01 Cikli i jetes se BPM

Identifikimi i proceseve (Process Identification)

Kur nisim punen me menaxhimin e proceseve te biznesit ne nje organizate, se pari pyesim veten "Cilet procese biznesi duam te permiresojme?" Mundet qe organizate te kete tashme nje dokumentim te proceseve te punes nese ka punuar me pare me kete menyre, Proceset mund te jene te identifikuar ne dokumenta si PSV (Procedura Standarte Veprimi), rregullore administrative etj.

Ne mungese te nje dokumentimi te proceseve, fokusohemi tek problemi operacional qe biznesi ka shtruar per zgjidhje dge nga ai identifikojme proceset.

Per shembull, bazuar ne rastin ilustrativ te kompanise BuildIT nese inxhinieret e terrenit ankohen se i veshtiresohen punimet pasi ka mangesi ne sigurimin e makinerive speciale, fokusi do te jete ne proceseve te marrje me qera te makinerive. Megjithate duhet percaktuar me saktesi kufijte e ketyre proceseve. Ne menyre te vecante duhet ti jepnim pergjigje pyetjeve: A nis procesi kur furnitori i makinerise eshte perzgjedhur? A perfundon procesi kur makineria eshte derguar ne kantier? Apo kur makineria terhiqet nga furnitori? Apo kur eshte kryer pagesa per qerane e makinerise?

Si fillim analisti duhet te:

• identifikoje proceset qe kane te bejne me problemin operacional te shtruar per zgjidhje

• te percaktoje kufijte e proceseve te identifikuara

• te percaktoje relacionet qe proceset e identifikuara kane me njeri-tjetrin

Kjo faze e pare e menaxhimit te proceseve te biznesit referohet si Identifikimi i proceseve (Process Identification).

Kjo faze e pare prodhon arkitekturen e proceseve e pershkruar si:

Nje bashkesi me procese te nderlidhur me njeri-tjetrin,qe mbulojne punen qe nje organizate kryen per te arritur misionin e saj ne menyre te qendrueshme.

Zakonisht, qellimi me te cilin nisim nje projekt per menaxhimin e proceseve te biznesit, eshte qe proceset e trajtuara te prodhojne rezultate pozitive te qendrueshme dhe te prodhojne vlere maksimale per organizaten duke sherbyer klientet e tyre.

Matja e vleres se prodhuar nga proceset per klientet e tyre eshte nje hap thelbesor ne nje inisiative BPM. Bazuar ne parimin qe nuk "mund te kontrollosh ate qe nuk mund ta masesh", perpara se te nisim te analizojme nje proces ne detaje , eshte e rendesishme te percaktojme qarte menyren e majtes se performances se procesit, thene ndryshe metrikat performances se procesit ( Process Performance Metrics).

Metrikat e performances se procesit do te percaktojne nese procesi performon mire apo keq.

Disa nga menyrat e zakonshme te matjes se performances kane te bejne me :

• kostot

• kohen

• cilesine

• fleksibilitetin

Metrikat qe kane te bejne me koston

Metrikat qe kane te bejne me koston kane te shpeshta ne matjen e performances se proceseve. Per shembull ne rastin e marre per ilustrim te shoqerise BuildIT, per procesin e marrjes me qera te makinerive nje menyre oer matjen e performences do te ishte kostoja totale e makinerive te marra me qera per nje interval kohe ( p.sh. muaj ose vit).

Metrikat qe kane te bejne me kohen

Metrikat qe kane te bejne me kohen kane te bejne me matjen e kohes se ekzekutimit te rasteve te procesit (Process Cases). Per shembull nje menyre matje per procesin e marrjes me qera te makinerive, do te ishte koha mesatare qe kur eshte plotesuar nje formular per marrje me qera te makinerise deri sa makineria e duhur te shkoje ne kantier. Kje menyre zakonisht referohe si cilel kohe (cycle time)

Metrikat qe kane te bejne me cilesine

Sigurisht matja e cilesise eshte komplekse, ndaj edhe analisti duhet te sigurohet qe te perfshije perspektiven e te gjithe aktoreve te procesit per kete qellim. Megjithate nje menyre per matjen e cilesise mund te jete koeficienti i gabimeve te procesit, numri i rasteve te procesit (process cases) kur procesi ka prodhuar vlere negative ne raport me totalin e rasteve. Ne rastin e shembullit tone nje menyre matje do te ishte te merrnim ne konsiderate numrin e rasteve kur pajisja kthehet mbrapsht pasi nuk eshte pare e pershatshme per kryerjen e punimeve ose per efekt te defekteve te evidentuara.

Metrikat qe kane te bejne me fleksibilitetin

Keto metrika masin nivelin e ruajtjes se performances se procesit nen kushtet jo normale. Per shembull nese inxhinieri i punimeve largohet nga puna ose kur falimenton nje furnitor.

Percaktimi i metrikave te performances se procesit si edhe percaktimi i objektivave per to, eshte thelbesor ne nje nisme BPM. Ky percaktim behet zakonisht ne fazen e pare, te identifikimit te proceseve, megjithate mund te rishikohet ne fazat e tjera.

Ushtrim 1.3

Duke u bazuar ne procesin shembull te pranimit te studenteve te huaj, gjeni te pakten dy metrika performance qe mund te lidhen me kete proces

Pershkrimi i proceseve (Process Discovery)

Pasi ekipi BPM ka identifikuar proceset dhe menyren e matjes se performances se tyre, faza tjeter sherben per ti njohur proceset ne detaje. Kjo faza quhet pershkrimi i proceseve (process discovery). Rezultati kryesor i kesaj faze eshte nje model i proceseve sic jane aktualisht. Modeli aktual i proceseve reflekton kuptueshmerine njerezve te organizates per menyren se si realizohet ky proces.

Modelet e procesit kane per qellim te lehtesojne komunikimin midis paleve te interesuara ne nismen BPM, per kete arsye duhet te jete i thjeshte per tu kuptuar. Ka disa menyra te shprehuri te modelit te procesit duke nisur me menyren narrative. Megjithate ne pergjithesi pershkrimi narrativ i modelit te nje procesi nuk konsiderohet i lehte per tu kuptuar pasi mund te lere vend per interpretime dhe paqartesi. Per kete arsyr perdoren shpesh paraqitje grafike te modelit te procesit, ne formen e diagramave. Ka disa gjuhe grafike per modelimin e proceseve te biznesit ne formen ne bllokskemave, por tashme qe nga 2013 me vendosjen e BPMN (Business Process Management Notation) si gjuhe standarte e percaktuar nga OMG ( Object Management Group) , kjo gjuhe perdoret zakonisht per modelimin e proceseve te biznesit. BPMN aktualisht eshte ne versionin 2.0.

Ne BPMN aktivitetet paraqiten me nje drejtkendesh. Nyjet e kontrollit, te quajtura gateways paraqiten me nje romb, ndersa gjendjet dhe ngjarjet me nje rreth. Aktivitetet, ngjarjet dhe gateway lidhen me shigjeta qe perfaqesojne rrjedhen e punes, dhe percaktojne radhen e aktiviteteve.

Figura me poshte, sjell per ilustrim nje pjese te procesit te marrjes me qera te makinerive. Ne kete shembull ka dy degezime (gateways):

• tek e para procesi zgjedh nje rruge ne varesi te faktit qe makineria eshte disponibel apo jo, ndersa

• tek e dyta kerkesa per marrje me qera te makinerise aprovohet ose refuzohet

E para ndodh tek punonjesi i blerjeve (Clerk) ndersa e dyta tek inxhinieri i punimeve. Ne kete diagrame aktoret e procesit paraqiten ne nje drejtkandesh (Lane) ne te cilen vendosen ngjarjet, aktivitetet dhe vendimmarrjet (gateway) qe ndodhin tek cdonjeri nga aktoret.

Analiza e proceseve (Process Analysis)

Pasi kemi dokumentuar dhe ndertuar modelet e proceseve si ato jane realisht (jo si mendojme qe duhet te jene), duhet te analizojme proceset per te identifikuar problematika qe nuk ndikojne per mire ne performancen e tyre.

Per shembull nder nga problematikat me rastin e marrjes me qera te makinerive jane:

• ardhja me vonese e makinerive ne kantier (cycle time too high) , qe mund te shkaktoje vonesa ne punime e per rrjedhoje te ndikoje ne rritjen e kostove, aplikimin e penaliteteve per mos kryerjen ene afat te punimeve dhe cenim te imazhit te kompanise. (waiting time)

• kthimi i pajisjes nga inxhinieri i zbatimit si e paparshtatshme per kryerjen e punimeve ose per shkak te ndonje defekti ( error rate)

Per te analizuar kete problematike analisti duhet te dije sa shpesh ndodh ky problem qe prodhon rezultat negativ te procesit. Gjithashtu duhet te dokumentoje shkaqet pse keto raste ndodhin. Ndonjehere rezultati negativ mund te vije si pasoje e veshtiresive ne komunikim, per shembull midis inxhinierit te terrenit dhe punonjesit te blerjeve. Ndonjehere problematika mund te kete te beje me te dhena te pasakta, per shembull pershkrim i pa sakte i pajisjes ne formularin e kerkeses, ose per ndonje gabim te furnitorit. Duke i identifikuar, klasifikuar dhe kuptuar shkaqet kryesore te rezultatit negativ te procesit, analisti mund te gjeje menyra per ti eliminuar ato ose se paku ti minimizoje.

Faza a analizes se procesit perfshin Idenfifikimin dhe analizimin e problematikave dhe mundesive per permiresim te procesit.

Sic duket, problematikat e procesit te qeramarrjes kane te bejne me matjen e performances se procesit. Keshtu problematikat kane te bejne me kohen e pritjes dhe me cilesine ( koeficientin e gabimeve), te dyja metrika te zakonshme te matjes se performances se proceseve. Percaktimi i metrikes se performances dhe objektivat per to shkojne bashke me analizen e procesit.

Ushtrim 1.4

Duke u bazuar tek shembulli i procesit te pranimit te studenteve ne universitet, nga perspektiva e klientit te procesit gjeni se paku 2(dy) problematika qe mund te kete ai proces dhe kategorizojini ato sipas kategorive te metrikave te performances

Ridizenjimi i Proceseve (Process Re-Design)

Pas identifikimit dhe analizes se problematikave, matjes se tyre dhe identifikimit dhe analizimit te shkaqeve, analisti studjon menyra per zgjidhjen e ketyre problematikave duke konsideruar modifikimin e rrjedhes se punes ne proces. Kjo faze quhet faza e ridizeinjimit te procesit.

Per shembull, ne rastin tone per te pershpejtuar procesin e marrjes me qera te makinerive, analisti mund te propozoje qe te eliminohet miratimi i pajisjes nga inxhinieri i punimeve. Megjithate nese nga njera ane kjo do te pershpejtonte procesin e qeramarrjes mund te mos garantonte marrjen me qera te pajisjes optimale ( ne funksionalitet e kosto ).

Analisti duhet te pergatitet paraprakisht, qe ndryshimi i nje procesi nuk eshte gje e lehte dhe do te hase rezistence edhe per faktin qe njerezit ne pergjithesi tregojne rezistence ndaj ndryshimit. Gjithashtu ndryshimet mund te kerkojne investime si per shembull shtimin e mjeteve software apo modifikimin e atyre ekzistues, ne kete rast duhen marre ne konsiderate githashtu kostot dhe koha per keto ndryshime.

Ushtrim 1.5

Duke u bazuar tek problematikat e evidentuara ne ushtrimin 1.4 per procesin e pranimit te studenteve ne universitet, propozoni ndryshimet qe Ju mendoni se do te adresonin ato problematika.

I pajisur me nje analize te problematikave dhe disa zgjidhje te propozuara, analisti mund te propozoje nje ridizenjim te procesit qe adreson problematikat e analizuara. Ky model i procesit te ridizenjuar eshte rezultati i fazes se ridizenjimit te procesit.

Implementimi i Proceseve (Process Implementation)

Pas ridizenjimit te procesit, duhen realizuar ndryshimet e propozuara dhe procesi duhet te vijoje sipas menyres se re te punes sipas modelit te ridizenjuar.

Ne kete faze behen ndryshimet e nevojshme, si per shembull ndertim sistemesh informacioni apo modifikim i atyre ekzistuese, pergatitje e miratim aktesh rregullatore, ndryshime ne strukturen organizative, informim e trajnim i stafit per modelin e ri te procesit etj.

Kjo faze quhet faza e implementimit te proceseve (process implementation).

Faza e implementimit te proceseve nenkupton dy elemente te rendesishem:

• ndryshimet organizative (organizational change)

• automatizim procesi.

Ndryshimet organizative, kane te bejne me aktivitete qe jane te nevojshme per te ndryshuar menyren e te punuarit te aktoreve te procesit sipas modelit te ri. Keto aktivitete perfshijne :

• Informimin per ndryshimet e procesit

• Pergatitja e zbatimi i nje plani ndryshimi ( change management plan)

• Trajnimin e personelit per menyren e re te punes sipas procesit te ridizenjuar

Automatizimi i procesit , ka te beje me implementimin e sistemeve IT dhe teknologjik per te mundesuar punen sipas moelit te ri te procesit.

Monitorimi i proceseve ( Process Monitoring)

Pas implementimit te procesit, procesi duhet monitoruar per te pare nese procesi i ridizenjuar, prodhon ne menyre konsistente rezultatet e pritshme ne raport me objektivat e vendosur sipas metrikave te zgjedhura per matjen e performances se procesit. Kjo faze quhet monitorimi i procesit. Analistet duhet te mbledhin te dhena per ekzekutimin e procesit ne menyre qe ti analizojne ato e te sigurohen qe procesi po performon sipas pritshmerive apo ka nevoje te rishikohet.

Mungesa e monitorimit te vazhdueshem dhe per rrjedhoje e permiresimit te vazhdueshem, cone ne degradimin e procesit. Sipas Hammer, "cdo proces i mire, mund te behet nje proces i keq", nese nuk monitorohet e nuk permiresohet vazhdimisht. Monitorimi dhe permiresimi i vazhdueshem eshte i domosdoshem duke qene se ambjenti i jashtem i procesit eshte ne ndryshim te vazhdueshem, mjaft te permendim qe teknologjia ndryshon vazhdimisht, sjellja e konsumatorit, elementet kulturore te organizates etj.

Per kete arsye manazhimi i proceseve te biznesit duhet pare si nje, aktivitet ciklik i vazhdueshem, qe mbyllet me fazen e monitorimit. Faza e monitorimit, prodhon si rezutat te dhena te cilat sherbejne si input per fazen e "proces discovery".