Politique de Confidentialité

La présente Politique de Confidentialité a pour objectif d'informer les utilisateurs (ci-après "vous", "votre", "vos") de l'espace de coworking SOPRANO CO-WORKING (ci-après "nous", "notre", "nos") et de son site internet SOPRANO CO-WORKING (ci-après "le Site") sur la manière dont nous collectons, utilisons, protégeons et partageons vos données personnelles.

Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos utilisateurs et à traiter leurs données personnelles dans le respect des lois et réglementations applicables, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après "RGPD"), et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.  

Article 1 : Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées est :

Maison Mercia, SAS. Ayant son siège social au 159 Boulevard de Créteil, Saint-Maur-des-Fossés 94100, Immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 985371806
Adresse de courrier électronique : contact@sopranocoworking.com Numéro de téléphone : 07 82 85 83 92

Cette entité est celle identifiée dans nos Mentions Légales. Pour toutes questions relatives à la protection des données, veuillez-nous contactez via : contact@sopranocoworking.com

Article 2 : Données Personnelles Collectées

Nous pouvons collecter et traiter les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, civilité, photographie.

• Coordonnées : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone.

• Données professionnelles : nom de votre entreprise, fonction, numéro SIRET.

• Données relatives aux services souscrits : historique des réservations (postes de travail, salles de réunion), préférences de services.

• Données de transaction et de facturation : informations relatives aux paiements (sans que nous ne stockions les numéros complets de carte bancaire, qui sont traités par nos prestataires de paiement sécurisés), historique des factures.

• Données relatives aux communications : contenu des e-mails échangés avec nos services, réponses aux enquêtes de satisfaction.

• Données de vidéosurveillance : si des caméras sont installées dans l'espace pour des raisons de sécurité, les images capturées. Vous en serez alors informé par une signalétique appropriée.

Ces données peuvent être collectées lorsque vous :

• Créez un compte sur notre Site ou dans notre espace.

• Souscrivez à l'un de nos services.

• Réservez un poste de travail ou une salle de réunion.

• Utilisez nos services (Wi-Fi).

• Naviguez sur notre Site.

• Remplissez un formulaire de contact ou d'inscription à une newsletter.

• Communiquez avec nous par e-mail, téléphone ou tout autre moyen.

• Participez à des événements ou des enquêtes.

Article 3 : Finalités du Traitement des Données

Vos données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion de la relation client et fourniture des services : création et gestion de votre compte, traitement de vos souscriptions, réservations, fourniture de l'accès à l'espace et aux équipements, gestion des contrats.  

• Facturation et gestion des paiements.

• Communication avec vous : envoi d'informations relatives à vos contrats, aux services, aux modifications de nos conditions, réponses à vos demandes.

• Marketing et prospection commerciale (avec votre consentement lorsque requis) : envoi de newsletters, d'offres promotionnelles, d'invitations à des événements.

• Amélioration de nos services et de l'expérience utilisateur : analyse de l'utilisation de nos services et de notre Site, réalisation d'enquêtes de satisfaction.

• Sécurité de l'espace et des systèmes d'information : gestion des accès, vidéosurveillance, prévention de la fraude, sécurisation de notre Site.

• Respect des obligations légales et réglementaires : notamment en matière comptable, fiscale, ou pour répondre à des demandes des autorités compétentes.

• Gestion des litiges et contentieux.

Article 4 : Bases Légales du Traitement

Nous traitons vos données personnelles en nous fondant sur les bases légales suivantes :

• L'exécution d'un contrat (ou de mesures précontractuelles prises à votre demande) : pour la gestion de votre compte, la fourniture des services souscrits, la facturation (Article 6.1.b du RGPD).

• Le respect d'une obligation légale : pour la gestion comptable, les déclarations fiscales, la réponse aux demandes des autorités (Article 6.1.c du RGPD).

• Votre consentement : pour l'envoi de communications marketing à des prospects, l'utilisation de certains cookies, ou d'autres traitements spécifiques pour lesquels votre consentement sera explicitement demandé (Article 6.1.a du RGPD).

• Notre intérêt légitime : pour assurer la sécurité de nos locaux et de nos systèmes, améliorer nos services, prévenir la fraude, gérer les contentieux, ou pour le marketing direct auprès de nos clients existants pour des produits ou services similaires (Article 6.1.f du RGPD). Lorsque nous nous appuyons sur notre intérêt légitime, nous veillons à ce qu'il soit équilibré avec vos propres intérêts et droits fondamentaux.

Article 5 : Destinataires des Données

Vos données personnelles peuvent être communiquées à :

• Nos collaborateurs internes habilités : personnel administratif, commercial, technique, dans la limite de leurs attributions respectives.

• Nos sous-traitants (prestataires de services) :

  • Prestataires de paiement sécurisé.

  • Hébergeur de notre Site et de nos données.

  • Fournisseurs de solutions logicielles (CRM, facturation, gestion de réservations, emailing).

  • Sociétés de maintenance informatique.

  • Experts-comptables, avocats. Nous nous assurons que nos sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles et qu'ils agissent uniquement sur nos instructions.

• Les autorités judiciaires ou administratives, lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits.

• Des partenaires commerciaux, uniquement si vous y avez consenti explicitement.

Article 6 : Transfert de Données Hors Union Européenne

Certains de nos sous-traitants peuvent être situés en dehors de l'Union Européenne. En cas de transfert de vos données vers un pays tiers, nous nous assurons que :

• Le pays destinataire offre un niveau de protection adéquat reconnu par une décision de la Commission Européenne.

• Ou que des garanties appropriées sont mises en place (par exemple, des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne, des Règles d'Entreprise Contraignantes).

Vous pouvez obtenir plus d'informations sur ces transferts en nous contactant à l'adresse indiquée à l'Article 1.

Article 7 : Durée de Conservation des Données

Nous conservons vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, augmentée des délais de prescription légale applicables. Les principales durées de conservation sont :  

• Données des clients (pour la gestion du contrat et des services) : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pour la durée de prescription légale (généralement 5 ans à des fins commerciales et 10 ans à des fins comptables).

• Données des prospects : 3 ans à compter du dernier contact de votre part ou de la fin de la relation commerciale, sauf si vous retirez votre consentement avant.

• Données de connexion au Site : généralement 12 mois maximum.

• Cookies : 13 mois maximum à compter de leur dépôt sur votre terminal.

• Données de vidéosurveillance : généralement 30 jours maximum, sauf en cas d'incident nécessitant une conservation plus longue pour les besoins d'une enquête.

À l'issue de ces délais, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

Article 8 : Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque et protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite. Ces mesures incluent notamment : la sécurisation des accès à nos locaux et à nos systèmes d'information, la pseudonymisation ou le chiffrement des données lorsque cela est nécessaire, des politiques de mots de passe robustes, des sauvegardes régulières, la sensibilisation de notre personnel.  

Article 9 : Vos Droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées ou non, et si oui, y accéder et obtenir certaines informations.  

• Droit de rectification : obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes.

• Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") : obtenir l'effacement de vos données dans certaines circonstances.

• Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.

• Droit à la portabilité des données : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement (ce droit s'applique lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et est effectué à l'aide de procédés automatisés).  

• Droit d'opposition : vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection.  

• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.  

• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par écrit à l'adresse postale ou électronique mentionnée à l'Article 1 de la présente politique, en joignant une copie d'un justificatif d'identité si nécessaire pour vérifier votre identité.  

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception (ce délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de grand nombre de demandes).

Article 10 : Cookies

Lors de la consultation de notre Site, des cookies et autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone). Un cookie est un petit fichier texte stocké par votre navigateur qui permet de conserver des informations entre les pages web et les sessions de navigation.

Nous utilisons des cookies pour :

• Assurer le bon fonctionnement du Site (cookies nécessaires/techniques) : ils sont indispensables à la navigation et ne peuvent être désactivés.

• Mesurer l'audience et analyser la navigation (cookies analytiques) : pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre Site et améliorer son ergonomie et son contenu (ex : Google Analytics).

• Proposer des publicités ciblées (cookies publicitaires) : pour afficher des publicités pertinentes en fonction de vos centres d'intérêt sur notre Site ou sur des sites tiers.

• Faciliter le partage sur les réseaux sociaux (cookies de réseaux sociaux).

Lors de votre première visite sur notre Site, un bandeau d'information vous permet d'accepter ou de refuser le dépôt des cookies non essentiels, ou de paramétrer vos choix. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment vos paramètres de navigateur. La durée de validité du consentement au dépôt des Cookies est de 13 mois maximum.

Pour plus d'informations sur les cookies et leur gestion, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs.

Article 11 : Droit d'Introduire une Réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Pour la France, il s'agit de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :  

CNIL 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22 Site web : www.cnil.fr  

Article 12 : Modification de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification prendra effet immédiatement après sa publication sur le Site. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel ou par un avis bien visible sur notre Site avant que la modification ne devienne effective. La date de la dernière mise à jour sera indiquée en haut de la présente politique.

Date de dernière mise à jour : 12 mai 2025