Plan de Cuentas

OBJETIVO. El plan de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por las entidades con el fin de permitir la presentación comprensible de la información y una adecuada clasificación de los hechos económicos. 

CONTENIDO. El plan de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

CATÁLOGO DE CUENTAS. El catálogo de cuentas contiene la relación orde nada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas y costos de producción o de operación, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. 

DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS. Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

CAMPO DE APLICACIÓN. Este plan de cuentas podrá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas, para los efectos del presente decreto, se denominarán entes o entidad informante. Este plan de cuentas puede ser utilizado por cualquier entidad informante, adicionando, si es necesario, las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos necesarias para el reconocimiento de transacciones especificas de cada sector; atendiendo siempre las definiciones y criterios de reconocimiento establecidos en el marco conceptual para la información financiera y la sección 2: Conceptos y principios generales de la NIIF para las pymes. 

CATÁLOGO DE CUENTAS. El catálogo de cuentas y su estructura serán de aplicación optativa y en la contabilidad podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él, siempre y cuando mejoren las caracteristicas cualitativas de la información financiera, tales como la comparabilidad y la comprensibilidad. Este plan de cuentas no incluye definiciones genéricas de subcuentas tales como "diversos", "otros" y "varios". Si en una entidad particular se presentan transacciones relevantes con un concepto no compatible con ninguna de las subcuentas establecidas en este plan, la entidad es libre de crear y denominar las cuentas que le permitan reconocer esas transacciones. 

DINÁMICAS Y DESCRIPCIONES. En todo caso, si la entidad decide no utilizar las dinámicas y descripciones establecidas en este plan, creará las suyas propias, explicando claramente el uso que hace de cada cuenta, código y denominación. 

AUXILIARES. Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado y las creadas por la entidad informante a su necesidad, se podrán utilizar las auxiliares requeridas de acuerdo con las necesidades de la entidad informante, para lo cual bastará con que se incorporen conservando la estructura sugerida por el plan. 

ABREVIATURAS. La denominación dada a los rubros que conforman el catálogo del plan de cuentas podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda. 

LIBROS OFICIALES. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando la normatividad establecida por el Gobierno nacional, y a falta de esta, con los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas adoptado por la entidad. La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

• Clase El primer digito

• Grupo Los dos primeros dígitos

• Cuenta Los cuatro primeros dígitos

• Subcuenta Los seis primeros dígitos

Clases El plan de cuentas (PC) está integrado por siete clases que identifican el primer digito y son las siguientes:

• Clase 1 Activo

• Clase 2 Pasivo

• Clase 3 Patrimonio

• Clase 4 Ingresos

• Clase 5 Gastos

• Clase 6 Costos de Ventas

• Clase 7 Costos de Producción o de Operación

En las NIIF, los costos de producción y/o venta se entienden incluidos en los gastos, contrario a lo que sucedía con el 2649 que los separa, y adema agrega otros elementos como son las distintas cuentas de orden.

Elementos del estado de situación financiera – Balance general: Es el nombre técnico que se le da al balance generan en NIIF, contiene tres elementos:

Activos. El activo son los recursos, bienes y propiedades que tiene la empresa de los cuales espera obtener un beneficio económico futuro. 

La esencia de todo activo es su capacidad para generar beneficios futuros, cualquiera sea su forma, ya sea un activo tangible, intangible, derechos, etc. Un activo requiere que el derecho o la propiedad de la que se espera un beneficio futuro, estén controladas por la empresa, es decir, que por sí misma tenga la capacidad de obtener beneficios futuros de ese activo. 

Pasivo. El pasivo es la obligación que la empresa tiene para con terceros, producto de acciones u operaciones pasadas. El pasivo supone la necesidad de prescindir o de recursos económicos para cumplir con el compromiso adquirido. Mientras el activo tiene la capacidad de generar beneficios económicos, el pasivo supone la obligación de transferir beneficios económicos futuros a terceros producto de eventos pasados. 

Es decir que, el pasivo transfiere a terceros los beneficios económicos futuros que los activos generan. Un ejemplo son las obligaciones financieras, las deudas con proveedores, los impuestos adeudados, salarios por pagar a trabajadores, etc. 

Patrimonio. Las NIIF definen al patrimonio como la parte residual de los activos una vez se han descontados los pasivos. 

En realidad, el patrimonio de la empresa no es más que el activo al cual se le descuentan los pasivos. El patrimonio es el valor neto de lo que se tiene luego de deducir las deudas adquiridas. La participación de los socios o inversores se define como residual, en razón a que estos no pueden exigir a la sociedad la transferencia de recursos o beneficios futuros como sí lo puede hacer un acreedor. 

El socio sólo puede recibir transferencia de recursos futuros bajo ciertas condiciones muy especiales, como que se haya generado utilidad y además se haya aprobado su distribución por parte del máximo órgano social. 

Elementos del estado de resultados – Ganancias y pérdidas. Los entes económicos se crean para realizar actividades y operaciones económicas que durante u periodo de tiempo determinado generan un resultado, que bien puede ser una pérdida o ganancia. Para determinar esa ganancia o pérdida se elabora el estado de resultados, que tiene dos elementos: 

Ingresos. El ingreso representa el incremento del beneficio económico de la empresa, producto de las actividades de operación propias del objeto social de la empresa, o la utilidad o ganancias obtenidas por la venta de activos como propiedad, planta y equipo, inversiones etc. Los ingresos básicamente se obtienen por la venta de los bienes y servicios producidos u ofrecidos por la empresa. El ingreso también puede provenir de una disminución de pasivos que implica un incremento del beneficio económico de la empresa. 

Gastos. El gasto es considerado como un decremento o disminución del beneficio económico de la empresa, producto de las erogaciones en que se incurren en el giro normal de la empresa. Se considera gasto toda disminución o salida del valor de los activos o el incremento de los pasivos, dando como resultado una disminución del patrimonio. Los gastos incorporan toda perdida en la venta de activos, que, como ya se indicó, contribuyen a disminuir el patrimonio. 

En el gasto están incluidos los costos de producción y venta, aunque la norma no lo señala expresamente. Ganancia y pérdida. Como ya lo señalamos, el resultado final puede ser una ganancia una pérdida. La ganancia surge cuando los ingresos son superiores a los gastos, y lo contrario genera una pérdida. 

La ganancia se considera como un incremento del valor de la empresa que no surgen de los aportes o contribuciones de los propietario o socios. La pérdida es la disminución del valor de la empresa que no se derivan de la distribución de recursos a los socios o propietarios. Elementos del estado de cambios en el patrimonio. 

El estado de cambios en el patrimonio tiene como único elemento el patrimonio, puesto que no es más que un comparativo para determinar los cambios que ha sufrido el patrimonio de un periodo con respecto a otro. 

En consecuencia, todo lo que se necesita es el patrimonio de dos periodos diferentes. 

Un conjunto de estados financieros completos estará integrado por:

Estado de situación financiera;

Estado del resultado integral puede presentarse en un único estado o en dos:

1. Un Estado de Resultados y

2. Un Estado del Resultado Integral;

3. Estado de Cambios en el Patrimonio;

4. Estado de Flujos de Efectivo;

5. Notas explicativas.

El sistema de partida doble: es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Cada operación se registra dos veces, una en él Débito y la otra en el Crédito, con el fin de establecer una conexión entre los diversos elementos patrimoniales.