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El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan y transmitan correctamente a los usuarios de la información. Esta información debe seguir un proceso que consiste fundamentalmente en elaborar, diligenciar, clasificar e interpretar los documentos comerciales generados en el desarrollo de la actividad mercantil.
Los documentos clasificados como internos y externos, se encuentran regulados por el código del comercio y el estatuto tributario.
Al abordar los temas de contabilidad se hace indispensable incluir dentro de la formación, en cuanto a la competencia contable se refiere, los soportes contables y no contables en el que pueda el aprendiz conocer y practicar uno de los aspectos más relevantes, por cuanto la contabilidad en términos generales, se debe realizar a través de dichos documentos.
Los soportes contables siempre serán la evidencia fidedigna de las transacciones comerciales que desarrolla día a día la empresa, pero esto no es suficiente es necesario llevar un control físico de las existencias. De la misma forma los títulos valores contribuyen para que las empresas cuenten con mecanismos seguros en cuanto a medios de pago e instrumentos de garantía.
Para lograr un mejor entendimiento por parte del aprendiz el presente tema se tratará en tres fases a saber:
1) Se le indicarán las normas legales que se deben tener en cuenta, conceptos, clasificación de los documentos contables y títulos valores;
2) Normas de elaboración, documentos no contables y documentos contables, así como, la presentación de formatos;
3) Aclaración de la forma de diligenciar los documentos soporte, tanto los contables como los no contables y ejercicios prácticos.
Los soportes de contabilidad son documentos que registran las diferentes operaciones de transacciones de una empresa. En estos documentos se pueden hacer copias. Al momento de elaborarlos hay que tener un sumo cuidado ya que estos documentos pueden altera el estado de resultados de una empresa si son llenados mal.
Estos son calve para la elaboración del comprobante de diario, ya que de este se van a justificarse las transacciones registradas en este.
Los soportes más usados por las empresas (no importa el tamaño) son los siguientes:
· Recibo de caja.
· Recibo de consignación bancaria.
· Comprobante de depósito y retiro de cuneta de ahorros.
· Factura de compra y venta.
· Cheque.
· Comprobante de pago.
· Letra de cambio.
· Pagare.
· Nota débito.
· Nota crédito.
· Reembolso de caja menor.
· Nota de contabilidad.
· Comprobante de diario de contabilidad.
Cada uno de estos posee diferentes manejos y propósitos en la empresa. Básicamente fueron creados para cubrir las diferentes eventualidades de las transacciones ya que la mayoría proviene de diferentes cuentas.
NOTA: se debe tener en cuenta que todos los soportes deben tener el nombre de la empresa, razón social de la empresa que lo emite, nombre del comprobante, la fecha en la que se entrego y diligencio, una descripción del documento (contenido), espacio de firmas.
RECIBO DE CAJA.
En un soporte que registra las especificaciones de cada venta o compra, en este se llenan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa en la compra. Por lo general el recibo de caja tiene un duplicado en fotocopia, por lo tanto el original se le entrega al cliente y la copia se anexa para elaborar el comprobante de diario de contabilidad.
En este hay especificaciones tales como, el nombre de la persona a la que se le entrega el recibo, por cuanto dinero, quien lo recibe. Por lo general siempre se debe llenar cuando la empresa es comerciante.
RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA.
Es un comprobante único y exclusivamente de los bancos que suministran a sus cuentahabientes (clientes), para que estos lo llenen y así puedan consignar dinero a una cuenta de ahorro o cuenta corriente. Este formato lo pueden llenar personas naturales que no tenga cuenta corrientes ni de ahorro en el banco, simplemente a los que hacer un abono de dinero al dueño de la cuenta.
Al momento de que un cliente cualquiera quiera abrir una cuenta ya sea corriente o de ahorros, el banco le dará un código o numero con la que se distingue esa cuneta de las demás, esta también estará impresa en el recibo de consignación, para que no sean iguales y no se presenten depósitos de dinero a otras cuentas.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS.
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado un tipo de formato que suministran a los clientes, en libretas, para que sean diligenciadas al momento de retirar o depositar dinero de la cuneta de ahorros. Con este formato el cliente tiene diferentes opciones como la de depositar dinero o retirar dinero pero de la cuenta de ahorros que posee, este puede hacer retiro de su dinero en cheque o en efectivo según la preferencia o facilidad de manejo del cliente.
En este recibo se creó para prevenir posibles quejas de los clientes y para llevar un claro de cómo se encuentra actualizada la cuenta del cliente, ha medida de que haga cada retiro o deposito.
COMPROBANTE DE PAGO.
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante de diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.
NOTA CRÉDITO:
NOTA CRÉDITO:
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Requisitos o datos de la nota de crédito:
Requisitos o datos de la nota de crédito:
Fecha.
Nombre y domicilio de quien la emite.
Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende.
Numero de la nota de crédito.
Naturaleza del crédito e importe.
NOTA DÉBITO: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE DÉBITO
Los datos que debe contener la nota de débito son:
Fecha
Nombre y domicilio del comerciante que la emite
Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende
Numero de la nota de débito
Naturaleza del cargo e importe
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en el que hay desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en el que hay desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encarga de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encarga de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
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