Regulamin Komisji Rewizyjnej

REGULAMIN KOMISJI REWIZYJNYCH

STOWARZYSZENIA ROD "Energeyk III"

ZASADY ORGANIZACYJNE FUNKCJONOWANIA KOMISJI REWIZYJNYCH

 § 1

1. Sposób działania komisji rewizyjnych w jednostkach Stowarzyszenia określają przepisy Statutu Stowarzyszenia regulujące funkcjonowanie organów oraz niniejszy Regulamin.

2. Zakres kompetencji komisji rewizyjnych określają w szczególności:

      - dla komisji rewizyjnych ROD, zapisy  § 24 do  § 46 Statutu Stowarzyszenia ROD "Energetyk III,

3. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o komisji, rozumie się przez to komisję rewizyjną Stowarzyszenia ROD "Energetyk III".

§ 2

Zgodnie z § 43 Statutu Stowarzyszenia ROD "Eneregtyk III" przewodniczący komisji lub jego zastępca mają prawo uczestniczyć z głosem doradczym w zebraniach innego organu danej jednostki organizacyjnej.

§ 3

Komisja Rewizyjna  może realizować swoje zadania przy pomocy ekspertów, w szczególności rewidentów i biegłych.

§ 4

1. Nie można być jednocześnie członkiem komisji rewizyjnej ROD i członkiem zarządu ROD.

 § 5

1. Osoba bliska członka komisji nie może być członkiem organu stowarzyszenia w danej jednostce organizacyjnej.

2. Zakaz, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również małżonka osoby bliskiej członka komisji.

3. Przez osobę bliską rozumie się - małżonka, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia.

 § 6

1. Posiedzenia komisji rewizyjnej ROD odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na pół roku.

 § 7

1. Posiedzenia komisji zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego.

§ 8

1. Z posiedzeń komisji sporządza się protokół, który obejmuje w szczególności:

      - miejsce i datę posiedzenia,

      - przyjęty porządek posiedzenia,

      - wykaz podjętych uchwał, których tekst stanowią załącznik do protokołu,

      - listę osób uczestniczących w posiedzeniu.

2. Protokół z posiedzenia komisji rewizyjnej ROD podpisują przewodniczący lub jego zastępca oraz protokolant.

 § 9

1. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez zarząd ROD lub jego członka, przewodniczący komisji rewizyjnej ROD ma obowiązek powiadomić o tym właściwy okręgowy zarząd.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 § 12

Celem kontroli jest badanie działalności jednostki organizacyjnej ROD lub organu ROD w zakresie:

 1/ legalności, tj. zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, ustawy prawo o stowarzyszeniach, Statutu Stowarzyszenia, Regulaminu ROD lub uchwał organów statutowych,

 2/ gospodarności, tj. oszczędnego dysponowania środkami finansowymi oraz dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku,

 3/ rzetelności, tj. dokumentowania wszystkich podejmowanych czynności zgodnie ze stanem faktycznym,

 4/ celowości tj. zasadności podejmowanych działań i decyzji w świetle celów i zadań ustawowych i statutowych ROD.

 § 13

1. Komisja rewizyjna ROD prowadzi działalność kontrolną w ROD.

2. Komisja rewizyjna ROD:

•  przeprowadza kontrolę i ocenę działalności zarządu ROD, w tym finansowej,

•  bada i opiniuje roczne sprawozdanie zarządu ROD i sprawozdanie finansowe ROD, a także preliminarze finansowe ROD,

•  przedstawia, wraz z wnioskami, wyniki kontroli oraz ocenę rocznego sprawozdania zarządu ROD i rocznego sprawozdania finansowego ROD wraz z opinią preliminarza finansowego ROD na walnym zebraniu sprawozdawczym,

•  przedstawia na walnym zebraniu sprawozdawczo – wyborczym ocenę z działalności zarządu ROD za okres kadencji wraz z wnioskiem w sprawie absolutorium dla ustępującego zarządu ROD.

3. Komisja rewizyjna ROD przeprowadza kontrolę z własnej inicjatywy, na polecenie okręgowej komisji rewizyjnej ROD lub na wniosek okręgowego zarządu ROD. Po przeprowadzeniu kontroli komisja rewizyjna ROD podejmuje czynności zgodnie z § 44 ust. Statutu ROD.

4. Komisja rewizyjna ROD powiadamia zarząd ROD o miejscu przechowywania dokumentacji komisji.

 § 14

 ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI I DOKUMENTOWANIA JEJ USTALEŃ

1. Kontrole mogą być przeprowadzane, jako:

 1/ badanie całokształtu działalności jednostki organizacyjnej ROD,

 2/ badanie zagadnień problemowych,

 3/ badanie rocznych sprawozdań finansowych,

 4/ badanie skarg.

2. Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę, z tym, że w przypadku przeprowadzenia kontroli na polecenie organu nadrzędnego, zawarte w nim określenie zakresu kontroli, jest wiążące.

3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej jednostki oraz w miejscu wykonywania jej zadań.

4. W przypadku braku siedziby, w której organy ROD wykonują swoje działania (np. domu działkowca), kontrolę przeprowadza się w wyznaczonym przez Komisję miejscu.

5. Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać jednostce kontrolowanej wykonywania bieżących czynności.

 § 15

1. Komisja rewizyjna przeprowadza kontrole poprzez zespół kontrolny składający się, co najmniej z dwóch jej członków.

2. Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego.

3. Kierownik zespołu kontrolnego ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem.

§ 16

1. Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi zarządu kontrolowanej jednostki tematykę kontrolną.

2. Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do:

1.  przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki,

2.  wglądu do wszystkich akt i dokumentów zgodnie z zakresem kontroli,

3.  sprawdzenia stanu składników majątkowych,

4.  występowania do członków organów i pracowników kontrolowanej jednostki o udzielanie wyjaśnień ustnych i pisemnych.

3. Prezes zarządu kontrolowanej jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania czynności wskazanych w ust. 2.

 § 17

1. W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli, a w przypadku ich nie wykonania ustalić osoby odpowiedzialne za zaniechanie.

2. W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mogą udzielać instruktażu, zwłaszcza w zakresie kontrolowanych zagadnień.

3. Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli.

§ 18

1. Ustalenia kontroli muszą wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia kontrolowanej jednostki.

2. Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, w szczególności badając ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania.

3. Odpis lub wyciąg dokumentu sporządzanego dla potrzeb kontrolujących poświadcza za zgodność z oryginałem prezes zarządu (jego zastępca) jednostki kontrolowanej lub prezes zarządu (jego zastępca) jednostki, w której dokument się znajduje, z tym, że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w tej jednostce.

 § 19

Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli dokonują komisyjnego sprawdzenia stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności, przy udziale prezesa zarządu jednostki lub jego zastępcy. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielne protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna lub osoba obecna przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli.

 § 20

1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.

2. Protokół z kontroli zawiera:

 1/ Informacje wstępne, w tym:

      - pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,

      - datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

      - wskazanie organu przeprowadzającego kontrolę,

      - imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego, 

      - określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,

    - imiona i nazwiska prezesa zarządu jednostki kontrolowanej lub jego zastępcy oraz innych osób udzielających w imieniu tej jednostki wyjaśnień i informacji;

 2/ Ustalenia kontroli, w tym:

      - jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu,

      - stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i jego odzwierciedlenie w dokumentacji,

      - ocenę rzetelności i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej),

      - informację w zakresie realizacji zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli,

      - ocenę realizacji zadań objętych zakresem kontroli;

 3/ Informacje końcowe:

      - wykaz załączników,

      - datę podpisania protokołu,

      - potwierdzenie odbioru protokołu z kontroli,

    - ilość sporządzonych egzemplarzy z zaznaczeniem, że są one przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego oraz wskazaniem, kto otrzymuje poszczególne egzemplarze.

§ 21

1. Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych.

2. W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy:

1. określić, na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość,

2. wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania,

3. wskazać ich ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary szkody, w tym utracone korzyści,

4. o ile jest to możliwe, wskazać osoby odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za zaistnienie nieprawidłowości i pobrać od nich pisemne wyjaśnienie, a także ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień.

 § 22

1. Protokół z kontroli podpisują:

      - członkowie zespołu kontrolnego,

      - prezes (lub jego zastępca) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej,

    - osoba prowadząca księgowość kontrolowanej jednostki, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe.

2. Podpisy prezesa zarządu (lub jego zastępcy) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej składane są pod klauzulą: „Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny”.

3. W przypadku braku podpisania protokołu przez którąkolwiek z osób wskazanych w ust. 1, kierownik zespołu kontrolnego powinien wskazać przyczynę braku podpisu.

§ 23

1. Postanowienia § 14-22 stosuje się odpowiednio do kontroli działalności komisji rewizyjnych ROD przeprowadzanej przez komisję rewizyjną.

2. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 1, obowiązki przypisane w § 14-22 do zarządu kontrolowanej jednostki, przypisane są do kontrolowanej komisji rewizyjnej. W szczególności, ilekroć w przywołanych ustawach jest mowa o prezesie zarządu kontrolowanej jednostki lub jego zastępcy, należy wówczas przez to rozumieć przewodniczącego kontrolowanej komisji rewizyjnej lub jego zastępcę.

POSTĘPOWANIE POKONTROLNE

 § 24

1. Protokół z kontroli wraz z załącznikami oraz wnioskami zespołu wynikającymi z kontroli kierownik zespołu kontrolnego przekazuje przewodniczącemu komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę.

2. Przewodniczący:

1/ w razie braku stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w ROD  porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji rewizyjnej,

 2/ w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań  sprzecznych z ustalonym w ROD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego   działaniem związane są stwierdzone naruszenia,

 3/ w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w ROD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, które  należy  zaklasyfikować, jako działanie na szkodę działkowców lub ROD, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego działaniem są związane stwierdzone naruszenia, informując jednocześnie o konieczności podjęcia przez ten organ natychmiastowych działań przewidzianych przepisami związkowymi oraz prawem powszechnie obowiązującym.

§ 25

Odrębną uchwałą Komisja Rewizyjna ROD może wprowadzić wzory protokołów i sprawozdań przeznaczonych do stosowania w pracach komisji.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 § 26

1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 maja 2022 roku.

2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin Komisji Rewizyjnych wprowadzony Uchwałą Nr ......... z dnia 12 listopada 2015 roku.