Aspectos de operação e aspectos técnicos.

Elaborado por Michelângelo Mazzardo Marques Viana : Bibliotecário, CRB-10/1306

30 de Julho de 2001.

ASPECTOS DE OPERAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO: (módulo que permite o acompanhamento e avaliação das atividades da biblioteca do ponto de vista gerencial)

• Cadastro Resumido de Funcionários (Nome, Cargo, E-mail, Horário de Trabalho, Setor, etc.)
• E-mail coorporativo para funcionários da Biblioteca, com Livro de Endereços e Grupos
• Permissões de Acesso - Logins, Nome do Operador, Privilégios, Senhas, Tipo de Operador - Inclusão/Exclusão/Modificação, por módulo, por operação específica do módulo, por biblioteca
• Permissões de Acesso - Alteração de senha pelo operador, em módulo exclusivo
• Reuniões - Agendamento em calendário, Ata, Assunto, Aviso eletrônico (e-mail) automático aos participantes antes da reunião, Participantes, Pauta, Pesquisa nos campos

AQUISIÇÃO: (caracteriza-se por ser o módulo gerenciador do processo de aquisição de materiais bibliográficos ou não, por doação, permuta e compra)

• Descarte - Controle de Descarte Bibliográfico
• Descarte - Controle de Descarte Documental para Arquivos (Tabela de temporalidade)
• Fornecedor - Alerta Eletrônico Automático ao Fornecedor de atrasos na entrega (uso de EDI - Electronic Data Interchange)
• Fornecedor - Cadastro de Fornecedores, Doadores e Permutadores de exemplares impressos e eletrônicos (e-books)
• Fornecedor - Emissão de Cartas de cobrança, reclamações e agradecimento de doações
• Pagamento - Cadastro de Faturas e Pagamentos (data de pagamento)
• Pagamento - Moedas e Taxas - atualização cambial, por períodos (moeda local e moedas estrangeiras)
• Pedido - Cadastro de Pedidos de aquisição (data do pedido)
• Pedido - Cadastro de Recebimentos (chegada e data da chegada)
• Pedido - Controle da situação (status) do documento bibliográfico (encomendado, aguardando autorização, aguardando nota fiscal, encaminhado para pagamento e outros);
• Pedido - Indicação do usuário que efetuou o pedido de aquisição (data da solicitação)
• Pedido - Orçamentos por unidade com limites de crédito diferenciados, com período de validade
• Pedido - Pré-Catalogação do Registro Bibliográfico na Aquisição
• Pedido - Relatórios de pedidos por unidade (orçamento) e por usuário solicitante: Pedidos Recebidos/Pedidos ainda Não Recebidos/Pedidos Esgotados
• Pedido - Transferência de Pedido/fatura/pagamento/chegada para outro registro bibliográfico

CATALOGAÇÃO: (módulo gerenciador do registro das informações bibliográficas, segundo padrões internacionais)

• Entrada de Dados - Listas de acesso e lista de autoridades a partir do campo ou subcampo (autor, assunto, cutter-sanborn, editora, local de publicação, etc.)
• Entrada de Dados - Armazenamento de informação legislativa
• Entrada de Dados - Correção automática de todos os registros associados a uma entrada (autor, assunto, etc.) mediante alteração na lista de autoridade ou tesauro
• Entrada de Dados - Atualização em tempo real na base de dados (inclusão, exclusão, modificação) nos registros de autoridade e demais índices, após o envio de novo registro ao servidor
• Entrada de Dados - Correção automática de valores de campos no salvamento
• Entrada de Dados - Correção de registros em lote, por comando ou arquivo de carga (substituição de valores de campos/substituição de campos/inclusão de campos/exclusão de campos/exclusão de registros)
• Entrada de Dados - Inclusão, exclusão, modificação de registros, campos e subcampos
• Entrada de Dados - Ligação entre Registros Bibliográficos na base
• Entrada de Dados - Possibilidade de duplicação de um registro para inclusão de novas edições
• Entrada de Dados - Processamento de materiais especiais, obras raras e outros
• Entrada de Dados - Restrição de Acesso a edição de Campos/subcampos específicos
• Entrada de Dados - Tabela Cutter-Sanborn online e/ou com preenchimento automático
• Entrada de Dados - Templates (planilhas pré-preenchidas) personalizáveis para entrada de dados, em diversos formatos (BK, SE, VM, MU, MP, etc.)
• Formatos - Catalogação Analítica (Artigos de Revistas, Capítulos de Monografias)
• Formatos - Registros Bibliográficos
• Formatos - Registros com indicadores, campos e subcampos
• Formatos - Registros de Autoridades (Entradas Autorizadas e Remissivas Ver e Ver Também em formato MARC)
• Formatos - Registros de Holdings (exemplares em formato MARC)
• Formatos - Registros em diferentes formatos MARC (MARC21, UNIMARC, UKMARC, DANMARC, etc.)
• Formatos - Registros Multilíngue/Multiscript (Latino, Hebraico, Cirílico, Arábico, etc.)
• Intercâmbio - Exportação de Registros individualmente/em lote (ASCII, ISO 2709 - Format for bibliographic information interchange *, MARC, Metadados)
• Intercâmbio - Importação de Registros individualmente/em lote (ASCII, ISO 2709 - Format for bibliographic information interchange *, MARC, Metadados)
• Validação - Ajuda Específica por Campo do Registro
• Validação - Validação de Registros (por campo, subcampo e inter-relação) por solicitação e no salvamento (obrigatoriedade/repetitividade/tamanho do valor no campo/valores autorizados)

SERIADOS: (módulo gerenciador do registro das informações de seriados e fascículos)

• Assinaturas - Cadastro de Assinaturas
• Assinaturas - EDI (Electronic Data Interchange)
• Assinaturas - Integração com Módulo de Aquisição (compartilhar dados de vendedores)
• Fornecedor - Emissão de Cartas de cobrança, reclamações e agradecimento de doações
• Fascículos - Cadastro de Fascículos, chegada, reclamação (kardex eletrônico)
• Fascículos - Controle de Lista de Circulação de Fascículos entre usuários
• Fascículos - Programação Automática de Chegada, de acordo com periodicidade do seriado
• Fornecedores - Cadastro de Fornecedores
• Sumário de Periódicos (imagem do sumário/sumário textual)

CIRCULAÇÃO e CAIXA: (módulo que gerencia o uso e circulação dos documentos da Biblioteca)

• Avisos ao Usuário - Carta de Aviso de Proximidade de Devolução Automática por e-mail
• Avisos ao Usuário - Carta de Aviso de Reserva Disponível Automática por e-mail
• Avisos ao Usuário - Cartas de Cobrança Automática de Atraso por e-mail, com parametrização dos prazos de envio das cartas
• Avisos ao Usuário - Cartas Personalizáveis, automáticas e não-automáticas
• Cadastro de Usuários - Bloqueios automáticos (limite de débito excedido/empréstimo em atraso/expiração de cadastro global/local)
• Cadastro de Usuários - Bloqueios personalizáveis para Instituição/por biblioteca
• Cadastro de Usuários - Cadastro Global (instituição) e Cadastro Local (por biblioteca)
• Cadastro de Usuários - Carteira do usuário, com fotografia e código de barras : impressão pelo módulo de Circulação
• Cadastro de Usuários - Endereços Múltiplos (residência, local de trabalho, etc.)
• Cadastro de Usuários - Fotografia do usuário no cadastro (para fins de impressão de carteira e verificação nas transações no balcão)
• Cadastro de Usuários - Inclusão, exclusão e alteração de nomes e endereços, com categorização de usuários, pessoais e institucionais
• Cadastro de Usuários - Perfil do usuário (assuntos de interesse : para uso em DSI)
• Cadastro de Usuários - Permissões individuais por biblioteca
• Cadastro de Usuários - Relatórios do cadastro de usuários, por ordem alfabética
• Empréstimo/Devolução - Visualização, no empréstimo, da cota permitida e da cota atual do usuário
• Empréstimo/Devolução - Catalogação Rápida na Circulação
• Empréstimo/Devolução - Categorizarão de usuários e de materiais para fins de definição automática de prazos e condições de empréstimos e uso (usuário X exemplar X prazo X cota X multa por atraso) por biblioteca
• Empréstimo/Devolução - Circulação Offline (se cliente/servidor)
• Empréstimo/Devolução - Emissão de relatórios referentes ao processo de empréstimo: assuntos mais consultados no período, usuário que maior número de empréstimo realizou
• Empréstimo/Devolução - Empréstimo de exemplares físicos e exemplares eletrônicos (e-books) com controle para pagamento de royalties
• Empréstimo/Devolução - Empréstimo Entre Bibliotecas
• Empréstimo/Devolução - Empréstimo para datas absolutas/relativas, dias/horas relativas
• Empréstimo/Devolução - Manutenção de Calendário - datas e horários de funcionamento
• Empréstimo/Devolução - Multas por atraso (exemplar sem reserva/exemplar com reserva)
• Empréstimo/Devolução - Permissão da transação por range de IP (Internet Protocol) para a biblioteca
• Empréstimo/Devolução - Suporte a Sistemas de auto-empréstimo e auto-devolução, como o "3M Self Check" ou " ID Systems Easy Check"
• Empréstimo/Devolução - Uso de Código de Barras para o exemplar
• Empréstimo/Devolução - Uso de Código de Barras para usuário
• Pedidos de Fotocópias - Solicitação e Atendimento de Fotocópias, Controle de lista de Fotocópias
• Pedidos de Reservas - Solicitação e Atendimento de de Reservas, Controle de lista de Reservas
• Pedidos de Reservas - Inclusão automática de novos exemplares adquiridos nos grupos de reserva
• Políticas de Circulação individuais/compartilháveis
• Renovação de empréstimos automática por telefone (uso de URA - Unidade de Resposta Audível)
• Renovação de empréstimos no balcão
• Renovação de empréstimos on line (via WWW)
• Renovação de empréstimos via telefone celular (uso de WAP - Wireless Aplication Protocol)
• Transações de Circulação - Armazenamento separado da transação encerrada (empréstimo/fotocópia/reserva)
• Transações de Circulação - Emissão de Recibos (Empréstimo/Devolução/Renovação/Pagamento de Débitos/etc.)
• Transações de Circulação - Histórico de transações do Usuário (visualização/impressão/envio por e-mail)
• Multas/Débitos/Créditos - individuais por biblioteca
• Multas/Débitos/Créditos - Criação, Visualização, Pagamento e Abono (individual/total)
• Transações do usuário - Com senha de acesso (pelo próprio usuário) para: atualizar endereço, efetuar empréstimo, ver empréstimo, ver histórico, renovar empréstimo, solicitar reserva, solicitar fotocópia, etc.
• Transações do usuário - Alteração da senha de acesso pelo próprio usuário
• Transações do usuário - Valoração das transações do Usuário

DSI: (Disseminação Seletiva da Informação) (módulo gerenciador das atividades de divulgação, contribuindo para o processo de disseminação de informações)

• DSI - Cadastro de perfil do usuário (assuntos de interesse)
• DSI - Instrumentos de alerta e disseminação seletiva de informações, conforme perfil do usuário (assuntos de interesse)
• DSI - Boletim Eletrônico para funcionários da biblioteca
• DSI - Boletim Eletrônico para usuário
• DSI - Listas de discussão para os usuários/bibliotecários/funcionários da biblioteca

CADASTRO DE EXEMPLARES: (módulo gerenciador do registro das informações dos exemplares físicos dos registros bibliográficos)

• Cadastro dos dados do Exemplar impresso e eletrônico (imagem da capa, localização física, descrição, coleção, volume, tipo de material, etc.)
• Cadastro dos dados do Exemplar - Informações específicas para seriados: ano, volume, parte, status, edição e datas referentes ao fascículo e a sua chegada na biblioteca.
• Controle do Inventário do Acervo com Coletores de Códigos de Barras
• Emissão de Código de Barras do exemplar
• Impressão de Etiquetas (lombada, bolso)
• Impedimento de Exclusão de Exemplar se há transações em aberto (Empréstimo, DSI, etc.)

PESQUISA NO CATÁLOGO: (constituem-se em recursos especiais de pesquisa para localizar documentos em múltiplas bases de dados, com filtragem de resultados e combinações de conjuntos)

• Indexação - Indexação e pesquisa multidirecional (da esquerda para direita e da direita para esquerda)
• Indexação - Indexação em tempo real (inclusão/exclusão/modificação dos índices)
• Indexação - Indexação Personalizável (campo/subcampo)
• Indexação - Reconstrução individual de listas de acesso e de palavras
• Pesquisa - Bases Cooperativas Bibliográfica/Autoridades
• Pesquisa - Diferentes Bases de Dados Lógicas (livros, revistas, artigo, autores brasileiros)
• Pesquisa - Filtragem e Cruzamento de Resultados de Pesquisa (data, língua, outros campos, conteúdo em campos, etc.)
• Pesquisa - Indicação do status do documento pesquisado, se emprestado, em encadernação ou disponível
• Pesquisa - Índices (para recuperação direta por código - GET)
• Pesquisa - Listas de Acesso (para Percorrer Lista de Acesso - ACCess Lists)
• Pesquisa - Listas de Palavras (para pesquisa por palavras - WORD Lists)
• Pesquisa - Permissão de transação por range de IP (Internet Protocol) para a biblioteca
• Pesquisa - Pesquisa de campos (MARC) não preenchidos (campo inexistente/conteúdo vazio) em lista de palavras e em toda a base
• Pesquisa - Pesquisa de existência e/ou ausência campos (MARC) nos registros
• Pesquisa - Pesquisa com uso do CCL (ANSI Z39.58 - Common command language for on-line interactive information retrieval *)
• Pesquisa - Pesquisa Local (ambiente da biblioteca) diferenciada a registros bloqueados
• Pesquisa - Pesquisa com Proximidade e Adjacência de termos em lista de palavras
• Pesquisa - Pesquisa via Internet
• Pesquisa - Pesquisa via Protocolo Z39.50 (ANSI Z39.50 - Information Retrieval Application Service Definition and Protocol Specification *)
• Pesquisa - Pesquisa via Telefone Celular (WAP - Wireless Aplication Protocol)
• Pesquisa - Possibilidade de salvar estratégias de buscas para utilização posterior
• Pesquisa - Recuperação por truncamento e substituição de caracteres (?, *, #) à esquerda, à direita e ao meio, operadores booleanos (AND, OR, NOT), proximidade (adjacência) e distância entre termos
• Pesquisa - Visualização e Cruzamento de histórico das pesquisas realizadas pelo usuário
• Visualização - Formato de Referência Bibliográfica ABNT
• Visualização - Formatos personalizáveis de visualização de campos dos registros (MARC), para visualização online/salvamento/impressão/envio por e-mail/relatórios tipo ABNT e AACR2
• Visualização - Ligação (link) com documentos em formato eletrônico, dentro e fora do sistema
• Visualização - Restrição de acesso a registros (bloqueio de registros para impedir a visualização/pesquisa)
• Visualização - Resultados de pesquisa - Envio por e-mail
• Visualização - Resultados de pesquisa - Gravação em meio magnético (HD, disquete)
• Visualização - Resultados de pesquisa - Ordenação de Resultados de Pesquisa
• Visualização - Resultados de pesquisa - Impressão
• Visualização - Resultados de pesquisa - indicação da quantidade de exemplares de cada registro
• Relatórios - Emissão de Estatísticas de consultas ao catálogo (número de acessos por faixas de horário, dia, dia da semana, dia no mês, dia no ano, mês, ano, etc.)
• Relatórios - Emissão de listas de publicações por assuntos e autores

REFERÊNCIA : (módulo gerenciador do registro das informações de entrevistas e solicitações)

• Entrevistas de Referência - Cadastro de Entrevistas em base de dados pesquisável; e Acompanhamento (campos: solicitante, assuntos, resultados obtidos, status do pedido (pendente, realizado, usuário comunicado), status da pesquisa (confidencial, não-confidencial))
• Entrevistas de Referência - Cadastro Organizado de Entrevistas e Soluções para criar base de conhecimentos disponível aos usuários
• Levantamento Bibliográfico - Cadastro de solicitações em base de dados pesquisável; e Acompanhamento (campos: solicitante, assuntos, resultados obtidos, status do pedido (pendente, realizado, usuário comunicado), status da pesquisa (confidencial, não-confidencial))
• Levantamento Bibliográfico - Solicitação por formulário on line
• Solicitação de Ficha Catalográfica - Cadastro e Acompanhamento de Solicitação de Ficha Catalográfica (campos: solicitante, status do pedido (pendente, realizado, usuário comunicado))

RELATÓRIOS: (módulo para emissão de listas, relatórios e estatísticas)

• Estatísticas - Geração Gráficos Estatísticos
• Estatísticas - Relatórios Estatísticos Textuais
• Relatório de usuários devedores (usuários com material em atraso/débito), ID e/ou etiqueta com endereço para correspondência
• Relatório para MEC/CAPES/etc. divididos por área, com quantidade de exemplares
• Relatórios SQL - Construção de relatórios personalizáveis pelo Bibliotecário, com ligações (joins) automáticas
• Relatórios SQL - Cruzamento de dados bibliográficos (Campos MARC dos Registros) com dados administrativos (Aquisição, Circulação, exemplares, etc.) nos relatórios
• Relatórios SQL - Relatórios SQL transparentes (uso de etiquetas para o campo ao invés do nome do campo no banco de dados)
• Relatórios SQL - Saída nos Relatórios com Dados Administrativos e Bibliográficos (campos do registro MARC)

ASPECTOS TÉCNICOS:

ACESSO

• Acesso Remoto do Sistema pelo Bibliotecário Gerente do Sistema
• Acesso Remoto do Sistema pelo Bibliotecário Operador
• Acesso Remoto do Sistema pelo usuário
• Compartilhamento de Dados e Recursos

ARMAZENAMENTO

• Armazenamento de Multimídia (arquivos em formato eletrônico)
• Banco de Dados - Banco de Dados Relacional (SGBD) e SQL
• Banco de Dados - Bloqueio de base de dados (problemas/atualização)
• Banco de Dados - Interface para controle do Banco de Dados (parametrização/desligamento/religamento/bloqueio de base/desbloqueio de base/drop/recreate/truncate/recriação de índices)
• Campos e registros (registros MARC) com tamanhos variáveis (economia de espaço físico)

ARQUITETURA/PROGRAMAÇÃO

• Arquitetura - Arquiterura Multiplataforma
• Arquitetura - Arquitetura Cliente/Servidor
• Arquitetura - Arquitetura Multicamada (Multi-Tier : Presentation and Services/Application/I.O./Data and services)
• Arquitetura - Servidor Lógico - Interface para parametrização/desligamento/religamento
• Programação - API's (Application Program Interfaces)
• Programação - Programação Orientada à Objetos (OOP)
• Programação - Upgrade facilitado do sistema por pacotes (patches/versões)
• Programação - Listas resumidas de dados no módulos - empréstimos, exemplares, faturas, pedidos, programação de chegada, reservas, etc.
• Programação - Listas resumidas de dados no módulos - visualização parcial/total (número ilimitado de linhas para visualização nas telas dos módulos)

INTERFACE

• Interface - Interface Gráfica
• Interface - Interface Multilíngue
• Interface - Interface Personalizável - cores, ícones, posições de janelas, tamanhos de janelas, terminologia
• Interface - Campos com valores padrão fixos pré-determinados pelo bibliotecário
• Interface - Campos com os valores cumulativos que já foram preenchidos pelos operadores

SEGURANÇA

• Acesso Diferenciado com Senha aos diferentes módulos, com permissão positiva ou negativa por biblioteca
• Auditoria total (cadastro individual de todas transações efetuadas, em tabelas, com indicação de data, horário, IP, operador, ID)
• Backup com uso de Log Archives
• Backup Programável de Programas e de Dados
• Bloqueio de dados, durante a transação, para evitar uso concorrente pelos operadores
• Permissão ao operador para transação por biblioteca, identificando ranges de IP (Internet Protocol) permitidos ao operador
• Ranges de IP (Internet Protocol) permitidos para acesso pelo operador (módulos de trabalho)
• Ranges de IP (Internet Protocol) permitidos para acesso pelo usuário externo (módulos de consulta)

USO

• Ajuda On Line por módulos e por campo (Manual), sensitiva ao tipo de operador (auxiliar, bibliotecário, bibliotecário de sistemas)
• Ajuda para preenchimento de campos nos módulos
• Atualização Automática do módulo do cliente (caso os pacotes fiquem residentes no PC do operador)
• Atualização Dinâmica da Ajuda Online pelo Bibliotecário
• Controle específico para Arquivos
• Controle específico para Museus
• Integração Total dos Módulos
• Interface para parametrização do Sistema pelo Bibliotecário (tabelas de parametrização)
• Leitura de Código de Barras para objetos físicos (exemplar, cartão do usuário, nota fiscal, etc.)
• Reconstrução do pacote de instalação (caso os pacotes fiquem residentes no PC do operador)

CONTROLE DE PROCESSOS

• Processos - agendamento de processos (dia no mês/dia(s) na semana/hora no dia)
• Processos - Auditoria Total (cadastro individual de todos processos efetuados, em tabelas, com indicação de data, horário, IP, operador)
• Processos em background (daemons) - interface para parametrização/monitoramento/desligamento/religamento

CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS DA EMPRESA PRODUTORA DO SOFTWARE DE AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS:

• Política de Desenvolvimento de Software
• Suporte - Cadastro Organizado de Atendimentos e Soluções para criar base de conhecimentos disponível aos usuários
• Suporte Pessoal
• Suporte Remoto
• Treinamento de usuários

* As referências das normas citadas neste texto podem ser consultadas em:

• THE DIFFUSE PROJECT HOME PAGE. Apresenta indicação de Normas e Padrões para facilitar a troca eletrônica de informações. Disponível em:
  • <http://web.archive.org/web/20031206061232/http://www.diffuse.org/standards.html>. Acesso em: 20 Set. 2007.

Algumas características foram obtidas dos documentos:

• Ramos e Côrte, Adelaide et all. Automação de bibliotecas e centros de documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares. Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999. Disponível em:
  • http://revista.ibict.br/index.php/ciinf/article/view/284. Acesso em: 05 agosto 2006.
• Lima, Gercina Ângela Borém. Softwares para automação de bibliotecas e centros de documentação na literatura brasileira até 1998. Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3, p. 310-321, set./dez. 1999. Disponível em:
  • http://revista.ibict.br/index.php/ciinf/article/view/293. Acesso em: 05 agosto 2006.