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1.CRMとは
1.CRMとは
見込客に自動で追客メールを送信ができ、取り込まれたデータを元に、間取り・物件種別・媒体ごとの成約率を分析できる機能です。
2.見込客の登録・編集
2.見込客の登録・編集
2-1.手動で登録・編集する
2-1.手動で登録・編集する
「CRM > 見込客一覧」画面の「新規登録」ボタンをクリックすると、見込客登録画面が表示されます。
見込顧客登録画面にて、基本情報（お客様の氏名や対応状況、他決／キャンセル理由等）、物件の絶対条件、メール送信設定（メール送信の可否）を手動で登録、登録された情報を編集することができます。
対応状況の選択肢と、物件の希望条件の項目は以下の通りです。
対応状況の選択肢
新規
来店
申込
契約
他決
キャンセル
物件の絶対条件項目
賃料下限
賃料上限
間取り
物件構造
用途
エリア
駅情報
都道府県（最大3つ設定可能）
沿線（最大3つ設定可能）
駅（最大3つ設定可能）
築年数
駅徒歩分
専有面積下限
専有面積上限
こだわり条件
ペット可
都市ガス
追い焚き
2階以上
バス・トイレ別
エアコン
室内洗濯置場
駐車場有
オートロック
独立洗面台
ネット無料
オール電化
なお、登録された項目は、後述するお勧め物件抽出ロジックにて絶対条件となります。
2-2.反響メールから取り込む
2-2.反響メールから取り込む
以下の媒体の反響メールを自動で、見込客の情報を取り込むことができます。各媒体のメールに含まれる括弧内の項目で、トビラークに登録済みの物件とマッチングします。
LIFULL HOME'S（自社管理番号）
SUUMO（貴社物件コード）
自社HP（物件番号）
なお、同一のお客様（メールアドレスが同一のお客様）から複数お問い合わせがあった（お客様が重複する）場合は、最初に取り込まれた反響メールの情報が、CRMに登録されます。以降のお問い合わせに関しては、CRMに登録されません。
※万が一、自動取り込みができていないケースが発生した場合、サポートデスク（support@tobilark.com）にご連絡くださいませ。また、自動取り込みができない期間は、お手数おかけいたしますが、手動で見込客のご登録をお願いいたします。
2-3.自動取り込みの設定
2-3.自動取り込みの設定
各媒体の反響メールの宛先に以下を追加してください。転送先のメールアドレスは以下の通りです。
2-4.メールの送信設定をする
2-4.メールの送信設定をする
2-4-1.初回自動返信メール
2-4-1.初回自動返信メール
初回自動返信メールとは、反響メールが所定のメールアドレスに送付された際に自動的に返信されるメールです。トビラークの物件データベースから、最大3件のお勧め物件情報抽出し、メールに付記します。メール配信の頻度は、所定のメールアドレスに送付されてから、1時間以内となります。
お勧め物件情報抽出のロジックは以下の通りです。
お客様がお問い合わせした物件の賃料から「マイナス5,000円~プラス10,000円」
お問い合わせ物件と同じエリア
築年数30年以内
取引様態が代理・専任の物件 ※優先的に抽出
賃料の安い順番に最大3件表記
お勧め物件情報抽出のロジックに合致する物件が、1件も存在しない場合は以下の通りです。
物件が更新され次第、定期的にお勧め物件メールを配信することを記載
なお、トビラークの物件データベースは、毎日午前4:00に、TS WEBから物件データを連携することで更新されます。
お勧め物件情報抽出のロジックに合致する物件があった場合の、メールの内容は以下の通りです。なお、おすすめ物件情報に掲載される [物件名] には、TS WEBに登録されている建物名が表示されます。
件名：[氏名] 様 お問い合わせありがとうございます
[氏名] 様
この度は[メディア名]から当社の物件にご興味を持って頂き、誠にありがとうございます。
▼今後の流れに関して
近日中に、担当者より、ご連絡いたしますので今しばらくお待ちくださいませ。
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以下[3]件のおすすめ物件は、今回お問い合わせ頂いた物件に基づいて紹介させていただいております。
━━━ おすすめ物件情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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おすすめの物件に関して、もしご興味がございましたら、
担当者からのご連絡の際にお申し付けくださいませ。
ご案内させていただきます。
なお、ご質問やご不明点がございましたら
お手数ですが下記までお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
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[ お客様がご指定されたフッターが表示されます 。なお、以下の【配信元】以降はフッターへの記載が必須となりますのでご注意くださいませ。]
【配信元】
会社名：
住所：
TEL：
Email：
※メール配信停止をご希望の方は、上記に記載のメールアドレス宛にご連絡ください。
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お勧め物件情報抽出のロジックに合致する物件が、1件も存在しない場合の、メールの内容は以下の通りです。
件名：[氏名] 様 お問い合わせありがとうございます
[氏名] 様
この度は[メディア名]から当社の物件にご興味を持って頂き、誠にありがとうございます。
▼今後の流れに関して
近日中に、担当者より、ご連絡いたしますので今しばらくお待ちくださいませ。
今回お問い合わせ頂いた物件以外で、[氏名] 様 のご希望される条件に合った物件を、
定期的にご案内させていただきます。
なお、ご質問やご不明点がございましたら
お手数ですが下記までお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
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[ お客様がご指定されたフッターが表示されます 。なお、以下の【配信元】以降はフッターへの記載が必須となりますのでご注意くださいませ。]
【配信元】
会社名：
住所：
TEL：
Email：
※メール配信停止をご希望の方は、上記に記載のメールアドレス宛にご連絡ください。
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2-4-2.お勧め物件メール
2-4-2.お勧め物件メール
お勧め物件メールとは、お客様の物件希望条件に合致する物件を、予め指定された曜日・時間にご案内するメールです。配信する曜日と時間、おすすめ物件情報抽出のロジックは以下の通りです。
曜日・時間
火曜日,金曜日・午後12:00
※なお、曜日・時間は配信の目安となります。正確な配信タイミングを保証するものではありませんので、予めご了承ください。
物件希望条件設定あり
絶対条件に合致する物件を抽出
取引様態が代理・専任の物件 ※優先的に抽出
賃料の安い順に最大5件表記
希望条件設定なし （※2-4-1.初回自動返信メールに記載の、お勧め物件情報抽出のロジックと同様）
お客様がお問い合わせした物件の賃料から「マイナス5,000円~プラス10,000円」
賃料の安い順番に最大3件表記
共通
初回自動返信メールとお勧め物件メールにて、既にお客様にご案内した物件は対象外
物件希望条件設定ありの場合の、メールの内容は以下の通りです。なお、2-4-1.初回自動返信メール と同様に、おすすめ物件情報に掲載される [物件名] には、TS WEBに登録されている建物名が表示されます。
件名：[氏名] 様のご希望の条件を満たす、ほかオススメの物件[お勧め物件メール送信数]号
[氏名] 様
以下[5]件のおすすめ物件は、今回お問い合わせ頂いた物件に基づいて紹介させていただいております。
━━━ おすすめ物件情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
———————————————————————
■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
———————————————————————
■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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■[物件名]
■[家賃]（[管理費]）
■[間取り]
■[沿線] / [駅名] [徒歩〇〇分]
■[芹田不動産の物件URL]
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おすすめの物件に関して、もしご興味がございましたら、
お手数ですが下記までお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
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[ お客様がご指定されたフッターが表示されます 。なお、以下の【配信元】以降はフッターへの記載が必須となりますのでご注意くださいませ。]
【配信元】
会社名：
住所：
TEL：
Email：
※メール配信停止をご希望の方は、上記に記載のメールアドレス宛にご連絡ください。
———————————————————————
なお、物件希望条件設定なしの場合は、初回自動返信メールの「お勧め物件情報抽出のロジックに合致する物件があった場合の、メールの内容」と同様のロジックでメールを配信します。合致する物件がなかった場合は、メールは配信されません。
2-5.送信されたメールを確認する
2-5.送信されたメールを確認する
配信された初回自動返信メール、お勧め物件メールは「CRM > 見込客一覧」から、確認したいお客様の詳細画面にアクセスすると確認できます。
2-5-1.メールの確認
2-5-1.メールの確認
「CRM > 見込客一覧 > 見込顧客詳細のメール送信履歴タブ」から確認できます。詳細を確認したい場合、該当するメールをクリックしてください。
送信履歴がない場合は一覧内に、送信履歴はありません。とメッセージが表示されます。
2-5-2.物件の確認
2-5-2.物件の確認
「CRM > 見込客一覧 > 見込顧客詳細の送信物件タブ」から、メールで送信された物件を一覧で確認できます。物件名をクリックすると該当する自社HPのページにアクセスできます。なお、既に掲載されていない場合もありますので予めご了承ください。
その場合は、TS WEBで物件名等で検索してご確認ください。
送信履歴がない場合は、「該当するデータはありません。」とメッセージが表示されます。
2-6. 自動返信メール・おすすめ物件メールの配信を停止する
2-6. 自動返信メール・おすすめ物件メールの配信を停止する
「CRM > 見込客一覧 > 見込客詳細」画面の「メール配信設定」タブをクリックすると、送信可否選択画面が表示されます。
「送信しない」を選択頂くと、以降のメールは配信されません。
3.分析
3.分析
「CRM」から、CRMに登録されているデータを基に、分析が可能です。条件の絞り込み、詳細レポートも作成可能です。
分析対象の数値項目、カテゴリは以下の通りです。なお、初期表示時の集計期間は過去30日間で、集計データは毎日4:00頃に更新されます。
数値項目
反響数
来店数
申込数
契約数
他決数
キャンセル数
反響来店率
来店契約率
反響契約率
カテゴリ
サマリー
間取り
物件種別
媒体別
カテゴリごとに分析することで、媒体別の特性や効率が可視化され、数字に基づいた成約率向上の施策が可能です。
3-1.数値項目
3-1.数値項目
3-1-1.反響数
3-1-1.反響数
見込顧客数をカウントします。
3-1-2.来店数
3-1-2.来店数
来店数は、見込客の対応状況が「来店」となった時点のデータを保持しカウントします。
仮に、Aというお客様の対応状況が「来店」⇨「申込」（その他ステータス）に変更となったとしても、来店数としてデータを保持し、カウントします。
3-1-3.申込数
3-1-3.申込数
申込数は、見込客の対応状況が「申込」となった時点のデータを保持しカウントします。
仮に、Aというお客様の対応状況が「申込」⇨「契約」（その他ステータス）に変更となったとしても、来店数としてデータを保持し、カウントします。
3-1-4.契約数
3-1-4.契約数
契約数は、見込客の対応状況が「契約」となった時点のデータを保持しカウントします。
3-1-5.他決数
3-1-5.他決数
他決数は、見込客の対応状況が「他決」となった時点のデータを保持しカウントします。
3-1-6.キャンセル数
3-1-6.キャンセル数
キャンセル数は、見込客の対応状況が「キャンセル」となった時点のデータを保持しカウントします。
3-1-7.反響来店率
3-1-7.反響来店率
反響来店率は、「来店数 / 見込客数 * 100%」の計算結果です。
3-1-8.来店契約率
3-1-8.来店契約率
来店契約率は、「契約数 / 来店数 * 100%」の計算結果です。
3-1-9.反響契約率
3-1-9.反響契約率
反響契約率は、「契約数 / 見込客数 * 100%」の計算結果です。
3-2.カテゴリ
3-2.カテゴリ
3-2-1.サマリー
3-2-1.サマリー
各数値項目の合計が表示されます。各数値項目の計算ロジックは以下の通りです。
反響数・来店数・申込数・契約数・他決数・キャンセル数
合計値
反響来店率
来店数（サマリーの合計値）/ 反響数（サマリーの合計値）* 100%
来店契約率
契約数（サマリーの合計値）/ 来店数（サマリーの合計値）* 100%
反響契約率
契約数（サマリーの合計値）/ 反響数（サマリーの合計値）* 100%
3-2-2.間取り
3-2-2.間取り
初回で問合せをした物件に対する、間取り毎の各数値項目が表示されます。
初期表示時は、間取りの選択肢の並び順となります。各数値項目の脇にある、▼ボタンより、昇順,降順のソートが可能です。
3-2-3.物件種別
3-2-3.物件種別
初回で問合せをした物件に対する、物件種別毎の各数値項目が表示されます。
初期表示時は、物件種別の選択肢の並び順となります。各数値項目の脇にある、▼ボタンより、昇順,降順のソートが可能です。
3-2-4.媒体別
3-2-4.媒体別
媒体別に各数値項目が表示されます。
初期表示時は、媒体別の選択肢の並び順となります。各数値項目の脇にある、▼ボタンより、昇順,降順のソートが可能です。
3-3.条件を絞り込んで詳細レポートを作成する
3-3.条件を絞り込んで詳細レポートを作成する
「CRM > 表示する条件を変更 」のボタンをクリック後、表示されるモーダルにて、以下の項目にて、絞り込みたい条件に対してチェック、チェックされた条件を元に、「CRM」にデータが表示（レポートが表示）されます。
絞り込み条件は以下の通りです。
集計期間（見込客登録日）
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間取り
物件種別
媒体
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