運用ポリシー（Ver.2.1)

桜井地区医師会

運用ポリシーについて

メディカルケアステーション（MCS）を利用する桜井地区内医療介護事業所の皆様へ

MCSの利用に際しては、患者（利用者）の診療および療養情報を含む個人情報を扱うため細心の注意が求められます。そのため、病院・クリニック・医療介護事業等各施設向けに、桜井地区医師会モデル「MCS運用ポリシー」を作成しました。

医療と介護の連携連絡ツール「桜井地区あんしんネット」運用ポリシー

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WORD版

（本ポリシーの目的）

第 1 条  この運用ポリシーは、医療と介護の連携連絡ツール「桜井地区あんしんネット」（以下、桜井地

区あんしんネットという。）で使用される機器、ソフトウエア及び運用に必要な仕組み全般につい て、その取扱い及び管理に関する事項を定め、桜井地区あんしんネットを適正に利用することに 資することを目的とする。

（桜井地区あんしんネットの目的）

第２条    桜井地区あんしんネットの目的は、地域包括ケアに関わる多職種及び患者・家族の間で、ICT を用

いたコミュニケーションを行うことで、人と人の連携を深め、地域の医療・看護・介護の質を向上 させ、安全性を高め、最終的には、地域包括ケアシステムの構築と発展に貢献することである。

（使用 ICT システム）

第３条    桜井地区あんしんネットでは、ICT システムとして、(株)日本エンブレースが運営する完全非公開

型 医療介護専用 SNS「メディカルケアステーション」（以下、MCS と略）を使用する。

（桜井地区あんしんネットの位置付け）

第４条     桜井地区あんしんネットはコミュニケーションのための連絡手段であり、診療・看護・介護等の記

録ではない。桜井地区あんしんネットは「顔の見える関係」を基盤とした上で、従来の連絡手段を 補完・ 補強する形で利用する。

（他の連絡手段との使い分け）

第５条    状況に応じて、電話、FAX、面談など他の連絡手段との使い分けや併用を行う。特に、緊急の用件

では、桜井地区あんしんネットのみの連絡は行わないで、電話を利用する。

（運営）

第６条    桜井地区あんしんネットの運営は、桜井地区医師会が設置する「桜井地区あんしんネット運営委員

会」が行う。なお、桜井地区あんしんネットの運営委員は、桜井地区医師会理事とする。

（事務局）

第７条    桜井地区あんしんネット事務局は、桜井地区医師会事務局内部に置く。

（利用の対象者）

第８条     1 )桜井地区医師会内の地域包括ケアに関係する施設・組織に属する者。

2 )桜井地区医師会内の利用者が地域包括ケアを行う上で関わりがある両市郡の地域包ケアに関係 する施設・組織に属する者。

（法令及びガイドライン）

第９条    事業者は医師法、医薬品医療機器等法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラ

インを十分理解したうえで、桜井地区あんしんネットを利用することとする。

・厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン最新版

・厚生労働省医療情報システムの安全管理に関するガイドライン最新版

・一般社団法人保健医療福祉情報安全管理適正評価協会 医療情報連携において、ＳＮＳを利用する 際に気をつけるべき事項最新版

（利用申込）

第   10 条  新たに桜井地区あんしんネットを利用する事業所は関連する医師会（桜井地区医師会）に対して

「利用申込書」及び｢連携守秘誓約書｣を提出し、桜井地区あんしんネットの適正な運用に努める ものとする。（利用申込書・・・別紙様式 1 連携守秘誓約書・・・別紙様式２）

. 

（連携元事業所）

第 11 条 患者の情報共有を行う場合は、原則として、該当する患者を管理する医療機関（かかりつけ医が所 属する医療機関）が「連携元事業所」となり、患者情報の管理及び参加メンバーの管理を行う。

（連携元事業所の責務）

第  12 条 連携元事業所は、以下の業務を行う。

・ 桜井地区あんしんネット のグループ登録（患者、自由グループ）及び削除管理

・ 桜井地区あんしんネット の各グループへのユーザーの招待及び解除

（桜井地区あんしんネット管理者の設置）

第   13 条   事業所管理者は、必要な情報にアクセスが許可されている従事者だけがアクセスできる環境を維持

するために、桜井地区あんしんネット管理者を設置し、桜井地区あんしんネットの管理運用を行 う。

（桜井地区あんしんネット管理者の責務）

第   14 条   桜井地区あんしんネット管理者は桜井地区あんしんネットの適正な利用がされるように、以下の業

務を行う。

・ 桜井地区あんしんネット の患者情報、個人情報等の管理全般

・ 桜井地区あんしんネット で利用するＩＴ機器の管理

・ 桜井地区あんしんネット のＩＤの管理

・ 桜井地区あんしんネット  の各グループへ招待されたメンバーの招待承認及び解除

・ 桜井地区あんしんネット への事業所内スタッフ登録及び削除

（スタッフ誓約書と教育）

第   15 条   事業所管理者は、桜井地区あんしんネットを利用する従事者と守秘義務に関する誓約書を交わすと

ともに、桜井地区あんしんネット管理者及びユーザーに対して定期的に教育を行うこと。なお、既 に 守秘義務に関する誓約書を取り交わしている場合は、省略できるものとする。 従事者誓約書の記

載内容のポイントは以下のとおりである。 （従事者誓約書・・・別紙様式３）

（１）従事者は、就業規則やマニュアルなどの諸規定を遵守し、患者等の個人情報のみならず、事業所 内で知り得た業務に関連する一切の情報をも許可なく漏えいしてはならない。

（２）退職後も、知り得た情報を漏えいしない。

（３）ＩＴ機器について、適切な取扱い及び管理を行う。

（４）事業者が定めた利用目的外での使用を禁止する。

（５）患者その他の第三者のプライバシー、その他の権利を侵害するような行為を一切しない。

（桜井地区あんしんネットの管理 患者タイムライン）

 第 16 条

        (１) 患者タイムラインでは、一人一人の患者に関して、地域包括ケアを行う上で必 

                   要な患者個人情報 を含む多職種間のコミュニケーションを行う。

           (２) 患者タイムラインの管理（設置、参加する多職種の登録・削除など）は、主治

                  医又は主治医の指 示を受けた多職種が行う。

            (３）患者タイムラインに、全ての患者を登録する必要はない。

            (４）当該患者の地域包括ケアに関係しており、信頼関係の確立している多職種のみ

                    を参加させる。

            (５）任意で、患者・家族参加のタイムラインを設置できる。

            (６）患者が死亡した場合は、管理者が適切な時期に、患者タイムラインを保管リス   

                     トへ移動する。

            (７）患者・家族から、患者タイムラインの内容の完全削除の希望があった場合は、

                      運営会社に削減を依頼する。

             (８）患者タイムラインの具体的な使い方に関しては、管理者を中心に、参加者の

                       間で、事前に、取り 決めをしておくことが望ましい。

（患者同意）

第 17 条  連携元事業所（かかりつけ医が所属する医療機関）は、桜井地区あんしんネットで情報共有を行うにあたって、患者もしくはそ 

                 の家族と「患者同意書」を交わし、双方が所持するものとする。（患者同 意書・・・別紙様式４）

（桜井地区あんしんネット利用上の留意事項）

第 18 条 連携元事業所、桜井地区あんしんネット管理者及びユーザーは別紙【桜井地区あんしんネット利 用上の留意事項】に留意して、桜 

                井地区あんしんネットを利用する。

（ID・パスワードの管理）

第   19 条   桜井地区あんしんネットの ID 及びパスワードについては、以下の事項により管理することを推奨

する。

（１） パスワードはメモを残したりせず、人目にふれないように細心の注意を払ってユーザー個人 が管理し共有しない。

（２） 一つの ID を複数人で共有しない。

（３） パスワードは、英数混合８ケタ以上とし、定期的（最長で２か月に１回）に必ず変更する。

（４） 利用が終わったら必ずログアウトする。

（５） パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトする。

（６） スマホ、タブレットやパソコンなど、利用するすべての端末にはロックをかける。

（IT 機器のセキュリティ対策）

第 20 条  IT 機器のセキュリティ対策については、以下の事項により管理することを推奨・検討する。

        （１）情報機器に対して起動時パスワード（英数混合 8 文字以上）を設定すること。設定にあたって は推定しやすいパスワードを避

                     け、定期的にパスワードを変更すること。

（２）情報機器には、例えばファイル交換ソフト（Winny   等）をインストールしないこと。

（３）情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておくこと。

（４）ブラウザは ID やパスワードを記憶する設定にしないこと。

（５）桜井地区あんしんネットの操作においては、定められた手順を守り、情報のダウンロード、コピ ー やスクリーンショットの取   

            得を行わないこと。

（６）情報及び情報機器を持ち出す場合には、持ち出す情報の内容、格納する媒体、持ち出す目的、 期間等を書式で桜井地区あんし

             んネット管理者に届け出て、承認を得ること

（７）ユーザー個人所有の端末（BYOD：Bring Your Own Service）を業務で使用する場合には、事業所ご との判断で紛失時等の情報漏

            洩 リスクを考慮し、同様の運用を行うものとする。更に、管理者 以外による OS  設定の変更を技術的あるいは運用管理上禁止

            する。端末管理・利用者管理（MDM:Mobile Device Management）サービスを利用することを検討する。端末紛失時に

は、リモートワイプ(遠隔初期化)サービスもしくは緊急回線停止（遠隔ロック）サービスを 利用すること。

（内容の二次利用の原則禁止）

第   21 条   桜井地区あんしんネットの内容（テキスト、画像、各種ファイル等）の二次利用（利用端末にダウ

ンロードする、コピーする、印刷するなど）は原則として禁止する。ただし、患者の地域包括ケ ア のために直接利用する（桜井地区あんしんネットの内容を診療・看護・介護記録に残す、施設の他 の従事者に伝える、患者・家族への説明に使うなど）目的の場合は、その内容の提供者が許可すれ ば、二次利用しても良い。その場合でも、他の施設からの情報提供書などの文書などの内容は、二次 利用を禁止する。事前に、参加者の間で、二次利用に関する取り決めをしておくことが望ま しい。 桜井地区あんしんネットの内容を、患者の地域包括ケアに直接関係しない目的（勉強会・学会発表 な ど）で使用する場合は、患者タイムラインの管理者及び内容提供者の許可を得た上で、患者や内 容提供者の個人情報が漏洩しないように、抜粋や加工を行うなど、十分な配慮を行う。

（その他）

第 22 条 その他、この規程の実施に関し必要な事項がある場合は、事業者がこれを別に定めることがで き る。

附則

第１条    この規程は平成２９年９月１日から施行する

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＜別紙様式１＞

医療と介護の連携連絡ツール「桜井地区あんしんネット」利用申込書

桜井地区医師会

会長 吉江   貫 殿

本事業所において、桜井地区あんしんネットを利用した情報共有を行いたいので、申し込みます。 平成     年         月   日

事業所名：                                                          

事業所住所：  〒         

事業所電話番号：

事業所管理者氏名：                                             印

  記

－利用者名簿－

※ 桜井地区あんしんネット管理者は、職種の頭に”◎”をつけてください

※ すでに MCS のアカウントを取得済みの方は、職種の頭に”△”をつけてください

※  複数のスタッフでのメールアドレスの共有はセキュリティ上認められません

【提出先】

〒633-0062 桜井市粟殿1000番地の1

桜井市保健福祉センター 陽だまり内

桜井地区医師会

桜井地区あんしんネット運営事務局  宛て

TEL ０７４４－４３－８７６６

FAX ０７４４－４２－０５９６

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＜別紙様式２＞

桜井地区医師会

医療と介護の連携連絡ツール「桜井地区あんしんネット」利用に係る連携守秘誓約書

桜井地区医師会

会長  吉江  貫 殿

第１条（連携情報保持の誓約） 私は、桜井地区あんしんネットを利用する事業所の管理者として、桜井地区あんしんネットを利用する従事者が 法令（法律、政令、省令、条例、規則、告示、通達、事務ガイドライン等を含みます）を遵守するとともに、桜井地区医師会 医療と介護の連携連絡ツール「桜井地区あんしんネット」運 用ポリシー（以下、「運用ポリシー」という）に基づき、以下の情報（以下、「連携情報」といいます） の一切を許可なく開示、漏えい又は使用しないよう管理することを誓約します。

① 患者、患者の家族及び連携業務に関わる者並びにこれらの関係者の一切の個人情報（氏名、生年月 日、住所、病歴、治療歴、提供するサービスの計画、提供したサービス内容等のほか、特定の個人を 識別することができるものを含みます）。

② その他連携業務内で知り得た情報（患者、患者の家族及び連携業務に関わる者並びにこれらの関係 者の一切の情報はもちろんのこと、それ以外の連携業務内における情報も含みます）。

③ その他業務に関連して知り得た情報（業務に関連して第三者から提供された情報を含みますがこれ に限られません）。

第２条（連携情報の管理等）

１ 私は、従事者が連携情報（紙媒体のものだけでなく、電子データも含みます）を使用するにあたっ て、連携情報を許可なく複写したり、外部に持ち出したり、又は外部に送信したりしないように注意 します。

２ 私は、機器（携帯電話、ノートパソコンを含みますがこれらに限られません）を業務で使用する場 合には、運用ポリシーに基づき機器の管理を行います。また、許可を得た機器に保存されている情報 については、業務上不要となった時点で速やかに消去するものとします。

３  私は、従事者に対して個人情報保護や IT 機器のセキュリティについて定期的に教育を実施します。

第３条（利用目的外での使用の禁止） 私は、当該情報を連携業務以外で利用しないものとし、患者その他の第三者のプライバシー、その他の

権利を侵害するような行為を一切しないものとします。

第４条（退職後の業務情報保持の誓約） 私は、連携を離脱した後も、業務情報の一切を、許可なく、開示、漏えい又は使用しないことを誓約し

ます。

第５条（損害賠償） 私は、本誓約書の各条の規定に違反した場合、誠意をもって協議致します。

平成 年 月 日

 事業所名

 事業所所在地

事業所管理者 氏名 印

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＜別紙様式３＞

業務情報保持に関する誓約書

（事業所名称）

管理者 （氏 名） 殿

（業務情報保持の誓約） 第１条

私は、貴事業所の業務の従業者として、法令（法律、政令、省令、条例、規則、告示、通達、事務 ガイドライン等を含みます）及び貴事業所内の諸規定（就業規則、マニュアル等を含みます）を遵 守するとともに、以下の情報（以下、「業務情報」といいます）の一切を、貴事業所の許可なく、開 示、漏えい又は使用しないことを誓約します。

① 患者、患者の家族及び貴事業所に関わる者並びにこれらの関係者の一切の個人情報（氏名、生年 月日、住所、病歴、治療歴、提供するサービスの計画、提供したサービス内容等のほか、特定の 個人を識別することができるものを含みます）。

② その他貴事業所内で知り得た情報（患者、患者の家族及び貴事業所に関わる者並びにこれらの係 者の一切の情報はもちろんのこと、それ以外の貴事業所内における情報も含みます）。

③ その他業務に関連して知り得た情報（業務に関連して第三者から提供された情報を含みますがこ れに限られません）。

（情報の管理等） 第２条

１ 私は、貴事業所の業務に関連して取得する情報（紙媒体のものだけでなく、電子データも含みます）を貴事業所の許可なく複写したり、外部に持ち出したり、又は外部に送信したりしないものとします。

２ 私は、貴事業所から貸与を受けた機器（携帯電話、ノートパソコンを含みますがこれらに限られません）以外の機器を業務で使用する場合には、必ず貴事業所の書面による許可を得るものとし、許可 を得た機器以外の機器に情報を保存しないものとします。 また、許可を得た機器に保存されている情報については、業務上不要となった時点で速やかに消去するものとします。

３ 私は、貴事業所のシステムにアクセスする際に、与えられたアクセス権限を超えた操作を行ったり、不正な手段を用いてアクセスを行ったりしないものとします。

（利用目的外での使用の禁止）

第３条 私は、当該情報を貴事業所が定める目的以外で利用しないものとし、患者その他の第三者のプライバシー、その他の権利を侵害するような行為を一切しないものとします。

（退職後の業務情報保持の誓約）

第４条 私は、貴事業所を退職した後も、業務情報の一切を、貴事業所の許可なく、開示、漏えい又は使用しないことを誓約します。

（損害賠償）

第５条 私は、本誓約書の各条の規定に違反した場合、貴事業所が被った一切の損害を賠償することを誓約します。

平成 年 月 日

 住所

 氏名 印

＜別紙様式４＞

在宅医療における個人情報使用同意書

患者の円滑な在宅での療養（医療）を実現するためには、患者をとりまく家族、医療従事者、介護従事 者、その他の関係者が適切に連携していく必要があります。そのため適切な連携を行うにあたって下記の 事項をご了承いただきますようお願い申し上げます。

記

１） 在宅医療は、医師による継続的な診療が必要であるにもかかわらず、外来受診が困難であるときに行 うことができます。

２） 在宅医療は、医療環境が整った病院等で検査及び治療等を集中的に受けることよりも、家族のサポー トのもとで住み慣れた自宅で安心して療養を継続することを重視して行われるものです。そのため、患 者が在宅での療養（医療）を希望されているのはもちろんのこと、患者をとりまく家族においても意思 の統一が図られている必要があります。

３） 在宅医療は、病院診療に比べて十分ではない事項（例えば以下の事項）があります。

①  訪問（往診）に時間を要すること

②  検査内容及び診療内容が限られており、かつ検査結果が出るまでに時間を要すること

③  医療設備等について万全ではない部分があること

４） 在宅医療の開始にあたっては、これまでの担当医からの同意を得ており、診療情報提供書（紹介状） を入手する必要があります。なお、診療情報提供書とは今までの診療経過や薬の情報（使用禁忌の薬も含む。）等、患者の重要な情報が記載されているものです。

５） 在宅医療の継続にあたっては、患者及び家族と在宅主治医との間に確かな信頼関係を築くことが必要 となります。

６） 容態の変化や療養環境の変化を把握するため定期的な訪問診療を受ける必要があります。

７） 円滑な自宅での療養生活を継続していただくため、在宅療養（医療）をサポートする他の病院、診療 所、薬局、訪問看護ステーション、介護事業者その他の関係者と連携を図る目的で、医療従事者や介護 従事者その他の関係者が適切と認める通信手段を用いて診療情報を含む個人情報を共有・提供させてい ただきます。

８） 在宅医療期間中に患者から取得する個人情報の利用目的は、裏面に記載のとおりです。

以上

 （西暦） 年 月 日

私は、上記事項について説明を受け、いずれも同意します。

＜患者＞

氏 名 ㊞

住 所

＜家族＞

氏 名 ㊞

住 所

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患者の個人情報の利用目的

１ 当施設での利用

(１) 患者に提供する医療サービス (２)  医療保険事務

(３) 入退院等の病棟管理（もし必要があれば） (４)  会計・経理

(５)  医療事故等の報告

(６) 患者への医療サービスの向上 (７)  当施設での医療実習への協力

(８) 医療の質の向上を目的とした当施設での症例研究 (９)  その他患者に係る管理運営業務

２  当施設外への情報提供としての利用

(１) 他の病院、診療所、薬局、訪問看護ステーション、介護事業者等との連携 (２)  他の医療機関等からの照会への回答

(３) 患者の診療のため、外部の医師等の意見・助言を求める場合 (４)  検体検査業務等の業務委託及びその他の業務委託

(５)  家族等への病状説明

(６) その他患者への医療提供に関する利用 (７)  保険事務の委託

(８)  審査支払機関へのレセプトの提供

(９)  審査支払機関または保険者からの照会への回答

(10) その他医療・介護・労災保険・公費負担医療等に関する診療費請求のための利用及びその照会に

対する回答

(11)  事業者等から委託を受けた健康診断に係る事業者等へのその結果通知

(12) 医師賠償責任保険等に係る医療に関する専門の団体及び保険会社等への相談又は届出等 (13)  その他患者への医療保険事務に関する利用

(14)  患者個人を識別あるいは特定できない状態にした上での症例研究、発表及び教育

３ その他の利用

(１) 医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料 (２)  外部監査機関への情報提供