Тайм-менеджмент для неідеальних людей

Прокинулись, вирішили кілька неочікуваних справ, відповіли на листи та повідомлення, а день уже закінчився? Ви відчуваєте, що не зробили нічого важливого, а час ніби пролітає повз вас? Якщо вам це знайомо, то причиною може бути як неправильне планування, так і персональне сприйняття часу. У статті розбираємося, чому ми відчуваємо ніби нічого не встигаємо та що з цим робити. 

Фрагментація досвіду

Сучасний ритм життя пришвидшив чимало процесів, на які у минулому людство витрачало у кілька разів більше часу: доставлення пошти, банківські транзакції, приготування їжі, прочитання новин тощо. 

До того ж багато процесів відбуваються паралельно. Це призводить до фрагментації досвіду. Якщо раніше нам доводилося покласти трубку телефону, щоб поговорити з іншою людиною, то сьогодні ми можемо спілкуватися з кількома людьми водночас через соціальні мережі. Велика кількість подразників скорочує фокус уваги, тому дедалі більше процесів можна виконувати «на автоматі». Це може бути корисним, але тоді нам важче свідомо концентруватись та приділяти час конкретним завданням, що потребують тривалої залученості.

Задоволення і відчуття часу

Відчуття фрустрації через те, що час збігає швидко, безпосередньо залежить від того, чи подобається вам ваша поточна робота. День, наповнений захопливою діяльністю, здається менш завантаженим і напруженим, ніж день монотонної та нецікавої роботи. 

Контроль часу та ефективність

Люди часто скаржаться, що не мають часу не лише тому, що вони об’єктивно зайняті, але й тому, що відчувають брак контролю над своїм часом. Наприклад, поширеною проблемою молодих матерів є відчуття ніби вони «більше не належать собі», оскільки доводиться приділяти багато часу дитині. Ситуація ускладнюється тим, що вільний час ще й важко спланувати. 

Якщо ж протягом доби ви маєте багато незапланованих дзвінків або сповіщень, це теж може сформувати подібне відчуття щодо вашого робочого дня та часу в ньому.  

Відчуття браку часу також чітко корелює з ефективністю дій. Принцип Парето, широко відомий як правило 80/20, стверджує, що 80 % наших результатів приходять від 20 % наших зусиль. Хоча співвідношення не завжди чітке, але значна частина наших результатів походить від відносно невеликої частини наших дій.

Однак більшість людей не беруть до уваги цей принцип, плануючи свій день. Завдання з низьким навантаженням створюють ілюзію продуктивності, але насправді мало допомагають у просуванні до наших цілей. Наприклад, впорядковуючи файли чи відповідаючи на нетермінові електронні листи  ми почуваємося зайнятими, але ці справи не сприяють суттєвим змінам.

Як відновити контроль над своїм часом а витрачати його ефективно?

1. Проаналізуйте, як ви зараз проводите час

Спробуйте відстежувати свій час протягом тижня, записуючи щоденні дії. Цей аудит допоможе: 

• Зрозуміти, скільки ви реально можете зробити за день;

• Визначити, що вас найбільше затримує;

• Зосередитись на діяльності, яка приносить найбільшу віддачу.

Спостереження за типовим днем допоможе зрозуміти скільки вашого часу витрачається на непродуктивні заняття. Ця вправа також підкаже час доби, коли ви найбільш ефективні. Обирайте цей час, щоб працювати над проєктами, які вимагають найбільшої зосередженості та креативності.

Наприкінці аудиту порівняйте, скільки часу вам знадобилося для виконання певних завдань зі своїми очікуваннями. Існує так званий закон Гофстедтера. Відповідно до нього, справа завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо при плануванні взяти до уваги закон Гофстедтера. 

2. Створіть щоденний розклад і дотримуйтеся його

Цей крок важливий для того, щоб навчитися керувати часом на роботі. На початку або наприкінці нового дня складіть список найактуальніших справ на наступний день. Цей крок дає змогу включитись в роботу одразу. 

До того ж виписування справ позбавляє фонової тривоги. У вас більше не крутиться в голові думка «мені так багато всього треба зробити». Замість цього у вас є чіткий список завдань. 

3. Розставляйте пріоритети

Оцініть свій список справ і переконайтеся, що ви організували його на основі важливості завдання, а не терміновості. Визначте три-чотири найважливіші завдання та виконайте їх першими — таким чином, навіть, якщо все решта піде не за планом, ви будете спокійні, що завершили найважливіше.

Один із найкращих способів організації справ — матриця Ейзенхауера, у якій завдання виписуються в один із чотирьох квадратів за характеристиками: 

• Важливі та термінові — потрібно виконати негайно.

• Важливі, але не термінові — відкладіть та виконайте після відповідної підготовки. Намагайтесь проводити більшу частину свого часу в цьому квадраті. Ви не так стресуєте, як у випадку нагальних справ, але ці завдання достатньо важливі, щоб розвивати вас, а до того ж переважно стосуються довгострокових цілей. 

• Термінові, але не важливі — мінімізуйте або делегуйте їх. Як правило, це справи, які відволікають, але не сприяють вашому просуванню до цілей. 

• Не термінові та не важливі — ці дії мають незначну цінність, якщо взагалі мають, від них потрібно максимально відмовитись.

4. Групуйте схожі задачі

Заощаджуйте час та енергію, виконуючи всі завдання одного типу, перш ніж переходити до наступного. Наприклад, виділіть окремі проміжки часу для відповідей на електронні листи, дзвінки, оформлення документів тощо. 

5. Мінімізуйте відволікаючі фактори

За можливості вимкніть телефон. Якщо для роботи вам необхідно мати його ввімкненим, залиште його в іншому кінці кімнати або ж використовуйте інструменти, які роблять його менш цікавим (чорно-білий режим, вимкнення стрічки в соцмережах тощо). Ви також можете вимкнути будь-які сповіщення.

Закрийте непотрібні вкладки у браузері. Робота з Facebook, Twitter або іншими відволікаючими сайтами у фоновому режимі негативно вплине на ваші навички управління часом. Ви також можете відволікатися, якщо відкриваєте вкладки зі старих проєктів або нерелевантних пошукових запитів в інтернеті. Візьміть за звичку закривати вкладки та залишати активними лише необхідні для вашої роботи. 

10 простих та ефективних кроків для покращення самопочуття

1.  Регулярна фізична активність

   Щоденні заняття спортом або активність на свіжому повітрі позитивно впливають на емоційний стан та фізичне здоров'я. Вибір улюбленого виду фізичної активності часто стає першим кроком у поліпшенні якості життя. Це може бути: танці, пілатес, плавання або відвідування тренажерного залу тощо. Однією з простих, але дуже ефективних форм фізичної активності є ходьба. Лише 10-15 хвилин прогулянки щодня дає відчуття задоволення та покращує настрій.  

2. Здорове харчування

    Склянка води зранку і збалансована їжа протягом дня — це ключ до енергії та здорового     самопочуття. Рекомендується включати у раціон різноманітні продукти, що забезпечують організм корисними речовинами. Слід уникати переїдання та слідкувати за почуттям голоду та насиченості.

Не менш важливо утримуватися від надмірного вживання алкоголю та прислухатися до того, як ваш організм реагує навіть на незначну його кількість. Якщо відчуваєте тривалу загальну слабкість, поганий настрій та важкість у тілі після вживання навіть мінімальної кількості алкоголю — припиніть вживати навіть найменші дози.

3. Сон

   Якісний сон дозволяє нам відновлювати сили та почуватися енергійними протягом дня. Намагайтеся засинати в один і той самий час, а також визначте, скільки годин вам потрібно для відпочинку. Недотримання режиму або недостатня кількість сну можуть призвести до втоми, стресу та погіршення емоційного стану. 

  Фізична активність відіграє важливу роль у покращенні якості сну.

   Важливо створити комфортний та приємний простір для сну. Також можна впроваджувати корисні звички перед сном — читання або теплий травʼяний чай. Вони сигналізуватимуть тілу про наближення часу відпочинку. Краще уникати перегляду телевізора та використання гаджетів перед сном. Це допоможе легше засинати та насолоджуватися відпочинком.

4.Спілкування

    Спільний час із друзями та рідними дозволяє нам відчути емоційну підтримку, зменшує внутрішню напругу та допомагає подолати стрес. Війна посилює відчуття тривоги та невизначеності, тож важливо приділяти час близьким, з якими можна обговорити свої почуття та переживання. 

   Спілкування дає відчуття підтримки та взаєморозуміння, а також можливість розраховувати на допомогу. Важливо виділяти час для зустрічей з друзями та близькими, тому що це позитивно впливає на якість життя та покращує настрій. 

   Додатковими ресурсами є групи підтримки, що об'єднують людей зі схожим досвідом, створюючи безпечне середовище для обміну думками та емоціями. Гарячі лінії, які надають безкоштовну психосоціальну підтримку та фахову допомогу, є доступними для чоловіків і жінок в Україні та за кордоном.

5. Хобі та захоплення

Багатьом бракує часу для відкриття нових інтересів та хобі. Однак важливо розуміти, що захоплення можуть допомогти нам почуватися більш щасливими. Здобуття нових навичок допомагає відпочити від рутини. Наприклад, плетіння, кулінарія, в’язання — це не лише спосіб провести час з користю, але й можливість відволіктися від важких думок, покращити емоційний стан та знайти спокій протягом дня.

Однією з головних переваг є те, що більшість хобі не потребують великих витрат. З наявністю інтернету та вільним доступом до великої кількості інформації, можна знайти безліч ресурсів для вивчення нового. YouTube та соціальні мережі, книги та бібліотеки з інтернет-доступом відкриті для кожного. 

6. Відпочинок

   Відпочинок — це необхідна умова турботи про себе. Спокійний вечір з книгою чи перегляд фільму сприяють відновленню сил та збалансовують емоційний стан.

   Зараз проводиться багато публічних подій, де можна насолодитися мистецтвом та гарно провести час, а також зробити благодійний внесок. Літературні вечори, концерти та кінофестивалі стають можливістю не лише для відпочинку, але й для збору донатів на підтримку військових.

   Важливо пам'ятати, що дозволити собі відпочинок — це шлях до відновлення сил та покращення самопочуття. 

7.Планування та цілі

Планування є важливим елементом повсякденного життя, яке дозволяє відчувати контроль над ситуацією та досягати гармонії у різних аспектах життя.

Визначення особистих та професійних цілей допомагає зосередитися на прагненнях. Це надає впевненості у майбутньому, навіть у випадку непередбачуваних обставин.

Водночас важливо памʼятати, що в умовах високої невизначеності цілі можуть швидко змінюватися, а їх досягнення не завжди знаходиться під нашим контролем. Тож окрім планування не менш важливо залишати простір для гнучкості та не вимагати від себе неможливого, адже це навпаки погіршуватиме емоційний стан.

8. Робота із стресом 

Наша психіка є достатньо витривалою, щоби справлятися навіть зі складними викликами, але іноді почуватися не ок — це нормально. Так само, як і просити про допомогу, шукати підтримку й заняття, які допомагають подолати стрес.

Навички самозаспокоєння та саморегуляції дозволяють нам зберігати контроль над життєвими подіями навіть у період невизначеності або турбулентності. На цій платформі, зокрема за посиланням, ви можете знайти інформацію, яка навчає долати стрес, та практики, що допомагають зосередитись та знизити напругу. 

Ба більше, у разі необхідності корисним буде звернутися до кваліфікованого спеціаліста, який надасть необхідну допомогу. Професійна допомога може надаватися у вигляді психологічного консультування або психотерапії чи інших видів допомоги, що спрямовані на зміцнення ментального здоров'я.

Для збереження фізичного тонусу важливо слухати своє тіло, реагувати на його сигнали та вчасно звертатися за професійною медичною допомогою. Це не лише підтримує організм, але й зберігає здоров'я та позитивне самопочуття.