Arsip adalah segala bentuk rekaman informasi baik tertulis, tercetak, maupun terekam secara elektronikyang dibuat, diterima, disimpan, dan dipelihara oleh organisasi atau individu sebagai bukti dari kegiatan, transaksi, keputusan, dan tanggung jawab yang telah dilakukan. Informasi yang terekam ini dapat berupa surat, laporan, dokumen transaksi, kontrak, foto, peta, email, file digital, maupun dokumen lain yang memiliki nilai guna bagi keberlangsungan kegiatan administrasi.

Dalam konteks administrasi perkantoran, arsip berfungsi sebagai ingatan organisasi (organizational memory). Artinya, arsip menyimpan jejak seluruh proses kerja, kebijakan, serta komunikasi yang terjadi dari waktu ke waktu. Tanpa adanya arsip, organisasi akan kehilangan sumber informasi penting yang dapat dijadikan rujukan dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian pekerjaan. Arsip juga berperan sebagai alat bukti yang sah secara hukum apabila terjadi permasalahan, audit, atau pemeriksaan.

Selain itu, arsip memiliki nilai administratif, legal, finansial, historis, dan informasional.

1. Nilai administratif: membantu kelancaran pekerjaan harian.

2. Nilai legal: sebagai bukti hukum yang dapat dipertanggungjawabkan.

3. Nilai finansial: terkait transaksi dan pengelolaan keuangan.

4. Nilai historis: merekam perjalanan organisasi.

5. Nilai informasional: menyimpan data yang dapat digunakan untuk analisis dan evaluasi.
   
   

Arsip tidak hanya terbatas pada dokumen fisik seperti kertas, map, atau buku, tetapi juga mencakup arsip digital seperti dokumen PDF, file spreadsheet, rekaman suara, foto digital, hingga pesan elektronik. Seiring perkembangan teknologi, pengelolaan arsip memerlukan sistem, prosedur, dan kebijakan yang jelas agar dokumen tetap terorganisir, mudah ditemukan, aman, serta terjaga keutuhannya.

Dengan demikian, arsip dapat dipahami sebagai dokumen yang memiliki nilai simpan, disusun serta dikelola secara sistematis, dan digunakan sebagai sumber informasi yang dapat mendukung berbagai aktivitas organisasi, baik sekarang maupun di masa mendatang.