1.3 คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
1.3.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีต้องมีระบบขอความช่วยเหลือ ที่ค่อยช่วยให้นำแนนนำช่วยแหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวจเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งานหรือสงสัยเกียวกับวิธีการใช้งานแทนทีจะต้องเปิดหาในหนังสือคู้มือการใช้งานของโปรแกรมก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
1.3.2 มีระบบอัติโนมัติ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัติโนมัติ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสาร ได้อย่างสะดวกสะบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบอัติโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัติโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นต้น
1.3.3 การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื้นได้มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรก
ภาพอะกษร สัญลักษร์ เป้ฯต้น นอกจากนี้ ครวมีความสามารถในการดึงโปรแกรมเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ มาใช้งานโปรแกรมได้
1.3.4 เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีไม่ควรใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้โปรแกรมครวมี บทเรียนสอนหรือสาธิต เกียวกับขี้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานโปรแกรม เพือให้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวจเร็ว
1.3.5 มีระบบค้นหาและแทนที่คำ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีระบบการแทนที่คำให้ช่วยจัดการรูปแบบค้นหาคำเพือการแก้ไขหรือการแทนคำได้สะดวกรวจเร็ว
1.3.6 จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีเครื่องมือที่ช่วยรูปแบบจัดการ้เอกสารได้สะดวก และซึ่งครวมีความสามารถจัดเอกสารรูปแบบได้รวจเร็ว มีขั้นตอนการจัดรูปแบบที่ไม่ยุงยาก
1.3.7 กำหนรูปแบบอักษรได้หลากหลายขนาด
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีคุณสมบัติในการเปลียนแปลงและกำหนดรูปแบบของอักษร ของขนาดตัวอักษรได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งตัวอักษรพิเศษต่างๆ โดยที่ไม่มีในแป้นพิมพ์ด้วย
1.4 ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผล
ปันจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าของเทลโนโลยีคอมพิเตอร์โดยเฉพาะอย่าวยิ่งการพัฒนาความสามารถคัวประมวลผลและการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บขอมวลสำของต่างๆ มีความจสูงขึ้น รวมถึงการผลิดเครื่องพิมพ์ ความเร็วสูงประกอบกับราคาเครื่องถูกมาก ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูล โดยสามารถแลือกแบบ อักษรแก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบเขตหน้ากระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานภายหลังได้
1.5 ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1.5.1 การเก็บเอกสาร
การจัดเก้บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยการดาษนั้น อาจจะสูญเสียหายหรือฉีกขาดได้แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ ไฟล์นั้นจะอยู่ครบถ้วยตราบที่สือใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น แผ่นซีดี ฮาร์ดิก อยูในสภาพดีและสำบูรณ์
1.5.2 การค้นหาและเรียกใช้งานข้อมูล
โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถใช้ค้นหาข้อความหรือคำที่เราต้องการหรือแทนทีคำหรือข้อความด้วยคำใหม่โดยอันติโนมัตตลอดการเรียกใช้ข้อมูลก็ทำโดยงายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อของไฟล์ จะไม่ยุ่งยาก เหนือนกับการเก็บเอกสาร และเรียกใช้เอกสาร
1.5.3 การทำสำเนา
การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิพม์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งล่ะ 3 - 4 แผ่น ในขณะคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน
1.5.4 การเปลียนแปลงแก้ไข้เอกสาร
การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก นอกจากนี้เครื่องพิมพ์ดีดเท่าที่ครวและจะปรากฎรอยการแก้ไขขูดลบ แต่คอมพิวเตอร์จะแก้ไข้เอกสารในการลบในไฟล์ ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
1.5.5 การจัดรูปแบบเอกสาร
โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำแบบเอกสารได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะห่างหน้าและ หลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดเอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัติโนมัต ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานแบบเอกสารธรรมด
