Pentru a avea toate datele necesare e generarii declaratiei 406, va recomandam utilizarea modulului de stocuri pentru inregistrarea facturilor primite si trimise, deoarece in sectiunile de intrari si de iesiri din cadrul acesteia va fi necesara raportarea tuturor facturilor de intrare si iesire rand cu rand, pe categorii de produse (marfa, materii prime, consumabile, etc.) pentru toate produsele fizice. Exceptie fac facturile pentru prestari de servicii, sau materiale nestocabile contabilizate pe contul 604.
Documentele generate in modulul de stocuri pot fi transmise in modulul de contabilitate din meniul Fisiere/Generare contabilitate, in doi pasi. In primul pas se creaza jurnalul contabil, iar in al doilea pas se transmite jurnalul generat in contabilitate. Daca doriti sa faceti acest lucru, este obligatoriu ca in modulul de stocuri si in modulul de contabilitate sa fiti in aceeasi luna.
Pentru a va ajuta in acest sens am pus la punct un sistem de import a facturilor primite si emise cu alte aplicatii in modulele de stocuri si salarii. Utilizand acest sistem nu numai ca veti economisi timp cu inregistrarea documentelor primare, ci veti putea si gestiona eficient situatia facturilor primite si trimise in SPV. Mai jos gasiti explicatii detaliate privind functionarea acestuia.
Va sfatuim sa verificati si sa puneti la punct situatia clientilor si furnizorilor la finalul anului 2024.
Contrar unor opinii vehiculate in ultimul timp, nu va fi necesar sa tineti evidenta clientilor si furnizorilor prin conturi analitice.
Pentru a verifica corectitudinea acestei evidente lansati in modulul de contabilitate din meniul Jurnal cronologic/Jurnal/ Listare/Furnizori, clienti/Balanta clienti-furnizori si comparati soldurile din aceste liste cu soldurile din balanta analitica. Ele trebuie sa fie identice. Daca aveti diferente, va rugam sa ne contactati pentru a va explica procedura de corectare a acestora. Nu faceti nici un fel de corectii inainte de a incheia definitiv anul 2024!
CE SE RAPORTEAZA IN DECLARATIA 406?
1. Din modulul de contabilitate:
- Balanta analitica financiara (fara clasele 8 si 9)
- Balantele clientilor pentru conturile 411, 419, 461 si 418
- Balantele furnizorilor pentru conturile 401,404,409,462, si 408
- Codurile de taxa
- Registrul jurnal
- Platile si incasarile
2. Din modulul de stocuri:
- Detalierea facturilor primite cu exceptia facturilor pentru servicii si materiale nestocabile inregistrate pe contul 604.
- Detalierea facturilor trimise cu exceptia facturilor pentru servicii si materiale nestocabile inregistrate pe contul 604.
- Tabela cu produse.
- Tabela cu unitati de masura, care tebuie sa respecte codificarile din e-Factura.
CE TREBUIE VERIFICAT INAINTE DE LANSAREA DECLARATIEI?
1. In Fisiere/ Parametri verificati ca toate campurile sa fie completate corect, inclusiv campurile continand numarul de telefon si contul bancar.
2. Planul de conturi.
Daca ati creat analitice proprii care contin litere sau caracterul punct trebuie sa stiti ca fisierele de raportare nu permit existenta acestor caractere in conturile contabile. Programul va elimina automat in procesul de creare al declaratiei caracterul punct, insa in cazul in care conturile contin litere, va trebui ca din jurnalul cronologic sa accesati meniul "Jurnal/ Conturi, Parteneri/ Conturi" si in campul Contsaft sa completati un cont analitic in care literele sa fie inlocuite cu cifre.
Daca ati creat analitice proprii, tineti cont de faptul ca acestea trebuie sa aiba cel putin un nivel in plus fata de contul din planul de conturi oficial. Spre exemplu in planul de conturi avem conturile 5311 si 5314, in acest caz putem crea analiticele 53110, 53141 etc., insa nu putem crea analiticul 5312. Daca totusi nu ati respectat aceasta regula, completati in campul Contsaft un cont corespunzator.
3. Corectitudinea datelor din modulul de urmarire plati-incasari.
In jurnalul cronologic lansati balantele furnizorilor si clientilor din meniul "Jurnal/ Furnizori, clienti/ Balanta clienti, furnizori" si verificati ca soldurile din acestea sa coincida cu cele din balanta analitica.
Daca constatati ca exista diferente intre solduri, le puteti regla in orice luna, dar nu mai tarziu de 1 ianuarie 2025.
Pentru a realiza acest lucru procedati dupa cum urmeaza:
- Faceti o salvare a datelor firmei din meniul "Fisiere/ Intretinere baza de date/ Salvare baza de date".
- Tipariti listele cu documentele neincasate/neplatite la sfarsitul lunii anterioare celei in care doriti sa reglati soldurile, cu optiunea de ordonare dupa cod fiscal. Spre exemplu daca doriti sa reglati soldurile incepand cu luna ianuarie 2025, tipariti listele din luna decembrie 2024. Faceti cu creionul modificarile necesare astfel incat sa obtineti rezultatul corect.
- Avand in fata listele cu corectiile facute, treceti in luna urmatoare, in cazul acestui exemplu in luna ianuarie 2025, in juranlul cronologic accesati meniul "Jurnal/ Solduri, rulaje/ Documente neincasate-neplatite" si alegeti tipul de operatie pentru care doriti sa faceti modificari.
- In tabelul ales puteti sterge complet randurile care nu corespund realitatii apasand tasta <F8>, sau puteti modifica datele din tabel astfel incat ele sa fie conform listei tiparite. Pentru a vedea numele partenerului, apasati <?> in campul Codfisc.
- Iesiti din tabel apasand tasta ESC. Daca totul este in regula, programul va da un mesaj in care va confirma acest lucru si va va propune sa puna automat data de 1 a lunii in care faceti modificarea ca data de referinta pentru inceperea urmaririi partenerilor cu noile solduri. Daca ceva nu este in regula, programul va va da un mesaj in care va indica unde trebuie sa interveniti pentru a regla problema.
- Lansati din nou balanta furnizorilor/ clientilor pentru verificare.
Deocamdata validatorul D406 nu da erori daca soldurile din balanta analitica nu coincid cu cele din balantele clientilor si furnizorilor, insa s-ar putea ca in viitor sa faca verificari in acest sens. Pe de alta parte, o curatenie generala la inceput de an nu strica niciodata.
Pentru ca in balantele de clienti/ furnizori se raporteaza toate inregistrarile conturilor corespunzatoare indiferent de tipul documentului utilizat, incepand cu acest an am introdus aceasta regula si la documentele neincasate/ neplatite, deci nu mai conteaza documentul utilizat.
Puteti testa modul de functionare al declaratiei in jurnalul cronologic in meniul "Jurnal/ Situatii lunare, trim., sem/SAF-T (declaratia406)". Va recomandam sa faceti teste pentru societati platitoare de TVA, la cele neplatitoare de TVA urmand sa facem unele corectii. Pentru inceput lansati declaratia cu afisarea fisierelor intermediare si urmariti mesajele de atentionare primite, care va vor oferi informatii privind eventualele corectii pe care va trebui sa le faceti pentru a obtine o declaratie valida.
In urmatoarele zile, in masura in care vom avea timp disponibil, pentru cei dintre dumneavoastra care sunt interesati de utilizarea modulului de stocuri, vom publica informatii privind functiunile acestuia si adaptarea acestora la modul dvs. de lucru.