학교에서 학생들이 보내는 메일을 받다 보니 많은 학생들이 이메일 작성에 일정한 형식이 있음을 모르는 것 같아 간략히 정리한다.
이메일은 현대 사회에서 일상적인 의사소통의 가장 기본적인 수단으로 사용된다. 이메일은 사적 의사소통 뿐만 아니라 공적 의사소통 수단으로도 사용되므로 (후자의 경우) 일정한 형식을 갖추어 작성하는 것이 필요할 때가 있다. 특히, 공적 메일 작성 시 일정한 형식을 갖추지 않을 경우 무례하게 보일 수 있으므로 주의를 기울여야 한다. 이에 이메일 작성 시 참고하면 도움이 될 만한 내용을 아래와 같이 정리한다.
이메일의 일반적 형식은 아래의 예와 같이 (받는이) - (본문) - (맺음말) - (보내는이)로 구성된다.
XXX 과장님,
금일 유선상으로 문의드렸던 부경대학교 기계공학과의 정욱철입니다. 아래 물품에 대해 견적서 발행을 요청드립니다.
- 물품명: Pace 1000 대기압계 (barometric)
- 규격: 0 kPa - 200 kPa, U = 0.0005 % F.S. (k = 2)
- 납기: 2021년 11월 30일 내
- 참고사항: 공인교정성적서 발행
감사합니다.
정욱철 드림
(받는이): 일반적으로 "이름 - 호칭(직위, 직책 또는 직급),"으로 표시. 경우에 따라 받는이를 구체적으로 특정할 필요가 없을 경우 호칭만 작성하기도 함. 또는 인사말을 앞에 붙이기도 함 (예. 안녕하세요 X 과장님,).
(본문): 가급적 간단하고 명료하게 작성함.
(맺음말): 우리말 메일에서는 애매한 부분이 있으나, 간단한 인사말을 기입함.
(보내는이): 누가 보내는 지에 대한 정보. 간단히 이름만 기입하기도 하고 경우에 따라 주소나 연락처를 기입하기도 함. 우리말 메일에서는 보통 "XXX 드림" 정도로 작성하는 것이 무난함.
위에 더해 메일의 제목 역시 신경써서 작성해야 하는 중요한 요소이다. 메일의 제목은 메일 내용을 함축적으로 보여줄 수 있는 간단한 문장으로 작성하는 것이 좋다. 다만 받은 메일에 대한 회신 메일은 단순히 회신 표시로 작성할 수 있으나, 반복되는 회신 (예. Re. Re. Re. xxxxx) 메일 형태로 보내는 것은 실례이니 주의할 필요가 있다.
위의 예는 가장 단순한 형태의 이메일 형식이며, 경우에 따라 받는이 대신 인사말(예. 안녕하세요 등)을 넣거나, 아래와 같이 더욱 형식주의에 초점을 맞춘 형태도 있다.
제목: Pace 1000 대기압계 견적 발행 요청 건.
수신자: XXX사 YYY부 ZZZ 과장
참조: XXX사 YYY부 QQQ 대리
송신자: 부경대학교 기계공학과 정욱철
내용:
아래 물품에 대해 견적서 발행을 요청드립니다.
- 물품명: Pace 1000 대기압계 (barometric)
- 규격: 0 kPa - 200 kPa, U = 0.0005 % F.S. (k = 2)
- 납기: 2021년 11월 30일 내
- 참고사항: 공인교정성적서 발행
감사합니다.
정욱철
부경대학교 기계공학과
부산광역시 남구 용소로 45
T: 051-629-6132
E-mail: wukchuljoung@pknu.ac.kr
위의 예는 이메일의 가장 기본적 형식에 대한 것이므로, 상황에 따라 얼마든지 변형이 가능하다. 다만, 만약 다양한 상황에 맞는 (즉, 통용되는) 형식에 익숙치 않을 경우 위의 형식에 따라 이메일을 작성할 것을 권한다.
이메일 작성법과는 큰 관련이 없지만, 이메일로 의사소통 중 회신 하지 않는 경우를 많이 접해 한 가지 첨언한다. 모든 이메일에 회신할 필요는 없으나, 상대방이 무언가를 문의하거나 업무 상 지시 또는 요구가 담겨있는 이메일의 경우 이의 확인을 회신하는 것이 좋다. 특히, 업무와 관련된 경우라면 상대방은 당신이 해당 내용을 접수했는지 여부를 회신할 때까지 기다릴 수 있으므로, 가급적 빨리 회신하는 것이 기본적인 에티켓이다.
영문 이메일의 일반적 형식 역시 국문 이메일과 같이 (받는이) - (본문) - (맺음말) - (보내는이)로 구성된다. 아래의 예를 보도록 하자.
Dear Dr. XXXXX,
Thank you for the fast response.
According to the instructions provided with the thermometer, it seems required to anneal the thermometer at 800 K for at least 5 h.
Please, find the attached paper on the effect of thermometer annealing on the TPW resistance value.
If you have any other queries, please, do not hesitate to contact me.
Best regards,
Wukchul Joung
(받는이): 영문 메일에서는 일반적으로 "Dear 호칭(title, prefix (e.g., Prof., Dr., Ms., Mr.))-성(family name),"으로 표시(e.g., Dear Dr. Joung,) . 경우에 따라 받는이를 구체적으로 특정할 수 없는 경우 "To whom it may concern," 등으로 작성함. 친분이 있는 사람에게 메일을 보낼 경우, 호칭을 생략하고 이름(first name)만 사용하기도 함(e.g., Dear Wukchul,).
(본문): 가급적 간단하고 명료하게 작성함. 다만, 영문 메일에서는 본문 시작 전, 자기 소개 또는 감사 인사 등의 의례적인 문구를 쓰는 것이 좋음 (e.g., Thank you for XXX, My name is YYY working at ZZZ, etc.)
(맺음말): 간단한 인사말을 기입함. 영문 메일에서는 "Best regards, Best wishes, Sincerely yours, 등"을 사용함.
(보내는이): 누가 보내는 지에 대한 정보. 영문 편지에서는 자신의 이름 기입함 (e.g. Wukchul or Wukchul Joung or Wukchul Joung Ph.D., etc.).