Regulamin wydarzenia – Hackathon młodzieżowy – Młodzież decyduje o sobie!

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem wydarzenia pod nazwą „Hackathon młodzieżowy - Młodzież decyduje o sobie” w Rabce- Zdroju, zwanego dalej „Wydarzeniem” jest Stowarzyszenie Europe4Youth zwane dalej „Organizatorem”.

2. Z Organizatorem można kontaktować się pod adresami mailowymi rabkayouthfest@gmail.com.

3. Celem Wydarzenia jest:

-  zaangażowanie rabczańskiej młodzieży w dialog społeczny na temat partycypacji i prawa do decydowania o sobie i sprawach publicznych młodych ludzi w Rabce-Zdroju, zarówno tej mieszkającej i uczącej się, jak i przyjezdnej, korzystającej z miasta (ze szczególnym uwzględnieniem młodych osób z Ukrainy).

-  zachęcenie młodzieży 13-26 związanej z Rabką-Zdrój do angażowania się w życie miasta i
podejmowane w nim decyzje w obszarze młodzieży,

-  promocja polityki młodzieżowej i możliwości wpływania na nią przez młodzież,

-  podniesienie świadomości społecznej o możliwościach dla młodzieży w Rabce-Zdroju.

§ 2. TERMIN I MIEJSCE

1. Wydarzenie odbędzie się w dniu 23 maja 2023 r., w godz. 16.00-20.00 (19:00-20:00 trwają prezentacje projektów) w Pracowni Młodzieżowej w Rabce-Zdroju, ul. Piłsudskiego 1, 34-700 Rabka-Zdrój.

2. Debata finałowa z decydentami odbędzie się dnia 25 maja 2023 r. w godz. 11.00 – 13.00, w Kinie Śnieżka. Nie jest możliwy zdalny udział w Wydarzeniu.

3. Udział w Wydarzeniu oznacza uczestnictwo zarówno w hackathonie, jak i debacie!

§ 3. WARUNKI UCZESTNICTWA ORAZ PRZEBIEG WYDARZENIA

1. Uczestnikiem Hackathonu (dalej „Uczestnik”) może być osoba fizyczna od 13* do 26 roku życia (*osoba niepełnoletnia musi dysponować zgodą od rodziców/opiekunów prawnych do uczestniczenia w Wydarzeniu i dostarczyć ją mailowo – skan – na adres mailowy organizatora lub w oryginale najpóźniej w dniu Wydarzenia na ręce organizatorów) mieszkająca, pracująca lub ucząca się na terenie Rabki-Zdroju. Wzór zgody na udział.

2. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja 3-6 osobowego Zespołu w terminie do 22 maja 2023, za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem: https://forms.gle/eACS3tw93Aqx4PJW9

3. Liczba miejsc dla Uczestników jest ograniczona (50). O dopuszczeniu do udziału decyduje kolejność́ zgłoszeń oraz ich zgodność z warunkami zakreślonymi w niniejszym regulaminie (w trakcie tego procesu zweryfikowane zostaną kryteria formalne, m.in. wiek oraz zgody rodziców). O weryfikacji formalnej uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.

4. Istnieje możliwość zamiany członka/ini Zespołu lub zmniejszenie/zwiększenie liczby członków, jeśli ich końcowa liczba zamknie się w granicach 3-6. Wycofanie całego Zespołu z Konkursu możliwe jest po uprzednim poinformowaniu Organizatora mailowo na adres mailowy co najmniej 1 dzień przed Wydarzeniem. Wówczas na miejsce wycofanego Zespołu wchodzi kolejny z Listy Rezerwowej.

5. Uczestnicy przygotowują prace konkursowe w trakcie trwania Hackathonu w całości samodzielnie. Uczestnicy pracują korzystając z własnego sprzętu (komputera, tabletu, telefonu lub in.), materialy papiernicze i kreatywne beda dostepne na miejscu. Organizator nie zapewnia nadzoru nad mieniem Uczestników.

6. Uczestnicy zobowiązani są do przebywania na terenie Wydarzenia przynajmniej 60% czasu jego trwania oraz podczas prezentacji projektów w godzinach 19.00-20.00.

7. Projekty mogą być przygotowywane i prezentowane w języku polskim, ukraińskim lub angielskim.

8. Organizator zapewnia Uczestnikom:

• miejsce do pracy z dostępem do internetu i zasilania elektrycznego;

• wyżywienie zgodnie z Agendą;

• konsultacje Mentorów z zakresu budowania i realizacji projektów społecznych, zarządzania projektami – polsko- i ukraińskojęzycznych;

• możliwość pracy i prezentacji Pracy w swoim języku;

• warsztaty zarządzania projektami, odbeda sie na otwarcie hackathonu;

• miejsce do odpoczynku;

§ 4. ZASADY HACKATHONU

1. Uczestnicy biorący udział w Hackathonie mają za zadanie opracować projekty koncepcyjne realizujące cele wlaczenia mlodziezy w procesy decyzyjne na poziomie lokalnym, wzmocnienie kompetencji mlodziezy do podejmowania aktywnosci obywatelskiej i kanalizowanie zdania mlodych ludzi wobec decydentow w Rabce-Zdroju.

2. Uczestnicy przygotowują projekty w czasie trwania wydarzenia określonym w harmonogramie.

3. Projekty powinny być możliwe do zrealizowania przez: samą młodzież/ Urząd Miasta/ Szkoły/ Organizacje Pozarządowe, Młodzieżową Radę Miejską w Rabce-Zdroju/ inne podmioty funkcjonujące w Rabce-Zdroju.

4. Uczestnicy biorący udział w Hackathonie oświadczają̨ , że będą̨ w trakcie Wydarzenia przestrzegać przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz Regulaminu;

5. Uczestnicy zobowiązani są̨ do brania udziału w Hackathonie w zespołach (dalej „Zespół”), których liczba członków nie może być mniejsza, niż 3 i przekroczyć 6 osób. Każdy członek Zespołu musi spełniać wymagania dla Uczestnika określone w niniejszym Regulaminie.

6. Każdy Uczestnik może być członkiem tylko jednego Zespołu.

7. Konkurs przeprowadzany jest w czterech etapach:

• Etap zgłoszeń – w trakcie tego etapu Uczestnicy prezentują swoje pomysły na Pracę i deklarują uczestnictwo w Wydarzeniu. Organizatorzy po sprawdzeniu spełniania warunków formalnych zgłoszeń wg par 3 ust. 1 - 4 niniejszego regulaminu potwierdzają uczestnictwo Zespołów. Termin zgłoszeń – 22 maja 2023 godz. 12.00.

• Tworzenie Pracy – w trakcie tego etapu Zespoły tworzą swoje projekty zgodnie z postanowieniami Regulaminu w czasie 16.00-19.00, 23 maja 2023 roku;

• Prezentacja Pracy – w dniu hackathonu w godzinach 19.00-20.00. W trakcie tego etapu Zespoły prezentują stworzone przez siebie w ramach Wydarzenia projekty. Forma prezentacji jest dowolna, wskazane jest zastosowanie materiałów wizualnych i audiowizualnych. Czas na prezentację przed mentorami wynosi maksymalnie 7 minut dla każdego Zespołu. Obecni na Sali mentorzy wybierają projekty, które zaprezentowane zostaną na Debacie Finałowej i walczyć będą o nagrody.

• Gala Finałowa – w dniu 25 maja 2023 w Kinie Śnieżka w godzinach 11-13:00. Wybrane Zespoły i mentorzy zaprezentują projekty Jury, po czym wyłonieni zostaną zwycięscy i wyróżnieni.

8. Wszystkie projekty zostaną przekazane do dalszego procedowania do Urzędu Miejskiego w
   Rabce-Zdroju na ręce Burmistrza Leszka Świdra w celu wypracowania sposobów ich realizacji wraz ze Organizatorami, Młodzieżową Radą Miejską oraz Młodzieżą i Mentorami. Uczestnicy konkursu i Mentorzy są zaproszeni do dalszych prac nad ww. sposobami realizacji.

9. Projekty te w formie rekomendacji zostaną także włączone do Rekomendacji Rabczańskiego Festiwalu Młodzieżowego roku 2023.

10. W przypadku ustalenia naruszenia przez Uczestnika lub Zespołu postanowień Regulaminu oraz przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Organizatorowi przysługiwać będzie prawo dyskwalifikacji danego Uczestnika lub Zespołu z udziału w Konkursie.
    
    
    
    

§ 5. OCENA I NAGRODY

1. Prace wybrane przez mentorów będą oceniane przez jury zaproszone do udziału w Wydarzeniu przez Organizatora (dalej „Jury”).

2. Mentorem jest osoba specjalizująca się w polityce młodzieżowej, realizacji projektów społecznych oraz w zarządzaniu. Zadaniem Mentora w czasie Wydarzenia jest wsparcie zespołów startujących w Hackathonie, udzielanie porad oraz odpowiedzi na pytania oraz wybór najlepszych projektów.

3. Jurorem jest osoba decyzyjna w obszarze Młodzieży w Rabce-Zdroju oraz specjaliści w tym zakresie odpowiedzialne za ocenę Prac powstałych w czasie Hackathonu.

4. Wybór Mentorów i Jurorów należy wyłącznie do Organizatora. Mentorzy i Jurorzy mogą być wybrani przez Organizatora spośród jego współpracowników, partnerów, organizacji społecznych, Urzędu Miejskiego i innych instytucji.

5. Prace oceniane będą według następujących kryteriów: innowacyjność projektu, spójność koncepcji, logiczność planu, sposób odpowiedzi na zdiagnozowane problemy, wykonalność. Skala ocen dla każdego z kryteriów to 1-5, gdzie 5 jest najwyższą możliwą oceną, a 1 najniższą. Organizator zakłada wyłonienie jednego zespołu Zwycięskiego oraz 2 Wyróżnionych. Maksymalnie nagrodzone mogą zatem zostać 3 Zespoły (nagrodę otrzymuje każdy z członków Zespołu).

6. Nagrody nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny, ani na inne nagrody rzeczowe o tej samej wartości.

7. Nagrody zostaną wręczone Uczestnikom po ogłoszeniu przez Jury nazw Zespołów podczas Debaty Finałowej.
   
   
   

§ 6. PRAWA AUTORSKIE

1. Zgłaszając Pracę do Hackathonu, Uczestnicy oświadczają, że są wyłącznymi jej twórcami w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, oraz że przysługują im pełne autorskie prawa majątkowe do stworzonej w czasie Wydarzenia Pracy.

2. Uczestnicy Hackathonu przenoszą na Organizatora prawa autorskie do Pracy wraz z prawem do jej realizacji lub realizacji jej adaptacji.

3. Organizator uprawniony jest do tworzenia, korzystania i swobodnego rozporządzania wszelkimi
   utworami zależnymi stworzonymi na kanwie stworzonej w czasie Wydarzenia Pracy.
   
   
   
   

§ 7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę majątkową lub niemajątkową poniesioną przez Uczestnika w wyniku udziału w Wydarzeniu lub w wyniku i w związku z przyznaniem bądź nieprzyznaniem nagrody.

2. Uczestnik ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność w przypadku, gdy jego Praca będzie naruszała prawa osób trzecich lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Każdy Uczestnik zobowiązuje się do wstąpienia do sporu w miejsce Organizatora lub występowania wspólnie z Organizatorem na drodze postępowania sądowego lub ugodowego jako interwenient uboczny, w przypadku wystąpienia przez osobę trzecią z roszczeniem lub żądaniem skierowanym przeciwko Organizatorowi z tytułu naruszenia jej praw w związku ze zgłoszeniem Aplikacji do Konkursu lub korzystaniem przez Organizatora z dóbr określonych w § 6 ust. 1 Regulaminu. Uczestnik zobowiązuje się zwrócić Organizatorowi wydatki w tym koszty obsługi prawnej poniesione przez Organizatora na skutek roszczenia lub żądania, o którym mowa powyżej, stwierdzonego prawomocnym wyrokiem sądowym, ostateczną decyzją administracyjną lub ugodą pisemną. Organizator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Uczestnika o wystąpieniu przez osobę trzecią z opisanym powyżej roszczeniem lub żądaniem skierowanym przeciwko Organizatorowi.

3. Organizator Wydarzenia nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości odbioru nagrody przez Uczestnika z przyczyn leżących po stronie Uczestnika.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy materialne pozostawione bez opieki podczas trwania Wydarzenia.
   
   
   

§ 8. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNEK

1. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) przez Organizatora w celu uczestnictwa, przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Hackathonu, na co Uczestnik wyraża zgodę. Wzor zgody.

2. Organizator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych Uczestnika po zakończeniu procesu związanego z realizacją projektów wytworzonych podczas hackathonu lub wcześniej na pisemną prośbę uczestników.

3. Organizator informuje, że przetwarzane będą następujące kategorie danych Uczestników: imię,nazwisko, wiek, telefon, adres poczty elektronicznej, miejsce zamieszkania, obywatelstwo.

4. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika na warunkach podanych w Regulaminie jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do otrzymania nagrody i wzięcia udziału w Hackathonie.

5. Każdy Uczestnik, który przekazał Organizatorowi swoje dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Polityka ochrony danych.

6. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Europe4Youth z siedzibą w Krakowie, ul. Prof. Marka Stachowskiego 4/7, 31-559 Kraków, info@europe4youth.eu.

7. Celem zebrania danych jest przeprowadzenie Hackathonu. Uczestnicy przekazują je Administratorowi dobrowolnie.
   
   
   

§ 9. HARMONOGRAM ORAZ AGENDA WYDARZENIA

1. Zgłoszenia Uczestników – do dnia 22 maja (godzina 12.00).

2. Mailowe potwierdzenie zakwalifikowania się do Hackathonu – do końca dnia 22 maja.

3. Warsztaty przygotowawcze dla zespołów – w dniu 23 maja w trakcie trwania Hackathonu.

4. Rozpoczęcie Wydarzenia dnia 23 maja 2023:

• Powitanie Uczestników i wyjaśnienie zasad Hackathonu - 16:00-16.30 

• Prace Zespołów 16:30-19:00

• Prezentacja Prac – 19:00-20:00

• Feedback i czas nieformalny - do 20:30.

5. Inne usługi dostępne podczas Hackathonu: 

- pizza, napoje, przekąski,
- yoga,
- warsztat masażu,

- energizery, gry, zabawy na rozluźnienie,
- dostęp do mentorów i ekspertów mówiących po polsku i ukraińsku.

6. Debata Finałowa w dniu 25 maja 2023:

11.00-11.15 – Powitanie

11.15-12.00 – Prezentacje zespołów

12.00-12.15 – Dyskusja nad rozwiazaniami 

12.15-12.30 – Obrady jury, ogłoszenie wyników i rozdanie nagród

12.30-13.00 – Czas na rozmowy z jurorami

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zasady przeprowadzenia Wydarzenia określa niniejszy Regulamin. Wszelkie informacje o Wydarzeniu dostępne w materiałach reklamowych mają jedynie charakter informacyjny. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

2. Biorąc udział w Wydarzeniu Uczestnik potwierdza, iż zapoznał się z postanowieniami niniejszego Regulaminu i ż w pełni je akceptuje.

3. Organizator jest uprawniony do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie warunków uczestnictwa w Konkursie.

4. Naruszenie przez Uczestnika któregokolwiek z postanowień Regulaminu upoważnia Organizatora do wyłączenia tej osoby z udziału w Konkursie oraz powoduje utratę prawa do nagrody.