RefWorks
書目管理系統
▋▎RefWorks是什麼?
RefWorks是個管理書目的系統。
他是文獻管理師兼論文小幫手,可以用來儲存書目、附件,整理各方蒐集到的資料,甚至能幫忙做引用、產出格式正確的參考書目,讓我們把心力投注在更需要的地方。
▋▎什麼時候需要RefWorks?
蒐集文獻時;寫論文之前;寫論文的時候。
▋▎為什麼要用RefWorks?
從資料使用的角度來看:蒐集來的資料很多很雜,不好找、不好攜帶,用起來不方便
★ RefWorks可以建立自己的書目清單,方便搜尋
★ 有5GB的線上儲存空間,可以上傳檔案,各種資料隨身帶著走
從論文寫作的角度來看:引用格式和參考書目的毛很多,全靠人工整理很麻煩
★ RefWorks內建常用引用格式,幾個步驟就可輕鬆做引用、生出參考書目
▋▎誰可能對RefWorks心動?
知道EndNote的人;知道整理文獻有多銷魂的人;為引用格式所困的人。
▋▎怎麼使用RefWorks?
1. 註冊與登入
① 在 RefWorks 首頁,點擊〔建立帳戶〕
② 輸入北藝大電子郵件,結尾一定要是 tnua.edu.tw,點擊〔檢查〕
③ 輸入自訂密碼後,點擊〔註冊〕
④ 到學校信箱收信,點擊啟動連結
⑤ 輸入北藝大電子郵件和自訂的 RefWorks 密碼,點擊〔登入〕
★ 初次使用時,請先輸入姓名、焦點領域(系所)、角色(身分),點擊〔下一步〕
★ 再來點擊〔略過指導教學〕或點〔下一步〕看簡單的說明介紹,點擊〔完成〕即可
2. 功能區簡介
① 資料夾管理區
☉ 所有參考資料:所有您於 RefWorks 中的建立的書目資料
☉ 檢索資料庫:查詢您於 RefWorks 中建立的書目資料
☉ 上次匯入:從資料庫或檔案最新匯入的書目
☉ 共用:與其他 RefWorks 使用者共用您建立的資料夾
☉ 我的資料夾:管理個人建立的資料夾
☉ 標籤:管理為書目建立的標籤
☉ 刪除:可以在此找到最近被刪除的書目
② 專案管理區
☉ 切換、新增、管理個人建立的專案
③ 文獻管理區
☉ 新增:透過匯入、手動輸入或上傳文件來新增書目
☉ 指派至資料夾:後將書目指派至特定資料夾
☉ 分享:與其他 RefWorks 使用者共用您建立的資料夾、整批匯出您的書目檔案
☉ 建立參考書目:建立書目清單、進行快速引用、開啟引文樣式編輯器
☉ 刪除:將勾選書目從特定資料夾移出、整批刪除書目
☉ 新增標籤:檢索或新增書目標籤
☉ 工具:尋找重複的書目、提供 即時編寫小工具的取得方式、批次編輯大量書目
☉ 檢索:搜尋所有您於RefWorks中建立的書目和PDF檔案
④ 語言與個人設定區
☉ 選擇常用語言、管理個人基本資料與偏好設定
3. 專案管理
可以根據不同工作項目新增多個專案,如:期末報告、學位論文等,書目就不會混在一起
(1) 重新命名專案
(2) 建立新專案
4. 新增書目
(1) 從資料庫匯入
注意:匯入的只有書目,不包括全文PDF檔哦哦哦
① 開啟資料庫,進行查詢或瀏覽
② 勾選想要的資料
③ 找到「匯出」、「輸出」、「儲存」、「Export」或其他類似意思的功能
★ 每個資料庫代表書目匯出的文字和功能都有點差異,要摸索一下
④ 選擇匯出的格式為 RefWorks,匯出後書目將會自動進到 RefWorks
★ 如果還沒開啟/登入 RefWorks,系統會自動呼叫 RefWorks 登入頁面,登入後就可以繼續操作
【範例一】華藝線上圖書館:CEPS中文電子期刊服務
【範例二】JSTOR
(2) 從Google 學術搜尋匯入
注意:匯入的只有書目,不包括全文PDF檔哦哦哦
若有在使用 Google 學術搜尋,可以開啟將書目導入RefWorks的功能
① 在 Google 學術搜尋首頁,點擊左上角三條槓槓
② 點選「設定」(或一顆齒輪)
③ 在「搜尋結果」的頁面,找到「參考書目管理程式」
④ 勾選「顯示導入」,並在下拉式選單找到「RefWorks」,點選之後按〔儲存〕
⑤ 回到 Google 學術搜尋首頁進行查詢,會看到每條書目下方多出「導入 RefWorks」的選項;點了之後書目將會自動進到 RefWorks
★ 如果還沒開啟/登入 RefWorks,系統會自動呼叫 RefWorks 登入頁面,登入後就可以繼續操作
(3) 從書目格式檔匯入
匯入的只有書目,不包括全文PDF檔哦哦哦
① 開啟資料庫,進行查詢或瀏覽
② 勾選想要的書目
③ 找到「匯出」、「輸出」、「儲存」、「Export」或其他類似意思的功能
★ 每個資料庫代表書目匯出的文字和功能都有點差異
④ 選擇匯出的格式為 RIS 或 RIS Format,儲存成副檔名為 ris 的書目文字檔
★ 如果有字元編碼(字碼)的選項,請選「UTF-8」(萬國碼)
⑤ 回到 RefWorks,點擊功能列的〔新增〕>〔匯入參考資料〕
⑥ 看到「從檔案匯入」,把剛剛儲存的 ris 文字檔丟進去
【範例】臺灣博碩士論文知識加值系統
(4) 上傳 PDF 檔案,由系統自動擷取書目資訊
符合一定格式的學術文獻 PDF 檔,可以直接丟進 RefWorks 讓系統擷取書目資訊
(從資料庫下載的 PDF 檔成功率最高)
① 開啟 RefWorks,點擊功能列的〔新增〕>〔上傳文件〕
② 選取之前儲存的 PDF 檔,點擊〔開啟〕
③ 左上方會出現小小的藍色進度條,需要耐心等待
④ 當資料從空白、檔案名稱變成文章的作者和標題時,就表示書目擷取已完成
★ 書目下方出現小小的文件圖示,表示這筆書目已上傳 PDF 檔,可以直接線上閱讀
(5) 全手動/半手動新增
注意:新增的只有書目,不包括全文PDF檔哦哦哦
沒有書目匯出機制的資料,可以自行手動新增書目
① 開啟 RefWorks,點擊功能列的〔新增〕>〔建立新的參考文獻〕
② 選擇要建立的參考類型(即書目資料類型),如:期刊文章、書籍等
③ 在相對應的欄位,逐項填入資訊,如:標題、作者、出版日期等
★ 在標題輸入部分文字後,可以點擊閃電圖示,讓系統從線上撈取可能符合的文獻
★ 下方會出現「您的意思是其中一項嗎?」的文獻清單,如果符合,點選該篇文獻的標題,就會自動把書目帶進來
④ 點擊右上角的〔儲存〕完成書目新增
【範例一】全手動新增
【範例二】半手動新增
中場休息:那個…什麼是書目?書目格式(引文格式)又是什麼?
從剛剛到現在一直在談論各種新增、匯入、上傳書目的方法,接下來還要繼續談論編輯書目和檢查書目格式的方法。
但書目到底是什麼東西?
書目就是關於一篇文獻或一件資料的資訊,包括作者、出版日期、篇名、開始和結束的頁碼等等;不同類型的資料,會有不同的書目資訊。比如博碩士論文,會比一般書籍多了「畢業學校」這項資訊;期刊文章,則在文章的篇名之外,還多了刊載這篇文章的期刊刊名。各類型資料的書目呈現方式,可以參考資料的類型和內容。
為了方便讀者能快速掌握作者參考了哪些資料、以及如何找到這些資料進行延伸閱讀,一般在寫作學術文獻的時候,會遵循一定的規則來羅列參考書目,讓人一看就知道是什麼類型的資料、關於這篇資料的重要資訊有哪些,而這個規則就是書目格式,又稱引文格式;不同的學術領域會有自己慣用的格式,如音樂、文學領域常用 MLA 格式,社會科學領域常用 APA 格式,人文藝術學科則常用 Chicago 格式。
5. 編輯書目與上傳附件
從資料庫、Google學術搜尋或檔案匯入的書目資料,常會有各種小錯誤,包括:
☉ 多餘的資訊或標點符號,如:作者的姓名除了中文名以外,還多了羅馬拼音
☉ 資料出現在錯誤的欄位,如:明明是卷冊欄位(即卷期),卻顯示碩博士的學位別
☉ 參考類型錯誤:明明是博碩士論文,卻顯示為期刊論文
這時我們可以利用「編輯」功能來修正,並用「引文檢視」功能做檢查。
除了修正書目資料的錯誤,編輯功能也可以用來上傳附件,把全文檔案上傳到相對應的書目,方便做段落註釋與簡評摘要,建立自己專屬的線上文獻庫,比一般雲端硬碟更貼近寫作的需求。
(1) 編輯書目
① 點一下要修改的書目,右邊會出現這筆書目的詳細資訊
② 點選鉛筆的圖示,開啟編輯功能
③ 在需要修改或補充的項目刪除或輸入資料
④ 點擊右上角的〔儲存〕完成書目更新
(2) 檢查書目(引文檢視)
① 點擊右上方〔正常檢視〕,再點擊〔引文檢視〕旁的齒輪圖示
② 點擊下拉選單後,在引文格式搜尋框輸入關鍵字,尋找想要的格式,如:MLA
③ 點擊想要的格式與版本,再點擊〔儲存〕套用引文格式
★ 建議詢問指導教授使用的格式與版本
★ 點星號可以加入最愛的格式
④ 在「引文檢視」模式下,可以看到套用格式後的書目;有缺漏的項目會以顏色和符號標示
★ 黃色驚嘆號表示缺少了必要資訊,可以點擊新增
★ 藍色問號表示缺少了重要資訊,可以點擊新增
★ 每種格式的必要/重要資訊可能不同
(3) 上傳附件
① 點一下要上傳附件的書目,右邊會出現這筆書目的詳細資訊
② 點選鉛筆的圖示,開啟編輯功能
③ 點選迴紋針的圖示,選取要上傳的檔案後,點擊〔開啟〕
④ 耐心等待檔案上傳完畢後,點擊右上角的〔儲存〕完成書目更新
⑤ 書目下方會多出小小的文件圖示,表示這筆書目有附件
★ 每位使用者有5GB的雲端容量
★ 支援多種檔案格式,例:PDF、JPG、PNG、DOC、DOCX、XLS、XLSX、ODF...等
(4) 刪除附件
① 點一下要刪除附件的書目,右邊會出現這筆書目的詳細資訊
② 點選鉛筆的圖示,開啟編輯功能
③ 點擊附件檔案左邊的叉叉刪除
④ 對跳出的確認視窗按〔是〕,再點擊右上角的〔儲存〕完成書目更新
⑤ 書目下面小小的文件圖示就不見了,表示附件刪除成功
(5) 對已上傳的附件進行註記
① 點一下已上傳附件的書目,右邊會出現這筆書目的詳細資訊
② 點選附件預覽窗格的〔讀取〕開啟註記功能
提醒:只有文字格式的 PDF 檔可以進行註記,掃描文件的 PDF 檔或其他格式的檔案,只會出現〔下載〕的按鈕
★ A 圖示:螢光筆劃線,反白選取文字
★ 對話框圖示:對選取的文字加註
★ 文章圖示:為這篇文獻加註
★ 鉛筆符號:編輯書目資訊
③ 完成後點擊左上方〔返回書目清單〕
★ 有的 PDF 檔會因為文件格式或加密的關係,線上檢視時會呈現亂碼或格式跑掉的狀態
6. 管理書目
(1) 利用資料夾管理書目
資料夾取名範例:「已讀」、「未讀」、「論文第一章」、「暫用不到先保留」
① 點擊左側〔我的資料夾〕
② 點擊〔新增資料夾〕,幫資料夾取名後點〔儲存〕
③ 點擊左側〔所有參考資料〕回到書目清單
④ 用拖曳方式可以將書目拉到資料夾中,也可以勾選書目後〔指派至資料夾〕
★ 每筆書目都可以同時屬於多個資料夾
★ 書目進了資料夾,還是可以在〔所有參考資料〕中看到
(2) 利用標籤管理書目
① 點一下要新增標籤的書目,右邊會出現這筆書目的詳細資訊
② 點選鉛筆的圖示,開啟編輯功能
③ 找到「標籤」的欄位,自行輸入想要的主題標籤(就像 IG 或 Twitter 的 #hashtag)
★ 輸入完一個詞後按鍵盤的「enter」就可以繼續輸入下一個詞
④ 都輸入完畢後,點擊右上角的〔儲存〕完成書目更新
★ 書目下方會出現標籤圖示,點擊標籤可以一覽具有相同標籤的書目
★ 有些從資料庫匯入的書目,會直接把作者給文章的關鍵詞(Keyword)當作標籤
7. 建立文中引用與參考書目
小建議一:先檢查並修正各筆書目,確定欄位資訊正確、沒有多餘的符號
小建議二:手邊準備一本常用引文格式的手冊
APA 手冊 | MLA 手冊 | Chicago 手冊
APA 官網 | MLA 官網 | Chicago 官網
(1) 建立符合格式的書目清單
應用範例:老師請學生列出文獻探討時會用到的文獻;提供參考資料給同組報告的同學
① 勾選要建立清單的書目
★ 如不勾選,系統會自動帶入所有參考資料
② 點擊上方〔建立參考書目〕>〔建立文獻目錄〕
③ 系統會根據預設或最近使用過的格式產生書目清單,可以從下拉選單更改為想要的格式
④ 點擊〔複製到剪貼簿〕,貼到需要的地方,如:報告的最後、要寄給老師的email等
★ 除了「Taiwan-APA 第六版(中文修改)」,其餘所有格式皆為英數半形
★ 如有多餘字詞或缺漏資訊,可以回到各筆書目進行編輯
★ 半形改全形、多餘的標點等,建議在複製貼上到需要的地方後直接修改
(2) 在 Microsoft Office Word 中建立文中引用與參考書目
注意:僅適用於2016 以後版本的 Word,其他版本方法請見 Q&A
i. 新增 RCM 增益集
幫 Word 多裝一個小工具,讓我們可以直接在 Word 裡使用 RefWorks,進行文中引用並生出完整參考書目
① 打開 Microsoft Office Word(或任一個 Word 檔)
② 點擊功能列〔插入〕>〔取得增益集〕
③ 連到「市集」後,在左邊的搜尋框輸入「RefWorks」,再點放大鏡圖示
④ 找到「RefWorks Citation Manager」後,點擊〔新增〕>〔繼續〕
⑤ 可以看到上方功能列多了一個「RCM」的頁籤,點擊〔了解〕完成增益集的新增
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
ii. 登入 RCM
① 打開 Microsoft Office Word(或任一個 Word 檔)
② 點擊功能列〔RCM〕
③ 點擊〔RefWorks Citation Manager Press to open the sidebar〕
④ 在右側出現的 RefWorks 工作區,登入 RefWorks 帳號密碼,即可開始使用
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
iii. RCM 工作區域介紹
① 參考資料首頁:回到書目清單
② 引文模式:切換引文格式
③ 專案:切換專案
④ 文件與參考資料:與RefWorks同步,取得最新書目清單
⑤ 參考書目:是否於文末顯示參考書目
★ 預設為關閉,建議可於所有引文完成後再開啟
iv. 插入引文
① 找到要插入引文的段落
② 從右邊RCM工作區,找到要引用的書目
★ 可以直接瀏覽,也可以使用搜尋框查詢
★ 如有新增書目到RefWorks中,點右下角重新整理圖示可進行同步更新
③ 游標移到文獻會出現〔引用此項目〕和〔編輯此項目〕
④ 點擊〔引用此項目〕直接插入引文
⑤ 點擊〔編輯此項目〕勾選引文是否出現作者名、年代等,好了之後點〔插入引文〕
★ 使用時機:作者名或年代等資訊已出現在正文中,減少冗餘的重複資訊
★ 應用範例:…… MacDonald (2005) 分析討論利用留言簿進行觀眾研究之優點與限制… …
⑥ 如果同時引註多個作品,可以勾選多個書目,再點〔插入引文〕
★ 勾選多個書目,也可以使用〔編輯〕功能來處理個別引文是否出現作者名、年代等
【範例一】引用單筆書目
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
【範例二】引用單筆書目:作者姓名已在正文提及
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
【範例三】引用單筆書目:指定或隱藏頁數資訊
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
【範例四】引用多筆書目:不同作者著作
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
【範例五】引用多筆書目:同作者不同年代著作
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
【範例六】引用多筆書目:同作者同年代不同著作
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
v. 修改引文
① 找到要修改的引文,點擊開啟編輯功能(點擊引文後會出現 Citation 的小字和框框)
② 可以根據正文內容,編輯該引文是否出現作者名、年代等,也可以〔新增參考資料至此引文〕
★ 應用範例:原本只引用一位作者,後來融入另一位作者的觀點,變成要引用兩位作者
③ 修改完成後點擊〔更新引文〕
④ 如果文句重寫後沒有引用任何文獻,可以點擊〔刪除引文〕
【範例】修改引文:新增參考資料至此引文
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
vi. 一秒生成參考書目
① 開啟 RCM 工作區域的功能列(三條槓槓)
② 找到「參考書目」項目,點擊開啟原本關閉的參考書目選項
③ 參考書目會自動出現在正文最後
★ 列出的參考書目,都是在正文中使用 RCM 插入的引文
(3) 速成文中引用與參考書目
① 點擊〔建立參考書目〕>〔快速引用〕,開啟快速引用小視窗
② 選擇想要的引文樣式(引文格式)後,點擊〔繼續〕
③ 找到要引用的書目,點擊〔複製引文〕
★ 複製後書目會有星號書籤,有星號書籤者會列入參考書目
④ 找到要插入引文的地方,滑鼠右鍵或鍵盤 ctrl + v 貼上
⑤ 回到 RefWorks,取消剛剛勾選的書目,繼續勾選其他書目進行下一筆引用
★ 如要同時引用多位作者,一口氣勾選相對應的多筆書目
★ 點選上方的複製圖示,勾選的書目才會自動出現星號書籤
★ 找到要插入引文的地方,滑鼠右鍵或鍵盤 ctrl + v 貼上
⑥ 重複前述步驟,直到所有文中引用都插入完成
⑦ 回到 RefWorks 快速引用小視窗,點擊〔繼續移至參考書目〕
⑧ 點擊〔複製到剪貼簿〕,會自動將所有標示 星號書籤 的參考書目複製起來
⑨ 在文末貼上參考書目就完成了
重要提醒: 只要重新整理網頁、閒置時間太久、網頁關掉重開等,就必須重新標示星號書籤
★ 直接點擊書目的 ☆ 圖示,不需複製或勾選引文,就可以將書目加上星號書籤
示範用文章取自本校博物館研究所陳佳利老師著作,《被展示的傷口:記憶與創傷的博物館筆記》
▋▎Q&A
Q1:
中文斜體很醜,系統可不可以全部改成粗體? 生成參考書目的時候,Bibliography、References 或 Works Cited 可以改成中文的「參考書目」或「參考文獻」嗎?
A1:
除了直接在 Word 檔中編修粗斜體和標點符號外,也可以使用〔建立參考書目〕下的〔引文樣式編輯器〕;在複製想要的引文格式後,逐項進行細部調整,建立符合個人需求的格式。
操作的方法,可以參考這裡(全英文,無中文字幕)。
Q2:
如果我的 Microsoft Office 是 2016 以前的版本,請問有什麼辦法可以在 Word 中使用 RefWorks 呢?
A2:
可以依據您電腦中的 Word 版本,下載相對應的「Write-n-Cite」小工具,安裝後會在 Word 功能列出現 RefWorks 的頁籤,即可進行即時編寫與加入引文。
操作的方法,可以參考這裡(全英文,無中文字幕)
Q3:
我都是用 Google 文件在寫論文,請問除了速成文中引用之外,有類似在 Word 中使用 RefWorks 的方法嗎?
A3:
有的,需要先安裝「擴充功能」:開啟要編輯的 Google 文件後,於上方功能列找到〔擴充功能〕>〔外掛程式〕>〔取得外掛程式〕> 搜尋「ProQuest RefWorks」>〔安裝〕,安裝完成後回到功能列〔擴充功能〕,會發現下方多出〔ProQuest RefWorks〕>〔Citation Manager〕,點擊後右側就會出現 RefWorks Citation Manager 的工作區,登入 RefWorks 帳密即可開始在 Google文件插入文中引用與參考書目。
操作的方法,可以參考這裡(全英文,無中文字幕)