Olá, estudante! Nesta lição, aprenderemos sobre os tipos de sistemas empresariais e suas funções. Esses sistemas servem para automatizar diversas atividades da empresa e são capazes de integrar vários tipos de dados, o que possibilita a melhoria dos processos internos da empresa. Veremos que são essenciais para o controle, armazenamento e processamento das operações da empresa e que são os responsáveis por toda a gestão empresarial. Prepare-se para uma “sopa de letrinhas” que são as abreviações dos nomes desses sistemas.

Todos os anos, um assunto que sempre está na pauta das empresas é em relação aos sistemas de informação que utilizam. Muitas empresas decidem por desenvolver os seus próprios sistemas, enquanto outras resolvem comprar sistemas já prontos, e outras têm um misto dessas duas opções. 

Você saberia dizer qual das opções é a melhor? Hoje, conseguiria explicar, de forma bem ampla, qual a importância desses sistemas e como eles podem auxiliar no dia a dia de uma empresa? Saberia explicar ao cliente os tipos de sistemas e a diferença entre eles? Sua resposta, neste momento, pode ser “não” para todas as perguntas; com isso, pode-se perceber como é fundamental estudarmos sobre os tipos de sistemas empresariais, pois essa é uma dúvida persistente e que sempre voltará à discussão. Entender os tipos e suas possibilidades e funções será crucial para que você auxilie os clientes nesse processo.

Os autores Laudon e Laudon (2014) apresentam um case interessante envolvendo a empresa Telus, que é uma empresa de telecomunicações canadense. Ela está no mercado há mais de 100 anos e, atualmente, comercializa conexão por meio de dispositivos sem fio, da Internet, de televisão ou de linhas telefônicas tradicionais. A empresa tem 13 milhões de clientes. 

Até pouco tempo atrás, o processo de aprendizagem dos empregados da Telus ocorria em salas de aula formais e fora da empresa. Entretanto a empresa decidiu se concentrar em fazer o treinamento dos empregados de forma contínua, colaborativa e conectada, por meio da aprendizagem informal e social, utilizando mentores, coaching, job rotation, vídeos, blogs e wikis. A Telus definiu um orçamento de treinamento no valor de 21 milhões de dólares, em que 40% foram destinados para a aprendizagem informal e social, e 60%, para aprendizagem formal (LAUDON; LAUDON, 2014). 

Laudon e Laudon (2014, p. 230) indicam que:

A implantação do SharePoint reduziu o orçamento de treinamento da Telus para 21 milhões de dólares. A empresa foi capaz de cortar o orçamento em 20% no ano seguinte, uma vez que continuou o processo de mudança para a aprendizagem informal e social. Mais economias ocorrerão, à medida que as novas soluções de aprendizado forem implantadas. Nos próximos três anos, a Telus planeja que o orçamento de aprendizagem formal seja reduzido para 50% do orçamento total de aprendizagem (LAUDON; LAUDON, 2014).

Este case real mostra como as empresas podem pensar em criar estratégias para seus processos por meio de tecnologias de sistemas de informação que poderão não somente gerar economia, mas qualificar o processo como um todo. 

Os sistemas de informação são responsáveis pelo principal ativo das empresas: a informação. Dessa maneira, é uma preocupação perceber se os sistemas estão conseguindo gerar o que é necessário em termos de conhecimento para a tomada de decisão e definição das estratégias de negócio. Existem diversos tipos de sistema, com especificidades e objetivos diferentes, e não há um tipo de sistema que podemos dizer que “somente ele basta para gerir bem uma empresa”. Na maioria das vezes, as empresas compram ou desenvolvem o sistema e utilizam diversos tipos de sistemas diferentes, de acordo com sua necessidade. 

Os autores Laudon e Laudon (2014) afirmam que uma empresa, geralmente, escolherá e implantará sistemas que podem apoiar os processos de suas principais funções, como sistemas de vendas e marketing, manufatura e produção, finanças e contabilidade e recursos humanos. No entanto, nos últimos tempos, tem-se percebido que sistemas específicos têm dado lugar a sistemas multifuncionais, pois facilitam a integração das atividades de processos de negócios para organizações que possuem filiais.

A Figura 1, a seguir, apresenta um esquema que nos ajuda a entender como funcionam e que tipo de informações podem gerar.

Temos, no entanto, alguns problemas que os SPTs não conseguem resolver nas empresas, como integrar os diferentes tipos de sistemas de uma empresa. Isso pode ocorrer não porque a empresa foi comprando ou desenvolvendo os sistemas, mas, sim, porque, talvez, adquiriu uma empresa nova, e esta possuía um sistema implementado. Nesse sentido, como mencionado, é um problema ao profissional fazer com que o sistema dessa empresa nova converse com os sistemas da primeira empresa.

Laudon e Laudon (2014) apontam que uma das soluções para esse problema é implantar aplicativos integrados, que são sistemas que abrangem todas as áreas funcionais, concentrando-se na execução de processos de negócios que permeiam toda a empresa e incluem todos os níveis de gerência.  São quatro grandes aplicativos organizacionais integrados: sistemas integrados (ERP), sistemas de gestão da cadeia de suprimentos (SCM), sistemas de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) e sistemas de gestão do conhecimento (SGC). Vejamos cada um deles a seguir:

São muitos tipos diferentes de sistemas, não é mesmo? Percebeu que cada um tem uma finalidade e um objetivo distinto? Portanto, em sua carreira como profissional de tecnologia, você se deparará com a decisão de escolher entre os sistemas mais apropriados para sua empresa — ou empresa do seu cliente. Com o passar do tempo, você se deparará com mais um problema: integrar as informações de sistemas diferentes. Isso nos mostra como um departamento de tecnologia sempre terá grandes desafios em sua atuação. 

A escolha de um sistema de informação não passa apenas pela decisão do tipo de sistema que a empresa precisa para acelerar o seu negócio ou suprir suas necessidades. A escolha passa também por um dilema que, pessoalmente, considero ainda mais complicado: compensa a minha equipe desenvolver esse sistema, comprar um produto pronto no mercado ou contratar uma fábrica de software?

Todas as opções possuem vantagens e desvantagens e muito dependerá do que esse sistema representa em termos de urgência e necessidade para a organização. Por exemplo, o desenvolvimento interno, pela própria equipe de TI, possui a vantagem de ter maior controle do projeto em termos de custo e pessoas, verificar, com mais frequência, o status do projeto e realizar as adaptações que forem necessárias. A desvantagem é a dificuldade em fechar o escopo do projeto, pois, uma vez que o projeto está inteiramente nas mãos da equipe interna, não se tem muitos argumentos para não modificar o escopo. Isso pode levar a projetos sem data final para término ou deadline.

Já em relação a comprar um sistema pronto, tem-se a vantagem de ter nas mãos uma ferramenta que sempre estará sendo atualizada pelo fornecedor, pois ele precisa continuar vendendo esse produto no mercado. Também, terá à disposição pessoas com capacidade de treinar a sua equipe para explorar as melhores funções de um sistema. Isso significa menos preocupações. A desvantagem desse tipo de sistema é o custo, pois qualquer necessidade de adaptação, customização ou, mesmo, treinamento significa horas a serem pagas. Além disso, há outra questão: o pagamento mensal pelo uso do sistema ou de acordo com o número de licenças. 

Nossa última opção seria contratar uma fábrica de software. Essa é uma opção interessante, uma vez que dá agilidade ao processo, principalmente, em relação a prazo. Além disso, tem à disposição tecnologias mais atuais para implementação por pessoas qualificadas. A desvantagem está em conseguir um bom fluxo de comunicação entre as partes. 

São grandes desafios, não é verdade? Não tenha dúvida de que você se confrontará, em algum momento, com esse tipo de situação. Então, prepare-se, pois não temos uma receita de bolo para essa questão. Dependerá muito da empresa, das pessoas, das tecnologias e dos problemas!