve me poshte:

Cilet jane aktoret e procesit?
Cili (et) jane klientet e procesit?
Cfare vlere prodhon procesi?
Cilat jane rezultatet e mundshme te procesit?

Procesi i pranimit te studenteve te huaj ne Universitet

Studentet plotesojne nje formular online. Aplikimet ruhen ne sistemin e informacionit te universitetit , nga ku aksesohen nga stafi qe merret me pranimet.
Pasi ploteson formularin e aplikimit studentit i gjenrohet nje dokument ne PDF i cili duhet te printohet nga ata dhe te firomoset e te niset me poste bashke me dokumentat e aplikimit si me poshte:

kopje te noterizuar te diplomes
rezultatin e provimit te gjuhes angleze
jeteshkrim
2(dy) letra reference

Kur dokumentat mberrijne ne universitet, nje punonjes ne zyren e pranimeve, ben verifikimin nese dosja eshte plotesuar me te gjithe dokumentat. Nese mungon ndonje dokument atehere i dergohet nje email studentit, ku i kerkohet te dergoje me poste dokumentat qe mungojne. Nese dosja e aplikimit eshte e plote atehere, zyra e pranimeve dergon kopjen e diplomes tek nje agjensi akreditimit per te verifikuar vlefshmerine e saj. Agjensia e akreditimit kerkon kopje te noterizur te dokumentave me poste qe te nise procesin e verifikimit dhe njevleresimit, dhe i kthen pergjigje universitetit po nepermjet postes. Nese vdiploma eshte e vlefshme, atehere nje punonjes i zyres se pranimeve verifikon online vlefshmerine e testit te anglishtes te paraqitur nga aplikanti. Nese testi i anglishtes nuk eshte i vlefshem atehere aplikimi refuzohet. Njoftimet e refuzimit dergohen me email.

Kur jane verifikuar te gjithe dokumentat, zyra e pranimit nepermjet postes institucionale ia dergon aplikimin komitetit akademik pergjegjes per pranimet. Komiteti akademik merr vendim bazuar ne listen e notave, jeteshkrimit dhe letrave te references. Komiteti mblidhet njehere ne tre muaj per te trajtuar aplikimet.

Pas mbledhjes se komitetit, kryetari i komitetit i dergon zyren e pranimeve listen e kandidateve fitues dhe jo fitues. Ne ditet ne vijim zyra e pranimeve njofton aplikantet me email mbi rezultatin e aplikimit te tyre nepermjet postes elektronike. Kandidateve fitues i dergohet edhe nje leter konfirmimi nepemjet postes.