Veebikohtumiste hea tava

• Saatke osalejatele päev-paar enne virtuaalset kokkusaamist juhis veebikohtumisega liitumiseks. Paluge neil liituda viis minutit varem.

• Korraldajana olge ise koosoleku virtuaalruumis 10 -15 minutid varem. Tervitage liitujaid!

• Veebikohtumisel osaleme sisselülitatud kaameraga ja oma nime all.

• Kui rakendusel on näiteks “ootetoa” või "vastuvõtt" võimalus, siis kasuta seda. Nii on sul võimalus veenduda, kas kutsutud osalejad on liitunud.

• Osalejad, kes veebikohtumisel peavad osalema, peaksid testima oma mikrofoni ja kaamera toimimist.

• Korraldajana andke selgelt osalejatele sõna, vähendamaks vahelesegamist ja üksteisest ülerääkimist.

• Veebikohtumise alguses on soovitav tutvustada: päevakorda, esinejaid, eesmärki, struktuuri ja ajakava.

• Veebikohtumise lindistamine ja pildistamine ei ole lubatud, kui Te eelnevalt ei ole selleks luba küsinud ja kõikidelt nõusolekut saanud.

• Veebikohtumise organiseerijana, vali hoolikalt, millist infot videokanalisse jagad: kasuta uusi meetodeid targalt, pead mõistma, mis tüüpi infot kohtumisel vahetad. Kindlasti väldi tundlikke või asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud info vahetamist.

• Võimalusel kasutage kõrvaklappe!

• Kasutaja, kes parasjagu ei räägi, vaigistab mikrofoni (mute).

• Mikrofoni kasutab üks inimene korraga – üksteisele ei räägita vahele.

• Veebikohtumise valikul tuleb mõelda ka lisavõimalustele, nagu audiokonverents, sissehelistamine teiste riikide telefoninumbritelt ja salvestamine.

• Kuidas jätkata, kui midagi läheb valesti...? Mõelge varuplaan läbi: nt teine keskkond, või telefonikõne!

• Tutvustage osalejatele võimalust esitada küsimusi. Innustage neid aktiivselt kaasa rääkima.

Veebikohtumisel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud andmekaitsealase teabe kasutamine.

• Asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) tasemel teabe edastamiseks on lubatud kasutada ainult sellist videokonverentsi süsteemi, mis on teabevaldaja kontrolli all (majutatud teabevaldaja IKT taristul). Kui sellist süsteemi ei ole võimalik kasutada, siis ei tohi AK teavet videokoosoleku kaudu edastada.

• Teabega tutvu siin

Küberhügieeni hea tava:

• Kasuta ooteruumi (kui rakendus seda võimaldab)

• Lukusta koosolekuruum (kui rakendus seda võimaldab)

• Kasuta kaasmoderaatori ( co- host, additional organizer, co-organizer) abi, kui sa ise oled koosoleku ajal väga hõivatud. Tema saab jälgida ja vajadusel mikrofonid, kaamerad välja ja sisse lülitada, ebasobilikud inimesed eemaldada. Koosolekuruum lukustada.

• Kui korduvkoosolekul ei osale samad inimesed, siis parem on link muuta või vahetada liitumis parool (kui rakendust seda lubab).

• Koosolekute, intervjuude, avalike ürituste jaoks ära kasuta oma personaalset Meetingu ID-d. Loo uus.

• Koosoleku/koolituse lõppedes, kindlasti vajuta END MEETING, LEAVE MEETING (LEAVE MEETING FOR ALL) nuppu ja logi rakendusest välja.

• Iga veebipõhist koosolekut, vaata kui avalikku sündmus ning jälgi, mis infot seal vahetatakse.

• Jälgi isikuandmete kaitse seadust. Kas osalejatel on vaja teada: nime, sugu, rahvust, elukohta jne. Ära avalikusta infot, mis vastavat koosolekut ja osalejaid ei puuduta.

• Kodukontoris koosolekut pidades veendu, et kõrval ruumides inimesed infot ei kuuleks.