TIPS & TRIK

Arsip keluarga memerlukan pengelolaan yang baik dan benar  perlu disimpan sebaik-baiknya agar kelak jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip keluarga cenderung lebih simple, sederhana, dan mudah dimengerti setiap anggota. Penyelamatan informasi dan penemuan kembali arsip dengan cepat bila diperlukan merupakan titik balik terdepan dalam pengelolaan arsip.

Dilingkungan keluarga jarang sekali ditemui istilah arsip dinamis dan arsip statis. Istilah yang seringkali digunakan adalah “masih dipakai”, “penting sekali”, “sudah kadaluarsa”, dan sejenisnya. Pada hakekatnya pengelolaan arsip keluarga perlu dilakukan pencatatan secara lengkap, penyimpanan secara baik dengan menggunakan sarana penyimpanan yang sesuai, dan pemeliharaan yang tepat.

Beberapa sarana yang digunakan untuk mengelola arsip keluarga antara lain:

• Document keeper

Bentuknya seperti map folder hanya saja di dalamnya diengkapi kantong-kantong plastic berukuran folio untuk menyimpan arsip. Umumnya dilengkapi resleting sehingga arsip tidak mudah keluar. Alat simpan ini dapat digunakan untuk menyimpan arsip ijazah, sertifikat/piagam, akta-akta, polis asuransi dan sejenisnya dengan ukuran maksimal folio atau F4.

• Album Foto

Ada dua jenis album, yaitu album yang mengharuskan foto merekat erat dan album dengan kantong-kantong plastic seperti pada document keeper. Sebagian besar keluarga menggunakan album perekat untuk menyimpan arsip foto yang mendokumentasikan peristiwa istimewa keluarga, misalnya pernikahan atau kelahiran anak-anak.

• CD Box / CD Bag

Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang terekam dalam media optical disk. Untuk lebih memudahkan pencarian, berikan label pada tiap keeping CD. CD dapat diurutkan berdasarkan abjad, subjek (peristiwa), atau kronologi (tahun). Usahakan untuk membersihkan kepingan CD minimal sepekan sekali agar tidak mudah berdebu sehingga mengganggu isi informasi di dalamnya.

•  Handling Folder Bag

Tas berbahan plastik yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip struk-struk belanja, tagihan rekening dan sejenisnya. Ukurannya bermacam-macam dan memiliki warna yang cukup variatif.

•  Label

Label dipasang pada tiap-tiap sarana simpan untuk mengetahui arsip apa saja yang disimpan dalam media tertentu, tidak hanya pada sarana optical disk.

Langkah-langkah penataan arsip keluarga yang sederhana dan mudah:

Kelompokkan atau kategorisasikan arsip keluarga. Pengelompokan arsip dapat didasarkan pada nama anggota keluarga, keanggotaan dalam keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, nenek), atau dapat pula persubjek.

Contoh penataan berdasarkan keanggotaan dalam keluarga:

• Urutan pertama atau paling atas dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang harus disimpan oleh ayah, misalnya: akta-akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, BPKB, ijazah-ijazah pendidikan dan sebagainya.

• Urutan kedua dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang umum dikelola oleh ibu, misalnya: struk-struk belanja, tagihan-tagihan rekening listrik air dan dan telepon, kuitansi-kuitansi pembelian, dan sebagainya.

• Urutan ketiga dari media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang diperlukan oleh anak, misalnya: buku raport, kartu hasil studi, bukti slip pembayaran, sertifikat atau piagam penghargaan dan sebagainya.

Pola penataan seperti yang dicontohkan diatas masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan, situasi dan kondisi masing-masing keluarga.

• Pencatatan, yaitu semua arsip yang dibuat dan diterima oleh perseorangan/keluarga dicatat berdasarkan urutan kronologis waktu pembuatan/penerimaan  ke dalam daftar yang dibuat sederhana. Daftar yang dibuat setidak-tidaknya memuat nomor, jenis arsip dan uraiannya, tahun pembuatan serta jumlah arsip.

• Penyimpanan, yaitu arsip disimpan pada tempat yang aman dari bahaya kebakaran, banjir, kehilangan, bahaya yang ditimbulkan dari serangga, bencana alam dan bahaya lainnya dengan menggunakan media penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis arsip.

• Pemeliharaan, yaitu arsip perseorangan/keluarga dilakukan pemeliharaan dengan memberi bahan anti serangga/ngengat (kamperisasi), dilakukan pembersihan secara rutin dari debu, terhindar dari tempat lembab, dan terhindar dari pancaran sinar matahari secara langsung.

• Pengamanan, yaitu arsip perlu dilakukan pengamanan pada saat dilakukan pengamanan pada saat penggunaan, penggandaan, dan bentuk lain pemanfaatan arsip sehingga arsip terhindar dari resiko hilang, rusak, dan dikuasai oleh pihak yang tidak berhak atas arsip dimaksud.

• Pemusnahan atau pembuangan arsip yang sudah tidak digunakan lagi bergantung pada kebutuhan masing-masing keluarga. Namun kita tetap perlu memperhatikan arsip apa saja yang perlu dipertahankan karena bersifat vital bagi masing-masing individu dalm keluarga, misalnya akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, ijazah pendidikan, kartu keluarga. Pastikan agar arsip-arsip vital tersebut tersimpan dan terlindungi dengan baik.