Email doanh nghiệp là gì? Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Business Email 

Email doanh nghiệp là địa chỉ email chuyên nghiệp sử dụng tên miền của công ty, giúp xây dựng uy tín và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu những lợi ích và sự khác nhau giữa email doanh nghiệp và email cá nhân. 

Ưu điểm của email doanh nghiệp

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của email doanh nghiệp:

Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp

Email doanh nghiệp không chỉ nâng cao độ tin cậy với khách hàng mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và uy tín trong mắt đối tác. Việc sử dụng tên miền riêng trong email còn góp phần cải thiện khả năng nhận diện doanh nghiệp, đồng thời gia tăng tỉ lệ mở email cao hơn nhiều so với việc sử dụng email cá nhân. 

Hỗ trợ quản lý

Hệ thống email doanh nghiệp giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát mọi luồng giao tiếp trong tổ chức. Việc nhanh chóng thêm, xóa hoặc điều chỉnh người dùng giúp tối ưu hóa quá trình này. Khi có sự thay đổi nhân sự, quản trị viên có thể nhanh chóng thông báo cho toàn bộ công ty, đối tác và khách hàng, đồng thời hạn chế các rủi ro về giả mạo, bảo vệ uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp. 

Bảo mật cao và tránh spam

Email doanh nghiệp thường được trang bị các công cụ bảo mật như phần mềm chống spam và virus, giúp lọc những thư chứa phần mềm độc hại, giữ cho hộp thư luôn an toàn và sạch sẽ. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu các nguy cơ tấn công mạng mà còn bảo vệ dữ liệu quan trọng của công ty khỏi hacker. Hơn nữa, khi sử dụng email doanh nghiệp, tỷ lệ thư bị chuyển vào hộp thư spam sẽ thấp hơn, rất có ích khi triển khai chiến dịch email marketing. 

Tiết kiệm chi phí

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp với mức giá phải chăng và các gói dịch vụ đa dạng, phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp. Các gói email tên miền chỉ từ vài trăm nghìn đồng/tháng đã có thể đáp ứng nhu cầu của các tổ chức vừa và nhỏ. Trong khi đó, các gói email cao cấp với tính năng tích hợp văn phòng sẽ là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn.

Sử dụng mọi lúc

Hệ thống email doanh nghiệp cho phép người dùng truy cập và thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị có kết nối Internet. Nhờ vậy, nhân viên có thể luôn nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra phản hồi nhanh chóng. Chính những tiện ích vượt trội này đã thúc đẩy nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Vì vậy, sự xuất hiện của nhiều loại email theo tên miền cho doanh nghiệp cũng không ngừng gia tăng. Hãy cùng khám phá những lựa chọn uy tín mà Vietnix giới thiệu dưới đây. 

Top 5 nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến

Vietnix

Hiện nay, Vietnix cung cấp nhiều gói Email Hosting phù hợp với nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp, bắt đầu từ chỉ 15.000 VND/tháng. Các tính năng nổi bật của dịch vụ email doanh nghiệp tại Vietnix bao gồm:

• Bảo mật cao, chống spam: Hệ thống tích hợp công nghệ Antispam và Antivirus giúp bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa trực tuyến.

• Chuyển mail từ Google Workspace: Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ Google Workspace sang Vietnix mà không làm mất mát thông tin.

• Quản trị dễ dàng: Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý hệ thống email sau khi đăng ký.

• Hỗ trợ Email Relay: Tích hợp email vào ứng dụng, website, máy chủ của doanh nghiệp để tối ưu tốc độ gửi mail.

Ngoài ra, Vietnix là đơn vị cung cấp hosting chất lượng và uy tín tại Việt Nam. Nổi bật là dịch vụ hosting wordpress với LiteSpeed Web Server vượt trội, tải trang dưới 1 giây và thiết kế chuyên biệt cho mã nguồn WordPress đồng thời hosting của Vietnix còn cung cấp công cụ PHP X-Ray debug WordPress chuyên sâu, giúp bạn tối ưu hóa website và dễ dàng phát triển nội dung, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng khi quản lý website. 

Google Workspace

Google là một trong những nhà cung cấp email doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới. Trước đây, G Suite được cung cấp miễn phí cho các tổ chức và doanh nghiệp, nhưng từ tháng 7/2022, dịch vụ này đã được thay thế bằng Google Workspace. Để sử dụng email theo tên miền, doanh nghiệp sẽ cần trả một khoản phí để đăng ký gói Google Workspace. Ngoài email, các doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng các tính năng như Gmail, Google Drive và Google Docs, giúp hỗ trợ công việc văn phòng hiệu quả. 

Mdaemon

Một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp đáng chú ý khác là Mdaemon. Dịch vụ này hỗ trợ các tổ chức trong việc xây dựng hệ thống email với đầy đủ các tính năng cơ bản phục vụ nhu cầu công việc. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng địa chỉ IP riêng hoặc máy chủ riêng biệt, Mdaemon cũng cung cấp các gói dịch vụ mở rộng đáp ứng những yêu cầu này.  

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là một giải pháp nổi bật trong việc quản lý và lưu trữ email cho doanh nghiệp. Một điểm đặc biệt của Exchange là tất cả các tác vụ và dữ liệu email đều được xử lý và lưu trữ trên server của Exchange, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu so với phương thức lưu trữ trên máy tính cá nhân. Ngoài các gói email doanh nghiệp, người dùng còn có thể mua thêm các gói tích hợp nhiều công cụ văn phòng để hỗ trợ hoạt động của tổ chức. 

Zimbra

Các tổ chức sử dụng nền tảng Linux có thể xem xét dịch vụ email của Zimbra, được phát triển đặc biệt trên hệ điều hành Linux, đảm bảo tính tương thích tối ưu. Một trong những tính năng nổi bật của Zimbra là khả năng di chuyển, khôi phục và sao lưu email quan trọng một cách nhanh chóng trên Internet. Dịch vụ này cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn, là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn chưa tìm được hệ thống email phù hợp cho tổ chức của mình. 

Sự khác biệt giữa Email doanh nghiệp và email cá nhân

Cấu trúc email

• Email doanh nghiệp: Cấu trúc email doanh nghiệp thường theo dạng "tenemail@tenmien", trong đó người dùng có thể tùy ý chọn phần tên miền sao cho phù hợp với thương hiệu hoặc lĩnh vực hoạt động của tổ chức. 

• Email cá nhân: Một cấu trúc phổ biến của email cá nhân là "tenemail@gmail.com", trong đó người dùng không có sự linh hoạt trong việc chọn đuôi email mà phải tuân theo quy định của nhà cung cấp dịch vụ.

Quản lý dữ liệu

• Email doanh nghiệp: Dữ liệu được tập trung và lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, do doanh nghiệp sở hữu và quản lý, giúp việc kiểm soát và bảo mật dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Email cá nhân: Dữ liệu do cá nhân sở hữu, và họ có quyền quyết định việc chia sẻ hoặc giữ kín thông tin của mình với người khác.

Độ tin cậy

• Email doanh nghiệp: Email doanh nghiệp giúp nâng cao độ tin cậy với khách hàng và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trước đối tác. 

• Email cá nhân: Email cá nhân thường không được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp và độ tin cậy khi sử dụng trong môi trường công việc.

Lời kết

Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và khẳng định vị thế của tổ chức trên thị trường. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lợi ích và sự khác biệt của email doanh nghiệp so với email cá nhân. Từ đó, bạn sẽ có thể chọn lựa được nhà cung cấp dịch vụ email uy tín và chất lượng nhất cho doanh nghiệp của mình.