Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa

A. Mekanisme Umum

1. Kepala RA dan Madrasah harus memastikan bahwa barang/jasa yang diadakan melalui sumber dana BOP dan BOS ini merupakan kebutuhan RA dan Madrasah yang sesuai dengan skala prioritas pengelolaan dan pengembangan RA dan Madrasah;

2. Pengadaan Barang/Jasa dari sumber dana BOP dan BOS menggunakan prinsip:

• keterbukaan dan ekonomis dalam menentukan barang dan tempat pembeliannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, dengan cara membandingkan harga penawaran dari penyedia barang/jasa dengan harga pasar dan melakukan negosiasi;

• memperhatikan kualitas barang/jasa, ketersediaan, dan kewajaran harga serta tepat guna;

• membuat laporan singkat tertulis tentang penetapan penyedia barang/jasa;

• diketahui oleh Komite RA dan Madrasah.

3. Pengadaan Barang/Jasa dari sumber dana BOP dan BOS dapat dilaksanakan secara daring atau luring;

4. Apabila terdapat ketentuan pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang mewajibkan pembelian secara elektronik (e-purchasing), maka pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya di madrasah dilakukan melalui sistem katalog elektronik.

B. Mekanisme dan Tahapan Pengadaan/Pembelian Barang/Jasa

Pengadaan Barang/Jasa melalui sumber dana BOP dan BOS dilakukan oleh RA dan Madrasah dengan mekanisme dan tahapan kegiatan sebagai berikut:

1. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa

a. Penetapan Spesifikasi Teknis

• Kepala Satuan Pendidikan/PPK wajib menetapkan spesifikasi teknis untuk nilai pengadaan di atas Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah); dan

• Penetapan spesifikasi teknis mengacu pada RKAM. Kepala Satuan Pendidikan/PPK dapat menetapkan tim dan/atau tenaga ahli yang bertugas memberi masukan dalam penyusunan spesifikasi teknis.

b. Harga Perkiraan Sendiri

1. Kepala Satuan Pendidikan/PPK menetapkan harga perkiraan dengan tujuan untuk menilai kewajaran harga. Data dan/atau informasi yang dapat digunakan untuk penetapan harga perkiraan antara lain:

• harga pasar setempat, yaitu harga barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya di lokasi produksi/ penyerahan, menjelang pelaksanaan pengadaan madrasah;

• informasi yang dipublikasikan oleh instansi resmi Pemerintah Pusat dan/atau asosiasi;

• perbandingan dengan biaya/harga satuan barang/jasa sejenis dengan kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan; dan/atau

• informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Penetapan harga perkiraan dikecualikan untuk nilai paling banyak Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) dan/atau pengadaan barang/jasa dengan tarif resmi atau harga pasar. Kepala madrasah/PPK dapat menetapkan tim dan/atau tenaga ahli yang bertugas memberi masukan dalam penyusunan harga perkiraan.

2. Pelaksanaan Pemilihan

a. Penyedia

Penyedia memiliki ketentuan sebagai berikut:

• Diutamakan pelaku usaha mikro atau kecil; dan

• Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

b. Tata cara pemilihan

• Pembelian Langsung

• Kepala Madrasah/PPK atau Bendahara BOP dan BOS melakukan pembelian langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

• Pengadaan Barang/Jasa di atas Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah), dilakukan dengan cara:

1. Kepala Madrasah/Pejabat Pengadaan:

• mengundang minimal 2 (dua) Pelaku Usaha untuk mengajukan penawaran sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditetapkan;

• melakukan pemilihan dan negosiasi dengan calon Penyedia. Apabila hanya terdapat 1 (satu) Pelaku Usaha yang mengajukan penawaran, maka langsung dilakukan negosiasi; dan

• menetapkan penyedia.

2. Kepala madrasah/PPK menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK).

3. Pengadaan dengan nilai lebih besar dari Rp 200.000.000,-(dua ratus juta rupiah), maka Pengadaan dilaksanakan melalui Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ), Kepala Satuan Pendidikan/PPK melakukan kegiatan dengan ketentuan sebagai berikut:

• menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Spesifikasi Teknis;

• menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan

• melalui Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota setempat mengajukan surat permohonan pengadaan kepada UKPBJ terdekat.

3. Serah Terima Pengadaan Barang/Jasa

Serah terima Pengadaan Barang/Jasa dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

• Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam spesifikasi teknis, KAK, atau kontrak/perjanjian, penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada Kepala Madrasah/PPK untuk serah terima hasil pekerjaan;

• Kepala Madrasah/PPK melakukan pemeriksaan atas hasil pekerjaan yang diserahkan. Untuk membantu pemeriksaan hasil pekerjaan ini, Kepala Madrasah/PPK dapat menunjuk tenaga pendidik/tenaga kependidikan melakukan pemeriksaan pekerjaan;

• Kepala Madrasah/PPK dan Penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) Hasil Pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam dalam Spesifikasi Teknis, KAK, atau Kontrak/Perjanjian/ SPK;

• Penyedia dikenakan denda 1/1000 (satu permil) per hari keterlambatan, apabila Penyedia tidak memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan pekerjaan dalam jangka waktu yang disepakati dalam kontrak/perjanjian; dan

• Bendahara BOP dan BOS menyerahkan hasil pekerjaan kepada kepala madrasah setelah penandatanganan BAST.

Bukti pengadaan merupakan dokumen pertanggungjawaban, dengan ketentuan sebagai berikut:

• bukti pembelian seperti faktur, nota, dan bukti pembelian lain untuk pengadaan dengan nilai paling banyak Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah);

• kuitansi pembayaran untuk pengadaan dengan nilai paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah); dan

• surat Perintah Kerja (SPK) untuk pengadaan dengan nilai paling banyak Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah).

• SPK sebagaimana dimaksud dalam angka 3 paling sedikit memuat:

1. judul SPK;

2. nomor dan tanggal SPK;

3. nomor dan tanggal Surat Permintaan Penawaran (SPP);

4. nomor dan tanggal berita acara negosiasi;

5. sumber dana;

6. waktu pelaksanaan;

7. uraian pekerjaan yang dilaksanakan;

8. nilai pekerjaan;

9. tata cara pembayaran;

10. tanda tangan kedua belah pihak; dan

11. syarat dan ketentuan umum yang paling sedikit memuat itikad baik, tanggung jawab Penyedia, dan ketentuan perimaan hasil pekerja.

• Pembayaran atas pelaksanaan pekerjaan dianjurkan untuk dilaksanakan secara non-tunai sejalan dengan arah kebijakan Kementerian dalam penguatan tata kelola keuangan pemerintahan.