Gestionarea si importul in modulele de contabilitate si de stocuri a facturilor primite de la furnizori in SPV.
Descarcarea facturilor primite in SPV
Pentru a putea descarca facturile trebuie sa aveti acces in SPV-ul firmei. Pentru acces direct pe serverul ANAF trebuie sa va generati un token virtual in modulul de stocuri, in meniul Fisiere/Intrari info si SPV/ Generare token virtual, urmand instructiunile de pe ecran pana la obtinerea mesajului "Token generat cu succes".
Atentie! Token-ul astfel generat va permite accesul pe serverul E-factura chiar daca tokenul fizic nu este introdus in calculator si este valabil 3 luni, dupa care trebuie reiinoit in acelasi mod.
Descarcarea si preluarea facturilor in modulul de contabilitate si in modulul de stocuri
1. In modulul de stocuri accesati meniul Fisiere", optiunea "Intrari info si SPV" si Descarcare eFacturi". In modulul de contabilitate accesati meniul Documente", alegeti optiunea eFacturi" si apoi Descarcare eFacturi".
2. Raspundeti la intrebarile puse de aplicatie selectand butoanele <Da> sau <Nu>. Daca aveti de descarcat un numar mare de facturi (peste 500), puneti 0 la numarul de zile pentru care doriti descarcarea si in dialogul urmator indicati perioada pentru care doriti sa descarcati facturi.
Daca nu ati facut inca nici o descarcare, va sfatuim sa o faceti cat mai curand posibil, deoarece facturile sunt pastrate pe serverul ANAF doar timp 60 de zile de la incarcarea lor in SPV, iar daca veti avea nevoie de originalul unei facturi mai vechi, va trebui sa faceti o cerere catre ANAF pentru reincarcarea ei in SPV. Va sfatuim de asemenea sa descarcati facturile cat mai frecvent, pentru a avea o durata cat mai scurta de descarcare.
Nu va faceti griji, facturile deja descarcate nu se vor mai descarca a doua oara.
Inainte de inceperea descarcarii propriuzise vi se vor afisa doua tabele intermediare cuprinzand un sumar al facturilor primite, respectiv transmise in SPV. Le puteti parasi apasand tasta ESC si puteti opta pentru continuarea descarcarii.
3. La terminarea descarcarii va vor fi afisate doua tabele centralizatoare cuprinzand facturile primite, respectiv trimise. In dreptul acestor tabele va va fi afisat si locul din calculator in care sunt salvate facturile descarcate.
Veti putea opta pentru tiparirea unei liste centralizatoare care contine toate datele esentiale privind facturile electronice descarcate dintr-o anumita perioada (indecsii de incarcare, respectiv descarcare din SPV, codul fiscal si numele partenerului, data si numarul facturilor primite/trimise, valoarea si TVA cuprinse in factura).
Puteti consulta lista oricand, insa pentru acuratete va recomandam tiparirea ei doar dupa data de 6 ale lunii curente pentru a face verificari pentru luna anterioara deoarece partenerii dvs. pot incarca facturile in SPV in termen de 5 zile de la emiterea lor.
4. Facturile vor fi descarcate atat in forma electronica (arhiva cu semnatura ANAF), cat si in format PDF tiparibil (optional), in dosarul in care este instalat programul (de regula UNIKIT, cand se utilizeaza pe un singur calculator, respectiv UNINET, atunci cand se utilizeaza intr-o retea de calculatoare), in dosarul firmei, in dosarul "efact".
Calea exacta o puteti citi in momentul afisarii tabelelor centralizatoare mentionate la pasul 3.
Facturile pe care le-ati primit deja in forma tiparita de la furnizori nu trebuie tiparite inca o data in formatul PDF generat de ANAF, e suficienta pastrarea facturii in forma electronica. Este recomandata tiparirea facturilor doar in cazul in care nu le-ati primit fizic de la furnizori, sau cand factura primita de la furnizor nu corespunde cu cea descarcata din SPV.
5. Dupa parcurgerea etapelor de mai sus programul va solicita sa optati sau nu pentru importul facturilor descarcate in cursul lunii de lucru. Daca veti raspunde cu "Da", continutul facturilor va fi importat in modulul in care ati ales sa faceti descarcarea.
6. In functie de specificul activitatii firmei alegeti optiunea pentru import in functie de modalitatea preponderenta in care se fac receptiile: "La pret de furnizor", sau "La pret cu amanuntul".
In urma importului vor fi afisate doua ecrane. In ecranul de sus veti vedea datele sumare ale facturilor, iar in ecranul de jos detaliile facturii pe care sunteti plasat in ecranul de sus. Datele din cele doua ecrane sunt cele din factura electronica descarcata din SPV.
7. Completati mai intai campurile din ecranul de sus (doar daca e cazul). Deplasarea intre campuri se face apasand de regula tasta ENTER. Puteti utiliza pentru deplasari intre campurile tabelei si tastele TAB (deplasare spre dreapta) respectiv Shift+TAB (deplasare spre stanga), precum si tastele cu sageti.
- Daca aveti definite mai multe gestiuni in campul Ges vi se va solicita alegerea gestiunii.
- Daca aveti definite mai multe unitati cu amanuntul in campul Codunit vi se va solicita alegerea unitatii cu amanuntul in care doriti sa inregistrati documentul.
- In campul Tipop puteti selecta tipurile speciale de TVA daca este cazul.
- In campul Contd treceti contul debitor in care doriti sa inregistrati factura.
- Campul Contc se va completa automat cu contul de furnizor intern (4011). - In campul Nr_rec treceti numarul receptiei, daca e cazul, altfel se va completa automat cu numarul care urmeaza.
8. In ecranul de jos ajungeti fie parcurgand pana la capat cu ENTER randul de sus, fie apasand tasta F7, fie combinatia de taste Ctrl+PgDn.
In acest ecran fiecarui rand de pe factura i se aloca contul debitor trecut in ecranul de sus, fiind posibila insa modificarea acestuia in functie de necesitati.
In cazul receptiilor la unitati cu amanuntul este necesara trecerea pretului de raft pe fiecare linie a facturii in campul "Pret_tva". Completarea corecta a randului va fi confirmata prin completarea automata de catre program a campului OK cu litera T.
9. Daca utilizati modulul de stocuri, va fi necesar sa imperecheati codurile dvs. cu produsele de pe e-factura primita. Puteti face acest lucru punand <?> in campul Cod stoc si alegand produsul corespunzator din lista dvs. de produse.
Daca produsul de pe factura nu exista in lista de stocuri, puteti fie sa alocati dvs. un cod, fie sa lasati programul sa aloce un cod in mod automat. Puteti face acest lucru apasand tasta ENTER pe campul Cod stoc. Daca pe e-Factura apare un cod al furnizorului, programul il va aloca automat pe acesta, daca nu, va genera un cod cuprinzand un fragment din numele produsului. In acest caz va aparea o fereastra in care veti putea urmari modul in care produsul dvs. va fi inregistrat in fisierul de produse si in care veti putea face eventuale modificari daca doriti.
10. Dupa terminarea completarii tuturor randurilor din factura, reveniti in ecranul de sus apasand fie tasta ESC, fie tasta F7, fie Ctrl+PgUp. Documentul prelucrat va fi marcat cu T in campul "Ver" fiind pregatit pentru transmiterea in jurnalul contabil.
Pe masura ce veti introduce documetele, programul va retine detaliile legate de produse si furnizori, astfel incat daca ulterior veti primi o factura cu acelasi produs de la acelasi furnizor, receptia va fi completata automat, fiind nevoie doar sa verificati amanuntele (spre exemplu la receptii la unitati cu amanuntul daca au fost modificate preturile de raft).
11. Dupa ce ati terminat de prelucrat documentele (1 sau mai multe), apasati tasta ESC. Va aparea un dialog in care puteti opta pentru preluarea, in functie de modulul utilizat, in stoc sau in contabilitate a facturilor prelucrate. Facturi valide sunt considerate doar cele marcate cu "T" in campul "Ver".
12. In urma preluarii facturilor in modulul de stocuri, vor fi generate dupa caz, notele de receptie, sau notele de receptie la unitatile cu amanuntul.
In urma preluarii facturilor in modulul de contabilitate, vor fi generate automat inregistrarile contabile corespunzatoare in registrul jurnal.
13. Tiparirea notelor de receptie generate in modulul de stocuri se face dupa cum urmeaza:
pentru receptiile la pret de furnizor, din meniul "Documente/ Intrari in gestiune/ Intrari cu FP...", in cazul in care firma este platitoare de TVA si din meniul "Documente/ Intrari in gestiune/ Intrari cu CHF, BON, neplatitori de TVA.." in cazul in care firma este neplatitoare de TVA.
Se afiseaza factura, se parcurge apasand tasta ENTER pana pe campul care contine data facturii si se apasa tasta F4. In cazul in care totalul calculat al facturii nu este identic cu cel de pe factura primita se va genera un rand de regularizare, care va aparea tiparit pe nota de receptie.
pentru receptiile la unitati cu amanuntul, din meniul "Documente/ Intrari la unit. cu amanuntul/ Receptii de la furnizor".
Se afiseaza factura, se parcurge apasand tasta ENTER pana pe campul care contine data facturii si se apasa tasta F4. In cazul in care totalul calculat al facturii nu este identic cu cel de pe factura primita se va genera un rand de regularizare, care va aparea tiparit pe nota de receptie.
Daca doriti sa tipariti o anumita receptie, va plasati pe campul "Nr. Recep" din formularul de receptie si apasati tasta F6. In fereastra care se deschide completati numarul receptiei pe care doriti sa o tipariti si apasati tasta ENTER.