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Indépendamment de l'utilisation que vous faites de vos feuilles de calcul Google, ces meilleures pratiques vous aideront à mieux organiser vos feuilles de calcul et à réduire les erreurs.

1. Utilisez ARRAYFORMULA () pour regrouper les cellules dans un ordre particulier

Un tableau, tout simplement, est une table de valeurs.

Pour regrouper les valeurs de vos cellules dans un ordre particulier, utilisez des tableaux dans votre feuille de calcul. Lorsque vous appliquez ARRAYFORMULA à vos données, celles-ci sont traitées en un seul lot.

Voici ce qui est intéressant: avec cette formule, vous pouvez apporter des modifications à un seul endroit et avoir l’effet d’effet sur toute la plage de données.

Voici la formule: = ARRAYFORMULA (array_formula)

Où array_formula est une plage, une expression mathématique utilisant une plage de cellules ou plusieurs plages de même taille, ou une fonction renvoyant un résultat supérieur à une cellule.

Pour vous aider à mieux comprendre, nous avons un exemple clair ici de la façon dont une analyse expert PPC données sur les dépenses publicitaires de Google Sheets en utilisant ARRAYFORMULA.

2. Libérez la puissance des tableaux croisés dynamiques

Un tableau croisé dynamique est un outil que vous utilisez pour résumer un grand ensemble de données.

Plus précisément, lors de la création d’un tableau croisé dynamique, vous prenez votre tableau bidimensionnel standard et vous le faites pivoter autour de l’agrégation des données pour obtenir une troisième dimension.

Les tableaux croisés dynamiques peuvent être utilisés pour répondre à des questions telles que…

Quel représentant commercial a généré le plus de revenus au mois de novembre?

OU: Combien d'écouteurs avons-nous vendus dans chaque magasin au quatrième trimestre de 2018?

Pour créer votre premier tableau croisé dynamique, suivez ce guide simple:

Ouvrez vos feuilles de calcul et mettez en surbrillance toutes les cellules contenant des données.
Cliquez sur «Données» dans le menu du haut, puis sur «Tableau croisé dynamique».
Si les analyses du tableau croisé dynamique suggérées par Google répondent à votre question, vous pouvez continuer.
Sinon, vous devrez créer un tableau croisé dynamique personnalisé. Localisez «Lignes et colonnes» et cliquez sur «Ajouter» à côté. Sélectionnez les données que vous souhaitez analyser.
Localisez «Valeurs» et cliquez sur «Ajouter» à côté. Sélectionnez les valeurs que vous souhaitez afficher dans les lignes et les colonnes.
Cliquez sur «Filtres» pour afficher les valeurs correspondant à vos critères.

Voici un exemple simple avec visualisation pour que vous puissiez mieux comprendre:

Examinons les données relatives au montant des revenus générés par chaque représentant des ventes pour la période allant de juin 2018 à novembre 2018.

Nous allons maintenant créer un tableau croisé dynamique afin de déterminer le représentant qui a généré le chiffre d’affaires le plus élevé du mois de novembre 2018.

3. Filtrer les données dans les cellules

Si vous avez un énorme jeu de données entre les mains, la fonction de filtrage de Google Sheets sera probablement une bouée de sauvetage.

Pour utiliser le filtre, cliquez sur «Données» et «Créer un filtre», puis utilisez la liste déroulante pour choisir le filtre par lequel vous souhaitez filtrer vos données.

4. Visualisez la feuille de calcul à l'aide de la mise en forme conditionnelle

Qu'est-ce que le formatage conditionnel?

Il s’agit essentiellement de formater vos données pour qu’elles changent automatiquement la couleur du texte ou de l’arrière-plan si elles remplissent certaines conditions.

Pour utiliser cette fonction, mettez en surbrillance les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer les règles de format. Cliquez ensuite sur «Format» dans le menu du haut, puis sur «Mise en forme conditionnelle».

À l'aide de la barre d'outils qui apparaît, créez une règle. Vous pouvez choisir la condition pour laquelle vous souhaitez déclencher la règle en cliquant sur «Formater les cellules si».

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «Terminé». C'est tout ce qu'on peut en dire!

Prenons un exemple ici:

Tous les spécialistes du marketing aimeraient certainement trancher les données de sites Web pour comprendre en profondeur les sources qui génèrent le plus de trafic. Vous pouvez créer une carte thermique de votre colonne «nouveaux utilisateurs» dans le rapport de trafic en utilisant le formatage conditionnel (option Echelle de couleurs) pour afficher les sources de trafic les plus élevées et les plus basses en surbrillance.

Ci-dessous, une visualisation pour vous aider à mieux comprendre ceci:

5. Utiliser la validation des données en définissant des critères sur les données

La validation des données vous permet de contraindre les valeurs entrées dans une cellule de la feuille de calcul.

Pour utiliser cette fonction, sélectionnez la colonne de cellules dans laquelle vous voulez contraindre les valeurs entrées par l'utilisateur. Cliquez sur «Données» dans le menu du haut, puis sur «Validation des données».

Choisissez “Liste dans une plage” ou “Liste d'éléments”, et pour supprimer la flèche vers le bas dans les cellules, décochez “Afficher la liste déroulante dans la cellule”.

Si quelqu'un entre des données dans une cellule qui ne correspond à aucun élément de la liste, un avertissement s'affiche. Si vous souhaitez restreindre davantage les utilisateurs et leur permettre uniquement de saisir des éléments de la liste, cliquez sur «Refuser la saisie» à côté de «Données non valides».

Enfin, cliquez sur "Enregistrer".

6. Automatisez vos tâches répétitives à l'aide de macros

La fonctionnalité "Macro" est une mise à jour récente de Google Sheets. Elle est particulièrement utile aux personnes qui ont besoin d'automatiser des tâches répétitives.

Pour utiliser des macros, vous devez d'abord créer votre propre macro, puis l'exécuter par la suite.

Pour créer une macro, cliquez sur «Outils» dans le menu du haut, puis sur «Macros» et «Enregistrer une macro».

Choisissez votre référence de cellule. Avec des références absolues, votre macro effectuera uniquement des tâches sur la cellule exacte que vous enregistrez. Avec des références relatives, la macro effectuera des tâches sur la cellule sélectionnée ainsi que sur les cellules les plus proches.

Après avoir choisi votre référence de cellule, complétez votre tâche et cliquez sur «Enregistrer».

Félicitations, vous avez créé votre première macro! Nommez la macro, créez un raccourci personnalisé et cliquez sur «Enregistrer».

Pour exécuter votre macro, cliquez sur «Outils», puis sur «Macro», puis sélectionnez la macro souhaitée. Votre macro effectuera sa tâche automatiquement, sans aucune intervention de votre part.

7. Verrouiller les cellules pour empêcher les modifications non désirées

Vous souhaitez verrouiller certaines cellules dans vos feuilles de Google? En fait, il existe une fonction qui vous permet de le faire.

Commencez par mettre en évidence une cellule ou une plage de cellules que vous souhaitez protéger. Ensuite, cliquez sur «Données» dans le menu du haut, puis sur «Feuilles et plages protégées».

A l'aide de la barre latérale qui apparaît, nommez votre plage protégée et définissez les autorisations pour cette plage. Vous pouvez choisir d'afficher un avertissement lorsque quelqu'un modifie la plage ou de restreindre l'accès afin que vous seul puissiez modifier la plage.

8. Intégrer des graphiques sur votre site Web

Nous savons tous que vous pouvez créer de superbes graphiques et graphiques à l'aide de Google Sheets… mais saviez-vous que vous pouvez également facilement publier ces graphiques sur un site Web?

Pour ce faire, cliquez sur votre graphique, puis sur «Plus» dans le coin supérieur droit.

Then click on “Publish chart”, and click on “Embed”. Go ahead and paste the HTML code that’s generated for you onto your website, and you’re all set.

9. Sync Data between Apps

By connecting your Google Sheets to other apps, you can quickly and easily sync your data back and forth.

Here are some of the best Google Sheet Integrations that you can try for a seamless data sync:

Marketing:

Connect
Sync Facebook Leads to Google Sheets
Connect
Add a Row in Google Sheets on a New Form Entry in Wufoo
Connect
Export MailChimp subscribers to a Google Sheet easily
Connect
Add a Row in Google Sheets on a New Form Entry in Unbounce

Sales & CRM:

Connect
Create new Salesforce leads from Google Sheets
Connect
Push new Infusionsoft contacts as rows on a Google Sheet

Collaboration:

Connect
Add a Row in Google Sheets on a New Email in Gmail
Connect
Create Google Calendar events from Google Sheets

Paiements et commerce électronique:

Relier
Enregistrer de nouveaux clients dans Stripe sur une feuille Google
Relier
Synchronisez les nouveaux clients Shopify avec les nouvelles lignes de Google Sheets

10. Stocker les entrées de formulaire dans Google Sheets

Si vous créez un formulaire d'enquête sur une autre plateforme (telle que SurveyMonkey) et ALORS copiez et collez vos données sur Google Sheets pour les analyser, vous vous trompez.

Vous pouvez directement envoyer vos entrées de formulaire sur une feuille Google, comme ceci:

Relier
Synchronisez les entrées de formulaire Typeform sous forme de lignes dans Google Sheets
Relier
Poussez les entrées de formulaire Wufoo en tant que nouvelles lignes dans Google Sheets
Relier
Ajouter de nouvelles lignes dans Google Sheets pour une nouvelle réponse à l'enquête dans SurveyMonkey

Vous pouvez également réduire les temps d'arrêt en créant simplement un formulaire directement dans Google Sheets. De cette façon, vous pouvez accéder à tout au même endroit.

Ajouter un formulaire sur Google Sheets est simple: il suffit de cliquer sur "Insérer" et "Formulaire" dans le menu du haut, puis de commencer à créer votre formulaire.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Envoyer" en haut du générateur de formulaire et partagez le lien avec vos amis et votre famille.

Pour vérifier vos réponses, cliquez sur «Réponses» dans le générateur de formulaire. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Feuilles pour passer en mode feuille de calcul.

Astuces Google Sheets avancées

Ces hacks vous aident à tirer le meilleur parti de Google Sheets et à les adapter à une grande variété de fins.

1. Récupérer une image de son URL

Ajouter des images à vos Google Sheets est simple.

Entrez simplement = IMAGE («URL») et remplacez «URL» par votre URL d’image, et le tour est joué!

2. Extraire des données des canaux de médias sociaux

Si vous souhaitez utiliser vos Google Sheets pour enregistrer et analyser les publications de votre entreprise sur les réseaux sociaux, le nombre d'abonnés ou toute autre mesure, il existe un moyen simple de le faire.

Tools like Automate.io help you connect Google Sheets to your social profiles like Facebook Lead Ads, Facebook Pages, Twitter etc. You can sync and import/export data between your other apps and saves hours of time!

Let us consider an example: Generating hundreds of Facebook Leads and manually adding them to your Google Sheets is a tedious task.

You can connect your Facebook Lead Ads to Google Sheet app and create new rows in Google Sheet with all lead details whenever there is a new lead generated.

Connect
Sync Facebook Leads to Google Sheets

A social media marketer would want to maintain a database of your Twitter followers and use this list to run marketing campaigns.

A simple integration between the Twitter app with Google Sheet app helps you create automation like this: for every new follower, you can create a row with follower details on a Google Sheet.

Connect
Add new Twitter Followers as rows on a Google Sheet

3. Format the text in Cells using simple Formulas

Say you copy some text over from a website, and it’s formatted messily.

To clean up your text, use the UPPER, LOWER and TRIM functions in Google Sheets. These functions allow you to transform your data to uppercase, lowercase and remove extraneous spaces within the data.

Here’s how you can transform data to uppercase using the UPPER Function:

Formula: UPPER(text), where “text” – the string to convert to uppercase.

To automatically change all the Uppercase text to lowercase, use the LOWER Function.

Formula: LOWER(text), where “text” – the string to convert to lowercase.

The TRIM function to remove those extra spaces within the data without manually doing it. The formula: TRIM(text), where “text” – the string or reference to a cell containing a string to be trimmed.

4. Analyze the Data using Filters

Most people know there’s a “Create A Filter” function under their “Data” tab, but not many folks make full use of this function.

First up, to create a filter, simply click on “Create A Filter”. This allows you to:

Sort your data from A to Z
Sort your data from Z to A
Filter your data by condition, and
Filter your data by values

Don’t worry — you’ll still be able to see all your data once you turn the filter off.

Create A Filter aside, there’s also “Filter views”.

These allow you to:

Save multiple views, and access them later
Name each view
Share different filters with people

To get started, click on “Data”, “Filter views”, and “Create new filter view”.

Then sort and filter your data. When you’re done, click the close button on the top right to close and save your filter view.

If you want to delete your filter view, click on the settings button on the top right, and choose “Duplicate”.

5. Get Data Insights from Google Sheet’s AI Tool ‘Explore’

Who would’ve thought? There’s also a hidden function that allows you to use AI to generate charts and reports in Google Sheets.

To get started, click on the “Explore” button at the bottom right-hand corner. Either use one of the built-in options or type your request for whatever chart you want to create.

6. Become more Productive by using Google Sheets Shortcuts

For heavy users of Google Sheets, you’ll save a ton of time by using keyboard shortcuts.

Here’s a complete list of shortcuts to check out.

7. Translate the Text using GOOGLETRANSLATE() Function

If you need to translate some text, you don’t need to switch to Chrome, navigate to Google Translate, and paste your text in.

Simply use the =GOOGLETRANSLATE function, and you’re all set.

8. Collaborate using Google Sheet’s sharing option

If you’re working with a large team, it’s too troublesome to get everyone’s email addresses, then manually invite each person to the Google Sheet you’re using.

Instead, click on the “Share” button, then “Get shareable link”.

If you wish to give edit access to your team, click on the drop-down menu to change it to “Anyone with the link can edit”. Then copy this link and share it with all your colleagues!

9. Clone Formatting without manual Copy-Paste

Pour cloner votre mise en forme, utilisez cette icône de peintre de format astucieux dans votre barre d’outils.

Mettez en surbrillance les cellules dont vous souhaitez copier le format, puis cliquez sur l'icône ci-dessus, puis faites glisser votre souris sur les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le formatage.

10. Créer une liste de contrôle en ajoutant une case à cocher

Si vous utilisez Google Sheets pour coordonner un projet, vous pouvez utiliser la nouvelle fonctionnalité de case à cocher de Google pour mettre en valeur vos listes de tâches.

Cliquez sur "Insérer", puis "Case à cocher", et vous êtes tous ensemble!

Pensées de clôture

Si vous interrogez vos amis, vous constaterez probablement que 99% d'entre eux ont entendu parler de Google Sheets et savent de quoi il s'agit.

Cela dit, très peu de personnes utilisent les fonctionnalités complètes de Google Sheets…

Pour tirer davantage parti de vos Google Sheets, utilisez des formules, des hacks avancés, des add-ons et n'oubliez pas de garder également ces meilleures pratiques à l'esprit.

Bon, vous êtes maintenant officiellement un expert de Google Sheets.

Allez-y et partagez vos nouvelles connaissances avec vos amis et collègues!

20 Essential Google Sheets Tips and Tricks for Everyone - Automate.io BlogHere's a list of 20 Essential Google Sheets Tips and Tricks to help beginner to advanced level users. You can dive into these tips right away and save hours of time working on heavy data!