Kõigepealt on tarvis rakendus oma nutiseadmesse alla laadida. Zoomi saab kasutada nii arvutite kui ka nutitelefonide platvormidele, laiendused veebibrauseritele kui spetsiaalne Microsoft Outlook lisa.
Tunni/ koolituse või koosoleku alustamiseks on vaja kontot. Osalemiseks ei ole kontot vaja!!! ( see on suur pluss, kontod ei lähe omavahel segamini. )
Rakendused:
iPhone:https://apps.apple.com/us/app/zoom-cloud-meetings/id546505307
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=en_US&gl=US
Windows: https://zoom.us/client/latest/ZoomInstaller.exe
Võimalikud vead ja tõrged:
Saatke osalejatele päev-paar enne virtuaalset kokkusaamist juhis veebikohtumisega liitumiseks. Paluge neil liituda viis minutit varem.
Korraldajana olge ise koosoleku virtuaalruumis 10 -15 minutid varem. Tervitage liitujaid!
Veebikohtumisel osaleme sisselülitatud kaameraga ja oma nime all.
Kui rakendusel on näiteks “ootetoa” või "vastuvõtt" võimalus, siis kasuta seda. Nii on sul võimalus veenduda, kas kutsutud osalejad on liitunud.
Osalejad, kes veebikohtumisel peavad osalema, peaksid testima oma mikrofoni ja kaamera toimimist.
Korraldajana andke selgelt osalejatele sõna, vähendamaks vahelesegamist ja üksteisest ülerääkimist.
Veebikohtumise alguses on soovitav tutvustada: päevakorda, esinejaid, eesmärki, struktuuri ja ajakava.
Veebikohtumise lindistamine ja pildistamine ei ole lubatud, kui Te eelnevalt ei ole selleks luba küsinud ja kõikidelt nõusolekut saanud.
Veebikohtumise organiseerijana, vali hoolikalt, millist infot videokanalisse jagad: kasuta uusi meetodeid targalt, pead mõistma, mis tüüpi infot kohtumisel vahetad. Kindlasti väldi tundlikke või asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud info vahetamist.
Võimalusel kasutage kõrvaklappe!
Kasutaja, kes parasjagu ei räägi, vaigistab mikrofoni (mute).
Mikrofoni kasutab üks inimene korraga – üksteisele ei räägita vahele.
Veebikohtumise valikul tuleb mõelda ka lisavõimalustele, nagu audiokonverents, sissehelistamine teiste riikide telefoninumbritelt ja salvestamine.
Kuidas jätkata, kui midagi läheb valesti...? Mõelge varuplaan läbi: nt teine keskkond, või telefonikõne!
Tutvustage osalejatele võimalust esitada küsimusi. Innustage neid aktiivselt kaasa rääkima.
Asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) tasemel teabe edastamiseks on lubatud kasutada ainult sellist videokonverentsi süsteemi, mis on teabevaldaja kontrolli all (majutatud teabevaldaja IKT taristul). Kui sellist süsteemi ei ole võimalik kasutada, siis ei tohi AK teavet videokoosoleku kaudu edastada.
Teabega tutvu siin
Küberhügieeni hea tava:
Kasuta ooteruumi (kui rakendus seda võimaldab)
Lukusta koosolekuruum (kui rakendus seda võimaldab)
Kasuta kaasmoderaatori ( co- host, additional organizer, co-organizer) abi, kui sa ise oled koosoleku ajal väga hõivatud. Tema saab jälgida ja vajadusel mikrofonid, kaamerad välja ja sisse lülitada, ebasobilikud inimesed eemaldada. Koosolekuruum lukustada.
Kui korduvkoosolekul ei osale samad inimesed, siis parem on link muuta või vahetada liitumis parool (kui rakendust seda lubab).
Koosolekute, intervjuude, avalike ürituste jaoks ära kasuta oma personaalset Meetingu ID-d. Loo uus.
Koosoleku/koolituse lõppedes, kindlasti vajuta END MEETING, LEAVE MEETING (LEAVE MEETING FOR ALL) nuppu ja logi rakendusest välja.
Iga veebipõhist koosolekut, vaata kui avalikku sündmus ning jälgi, mis infot seal vahetatakse.
Jälgi isikuandmete kaitse seadust. Kas osalejatel on vaja teada: nime, sugu, rahvust, elukohta jne. Ära avalikusta infot, mis vastavat koosolekut ja osalejaid ei puuduta.
Kodukontoris koosolekut pidades veendu, et kõrval ruumides inimesed infot ei kuuleks.
VIDEOTUNDI ÕNNESTUMISE TEGURID
TAUST
Enne tundi liitumist, vaadake, mis Teil selja taga on. Taust võib segada
korraldajaid ning ka osalejaid. Kontrolli, et ei oleks selja taga isiklikke asju (pildid vms), mis
tõmbavad tähelepanu. Vaadake ringi ja valige koht, mille pärast Te hiljem ei pea muretsema
ega ebamugavust tundma.
VALGUSTUS
Videokõne ajal on väga oluline ka valgus. Isegi ÜLIOLULINE! Näiteks, kui keskpäeval
istute akna ees, siis on tõenäoline, et keegi ei näe Teid korralikult. Halb valgus on üks põhjus,
miks paljud inimesed väidavad, et nad ei näe videokõnes head välja.
Leidke aega ja katsetage valgusega ja asukoha valikuga.
INTERNETIÜHENDUS
Vahepeal võib juhtuda, et videokõne ajal internetiühendus nurjub ja saate kas
pildi, hilineva heli või ühendus üldsegi katkeb. Kuidas seda vältida?
Kui on võimalik kasutage kaabliga ühendust. Kaabel annab Teile suurema stabiilsuse.
Kontrollige, kas Teie kodune WiFi või jagatud internet mobiiltelefonist annab parima
tulemuse. Kui kasutate WiFi-t, siis lülitage selleks ajaks muud seadmed välja, mis WiFi-t
kasutavad (tahvelarvutid, TV, jm nutiseadmed). Arvutis pange kõik muud aknad kinni,
peatage allalaadimised ja uuendused.
KASUTAGE KÕRVAKLAPPE
Tihti kasutatakse videokõne ajal sisseehitatud kõlareid ja mikrofoni, mis võib kõne ajal müra
või vastukaja tekitada. Võimalusel kasutage kõrvaklappe.
Eriti oluline kasutada kõrvaklappe, et kõrval ruumides viibivaid inimesed, ei kuulaks videokõne.
Mõelge enne koosoleku algust mis info jagate koosoleku ajal ja äkki on mõistlik paluda
kõigil kasutada kõrvaklappe!
KAAMERA NURK
Teie kaamera nurk võib märkimisväärselt mõjutada seda, kuidas te videokõnes välja näete!
Kui on võimalik kasutage, välist veebikaamerat, kuna see annab Teile suurema kontrolli
asukoha ja nurga üle. Kui kasutate sisseehitatud kaamerat, saate oma asukohta selle suhtes
alati ise reguleerida. Kaamera peaks jääma Teie näole ja natukene ülakehale. Rääkides vaadake otse kaamerale,
mitte ekraanile (otsene silmside teise osapoolega). Kui kaamera on madalamal või kõrgemal
positsioonil, siis võib see teie näo ja keha proportsioone muuta. Videokõne parema tulemuse
tagamiseks pange kaamera lihtsalt silmade kõrgusele.
PIIRA TAUSTAMÜRA
Võimalik, et videokõne ajal Teid häirib midagi. Näiteks ootamatu sõnum Messengeris,
telefonikõne, lemmikloom, lapse küsimus vms. Tehke ettevalmistused, pange muud seadmed
hääletuks. Lülitage välja kodumasinad (pesumasin, kuivati, kohvimasin), andke teada
lähedastele, et vajate vaikust. Soovi korral võite panna uksele sõbraliku meeldetuletuse.