Persondatapolitik

Persondatapolitik for Vordingborg SDC

Foreningen behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor er der vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens berettigede/legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Vordingborg Square Dance Club er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Du kan altid kontakte foreningens dataansvarlige, som er formanden:

• CVR nr. 33613245

• Kontaktperson: Preben Hansen

• Telefonnr.: 21 78 55 73

• Mail: prebenh@webspeed.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og fødselsdato.

Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

2. Oplysninger om caller(e):

Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, adresser, telefonnummer, mailadresse og fødselsdato.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi alle oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx: offentlige myndigheder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til at behandle oplysningerne er særligt:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger

• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig

• At loven stiller krav herom

• At du har givet samtykke

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem

• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven og folkeoplysningsloven

• At kunne levere de ydelser, du har bestilt

• At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens caller(e) er:

• som for foreningens øvrige medlemmer – samt:

• At kunne udbetale honorar, transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• håndtering af dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter

• opfyldelse af dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.

• planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter

• at kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

• videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund som DAASDC og DGI , i relevant og nødvendigt omfang

• offentliggørelse på klubbens hjemmeside af kontaktdata+foto af bestyrelse og callere

• at bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og callere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Kontaktdata videregives til øvrige medlemmer bl.a. med henblik på at lette samkørsel til arrangementer

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring - uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som alm. medlem af foreningen, som bestyrelsesmedlem eller som caller:

Medlemmer: Vi sletter normalt oplysninger om dig ved udløbet af året efter, at dit medlemskab er ophørt.

Callere: Vi sletter normalt oplysninger om dig fem år efter, at dit virke er ophørt.

Vi opbevarer dog basale oplysninger på såvel medlemmer som callere, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig

• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget

• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet

• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger videregives, f.eks. anvendes til markedsføring

• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af persondatapolikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens persondatapolitik. Når vi ændre persondatapolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.